Сутність форм, створення форм

Створення форм

Форми — це вікна, за допомогою яких користувач взаємодіє з програмами та об’єктами даних. Форми мають свої власні властивості, дії та методи, які дозволяють керувати їх виглядом та поведінкою. Форму можна створити за допомогою майстра форм (FORM WIZARD) та конструктора форм (FORM DESIGNER). Форми можна створювати на основі однієї таблиці, двох таблиць або уявлення, яке може бути побудоване на основі кількох таблиць.

Створення форми для роботи з однією таблицею або уявленням за допомогою майстра.

У меню FILE вибрати команду NEW, а потім — FORM і натиснути на кнопку WIZARD. У вікні WIZARD SELECTION вибрати FORM WIZARD.

Вікно першого кроку створення форми — вибирання таблиць та полів, які будуть розміщенні у формі. У полі DATABASE AND TABLES можна вибрати відкриту базу даних або натиснути на кнопку, яка розташована праворуч і вибрати будь-який файл. У першому випадку з’явиться список таблиць та уявлень, котрі містить задана база даних.

На другому кроці необхідно вибрати стиль форми та тип її кнопок. Ці параметри впливають тільки на зовнішній вигляд форми. За замовчанням тип кнопок задається як TEXT BUTTONS, тобто на кнопках пишеться назва дії, яка виконується після натиснення кнопки. Якщо вибрати тип PICTURE, на кнопках замість надписів будуть розташовані рисунки. Тип NO BUTTONS передбачає відсутність будь-яких кнопок.

На третьому кроці задається порядок сортування (див. питання створення звітів за допомогою майстра).

На четвертому кроці вводиться заголовок форми і визначаються деякі додаткові параметри, такі як SAVE FORM FOR LATER USE (зберегти форму для подальшого використання); SAVE AND RUN FORM (зберегти та виконати форму) тощо.

У результаті буде створено файл з розширенням SCX, який являє собою програмний файл.

Форму можна переглянути в процесі її створення натиснувши на кнопку PREVIEW на четвертому кроці. Для подальшого виконання форми використовується меню PROGRAM>DO. Далі треба вибрати тип файлів FORM та потрібний файл. Форму можна виконати також за допомогою команди DO FORM <ім’я SCX-файла>. Наприклад, DO FORM ПЛАН_ВИР. Залежно від заданого типу кнопок з’явиться форма.

Застосування форм

Форми є основним засобом організації інтерфейсу користувача в додатках Microsoft Access. Можна створювати форми з різноманітними цілями:

1. Виведення та редагування даних. Це найпоширеніший засіб використання форм. Форми забезпечують виведення на екран даних в обраному нами представленні. З їх допомогою значно спрощується внесення змін, додавання та вилучення даних із бази. У формі можна зробити доступними тільки для читання всі дані або певну їх частину, автоматично вибирати інформацію з інших пов’язаних таблиць і вміщувати її у форму, обчислювати у формі значення, що виводяться, приховувати (робити невидимими) або, навпаки, виводити деякі дані залежно від значень інших полів запису або від обраних користувачем параметрів.

2. Керування ходом виконання додатка. Щоб автоматизувати виведення певних даних або виконання певної послідовності дій, можна створити форми для роботи з макросами або функціями VBA. Для запуску макросів або процедур VBA можна створити спеціальні елементи керування, які називаються командними кнопками. За допомогою макросів і процедур можна відкривати інші форми, виконувати запити чи команди меню, фільтрувати виведені на екран дані, встановлювати значення в записах і формах, виводити меню на екран, роздруковувати звіти та виконувати ряд інших дій. Можна спроектувати форму таким чином, щоб макроси або функції VBA запускались у відповідь на певні події — наприклад, відкриття форми, активізацію певного елемента керування або зміну даних у формі.

3. Введення даних. Можна створити форми, призначені тільки для введення у базу даних нових даних або значень, що допомагають автоматизувати виконання додатка.

4. Виведення повідомлень. Форми можуть надавати допоміжну інформацію про роботу додатка або про виконувані дії. За допомогою макрокоманди Сообщение або функції VBA можна вивести на екран інформацію, попередження чи повідомлення про помилки.

5. Друк інформації. Незважаючи на те, що для друку інформації найчастіше доводиться використовувати звіти, можна також роздрукувати інформацію, що міститься у формі. Оскільки можна визначити один набір опцій для виведення форми на екран, а інший — для її друку, форма може відігравати подвійну роль. Наприклад, можна задати два заголовки і дві примітки для форми — одну пару (заголовок і примітка) для введення замовлення, а другу — для друку за даним замовленням рахунку-фактури.