Б136

У комірках таблиці можна розміщувати текстові дані, числові дані, формули та функції.

У Microsoft Excel існує декілька режимів роботи: ГОТОВО, ПРАВКА, ВВОД. Назву поточного режиму можна побачити у нижньому лівому куті робочого вікна Microsoft Excel.

Для введення даних використовується режим ГОТОВО. Вибирається потрібна комірка й уводять дані за допомогою клавіатури, мишки або меню (відображений режим ВВОД), після чого натискають на Enter або будь-яку клавішу переміщення курсора (знову відновлюється режим ГОТОВО). Введене значення можна побачити безпосередньо у комірці та у спеціальному рядку формул, що розташований між панелями інструментів та самою таблицею, при цьому значення у рядку формул не обов'язково має збігатися із значенням у поточній комірці, яка завжди показана рамкою з крапкою в правому нижньому куті комірки. Ця крапка називається крапкою автозаповнеиня і використовується для копіювання і переміщення даних з одних комірок у інші та для швидкого введення даних.

Числові дані автоматично розміщуються ближче до правого краю комірки, а текстові — до лівого, проте можна використовувати кнопки вирівнення даних на панелі інструментів для того, щоб розмістити дані за бажанням ліворуч, праворуч та по центру комірки.

Дані, введені у комірку, можна змінити, замінити або вилучити. Заміна даних: заноситься нове значення і натискається Enter.

Для копіювання значень комірки, блок комірок суміжний “мишу до нижнього правого кута комірки, миша стає “+”, тягнути. Для переміщення: мишу до рамки блоку і тягнути. Вилучення значень комірок, рядків, стовпців. Виділити стовпці, клацнути на його імені. Для стовпця: Правка- Удалить. Аналогічно в інших випадках.Редагування. Активізувати комірку, двічі клацнувши. Після цього клацнути на панелі формул. Для введення текстової інформації, що розміщена на декількох стовпцях, внести цю інформацію → виділити блок комірок, які вона займає → актив. кнопку “Центрировать по столбцам”. Для встановлення маркеру абзацу всередині комірки → Alt+Enter. Створену таблицю можна розділити на дві частини (коли таблиці більша ніж розмір екрану, заголовки потрібно зафіксувати).

Маркери вікна, які розміщені над вертик. Лінією вікна (вказівник мишки до маркеру) → тягнути → ств-я 2 вікна і в кожному може бути своя лінійка прокручування. Для знищення цього розподілу маркери або команди “Окно → удалить разбиение”. Форматування комірок, діапазонів комірок. За умовчуванням – вся інф. в форматі “Общий”, стиль – обычный. Для зміни формату: виділити потрібний діапазон, акт. Формат/ ячейки. Вкладка Число містить перелік таких форматів: Общий; Числовой (для роботи з числами; кількість десяткових знаків); Фінансовий/ Денежный (для чисел з позначенням грош. одиниць); Дата; Время; Процент; Дробный. У вкладці Выравнивание – різні види вирівнювань (є параметр для об’єднання декількох комірок в єдине ціле). Вкладка Шрифт містить параметри розміру та виду шрифту. Вкладка Границы – встановлення рамки для комірок та їх діапазонів. Вид – заливка кольором. Для Автоформату команда Формат → Автоформат, з переліку вибираємо потрібний. Зміна ширини та висоти стовпця. Поставити курсор на вертик. Або гориз. Границю рядків і стовпців, тягнути.

Формула — це запис дій, які треба провести з вхідними даними для отримання потрібного результату. Для внесення формули треба активізувати комірку, де має розміщуватися формула, натиснути = (Дорівнює) або на клавіатурі, або мишкою ліворуч у рядку формул і заносити текст. Текст формули складається з адрес комірок із вхідними значеннями, поєднаних математичними, логічними або пунктуаційними знаками.

Якщо, наприклад необхідно скласти значення клітин А1 та В1 і вивести їх суму у клітині С1 встановіть рамку виділлення на клітину С1 і введіть формулу =В1+В2.

Зведення у ступінь ^

Арифметичні формули можуть також містити оператори порівняння: дорівнює (=), не рівно (< >), більше (>), менше (<), не більше (<=), не менше (>=). Результатом обчислення арифметичної формули є число.

Логічні формули можуть містити вказані оператори порівняння, а також спеціальні логічні оператори:

- #NOT# - логічне заперечування “НІ”;

- #AND# - логічне “І”;

- #OR# - “АБО”.

Логічні формули визначають, вираз “істина” чи “помилка”. Виразу “істина” привласнюється числова величина 1, виразу “помилка” - 0.

Форматування даних – вибір форми представлення числових або символьних даних в комірці.

Змінювати формат можна у одній комірці або у цілому діапазоні. Виділяється комірка або діапазон комірок:

• вибирається пункт меню Формат/Ячейки;

• права кнопка на виділеній комірці або діапазоні і пункт з динамічного меню Формат ячеек.

Відкриється вікно форматів з декількома вкладниками: Вкладника Число використовується для надання даним форматів, що перелічені у списку Числовые форматы. Тут можна вибрати основний формат і його додаткові параметри.

Вкладника Выравнивание використовується для вирівнювання даних по горизонталі та вертикалі (зона ліворуч угорі), для вибору кута розташування даних у комірці (зона праворуч), а покажчики, розташовані ліворуч внизу, дозволяють поєднувати комірки у суміжному діапазоні, розташовувати текст у комірках в декілька рядків та автоматично змінювати ширину стовпчиків, якщо дані не зміщуються у ньому.

Вкладника Шрифт дозволяє вибирати параметри шрифта для виділеного діапазону.

Вкладинка Граница пропонує оформлення виділеного діапазону рамками різного типу.

Вкладинка Вид опрацьовує оформлення тла діапазону різним кольором.

Вкладинка Защита використовується для захисту змісту комірок у діапазоні (спрацьовує тільки після захисту аркуша).

Під функцією розуміють залежність однієї змінної (у) від іншої (х) або кілька змінних (х1, х2, ..., хn). Причому кожному набору значень змінних х1, х2, ..., хn буде відповідати єдине значення певного типу залежностей змінної у. Функції вводять у таблицю у склад формул або окремо.

Деякі дії з даними у таблиці виконуються за допомогою функцій, наприклад, обчислення середнього, мінімального, максимального значення, суми значень із заданого діапазону значень тощо.

Загальний вигляд функції: =ім'я функції(параметр/и).

У електронних таблицях можуть бути представлені такі види функцій:

- математичні функції виконують різні математичні операції, наприклад, обчислення логарифмів, тригонометричних функцій та ін.;

- статистичні функції виконують операції по обчисленню параметрів випадкових величин або їх розподілень, представлених множиною чисел, наприклад, стандартного відхилення, середнього значення, медіани і т.п.;

- текстові функції виконують операції над текстовими рядками або послідовністю символів, обчислюючи довжину рядка, перетворюючи прописні літери у рядкові і т.п.;

- логічні функції використовуються для побудови логічних виразів, результат яких залежить від того, чи є істиною умова, що перевіряється;

- фінансові функції використовуються у складних фінансових розрахунках, наприклад, визначення форми дисконту, розміру щомісячних виплат для погашення кредиту, обчислення амортизаційних відрахувань та ін.;

- функції дати і часу та ін.

Всі функції мають однаковий формат запису і включають ім'я функції і список розділених комою аргументів, що знаходяться у круглих дужках.

Будь-яка функція виконується або внесенням її тексту з клавіатури у активну комірку, або її викликом з активної комірки за допомогою Майстра функцій.

Майстер функцій — це спеціальна програма, за допомогою якої можна вибрати потрібну функцію і виконати її, вказавши всі потрібні параметри.

Майстер функцій можна завантажити через пункт меню:

Вставка/Функція..., або за допомогою fx кнопки на панелі інструментів.

Приклади функцій:

- SUM (список) – статистична функція визначення суми всіх числових значень у списку, який може складатися з адрес комірок і блоків, а також числових значень.

- AVERAGE (список) – статистична функція визначення середнього арифметичного значення всіх перерахованих у списку величин.

- МАХ (список) – статистична функція, результатом якої є максимальне значення у вказаному списку.

- IF (умова, істина, помилка) – логічна функція, що перевіряє на істинність задану логічну умову.

Під функцією розуміють залежність однієї змінної (у) від іншої (х) або кілька змінних (х1, х2, ..., хn). Причому кожному набору значень змінних х1, х2, ..., хn буде відповідати єдине значення певного типу залежностей змінної у. Функції вводять у таблицю у склад формул або окремо.

Загальний вигляд функції:

=ім'я функції(параметр/и)

- логічні функції використовуються для побудови логічних виразів, результат яких залежить від того, чи є істиною умова, що перевіряється.

=ЕСЛИ(умова;дія 1 ;дія2)

Виконання діїї, коли умова істинна, або ді'й, коли умова хибна

=ИЛИ(умова1 ;умова2;... ;умова30)

ИСТИНА, якщо хоча б одна з умов виконується, або ЛОЖЬ, якщо жодна з умов не виконується

=И(умова1 ;умова2;... ;умова30)

ИСТИНА, якщо усі умови виконуються, або ЛОЖЬ, якщо хоча б одна з умов не виконується.

Списком називають набір рядків таблиці, що містить пов'язані між собою дані. Розрізняють списки користувача і списки — бази даних.

Списки користувача створюються користувачем для подальшого автозаповнення таблиці даними. Елементами списку користувача можуть бути або дані, що вже набрані у таблиці, або дані, які вводяться користувачем безпосередньо під час створення списку.

Створення списку користувача на основі існуючих даних:

• Виділяється діапазон комірок, який містить елементи майбутнього списку користувача;

• вибирається пункт меню Сервис/Параметры...;

• на вкладниці Списки натискається кнопка Импорт і Ok.

Створення нового списку користувача:

• Вибирається пункт меню Сервис/Параметры...;

• на вкладинці Списки вибирається Новый список;

• в зоні Элементы списка вводяться елементи списку, починаючи з першого. Після введення чергового елемента натискається клавіша Enter;

• по закінченню введення всіх елементів списку натискається кнопка Добавить і Ok.

Списком (базою даних) називають набір даних, що містить інформацію про певні об'єкти. У Microsoft Excel такою базою даних є таблиця, рядки в якій, починаючи з другого, називають записами, стовпчики — полями. Перший рядок списку містить назви полів (стовпчиків).

Під час створення списку — бази даних у середовищі Microsoft Excel слід дотримуватися певних правил:

• на одному робочому аркуші не можна розміщувати більше одного списку;

• список має бути відокремлений від інших даних робочого аркуша щонайменше одним порожнім стовпчиком і одним порожнім рядком;

• список не може містити порожніх рядків (стовпчиків);

• заголовки полів мають бути унікальними, тобто не може бути повторів назв заголовків полів;

• бажано, щоб формати заголовків полів відрізнялися від форматів записів;

• не може бути порожнього рядка або навіть порожньої комірки між заголовками полів і записами;

• в усіх рядках списку в однакових стовпчиках мають розташовуватися однотипні дані.

Список (база даних) Microsoft Excel подано такими параметрами:

• діапазоном бази даних або іменем діапазону;

• адресами назв полів або їх порядковими номерами у базі даних.

Наприклад, діапазоном бази даних таблиці замовлень є комірки A11:L24 (або ім'я діапазону — Базаі, яке було надане вказаному діапазону), а адресами назв полів є All — поле № п/п (порядковий номер 1), ВИ — поле Прізвище клієнта (порядковий номер 2) і так далі до адреси L11 — поле Сплачено (порядковий номер 12).

Проміжні підсумки використовуються для розрах. Значень, які повторюються. Такими підсумками можуть бути ф-ції: Сума, К-сть зн-нь, Мін, Макс. Перед викон. Такої ф-ції БД має бути відсортована по значенням поля, які повторюються. Знайти б-я ф-цію для певного поля. Курсор у БД; Ком. Данные → Сортировка. Ком. Данные → Итоги; В полі “При каждом изменении в” вказують те поле, в якому відбувається сортування, яке має повторююче зн-ня. У полі “Операція” актив. відповідну ф-цію. У полі “Добавить итоги по” перемикачі (зліва) тих полів, зн-ня яких потрібно розрахувати. Перемикач “Заменить текущие итоги” активний, коли треба розрахувати лише 1 ф-цію. Коли декілька підсумків - він неактивний.

Після ОК з’являється БД, в якій після кожної групи однакових значень виводиться підсумок. У лівій частині екрану з’являється структура вкладеності рівнів зн-нь. Кн. 1, 2, 3 … дозволяють згортати (розгортати) перегляд зн-нь. Для вилучення Ф-ції (не значень) – курсор у БД → Данные → Итоги → кн. Убрать все.

Для допомогою фільтрів можна вибрати записи, що містять потрібні для пошуку дані. Фільтри бувають двох типів: Авто-фільтр і Розширений фільтр.

Автофільтр може працювати з простими критеріями (одна умова), складними критеріями (максимум дві умови за одним полем) і складеними критеріями, які можуть містити стільки умов, скільки полів у списку, але при цьому використовують максимум дві умови за одним полем. Критерії заносяться під час роботи Автофільтра, а результати запиту для подальшого збереження користувач може самостійно скопіювати в інше місце поточного робочого аркуша або на новий аркуш.

Данные → Фильтр → Автофильтр.

На відміну від Автофільтра, де критерії заносяться під час роботи фільтра, Розширений фільтр може працювати тільки тоді, коли критерії для пошуку даних попередньо створені користувачем і занесені у визначений діапазон комірок таблиці. Цей діапазон бажано має міститися над списком і має бути відокремленим від списку щонайменше одним порожнім рядком.

Простий критерій складається з двох комірок, розміщених у таблиці вертикально: верхня комірка містить точну копію заголовка поля списку, в якому перевіряється умова пошуку даних, а нижня комірка містить безпосередньо саму умову пошуку.

1. Виорати зі списку всі записи про клієнта Васильєва.

За правилами створення критеріїв діапазон для них оуде розміщуватися у робочому аркуші по рядках з першого по дев'ятий.

Даний запит включає одну умову (прізвище клієнта — Васильєв), тому створюється простий критерій для пошуку в полі Прізвище клієнта прізвища Васильєв.

Таким чином, діапазон створеного простого критерію розміщується у комірках В1:В2.

Складений критерій — це сукупність декількох складних критеріїв — містить по декілька умов на декілька полів.

2. Вибрати зі списку всі записи про клієнта Васильєва, що замовляв телефони, клієнта Петрова, що замовляв принтери, та всі замовлення клієнта Іванова.

У даному випадку створюється складений критерій, що містить по три умови на два поля. Під час виконання запиту в полі Прізвище клієнта має міститися або прізвище Васильєв і одночасно в полі Назва виробу — Телефон, або прізвище Петров і одночасно Принтер, або прізвище Іванов і будь-яка назва виробу.

У комірку СЗ копіюється назва виробу Принтер, а в комірку С4 заноситься знак * (який означає будь-яке текстове значення):

Діапазон створеного критерію — комірки В1:С4.

На відміну від Автофільтра, де критерії заносяться під час роботи фільтра, Розширений фільтр може працювати тільки тоді, коли критерії для пошуку даних попередньо створені користувачем і занесені у визначений діапазон комірок таблиці. Цей діапазон бажано має міститися над списком і має бути відокремленим від списку щонайменше одним порожнім рядком.

Складний критерій містить у собі декілька простих критеріїв, сполучених або по вертикалі — декілька умов на одне поле, або по горизонталі — по одній умові на декілька полів.ты в диапазон” зазначають адресу вільної комірки. ОК. З’являється нова БД.

Вибрати зі списку всі записи, що стосуються або клієнтів Васильєва, або Петрова, або Іванова.

Даний запит включає три умови, що накладаються на поле Прізвище клієнта (прізвище — або Васильєв, або Петров, або Іванов), тому створюється складний критерій із трьох простих, які поєднані зв'язкою ИЛИ.

У комірку ВЗ копіюється умова для пошуку — Петров, а в комірку В4 — Іванов:

Діапазоном створеного складного критерію будуть комірки В1:В4.

Обчислювальний критерій може бути різновидом простого або складного критерію, де як умова виступає функція або формула. Записи за таким критерієм вибираються зі списку за значенням, отриманим у результаті обчислення цієї формули або функції.

Вибрати зі списку всі записи про максимальну і мінімальну суму замовлення.

У комірку Е6 копіюється заголовок поля Сума замовлення, у комірку Е7 заноситься функція

= МАКС(абсолютний діапазон числових значень цього поля), а у комірку Е8 — функція;

=МИН(абсолютний діапазон числових значень цього поля).

Замість тексту функцій у критерію будуть показані обчислені за цими функціями значення.

=ВПР(пошукове значення; масив комірок; номер поля;[діапа-зон перегляду])

Функція ВПР провадить пошук вказаного значення у першому стовпчику масиву комірок і, якщо таке значення є у масиві, видає з поля значення, відповідне знайденому в тому ж рядку. Діапазон перегляду — необов'язковий логічний параметр, який може набувати значення ИСТИНА або ЛОЖЬ. Якщо він не вказується (ИСТИНА), то провадиться точний пошук, якщо ж вказується (ЛОЖЬ), то провадиться приблизний пошук. Таблиця (масив комірок) обов'язково має бути відсортована за зростанням по першому.

Функція ГПР аналогічна ВПР, але замість полів(стовпчиків), вона аналізує рядки.

Функція ГПР має такий вигляд

=ГПР(пошукове значення; масив комірок; номер рядка;[діапа-зон перегляду]).

Треба за введеним кодом виробу визначити:

• Назву виробу (вибирається з поля 2 — Назва виробу), Використовується функція ВПР з такими параметрами: Заданий код виробу — посилання на адресу комірки, де міститься значення коду або сам код,

Масив комірок — A3:F7,

Номер поля — 2 (стовпчик Назва виробу).

• замовлену кількість (вибирається з поля 3 — Замовлена к-сть),

Використовується функція ВПР з такими параметрами: Заданий код виробу — посилання на адресу комірки, де міститься значення коду, або сам код, Масив комірок — A3:F7, Номер поля — 3 (стовпчик Замовлена к-сть).

За допомогою функцій баз даних можна виконувати обчислення у списках — базах даних Microsoft Excel.

Загальний вигляд функції баз даних:

=ім'я функції(діапазон бази даних або його ім'я; поле;критерій).

Діапазон бази даних — це область робочого аркуша, в якій розташований список даних, поле — це або адреса заголовка стовпчика в списку даних, або його порядковий номер, критерій — це одна або декілька умов для обчислення (як у розширеному фільтрі).

=БСЧЕТ(діапазон бази даних або його ім'я; поле;критерій) — визначає кількість значень у вказаному числовому полі, якщо задовольняється критерій.

Наприклад, діапазоном бази даних таблиці замовлень є комірки А11:L24 (або ім'я діапазону — База1).

Скільки разів сплачений податок перевищував середнє зна-чення. Використовується функція БСЧЕТ, параметрами якої є: Діапазон А11 :L24 (або ім'я діапазону — База1), Поле — II1, або 9 (назва числового стовчика Кількість міститься у комірці 111, порядковий номер стовпчика= 9), Критерій — міститься у комірках F6:F7.

=БИЗВЛЕЧЬ (діапазон бази даних або його ім'я; поле;крите-рій) — визначає потрібне значення в указаному полі, якщо задовольняється критерій.

Наприклад, діапазоном бази даних таблиці замовлень є комірки А11:L24 (або ім'я діапазону — База1).

Прізвище клієнта з максимальною сумою замовлення. Використовується функція БИЗВЛЕЧЬ, параметрами якої є: Діапазон А11 :L24 (або ім'я діапазону — База1), Поле — ВИ, або 2 (назва стовпчика Прізвище клієнта міститься у комірці В11, порядковий номер стовпчика= 2), Критерій — міститься у комірках Е6:Е7.

За допомогою функцій баз даних можна виконувати обчислення у списках — базах даних Microsoft Excel.

Загальний вигляд функції баз даних:

=ім'я функції(діапазон бази даних або його ім'я; поле;кри-терій).

Діапазон бази даних — це область робочого аркуша, в якій розташований список даних, поле — це або адреса заголовка стовпчика в списку даних, або його порядковий номер, критерій — це одна або декілька умов для обчислення (як у розширеному фільтрі).

=БДСУММ(діапазон бази даних або його ім'я; поле;крите-рій) — визначає суму значень у вказаному полі, якщо задовольняється критерій.

Наприклад, діапазоном бази даних таблиці замовлень є комірки А11:L24 (або ім'я діапазону — База1).

Наприклад, за даними таблиці замовлень визначити: 1. Загальну суму податку за вироби, замовлені клієнтом Васильєвим.

Використовується функція БДСУММ, параметрами якої є: Діапазон А11:L24 (або ім'я діапазону — База1), Поле — II1, або 9 (назва стовпчика Податок міститься у комірці II1, порядковий номер стовчика= 9), Критерій — міститься у комірках В1:В2.

= ДСРЗНАЧ (діапазон бази даних або його ім'я; поле; крите-рій) — визначає середнє значення у вказаному полі, якщо задовольняється критерій,

Наприклад, діапазоном бази даних таблиці замовлень є комірки А11:L24 (або ім'я діапазону — База1)

Середню кількість телефонів, замовлених клієнтом Васильєвим.

Використовується функція ДСРЗНАЧ, параметрами якої є: Діапазон А11:L24 (або ім'я діапазону — База1), Поле — F11, або 6 (назва стовчика Кількість міститься у комірці F11, порядковий номер стовпчика= 6), Критерій — міститься у комірках В1:С2.

За допомогою функцій баз даних можна виконувати обчислення у списках — базах даних Microsoft Excel.

Загальний вигляд функції баз даних:

=ім'я функції(діапазон бази даних або його ім'я; поле;кри-терій).

Діапазон бази даних — це область робочого аркуша, в якій розташований список даних, поле — це або адреса заголовка стовпчика в списку даних, або його порядковий номер, критерій — це одна або декілька умов для обчислення (як у розширеному фільтрі).

=ДМИН (діапазон бази даних або його ім'я; поле; критерій) — визначає мінімальне значення в указаному полі, якщо задовольняється критерій.

Наприклад, діапазоном бази даних таблиці замовлень є комірки А11:L24 (або ім'я діапазону — База1).

Мінімальну кількість замовлених телефонів. Використовується функція ДМИН, параметрами якої є: Діапазон А11:L24 (або ім'я діапазону — База1), Поле — F11, або 6 (назва стовчика Кількість міститься у ко-мірці F11, порядковий номер стовпчика= 6), Критерій — міститься у комірках Н6:Н7.

=БСЧЕТА(діапазон бази даних або його ім'я; поле;критерій) — визначає кількість значень у вказаному текстовому полі, якщо задовольняється критерій.

Наприклад, діапазоном бази даних таблиці замовлень є комірки А11:L24 (або ім'я діапазону — База1).

Скільки разів клієнт Васильєв замовляв телефони за готівку. Використовується функція БСЧЕТА, параметрами якої є: Діапазон А11 :L24 (або ім'я діапазону — База1), Поле — В11, або 2 (назва текстового стовпчика Прізвище клієнта міститься у комірці ВИ, порядковий номер стовпчика= 2), Критерій — міститься у комірках В1:D2.

За допомогою функцій баз даних можна виконувати обчислення у списках — базах даних Microsoft Excel.

Загальний вигляд функції баз даних:

=ім'я функції(діапазон бази даних або його ім'я; поле;кри-терій).

Діапазон бази даних — це область робочого аркуша, в якій розташований список даних, поле — це або адреса заголовка стовпчика в списку даних, або його порядковий номер, критерій — це одна або декілька умов для обчислення (як у розширеному фільтрі).

=БИЗВЛЕЧЬ(діапазон бази даних або його ім'я; поле;крите-рій) — визначає потрібне значення в указаному полі, якщо задовольняється критерій.

Наприклад, діапазоном бази даних таблиці замовлень є комірки А11:L24 (або ім'я діапазону — База1).

Прізвище клієнта з максимальною сумою замовлення. Використовується функція БИЗВЛЕЧЬ, параметрами якої є: Діапазон А11 :L24 (або ім'я діапазону — База1), Поле — В11, або 2 (назва стовпчика Прізвище клієнта міститься у комірці В11, порядковий номер стовпчика= 2), Критерій — міститься у комірках Е6:Е7.

=ДМАКС(діапазон бази даних або його ім'я; поле;критерій) — визначає максимальне значення у вказаному полі, якщо задовольняється критерій.

Наприклад, діапазоном бази даних таблиці замовлень є комірки А11:L24 (або ім'я діапазону — База1).

Максимальну загальну вартість замовлення за готівку у 1997 році.

Використовується функція ДМАКС, параметрами якої є: Діапазон А11:L24 (або ім'я діапазону — База1), Поле — НІ 1, або 8 (назва стовпчика Загальна вартість міститься у комірці НІ 1, порядковий номер стовчика= 8), Критерій — міститься у комірках D1:F2.

Зведеною таблицею називають таблицю, яка створюється на основі даних зі списку з великою кількістю полів і використовується для зручного перегляду потрібних записів та швидкого виконання запитів, у тому числі і запитів із проміжними підсумками.

Зведену таблицю можна створити, використовуючи не тільки списки даних у середовищі Microsoft Excel, а й зовнішні джерела інформації (наприклад, записи із баз даних, створених у середовищі Microsoft Access).

Зведені таблиці використовуються для групування значень таблиці і виведення підсумкових значень по групах. Для створення необхідно: 1.встановити курсор в будь-яку комірку таблиці і активізувати Данные \ Свободная таблица. 1 вікно: визначають який діапазон значень активізує перемикач. “В списке или БД Microsoft excel”. Кнопка Далее. 2 вікно: вводять або перевіряють діапазон комірок для створення зведеної таблиці. Далее. 3 вікно: визначають стовпці, які буде мати зведена таблиця. Для цього перетягують із переліку кнопок в потрібну частину зведеної таблиці. В частину «Данные» перетягують назву стовпця, який розраховується. В полі «Операция» вміщено перелік всіх функцій, де вибираємо потрібну. Далее. Наступне вікно: активізуємо перемикач Новый лист або Существующий лист. при виборі Существующий лист визначають адресу комірки, з якої починається зведена таблиця.