Б136

Таблиці і поля

Таблиця — об’єкт СУБД, де зберігається інформація. Здебільшого складається з рядків (записів) та стовпчиків (полів).

Имя поля — це ім’я, що присвоюється даному полю

Типи полів:

- Текстовый (Text);

- MEМO (Memo);

- Числовой (Number);

- Дата/Время;

- Денежный;

- Счетчик;

- Логический (Yes/No);

- OLE Object;

- Гиперссылка;

- Мастер подстановок.

Основний структурний елемент Access — таблиця, в якій зберігається інформація. Об’єкт «таблиця» — це лише одна частина Access-системи, в якій справді зберігається інформація. Всі інші об’єкти (такі, як запити, форми та звіти) ґрунтуються на даних таблиць.

Для більшості користувачів операції, що виконуються в базі даних, починаються зі створення однієї чи більше таблиць.

І хоча, з одного боку, таблиця — це колекція даних, з іншого — це дещо більше, ніж просто набір даних. Яка ж відмінність таблиці від сторінки тексту або чисел у структурі електронної таблиці? Структура перетворює дані в інформацію. Структуровану інформацію, організовану в таблицю, легше зрозуміти і читати.

По-перше, за рахунок класифікації по стовпчиках. Кожен стовпчик таблиці являє собою результат певної класифікації.

По-друге, тому, що рядки повторюють шаблон. Шаблон, установлений за допомогою стовпчиків, повторюється в кожному рядку. Кожний рядок подає інформацію про певний існуючий об’єкт, наприклад, про легковий автомобіль, заводи-виготовлю-вачі або роки випуску.

Ці два чинники дозволяють легко читати інформацію таблиці, оскільки кожен рядок у таблиці передбачений.

Ця передбачена структура дає можливість комп’ютерній програмі виконати аналогічні операції набагато швидше і з вищою точністю, ніж це може зробити людина.

Стовпчики і рядки, поля та записи

Запис — скінченна сукупність даних, яка несе певний обсяг інформації про описуваний об’єкт.

Усі бази даних мають двовимірну структуру. Якщо структуру розуміти як таблицю, то, природно, використовуються терміни стовпчик і рядок. Загалом, поле є синонімом стовпчика, а запис — синонімом рядка.

Терміни рядок і стовпчик застосовуються, коли йдеться про фізичну структуру таблиці, що містить інформацію. Поле та запис слугують для вираження логічного зв’язку елементів даних, оскільки поля й записи не завжди постають у формі рядків і стовпчиків. Наприклад, усі поля форми належать одному запису, навіть коли у формі відсутні фізично рядок і стовпчик.

Поля визначають класифікаційну характеристику даних, за якою можна знайти кожен запис, такий, наприклад, як прізвище чи дата народження. Коли працюємо з полем, то можна маніпулювати даними, що належать одному чи кільком записам. Наприклад, за потреби відсортувати інформацію вибираємо одне або більше полів у ролі ключів сортування.

Запис містить інформацію про окрему особу, місце чи предмет.

Терміни рядок, стовпчик, поле та запис використовуються в різних частинах системи Access.

Усі дані бази даних зберігаються у таблицях. Таблиці створюються в два етапи. На першому етапі створюється структура таблиці, а на другому — вводяться дані.

Створення таблиці. Вибрати вкладнику Таблицы, натиснути на кнопку Создать та вибрати метод створення таблиці. Вважаючи, що структура таблиці, яка створена за допомогою майстра або в режимі таблиці, все одно підлягає редагуванню, розглянемо створення таблиці у режимі конструктора. Для цього треба у списку вибрати КОНСТРУКТОР і натиснути на кнопку Ok.

На екрані з'явиться вікно. У графу Имя поля треба ввести ім'я першого поля таблиці. Ім'я поля не повинно містити більше 64-х символів, включаючи пропуски, та не повинно містити символ «.».

У графі Тип данных треба задати тип поля. Для цього необхідно розкрити список та вибрати потрібний тип даних. В Access застосовуються такі типи даних:

• Числовой (NUMBER) — застосовується для числових даних, які використовуються у формулах. Тип та розмір значень задаються у властивостях РАЗМЕР ПОЛЯ та ФОРМАТ ПОЛЯ;

• Текстовый (TEXT) — застосовується для тексту та чисел (наприклад, табельний номер), які не використовуються у формулах. Поле цього типу може містити до 255 символів, за замовчанням — 50. Для визначення розміру поля треба задати властивість Размер поля;

• Поле MEMO — використовується для уведення текстів або чисел довжиною до 64000 символів;

• Дата/время (DATE/TIME) — довжина поля 8 байтів;

• Денежный — використовується для попередження округлення під час обчислень. Розмір поля — 8 байтів;

• Счетчик (AUTONUMBER) — використовується для автоматичного додавання номера запису. Якщо властивість поля Новые значения має значення: Последовательные — виконується додавання числа, яке отримується збільшенням на одиницю номера попереднього запису; Случайные — для лічильника генерується випадкове число. Розмір поля — 4 байти;

• Логический (YES/NO) — застосовується до полів, що можуть містити тільки одне з двох значень, такі як ДА/НЕТ, Исти-на/Ложь, ВКЛ/ВЫКЛ. Розмір поля — 1 біт;

• Поле объекта OLE (OLE OBJECT) — використовується для зв'язування або впровадження об'єктів (документів MICROSOFT WORD, електронних таблиць (MICROSOFT EXCEL), рисунків, звуків тощо). Для зображення об'єктів у формах та звітах необхідно застосовувати елемент управління Присоединенная рамка объекта. Розмір поля — до 1 гігабайта.

Основні складові

Система управління базами даних Microsoft Access відноситься до реляційних баз даних. На відміну від СУБД Visual FoxPro база даних Access (фізична структура) міститься в одному файлі з розширенням MDB. Логічна структура СУБД Access складається з таких об’єктів: таблиць, запитів, форм, звітів, макросів та модулів. Доступ до цих об’єктів відбувається за допомогою відповідних вкладинок вікна Access.

Таблиці, запити, форми та звіти мають таке саме призначення, як і в СУБД Visual FoxPro.

Макроси призначені для автоматизації задач та погодження роботи різних об’єктів. Макрос являє собою список команд, які повинні бути виконані Microsoft ACCESS без участі користувача. Макроси можна використовувати у формах, звітах, елементах управління, командах меню.

Модулі призначені для створення процедур та функцій мовою Access Basic.

Етапи створення бази даних у середовищі Microsoft Access:

• визначення мети створення бази даних;

• визначення таблиць, які повинна містити база даних;

• визначення структури таблиць (полів та їх типів);

• призначення ключів таблиць та створення потрібних індексів;

• визначення зв’язків між таблицями;

• завантаження даних;

• створення інших об’єктів бази даних: запитів, форм, звітів, макросів та модулів;

• аналіз ефективності бази даних за допомогою майстра таблиць (меню СЕРВИС>АНАЛИЗ>ТАБЛИЦА) та аналізатора швидкодії (меню СЕРВИС>АНАЛИЗ>БЫСТРОДЕЙСТВИЕ).

Завантаження MS Access можна виконати за допомогою меню ПУСК> ПРОГРАММЫ> MICROSOFT ACCESS або натиснути на кнопку в панелі Microsoft Office. На екрані з’явиться вікно, в якому треба задати потрібну операцію — створити або відкрити існуючу базу даних. Далі на екрані з’явиться вікно Microsoft Access.

Рядок меню містить усі команди, які використовуються під час роботи з Access.

Панелі інструментів одразу після запуску за замовчанням містять лише панель інструментів БАЗА ДАНИХ. Додаткові панелі інструментів такі, як для роботи з таблицями, формами, звітами тощо виводяться у відповідному режимі роботи та можуть додаватися за допомогою меню ВИД> ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ.

Створення бази даних виконується за допомогою меню ФАЙЛ> СОЗДАТЬ БАЗУ ДАННЫХ> або відповідної піктограми на панелі інструментів.

Відкриття бази даних виконується за допомогою меню ФАЙЛ> ОТКРЫТЬ БАЗУ ДАННЫХ> або відповідної піктограми на панелі інструментів. Далі треба вибрати потрібний файл типу MDB. Відкриття бази даних автоматично закриває попередньо відкриту БД.

Закриття бази даних відбувається за допомогою меню ФАЙЛ> ЗАКРЫТЬ.

Проектування бази даних

Перед тим як створювати таблиці, форми та інші об’єкти, потрібно задати структуру бази даних. Добра структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних. Сам процес проектування бази даних являє собою складний процес проектування відображення опису предметної області у схему внутрішньої моделі даних. Перебіг цього процесу є послідовністю більш простих процесів проектування менш складних відображень. Ця послідовність у процесі проектування весь час уточнюється, вдосконалюється таким чином, щоб були визначені об’єкти, їх властивості та зв’язки, які будуть потрібні майбутнім користувачам системи.

Пропонуємо майбутнім користувачам систем управління базами даних два підходи, два варіанти проектування баз даних. Перший варіант широко відомий, бо він запропонований фірмою Microsoft. Другий варіант відображає практичний досвід проектування, і за основу взято варіант, надрукований у «ComputerWorld — Moscow» за 1996 рік.

Варіант 1. Етапи проектування бази даних

Нижче наведені основні етапи проектування бази даних:

1. Визначення мети створення бази даних.

2. Визначення таблиць, що їх повинна містити база даних.

3. Визначення необхідних у таблиці полів.

4. Завдання індивідуального значення кожному полю.

5. Визначення зв’язків між таблицями.

6. Відновлення структури бази даних.

7. Додавання даних і створення запитів, форм, звітів та інших об’єктів бази даних.

8. Використання засобів аналізу в СУБД.

Розглянемо ці етапи дещо детальніше.

1. Визначення мети створення бази даних. На першому етапі проектування бази даних необхідно визначити мету створення бази даних, основні її функції та інформацію, яку вона повинна містити. Тобто потрібно визначити основні теми таблиць бази даних та інформацію, що міститимуть поля таблиць.

База даних має відповідати вимогам тих, хто безпосередньо з нею працюватиме. Для цього потрібно визначити теми, які повинна покривати база даних, звіти, які вона має видавати, проаналізувати форми, що у даний момент використовуються для запису даних, порівняти створювану базу даних із добре спроектованою, подібною їй базою.

2. Визначення таблиць, які повинні містити база даних. Одним із найскладніших етапів у процесі проектування бази даних є розробка таблиць, тому що результати, які повинна видавати база даних (звіти, вихідні форми тощо), не завжди дають повне уявлення про структуру таблиці. У разі проектування таблиць зовсім не обов’язково використовувати СУБД. Спочатку краще розробити структуру на папері. Отже, у разі проектування таблиць слід керуватися такими основними принципами:

— інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень і між таблицями. Коли певна інформація зберігається лише в одній таблиці, то і змінювати її доведеться лише в одному місці. Це робить роботу ефективнішою, а також виключає можливість розбіжності інформації в різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці мають міститися адреси й телефони клієнтів;

— кожна таблиця повинна містити інформацію лише на одну тему. Дані на кожну тему опрацьовуються набагато легше, якщо вони утримуються в незалежних одна від іншої таблицях. Наприклад, адреси та замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, щоб у разі вилучення замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних.

3. Визначення необхідних у таблиці полів. Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі дані по темі таблиці. Наприклад, у таблиці з даними про клієнта можуть бути поля з назвою компанії, адресою, містом, країною і номером телефону. Під час розробки полів для кожної таблиці необхідно пам’ятати:

— кожне поле має бути пов’язане з темою таблиці;

— не рекомендується включати до таблиці дані, що є результатом виразу;

— у таблиці має бути вся необхідна інформація;

— інформацію варто розбивати на найменші логічні одиниці (наприклад, поля «Ім’я» і «Прізвище», а не загальне поле «Ім’я»).

4. Задання індивідуального значення кожному полю. З тим, щоб СУБД могла зв’язати дані з різних таблиць, наприклад дані про клієнта і його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле чи набір полів, що задаватимуть індивідуальне значення кожного запису в таблиці. Таке поле чи набір полів називають основним ключем.

5. Визначення зв’язків між таблицями. Після розподілу даних по таблицях і визначення ключових полів необхідно вибрати схему для зв’язку даних у різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв’язки між таблицями. Бажано вивчати зв’язки між таблицями в уже існуючій базі даних. Для перегляду зв’язків у вибраній базі даних відкриваємо її і вибираємо відповідні команди.

6. Відновлення структури бази даних.

Після проектування таблиць, полів і зв’язків необхідно ще раз переглянути структуру бази даних і виявити можливі недоліки. Бажано це зробити на даному етапі, поки таблиці не заповнені даними. Для перевірки необхідно створити кілька таблиць, визначити зв’язки між ними та ввести кілька записів у кожну таблицю, потім подивитися, чи відповідає база даних поставленим вимогам. Рекомендується також створити чернеткові вихідні форми та звіти й перевірити, чи видають вони необхідну інформацію. Крім того, необхідно виключити з таблиць усі можливі повторення даних.

7. Додавання даних і створення інших об’єктів бази даних. Якщо структури таблиць відповідають поставленим вимогам, то можна вводити всі дані. Потім можна створювати будь-які запити, форми, звіти, макроси та модулі.

8. Використання засобів аналізу в СУБД. Наприклад, у СУБД Microsoft Access є два інструменти для вдосконалення структури баз даних. Майстер аналізу таблиць досліджує таблицю, в разі потреби пропонує нову її структуру та зв’язки, а також переробляє її. Аналізатор швидкодії досліджує всю базу даних, дає рекомендації з її поліпшення, а також реалізує їх.

Варіант 2. Розробка проекту бази даних

1. Розробка логічної моделі даних. Логічні моделі використовуються розробниками баз даних для формального представлення інформаційних потреб виробництва, економіки, бізнесу тощо. Найрозповсюдженішою формою відображення цієї моделі слугують ER-діаграми . Основними поняттями ER-моделі є сутність, зв’язок та атрибут. Кожна з частин такої діаграми повідомляє дещо про структуру даних або про те, як ці дані співвідносяться з іншими.

Як правило, розробка логічної моделі являє собою ітераційний процес, що складається з фаз аналізу, проектування та оцінювання. При цьому на кожній ітерації додаються нові правила. Добрі засоби проектування баз даних мають бути гнучкими, а організація роботи з ними — ефективною. ER-діаграми повинні доповнюватися детальнішою інформацією про бізнес, правила та обмеження посилання на цілісність, а також давати змогу керувати наочним поданням деталей моделі.

Під час створення логічної моделі потрібно насамперед провести важливу роботу з замовником. Найбільший обсяг робіт з базами даних пов’язаний із запитами. Тож потрібно якнайдокладніше дізнатися від замовника про можливі запити до бази даних. Досвід проектування свідчить про те, що замовники часто не уявляють, які можливості даватиме їм база даних, до вирішення яких нових задач вони зможуть долучитися. Через це під час проектування потрібно якнайраніше показати замовникам їхні можливі горизонти, щоб так само якнайраніше довелося б вносити зміни до логічної моделі.

2. Підготовка звіту про логічну модель. Для відстежування процесу проектування логічної моделі використовуються звіти Вони корисні також для узгодження вимог із замовниками. У звітах, як правило, перераховуються сутності, їх атрибути, правила та обмеження, що вміщують до бази даних. Добрі засоби підготовки звітів містять різні види інформації про логічну модель, сприяють гнучкому розміщенню та форматуванню, а також поданню звіту у файл або його експорту в інші додатки. При узгодженні вимог із замовниками варто результат оформляти окремим протоколом.

3. Перетворення логічної моделі у фізичну. У процесі розробки фізичної моделі сутності, атрибути та зв’язки складають фізичну модель, відображаються у таблиці та стовпчиках. До раніш заданих властивостей стовпчиків (типів даних, протяжностей і невизначених значень) додаються нові — первинні та зовнішні ключі, індекси, перевірочні обмеження та правила підтримки посилкової цілісності. Щоб правильно і добре виконати цей етап проектування, засоби моделювання даних повинні працювати з кількома популярними СУБД SQL-типу, графічно відображати фізичні характеристики, дозволяти призначати та модифікувати триггери за замовчування, створювати власні триггери, денормалізувати фізичну модель, не торкаючись при цьому логічної.

4. Підготовка звіту про фізичну модель. Як правило, для того, щоб переглянути якусь таблицю або всі таблиці одночасно, разом з деталями (стовпчики, їх характеристики, індекси, зовнішні ключі та триггери) застосовують звіт про фізичну модель. Добрі засоби підготовки таких звітів прості в користуванні, мають гнучкий інтерфейс для задання елементів, що включаються до звіту, організації звіту та його формування. Вони повинні надавати детальну інформацію про реалізацію обмежень, правил посилкової цілісності, включаючи призначення та зміст триггерів.

5. Генерація схеми бази даних. Схема описує реалізацію бази даних з урахуванням специфіки конкретної СУБД. Схема може створюватися або мовою визначення даних (файли DDL), або при прямому зверненні до СУБД. Програмні продукти, які добре підтримують генерацію схеми, дають засоби контролю за генеруючими елементами схеми, що дає змогу зробити цей процес ітеративним. Варто шукати інструменти, які підключаються до нашої цільової СУБД і дають можливість переключатися між різними СУБД, мінімізуючи при цьому ручне редагування.

6. Супроводження розроблюваної моделі даних. Більшість баз даних протягом свого життєвого циклу еволюціонує. Для того, щоб спростити цей процес, рекомендується синхронно змінювати модель та базу даних. Варто звертати увагу на засоби синхронізації, утиліти керування версіями та захисту. За допомогою найзручніших у роботі інструментів можна переносити зміни в обидва боки: з моделі в схему, і навпаки. Якщо раніше замовник після здачі СУБД в експлуатацію відмовлявся від супроводження, то тепер, як правило, проектувальники супроводжують експлуатацію СУБД. Це накладає на них додаткову відповідальність за якість проектування, бо всі негаразди доводиться ліквідовувати їм самим.

7. Звернене проектування, що виходить з існуючої бази даних. Відтворення схеми існуючої бази даних служить кільком цілям. Воно дає змогу побудувати модель цієї бази даних, перенести існуючу базу даних з однієї СУБД на іншу, а також досить просто модифікувати схему бази даних, що функціонує. Ключовими параметрами для виконання такого завдання є точність та гнучкість. Ми повинні мати можливість задати елементи схеми, з якими працюватиме програма, й очікується, що внаслідок генерації схеми бази даних за відновленою моделлю має з’явитися тотожна копія початкової схеми.

Як бачимо, другий варіант окреслює загальніший підхід до проектування баз даних та враховує відносини з замовником проекту. Розглянемо етапи проектування бази даних на основі засобів СУБД MS Access 97, але перед цим дамо характеристики цій реляційній СУБД.

Створення звітів

Звіт є кінцевим наслідком багатьох задач управління базами даних. Можна створювати різні звіти з різними рівнями деталювання.

Звіти можна створювати вручну, за допомогою засобу Автоотчет або за допомогою майстра звітів.

Автоматичне створення звіту

Якщо у нас є вибрана таблиця чи запит, відкриваємо меню кнопки Новый объект панелі інструментів і вибираємо команду Автоотчет. Буде створено звіт у стовпчик.

Створення звітів за допомогою майстра звітів

Майстри звітів використовуються для створення звітів у стовпчик, стрічкових звітів з групами та без, поштових наклейок та підсумкових звітів. Для створення звіту за допомогою майстра звітів:

1. У вікні бази даних відкриваємо вкладку Отчет і натискаємо кнопку Создать — з’явиться діалогове вікно Новый отчет.

2. Вибираємо у списку праворуч пункт Мастер отчетов.

У списку внизу виберемо таблицю (чи запит), дані якої будуть використані у звіті.

3. Натискаємо кнопку ОК — з’явиться діалогове вікно Создание отчетов. Виконавши певні дії в цьому вікні і натиснувши кнопку Далее, переходимо до наступного діалогового вікна і т. д.

4. Після виходу з шостого діалогового вікна звіт потрібно надрукувати. Наприклад, Файл/Печать.

Звіти: використовуються для більш зручного представлення даних при друці, створюються на базі значень таблиці і запитів. Створення: в основному вікні БД відкриваємо вкладку Отчеты – Мастер Отчета. Потім у вікні списку таблиці Запроси вибирають таблицю або запит на базі яких створюємо звіт, з'являється вікно «Доступні поля», вибираємо кнопку > , далі вибираємо поле, по якому відбувається групування даних, активізуємо поле і >. В цьому вікні можна визначити критерії для групування значень. В наст. вікні визначають які підсумки будуть розраховуватися. В наст. вікні – критерії сортування значень. В наст.вікнах вибираємо вид та стиль звіту, в останньому – назву, кнопка ”Готово”. Для роботи зі звітами використ.такі графічні елементи: кн. ”Надпісь” для створ.текстових полів, кнопка “Поле“ для створ.розрахункових полів. Для створ.текстового поля активіз. Кнопку ”Надпісь” вказівник стає + і малюємо поле. Для створ.розрахункового поля актив.кнопку ”Поле”, з'являється 2 поля: для назви і визначення значень, активізуємо поле і свойства.

Типи звітів:

- рядкові;

- звіти в стовпчик;

- звіти для розсилок;

- поштові наклейки.

1. Вибрати вкладнику Отчеты, натиснути на кнопку Создать, вибрати Мастер отчетов та натиснути на кнопку Ok.

2. Вибрати потрібну таблицю або запит та поля.

3. Задати рівні групування, а саме поля, для яких у звіті будуть виводитися проміжні підсумки (Наприклад, НАЗВА МІСЯЦЯ). Натиснути на кнопку Далее.

4. Визначити порядок сортування записів у звіті та, натиснувши на кнопку Итоги, задати підсумкові операції. Натиснути на кнопку Далее.

5. Вибрати макет для звіту. Натиснути на кнопку Далее.

6. Вибрати стиль звіту. Натиснути на кнопку Далее.

7. Увести назву звіту і натиснути на кнопку Готово.

8. Переглянути звіт, вибравши його у вікні бази даних та натиснувши на кнопку Просмотр.

Розрахунок заг.функцій в звітах. Звіт відкривають у режимі конструктора кнопкою Поле, створюють поле в частині Прімєчаніє Отчьота. Після створення із меню правою мишею команда Свойства – Данние – Данние, з'являється вікно Построітель вираженій, ліворуч - перелік функцій Встроєнниє Функції, в третій частині вибираємо функції, середня частина містить категорії функцій, кнопка Вставити. З'являється у вікні назва функції AVG (Expr), треба виділити те, що в дужках, замість нього: активізувати “Звіт по” або відповідний об”єкт і шукаємо потрібне і кнопка ОК.

СУБД Access дозволяє створювати запити за допомогою майстрів та у режимі конструктора. У СУБД Access під час виконання запиту створюється набір записів, що виглядає як таблиця, але він не є таблицею. Фактично запит — це уявлення користувача про потрібні дані з різних таблиць або інших запитів. У процесі відкриття запиту в режимі таблиці або використання його у формах та звітах, створюється новий набір записів з поточного змісту бази даних. Дані в запитах можна редагувати. Всі зміни фіксуються у таблицях, дані з котрих використовуються у запиті.

Запит - один з найбільш потужних об'єктів MS Access, який дозволяє ефективно представити інформацію, що містять таблиці, з певними властивостями. В деякому розумінні запит подібний до фільтрів, коли з таблиць будується виборка за певною умовою. Але на відміну від фільтру запит дозволяє отримати більш змістовний результат. Перш за все, це пояснюється тим, що фільтр дає інформацію для перегляду (друку), але, на відміну від запиту автоматично не зберігається, як окремий об'єкт бази даних. Запити, маючи таку властивість, дозволяють динамічно поновлювати інформацію у своїх таблицях, якщо у таблицях бази даних виникла зміна інформації. Крім цього, запит має і зворотню дію: якщо змінювати інформацію у його таблицях, то таблиці бази даних, на базі яких побудований запит, будуть адекватно змінювати свою інформацію.

СУБД ACCESS дозволяє створювати запити за допомогою майстрів та у режимі конструктора. У СУБД ACCESS під час виконання запиту створюється набір записів, що виглядає як таблиця, але він не є таблицею. Фактично запит — це уявлення користувача про потрібні дані з різних таблиць або інших запитів. У процесі відкриття запиту в режимі таблиці або використання його у формах та звітах, створюється новий набір записів з поточного змісту бази даних. Дані в запитах можна редагувати. Всі зміни фіксуються у таблицях, дані з котрих використовуються у запиті.

- Майстер ПРОСТОЙ ЗАПРОС на основі кількох пов'язаних таблиць або запитів дозволяє створювати запити двох типів: ПОДРОБНЫЙ та ИТОГОВЫЙ.

- Майстер ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС створює запит із статистичними розрахунками (суми, середні значення, кількість записів тощо). Такий запит дуже схожий на зведену таблицю EXCEL.

1. запит на вибірку;

2. запит на модифікацію:

а. запит на поновлення;

б. запит на додавання;

в. запит на знищення.

У запиті можна створювати поля, значення яких розраховуються за допомогою заданого виразу. Під час запису виразу треба дотримуватися певних правил:

«імена таблиць, запитів, звітів, полів та елементів управління повинні братися у квадратні дужки (наприклад, [назва матеріалу]). Якщо ім'я не містить пропусків та спеціальних символів, тоді дужки є необов'язковими;

• ім'я поля відокремлюється від імені таблиці (запита) крапкою;

• текст береться у лапки (наприклад, "мідь");

• дата/час супроводжуються символом # (наприклад, #12.12.00#).

Приклад

Створити розрахункове поле «Нова вартість доставки», що буде більша від попередньої на 20%.

Запросы → Конструктор → (прав. кн. мишки на пустому полі) → Построить

Вводимо наступне

Нова вартість доставки:[Закази]![Вартість доставки]*1,2

Поставити галочку напроти «Вывод на экран».

СУБД ACCESS дозволяє створювати запити за допомогою майстрів та у режимі конструктора. У СУБД ACCESS під час виконання запиту створюється набір записів, що виглядає як таблиця, але він не є таблицею. Фактично запит — це уявлення користувача про потрібні дані з різних таблиць або інших запитів. У процесі відкриття запиту в режимі таблиці або використання його у формах та звітах, створюється новий набір записів з поточного змісту бази даних. Дані в запитах можна редагувати. Всі зміни фіксуються у таблицях, дані з котрих використовуються у запиті.

Запит на зміну – дозволяє створювати нові таблиці або робити зміни в існуючих таблицях (знищувати, поновлювати, додавати записи).

Щоб створити запит на модифікацію, потрібно:

1. створити запит на вибірку;

2. переглянути відібрані записи;

3. Запрос → Удаление (Обновление, Добавление.

Пошук даних за допомогою команд та фільтрів

Як зазначалося раніше, будь-яка команда, що пов’язана з обробкою даних, дозволяє обмежити область даних. Це дозволяють зробити параметри «діапазон» (SCOPE), «FOR» та «WHILE», які повинні задаватися у кожній команді. У VFP існує команда, яка дозволяє задати фільтр відбирання записів:

SET FILTER TO <вираз>,

де вираз — це умова відбирання записів.

Після введення команди Set Filter усі наступні команди будуть діяти лише на ті записи, для яких задовольняється умова.

Наприклад, встановити фільтр для обробки записів лише за січень та березень:

SET FILTER TO місяць="січень" OR місяць="березень"

LIST

BROWSE

Для відміни дії фільтра застосовується команда у такому вигляді: SET FILTER TO

Для пошуку даних використовуються команди LOCATE та SEEK, які встановлюють покажчик поточного запису на знайдений запис і, таким чином, роблять його доступним.

Команда LOCATE має такий формат:

LOCATE <діапазон> FOR <вираз>

Параметр <діапазон> за замовчанням дорівнює ALL. Команда LOCATE послідовно переглядає активну таблицю, починаючи від поточного запису, доки не знайде перший запис, для якого <вираз> вірний. Якщо файл індексований, VFP використовує технологію Rushmore для прискорення пошуку. Якщо потрібний запис знайдено, функція FOUND() приймає значення .Т. (вірно). Для продовження пошуку використовується команда CONTINUE.

Створення форм

Форми — це вікна, за допомогою яких користувач взаємодіє з програмами та об’єктами даних. Форми мають свої власні властивості, дії та методи, які дозволяють керувати їх виглядом та поведінкою. Форму можна створити за допомогою майстра форм (FORM WIZARD) та конструктора форм (FORM DESIGNER). Форми можна створювати на основі однієї таблиці, двох таблиць або уявлення, яке може бути побудоване на основі кількох таблиць.

Створення форми для роботи з однією таблицею або уявленням за допомогою майстра.

У меню FILE вибрати команду NEW, а потім — FORM і натиснути на кнопку WIZARD. У вікні WIZARD SELECTION вибрати FORM WIZARD.

Вікно першого кроку створення форми — вибирання таблиць та полів, які будуть розміщенні у формі. У полі DATABASE AND TABLES можна вибрати відкриту базу даних або натиснути на кнопку, яка розташована праворуч і вибрати будь-який файл. У першому випадку з’явиться список таблиць та уявлень, котрі містить задана база даних.

На другому кроці необхідно вибрати стиль форми та тип її кнопок. Ці параметри впливають тільки на зовнішній вигляд форми. За замовчанням тип кнопок задається як TEXT BUTTONS, тобто на кнопках пишеться назва дії, яка виконується після натиснення кнопки. Якщо вибрати тип PICTURE, на кнопках замість надписів будуть розташовані рисунки. Тип NO BUTTONS передбачає відсутність будь-яких кнопок.

На третьому кроці задається порядок сортування (див. питання створення звітів за допомогою майстра).

На четвертому кроці вводиться заголовок форми і визначаються деякі додаткові параметри, такі як SAVE FORM FOR LATER USE (зберегти форму для подальшого використання); SAVE AND RUN FORM (зберегти та виконати форму) тощо.

У результаті буде створено файл з розширенням SCX, який являє собою програмний файл.

Форму можна переглянути в процесі її створення натиснувши на кнопку PREVIEW на четвертому кроці. Для подальшого виконання форми використовується меню PROGRAM>DO. Далі треба вибрати тип файлів FORM та потрібний файл. Форму можна виконати також за допомогою команди DO FORM <ім’я SCX-файла>. Наприклад, DO FORM ПЛАН_ВИР. Залежно від заданого типу кнопок з’явиться форма.

Застосування форм

Форми є основним засобом організації інтерфейсу користувача в додатках Microsoft Access. Можна створювати форми з різноманітними цілями:

1. Виведення та редагування даних. Це найпоширеніший засіб використання форм. Форми забезпечують виведення на екран даних в обраному нами представленні. З їх допомогою значно спрощується внесення змін, додавання та вилучення даних із бази. У формі можна зробити доступними тільки для читання всі дані або певну їх частину, автоматично вибирати інформацію з інших пов’язаних таблиць і вміщувати її у форму, обчислювати у формі значення, що виводяться, приховувати (робити невидимими) або, навпаки, виводити деякі дані залежно від значень інших полів запису або від обраних користувачем параметрів.

2. Керування ходом виконання додатка. Щоб автоматизувати виведення певних даних або виконання певної послідовності дій, можна створити форми для роботи з макросами або функціями VBA. Для запуску макросів або процедур VBA можна створити спеціальні елементи керування, які називаються командними кнопками. За допомогою макросів і процедур можна відкривати інші форми, виконувати запити чи команди меню, фільтрувати виведені на екран дані, встановлювати значення в записах і формах, виводити меню на екран, роздруковувати звіти та виконувати ряд інших дій. Можна спроектувати форму таким чином, щоб макроси або функції VBA запускались у відповідь на певні події — наприклад, відкриття форми, активізацію певного елемента керування або зміну даних у формі.

3. Введення даних. Можна створити форми, призначені тільки для введення у базу даних нових даних або значень, що допомагають автоматизувати виконання додатка.

4. Виведення повідомлень. Форми можуть надавати допоміжну інформацію про роботу додатка або про виконувані дії. За допомогою макрокоманди Сообщение або функції VBA можна вивести на екран інформацію, попередження чи повідомлення про помилки.

5. Друк інформації. Незважаючи на те, що для друку інформації найчастіше доводиться використовувати звіти, можна також роздрукувати інформацію, що міститься у формі. Оскільки можна визначити один набір опцій для виведення форми на екран, а інший — для її друку, форма може відігравати подвійну роль. Наприклад, можна задати два заголовки і дві примітки для форми — одну пару (заголовок і примітка) для введення замовлення, а другу — для друку за даним замовленням рахунку-фактури.

Створення звітів

Звіт є кінцевим наслідком багатьох задач управління базами даних. Можна створювати різні звіти з різними рівнями деталювання.

Звіти можна створювати вручну, за допомогою засобу Автоотчет або за допомогою майстра звітів.

Автоматичне створення звіту

Якщо у нас є вибрана таблиця чи запит, відкриваємо меню кнопки Новый объект панелі інструментів і вибираємо команду Автоотчет. Буде створено звіт у стовпчик.

Створення звітів за допомогою майстра звітів

Майстри звітів використовуються для створення звітів у стовпчик, стрічкових звітів з групами та без, поштових наклейок та підсумкових звітів. Для створення звіту за допомогою майстра звітів:

1. У вікні бази даних відкриваємо вкладку Отчет і натискаємо кнопку Создать — з’явиться діалогове вікно Новый отчет.

2. Вибираємо у списку праворуч пункт Мастер отчетов.

У списку внизу виберемо таблицю (чи запит), дані якої будуть використані у звіті.

3. Натискаємо кнопку ОК — з’явиться діалогове вікно Создание отчетов. Виконавши певні дії в цьому вікні і натиснувши кнопку Далее, переходимо до наступного діалогового вікна і т. д.

4. Після виходу з шостого діалогового вікна звіт потрібно надрукувати. Наприклад, Файл/Печать.

Звіти: використовуються для більш зручного представлення даних при друці, створюються на базі значень таблиці і запитів. Створення: в основному вікні БД відкриваємо вкладку Отчеты – Мастер Отчета. Потім у вікні списку таблиці Запроси вибирають таблицю або запит на базі яких створюємо звіт, з'являється вікно «Доступні поля», вибираємо кнопку >, далі вибираємо поле, по якому відбувається групування даних, активізуємо поле і >. В цьому вікні можна визначити критерії для групування значень. В наст. вікні визначають які підсумки будуть розраховуватися. В наст. вікні – критерії сортування значень. В наст.вікнах вибираємо вид та стиль звіту, в останньому – назву, кнопка”Готово”. Для роботи зі звітами використ.такі графічні елементи: кн.”Надпісь” для створ.текстових полів, кнопка “Поле“ для створ.розрахункових полів. Для створ.текстового поля активіз.кнопку”Надпісь” вказівник стає + і малюємо поле. Для створ.розрахункового поля актив.кнопку”Поле”,з”являється 2 поля: для назви і визначення значень, активізуємо поле і свойства.

Типи звітів:

- рядкові;

- звіти в стовпчик;

- звіти для розсилок;

- поштові наклейки.

1. Вибрати вкладнику Отчеты, натиснути на кнопку Создать, вибрати Мастер отчетов та натиснути на кнопку Ok.

2. Вибрати потрібну таблицю або запит та поля.

3. Задати рівні групування, а саме поля, для яких у звіті будуть виводитися проміжні підсумки (Наприклад, НАЗВА МІСЯЦЯ). Натиснути на кнопку Далее.

4. Визначити порядок сортування записів у звіті та, натиснувши на кнопку Итоги, задати підсумкові операції. Натиснути на кнопку Далее.

5. Вибрати макет для звіту. Натиснути на кнопку Далее.

6. Вибрати стиль звіту. Натиснути на кнопку Далее.

7. Увести назву звіту і натиснути на кнопку Готово.

8. Переглянути звіт, вибравши його у вікні бази даних та натиснувши на кнопку Просмотр.

Розрахунок заг. функцій в звітах. Звіт відкривають у режимі конструктора кнопкою Поле, створюють поле в частині Прімєчаніє Отчьота. Після створення із меню правою мишею команда Свойства – Данние – Данние, з”являється вікно Построітель вираженій, ліворуч - перелік функцій Встроєнниє Функції, в третій частині вибираємо функції, середня частина містить категорії функцій, кнопка Вставити. З”являється у вікні назва функції AVG (Expr), треба виділити те, що в дужках, замість нього: активізувати “Звіт по” або відповідний об”єкт і шукаємо потрібне і кнопка ОК.

Інформатика – це галузь науки, що вивчає структуру і загальні властивості інформації, а також питання , пов’язані з її збиранням, зберіганням, пошуком, переробкою, перетворенням, поширенням та використанням у різних сферах діяльності.

Складові інформатики

Персональний комп’ютер (ПК) — засіб для роботи з інформацією, й усі науки, які спрямовані на створення засобів обробки інформації та використання її, об’єднані єдиним терміном «інформатика».

Один з напрямків інформатики — теорія проектування обчислювальної техніки, її елементарної бази: різних допоміжних пристроїв.

Другий напрямок — це проблеми математичного забезпечення роботи обчислювальних машин. Розробка програм, тобто створення досконалого математичного забезпечення — програмного продукту, це дорогий і трудомісткий процес.

Третій напрямок можна назвати «власне інформатика». Це питання алгоритмізації і постановки завдань, тобто зведення економічної задачі до задачі, сформульованої мовою математики, або побудова й аналіз математичних моделей за допомогою комп’ютерів.

Системне програмне забезпечення – це сукупність програм, призначених для управління апаратною частиною комп’ютера і забезпечення взаємодії користувача з комп’ютером.

До системного програмного забезпечення належать: операційна система, драйвери пристроїв, оболонки операційної системи, службова або сервісні програми.

Операційна система – це сукупність програм, призначених для управління пристроями апаратної частини комп’ютера та для взаємодії користувача з комп’ютером.

Прикладне програмне забезпечення переважно представляє собою пакет прикладних програм, які розміщуються на диску і реалізуються на мові високого рівня фірмою, яка спеціалізується на виготовленні такого програмного забезпечення. Дані пакети можуть бути адаптовані на комп’ютери якогось одного типу, а в ідеальному випадку сумісні з різними типами апаратного забезпечення.

Пакети прикладного програмного забезпечення вирішують специфічні задачі САПР. Більшість таких пакетів пишеться на таких компільованих мовах, як Фортран, Паскаль, а деякі більш прості пакети для мікрокомп’ютерів реалізуються на Бейсіці Графічні пакети Дисплей комп’ютера може працювати у двох режимах – текстовому і графічному.

Використання графічного режиму роботи дисплея набагато розширює можливості комп’ютера. Програми, що забезпечують реалізацію цих можливостей, називаються графічними пакетами. За допомогою цих програм користувач створює на екрані дисплея графіки, креслення, діаграми, малюнки, картини, мультфільми і відеокліпи. Все розмаїття існуючих зараз графічних пакетів поділяється на дві основні групи:

• пакети інженерно-ділової та конструкторської графіки;

• ілюстративні пакети.

Система автоматизованого проектування — це організаційно-технічна система, що здійснює автоматизоване проектування об’єктів. Вона складається з комплексу засобів проектування, які мають зв’язок з підрозділами (користувачами) проектної організації.

Експе́ртна систе́ма — це інтелектуальна комп'ютерна програма, що містить знання та аналітичні здібності одного або кількох експертів по відношенню до деякої галузі застосування і здатна робити логічні висновки на основі цих знань, тим самим забезпечуючи вирішення специфічних завдань (консультування, навчання, діагностика, тестування, проектування тощо) без присутності експерта (спеціаліста в конкретній проблемній галузі).

Також визначається як система, яка використовує базу знань для вирішення завдань (видачі рекомендацій) в деякій предметній галузі. Цей клас програмного забезпечення спочатку розроблявся дослідниками штучного інтелекту в 1960-ті та 1970-ті та здобув комерційне застосування, починаючи з 1980-их. Часто термін систе́ма, засно́вана на знання́х використовується в якості синоніма експертної системи, однак, можливості експертних систем ширші за можливості систем, заснованих на знаннях.

Основні блоки IBM PC

Звичайно, персональні комп'ютери IBM PC складаються з трьох частин (блоків):

# системного блоку;

# клавіатури, що дозволяє вводити символи в комп'ютер;

# монітора (чи дисплея) - для зображення текстової і графічної інформації.

Комп'ютери випускаються й у портативному варіанті - у "наколінному" чи "блокнотом" (ноутбук) виконанні. Тут системний блок, монітор і клавіатура вкладені в один корпус: системний блок захований під клавіатурою, а монітор зроблений як кришка до клавіатури.

Хоча з цих частин комп'ютера системний блок виглядає найменш ефектно, саме він є в комп'ютері "головним". У ньому розташовуються всі основні вузли комп'ютера:

# електронні схеми, що керують роботою комп'ютера (мікропроцесор, оперативна пам'ять, контролери пристрою і т.д.);

# блок харчування, що перетворить електроживлення мережі в постійний струм низької напруги, подаваний на електронні схеми комп'ютера;

# нагромаджувачі (чи дисководи) для гнучких магнітних дисків, використовувані для читання і запису на гнучкі магнітні диски (дискети);

# накопичувач на жорсткім магнітному диску, призначений для читання і запису на незнімний твердий магнітний диск (вінчестер).

Центральний процесор (CPU, Central Processing Unit) - це основний електронний модуль на материнській платі, який виконує обчислювальну роботу, управляє обміном даними з операційною пам’яттю вводу-виводу. Центральний процесор, являється апаратним центром інформаційно-обчислювальної системи, відповідає за характеристику виробництва ПК.

Зовнішня пам'ять

Зовнішня паяють чи зовнішні запам’ятовувальні пристрої використовуються для довгострокового зберігання інформації. Обсяги даних, збережені в таких пристроях, в 100 чи 1000 разів перевищує ємкість оперативної (внутрішньої) пам’яті комп’ютера.

Зовнішні запам’ятовувальні пристрої можна класифікувати за такими ознаками:

- способом зберігання і доступу до даних (магнітоелектричні чи магнітні, магнітооптичні, оптичні, електричні);

- видом носія даних (дискета, жорсткий диск, магнітна стрічка, магнітооптичний диск, компакт-диск,DVD-диск і Flash-память);

- режимом доступу до пам’яті (пам'ять з довільним доступом RAM (дискета, усі види дисків і Flash-пам'ять, пам'ять з послідовним доступом – SAM (магнітна стрічка)));

- типом носіїв даних – змінними носіями (дискета, компакт-диск, DVD-диск, знімні жорсткі диски, магнітна стрічка), незмінними носіями (жорсткі диски, магнітооптичний диск);

- можливістю пере записування даних на перезаписувані носії(дискета, жорсткий і магнітооптичний диски, диски CD-RW, DVD-RW, DVD- RAM і DVD+RW, магнітна стрічка і Flash-пам’ять), носії з однократним записом («тільки для зчитування») (диски CD-ROM, CD-R, DVD-ROM, DVD-R і DVD+R);

- типом пристрою зберігання даних: внутрішні (вбудовуються в системний блок) і зовнішні (підключаються до системного блоку через один з портів чи за допомогою плати розширення).

Пристрої зовнішньої пам’яті поділяють на такі основні групи:

- дисководи гнучких магнітних дисків;

- дисководи жорстких дисків;

- пристрої зчитування-записування на магнітну стрічку;

- магнітнооптичні дисководи;

- оптичні дисководи;

- пристрої зовнішньої Flash-пам’яті.

Пристрої введення:

1. Клавіатура

Клавіатуру призначено для введення в комп’ютер інформації від користувача.

2. Маніпулятори

Маніпулятори – пристрої введення, що керують положенням курсора на екрані та дозволяють виконувати одну чи декілька Фірсових команд у точці перебування курсора. Існують такі основні типи курсора:

- «мишка»;

- трекбол;

- джойстик;

- сенсорна панель;

- диджитайзер;

- графічні планшети.

3. Сканери

Сканер – це пристрій введення. Що перетворює зображення в його цифрову форму (по точках) і передає цей образ у комп’ютер.

Типи сканерів:

- ручні;

- барабанні;

- планшетні;

- рулонні;

- роликові;

- плівкові (Сканери слайдів);

- проекційні.

4. Відеокамери

Відеокамери виконують послідовності кадрів із заданою кількістю кадрів за секунду.

Існує два види відеокамер: аналогові (із записуванням результатів знімання в аналоговому вигляді) і цифрові(подання результатів знімання в дискретному вигляді як послідовності чисел). Для введення в комп’ютер можуть використовуватися як аналогові, так і цифрові відеокамери.

Пристрої виведення:

1. Принтери

Друкувальні пристрої комп’ютерів чи принтери використовують для одержання «твердої» копії файлів у пам’яті комп’ютера. Основний вид носія для одержання «твердої» копії – паперові аркуші різних форматів.

Типи принтерів:

- матричні принтери – звичайні і лінійні;

- струминні і світлодіодні принтери – звичайні і портативні;

- лазерні принтери – чорно-білі і кольорові;

- твердо чорнильні принтери;

- сублімаційні принтери;

- воскові принтери;

- автохромні принтери.

2. Плотери

Плотери, як і принтери, призначені для одержання твердих копій даних.

Типи протерів:

- перові;

- олівцево-паперові;

- електростатичні;

- прямого виведення зображення;

- струминні;

- світлодіодні;

- різальні.

3. Проектори

Існує два типи проекторів зображення: дзеркальні та діапроектори.

Основні характеристики проекторів (крім їх типів):

- світловий потік;

- контрастність;

- роздільна здатність;

- діапазон розмірів екрана і (чи) діапазон відстаней до екрана;

- вхідні та вихідні інтерфейси;

- рівень шуму;

- споживана потужність тощо.

Розглянемо приклад обчислення квадратичної форми z = ХТАХ, де А=8 3 Х= 4

Для знаходження значення цієї квадратичної форми:

1. Введіть елементи матриці А в діапазон комірок А2:В3.

2. Введіть елементи вектора Х в діапазон комірок D2:D3.

3. Виберіть комірку F2, куди необхідно помістити значення квадратичної форми.

4. Введіть у цю комірку формулу

=МУМНОЖ(МУМНОЖ(ТРАНСП(D2:D3);А2:ВЗ);D2:D3).

5. Завершіть введення формули натисканням комбінації клавіш ++ +. MS Excel візьме формулу в рядку формул у фігурні дужки і зробить необхідні обчислення з елементами масивів

(=МУМНОЖ(МУМНОЖ(ТРАНСП((D2:D3);А2:ВЗ); D2:D3)}

В комірці F2 буде знайдене шукане значення 196.