Поняття списку в табличному процесорі MS EXCEL. Впорядкування списків та діапазонів

Списком називають набір рядків таблиці, що містить пов'язані між собою дані. Розрізняють списки користувача і списки — бази даних.

Списки користувача створюються користувачем для подальшого автозаповнення таблиці даними. Елементами списку користувача можуть бути або дані, що вже набрані у таблиці, або дані, які вводяться користувачем безпосередньо під час створення списку.

Створення списку користувача на основі існуючих даних:

• Виділяється діапазон комірок, який містить елементи майбутнього списку користувача;

• вибирається пункт меню Сервис/Параметры...;

• на вкладниці Списки натискається кнопка Импорт і Ok.

Створення нового списку користувача:

• Вибирається пункт меню Сервис/Параметры...;

• на вкладинці Списки вибирається Новый список;

• в зоні Элементы списка вводяться елементи списку, починаючи з першого. Після введення чергового елемента натискається клавіша Enter;

• по закінченню введення всіх елементів списку натискається кнопка Добавить і Ok.

Списком (базою даних) називають набір даних, що містить інформацію про певні об'єкти. У Microsoft Excel такою базою даних є таблиця, рядки в якій, починаючи з другого, називають записами, стовпчики — полями. Перший рядок списку містить назви полів (стовпчиків).

Під час створення списку — бази даних у середовищі Microsoft Excel слід дотримуватися певних правил:

• на одному робочому аркуші не можна розміщувати більше одного списку;

• список має бути відокремлений від інших даних робочого аркуша щонайменше одним порожнім стовпчиком і одним порожнім рядком;

• список не може містити порожніх рядків (стовпчиків);

• заголовки полів мають бути унікальними, тобто не може бути повторів назв заголовків полів;

• бажано, щоб формати заголовків полів відрізнялися від форматів записів;

• не може бути порожнього рядка або навіть порожньої комірки між заголовками полів і записами;

• в усіх рядках списку в однакових стовпчиках мають розташовуватися однотипні дані.

Список (база даних) Microsoft Excel подано такими параметрами:

• діапазоном бази даних або іменем діапазону;

• адресами назв полів або їх порядковими номерами у базі даних.

Наприклад, діапазоном бази даних таблиці замовлень є комірки A11:L24 (або ім'я діапазону — Базаі, яке було надане вказаному діапазону), а адресами назв полів є All — поле № п/п (порядковий номер 1), ВИ — поле Прізвище клієнта (порядковий номер 2) і так далі до адреси L11 — поле Сплачено (порядковий номер 12).