Поняття о таблицях, полях, записах, ключах, відношеннях та індексах в Access 2000. Робота з базою даних: сортування, індексування, фільтрація та пошук даних у Access 2000

Таблиці і поля

Таблиця — об’єкт СУБД, де зберігається інформація. Здебільшого складається з рядків (записів) та стовпчиків (полів).

Имя поля — це ім’я, що присвоюється даному полю

Типи полів:

- Текстовый (Text);

- MEМO (Memo);

- Числовой (Number);

- Дата/Время;

- Денежный;

- Счетчик;

- Логический (Yes/No);

- OLE Object;

- Гиперссылка;

- Мастер подстановок.

Основний структурний елемент Access — таблиця, в якій зберігається інформація. Об’єкт «таблиця» — це лише одна частина Access-системи, в якій справді зберігається інформація. Всі інші об’єкти (такі, як запити, форми та звіти) ґрунтуються на даних таблиць.

Для більшості користувачів операції, що виконуються в базі даних, починаються зі створення однієї чи більше таблиць.

І хоча, з одного боку, таблиця — це колекція даних, з іншого — це дещо більше, ніж просто набір даних. Яка ж відмінність таблиці від сторінки тексту або чисел у структурі електронної таблиці? Структура перетворює дані в інформацію. Структуровану інформацію, організовану в таблицю, легше зрозуміти і читати.

По-перше, за рахунок класифікації по стовпчиках. Кожен стовпчик таблиці являє собою результат певної класифікації.

По-друге, тому, що рядки повторюють шаблон. Шаблон, установлений за допомогою стовпчиків, повторюється в кожному рядку. Кожний рядок подає інформацію про певний існуючий об’єкт, наприклад, про легковий автомобіль, заводи-виготовлю-вачі або роки випуску.

Ці два чинники дозволяють легко читати інформацію таблиці, оскільки кожен рядок у таблиці передбачений.

Ця передбачена структура дає можливість комп’ютерній програмі виконати аналогічні операції набагато швидше і з вищою точністю, ніж це може зробити людина.

Стовпчики і рядки, поля та записи

Запис — скінченна сукупність даних, яка несе певний обсяг інформації про описуваний об’єкт.

Усі бази даних мають двовимірну структуру. Якщо структуру розуміти як таблицю, то, природно, використовуються терміни стовпчик і рядок. Загалом, поле є синонімом стовпчика, а запис — синонімом рядка.

Терміни рядок і стовпчик застосовуються, коли йдеться про фізичну структуру таблиці, що містить інформацію. Поле та запис слугують для вираження логічного зв’язку елементів даних, оскільки поля й записи не завжди постають у формі рядків і стовпчиків. Наприклад, усі поля форми належать одному запису, навіть коли у формі відсутні фізично рядок і стовпчик.

Поля визначають класифікаційну характеристику даних, за якою можна знайти кожен запис, такий, наприклад, як прізвище чи дата народження. Коли працюємо з полем, то можна маніпулювати даними, що належать одному чи кільком записам. Наприклад, за потреби відсортувати інформацію вибираємо одне або більше полів у ролі ключів сортування.

Запис містить інформацію про окрему особу, місце чи предмет.

Терміни рядок, стовпчик, поле та запис використовуються в різних частинах системи Access.