Б135

Меню Вставка є одним з меню, що містить Microsoft Word. Для того, щоб відкрити цей пункт меню треба клацнути по ньому мишкою, або набрати комбінацію Alt+a, або натиснути F10 і мишкою виділити цей пункт меню.

Його функції – вставка в документ малюнків(Рисунок), поточної дати і часу(Дата и время...), номерів сторінок (Номера станиц...), кінця колонки, сторінки, розділу (Разрів...), автотексту (Атотекст), поля (Поле...), символів, яких нема на клавіатурі (Символ...), пиміток, анотації (Примечание), зносок (Сноска...). назви для позначених об’єктів (Название...), посилань на абзац (Перекрестная ссілка...), зміст документа та створення алфавітного покажчика (Оглавление и указатели...), надпис (Надпись...), зміст з вибраного файла (Файл...), об’єктів з інших програм-додатків (Объект), створення закладки (Закладка), створення гіперпосилання (Гиперссылка).

У шаблонах зберігаються стандартні тексти, панелі інструментів, макроси, сполучення клавіш, стилі й елементи списку автотексту. Найпростіший спосіб створити шаблон — відкрити документ, що містить елементи, які потрібно використовувати повторно, і зберегти його як шаблон.

Якщо зберегти шаблон у папці «Шаблоны», то він з'явиться на вкладці Общие у разі вибору команди Создать (меню Файл). Якщо зберегти шаблон в одній з папок, вкладених у папку Шаблоны, наприклад, Записки чи Отчеты, то, обравши команду Создать, матимемо його на вкладці з відповідною назвою.

Щоб створити новий шаблон на основі існуючого документа, виберіть команду Открыть в меню Файл, а потім відкрийте потрібний документ. Щоб створити новий шаблон на основі існуючого, виберіть команду Создать в меню Файл. Виберіть шаблон, схожий на новостворюваний, установіть перемикач Новый документ у поло-ження Шаблон, а потім натисніть кнопку ОК.

Виберіть команду Файл/Сохранить как. Виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файла. Це значення автоматично з'явиться у разі збереження файла, для якого під час створення був установлений тип Шаблону.

За замовчуванням у полі Папка відкриється папка Шаблоны. Щоб побачити список шаблонів на окремій вкладці в діалоговому вікні Создание документа, відкрийте одну з папок, вкладених у папку Шаблоны. Введіть ім'я для нового шаблону в полі Имя файла і натисніть кнопку Сохранить.

Додайте текст чи малюнки, що повинні з'являтися в усіх нових документах, що базуються на цьому шаблоні, і видаліть усі елементи, що не повинні з'являтися в документах.

Внесіть необхідні зміни в розміри полів і сторінок, визначте орієнтацію сторінок, стилі й інші параметри форматування. Натисніть кнопку Сохранить, а потім виберіть команду Закрыть в меню Файл. Щоб зробити елементи списку автотексту і макроси доступними лише для документів, що базуються на новому шаблоні, збережіть їх у новому шаблоні, а не в шаблоні Обычный.Зміна шаблону:

Виберіть команду Файл/Открыть, а потім відкрийте шаблон, що потрібно змінити. Якщо в діалоговому вікні Открытие документа немає списку шаблонів, виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файла. Змініть будь-які з наявних у шаблоні написи, малюнки, стилі, формати, макроси, елементи списку автотексту, панелі інструментів, настроювань меню і сполучень клавіш.

Натисніть кнопку Сохранить. Внесені в зміст і форматування шаблону зміни позначаються на всіх нових документах, створених на основі даного шаблону; існуючі документи не зміняться. Змінені стилі будуть оновлені в існуючих документах, тільки якщо встановлено прапорець Автоматически обновлять етили документа. Встановіть цей прапорець у вікні Шаблоны и надстройки, що викликається у разі вибору команди Сервис/Шаблоны и надстройки в меню.

Стиль — це іменований і збережений набір параметрів форматування. Стилі задають зовнішній вигляд різних елементів тексту в документі, наприклад, заголовків, підписів під малюнками й основним текстом. Стилі дають можливість застосувати до абзацу чи слова цілу сукупність атрибутів форматування за одну дію. Якщо потрібно змінити форматування якогось одного елемента тексту, то досить змінити стиль, що був застосований до цього елемента.

Стилі значно полегшують форматування документа. Крім того, з їх допомогою створюються структури і змісти. Якщо, використовуючи стилі, потрібно змінити зовнішній вигляд тексту, відформатованого за допомогою одного зі стилів, то досить перевизначити цей стиль. Нехай, наприклад, під час форматування всіх заголовків у документі використовувалися вирівнювання по лівому краю та напівжирний шрифт «Arial Суr» розміру 14. Тоді, щоб пізніше змінити форматування на вирівнювання по центру і шрифт «Arial Cyr» розміру 16, зовсім не потрібно буде застосовувати форматування до кожного заголовка. Досить буде змінити властивості стилю.

Стилі автоматично створюються в процесі набору документа, якщо встановлений прапорець Определять стили (команда Автозамена меню Сервис, вкладка Автоформат під час введення). При цьому Word автоматично відстежує тип форматування та розташування тексту, а потім застосовує зв'язаний з цим форматуванням стиль. Наприклад, під час набору в рядку лише кількох слів, збільшення розміру шрифту і вирівнювання тексту по центру може бути застосований стиль заголовка.

Стилі, що були створені автоматично, можна перевизначити. Крім цього, є можливість автоматичного відновлення створених стилів. Word відстежує зміну тексту, в якому міститься стиль, а потім оновлює стиль і змінює форматування всіх елементів тексту з цим стилем. За бажання автоматичне створення та відновлення стилів може бути вимкнуто. Стилі також застосовуються для створення змісту і структур. Наприклад, у разі вибору команди Оглавление и указатели в меню Вставка Word автоматично створює зміст документа на основі заголовків.

У програмі Word є кілька визначених стилів, але можна створювати власні.

Word має два типи стилів:

1. стилі абзацу застосовують до цілих абзаців; ці стилі можуть містити в собі всі елементи форматування, що стосуються абзацу: шрифт, міжрядковий інтервал, відступи, табулятори, рамки і т. ін. Стиль є в кожного абзацу. Стиль абзацу, використовуваний за замовчуванням, називається Normal.

2. стиль символу застосовується до будь-якої частини тексту і містить у собі будь-які елементи форматування, що впливають на зовнішній вигляд символу: гарнітуру та розмір шрифту, його накреслення тощо (одне слово, будь-які параметри форматування, які можна задати у вікні команди Формат/Шрифт).

Не існує стилю символу, використовуваного за замовчуванням. Коли застосовують стиль символу, його параметри форматування застосовуються на додаток до вже встановленого. Приміром, якщо ви застосуєте стиль символу з напівжирним накресленням до речення, вже відформатованого курсивом, слова будуть виділені напівжирним курсивом. Для того, щоб присвоїти стиль абзацу відразу кільком абзацам, потрібно їх виділити. Для присвоєння стилю абзацу одному абзацу потрібно установити курсор де-небудь у його межах.

Для присвоєння якого-небудь стилю символу текстовому блоку виділіть останній, а потім виконайте такі операції:

1. Клацніть на кнопці зі стрілкою в списку, що розкривається, Стиль панелі форматування для перегляду списку всіх доступних стилів, у якому назву кожного стилю написано шрифтом, що відповідає стилю. Символи, що знаходяться праворуч у цьому списку, вказують на стиль абзацу чи символу, а також на розмір шрифту і вид вирівнювання.

2. Виберіть потрібний стиль, клацнувши на його імені.

Стиль буде застосований до виділеного тексту. Для скасування стилю символу, що ви присвоїли тексту, виділіть текст і застосуйте стиль Основной шрифт. Насправді це, скоріше, не стиль, а вказівка на те, що параметри форматування, визначені в стилі поточного абзацу, повинні бути застосовані до тексту. Ви не обмежені використанням існуючих стилів Word.

Створення власних стилів — одна з головних переваг, що їх надає Word у роботі зі стилями. Один із шляхів створення нового стилю (за заданим прикладом) такий. Знайдіть абзац, до якого ви хочете застосувати новий стиль. Відформатуйте цей абзац на свій розсуд. Іншими словами, застосуєте ті види форматування, що ви хочете включити у визначення нового стилю. Встановивши курсор де-небудь у цьому абзаці, відкрийте список стилів на панелі інструментів чи форматування, натисніть клавіші Ctrl + Shift + S (обидві дії дають той самий результат). Надрукуйте нове ім'я стилю і натисніть клавішу Enter.

На четвертому кроці не вводьте ім'я вже існуючого стилю. Якщо ви зробите це, до вашого абзацу буде застосований вже існуючий стиль, і всі зміни формату, зроблені вами, будуть утрачені. Але якщо це все-таки станеться, відновіть втрачене за допомогою команди Правка/Отменить применение стиля, потім повторіть пп. З, 4, увівши нове ім'я стилю. Можна створити новий стиль, вносячи зміни формату в діалогові вікна. Вам доведеться використовувати цей метод для створення стилю символу. Ви можете створити стиль з нуля чи взяти за основу вже існуючий стиль.

Якщо ви виберете другий метод, у новому стилі залишаться всі види форматування, властиві старому, крім того, туди ввійдуть усі зміни та доповнення, що ви внесете, визначаючи стиль. Ось що вам потрібно зробити. Виберіть команду Формат/Стиль, щоб відкрити діалогове вікно Стиль. Натисніть кнопку Создать, з'явиться діалогове вікно Создание стиля. Зі списку, що розкривається, Стиль виберіть стиль Абзаца чи Символа.

Клацніть у текстовому полі Имя і введіть ім'я нового стилю. Якщо ви хочете, щоб новий стиль ґрунтувався на вже наяв-ному, виберіть потрібний базовий стиль зі списку, що розкривається, Основан па стиле. Якщо ви хочете, щоб новий стиль став частиною шаблону, на якому базується поточний документ, установіть прапорець Добавить в шаблон.

Якщо ви не зробите цього, новий стиль буде використовуватися тільки в поточному документі. Прапорець Обновлять автоматически доступний тільки в разі створення стилю абзацу. Якщо ви його встановите, то в процесі внесення вручну змін формату абзацу, якому присвоєний даний стиль, усі зміни будуть внесені в опис стилю. Натисніть кнопку Формат і виберіть Шрифт чи Рамка для указания шрифта і/чи рамки в новом стиле. Коли ви внесете зміни формату, в ділянці вікна Образец ви побачите, який вигляд матиме новий стиль, а в ділянці вікна Описание з'явиться описелементів стилю.

У Word передбачені опції для форматування різноманітних елементів документа - символів, абзаців, сторінок і розділів. Найменшим елементом документа, що можна відформатувати, є символ. При форматуваннi символа будь-які типи форматування будуть застосовуватися до всіх символів виділеної частини тексту чи до всіх символів, що будуть введені після визначення типу форматування. Наступним елементом документа, до якого можна застосувати форматування, є абзац.

При форматуванні абзацу текст від одного маркера кінця абзацу до іншого буде поданий одним типом форматування. Маркери кінця абзацу з'являються при натисканні клавіші <Еnter>. Форматування символу визначає його вигляд на екрані монітору чи на папері. Форматування символу означає, що ви змінюєте його формат. Щоб забезпечити різноманітне сприймання, символи і рядки можна оформити різноманітними способами (і навіть їх сукупністю). Крім того, існує можливість подавати символи документа в різноманітних кольорах. Однак чи зможете ви розрізнити кольори на екрані або вивести на друк кольорове зображення, залежить від типу вашого принтера і монітора.

Для форматування символу передбачені різноманітні параметри, наведені в діалоговому вікні Шрифт.

Це дiалогове вікно з'являється при виконанні команди Формат та її опції Шрифт. У вкладенні Інтервал діалогового вікна Шрифт вміщені параметри для зміни iнтервалу між символами (обычный, разреженный, уплотненный), визначення Смещение (без смещения, вверх або вниз), а також для встановлення кернiнга (відстані між символами). Для того, щоб усунути формат символу чи застосувати його, виділіть текстовий фрагмент, який ви хочете відформатувати, або помістіть курсор туди, куди ви будете вводити символи встановленого формату. Після цього скористайтеся кнопками панелi форматування, щоб встановити певний тип форматування.

При форматування абзацу слід пам'ятати, що він складається з рядків. Форматування, застосоване до абзацу, поширюється на всі рядки абзацу до маркера кінця абзацу, що з'являється при натисканні клавіші <Еnter>. При форматуванні абзацу встановлюється довжина рядка, вирівнювання по лівому і правому краях, зазначається відстань між рядками і між абзацами, розставляється табуляція і визначається її тип.

Переходячи на новий рядок з допомогою комбiнації клавіш, а не просто клавіші, ви cпрощуєте процес форматування абзацу. При натисканні клавіш вставляється символ нового рядка (абзац при цьому не розбивається).

Міжрядковий iнтервал визначає відстань між рядками в абзаці. Для того, щоб змінити міжрядковий iнтервал, розмістіть курсор у будь-якому місці вибраного абзацу та встановіть потрібне значення з допомогою комбiнації клавіш або виконайте команду Формат та її опцію Абзац i у вкладенні Отступы и интервалы дiалогового вікна Абзац скористайтеся списком Межстрочный. Відстань між абзацами встановлюється в полях, що містяться в розділі Интервал вкладення Отступы и интервалы дiалогового вікна Абзац. В поля Перед і После вводяться значення iнтервалів відповідно перед і після абзацу. Як і при встановленні значення міжрядкового iнтервалу, значення iнтервалів між абзацами вводяться в пунктах (кожний пункт дорівнює 1/72 дюйма). Обрамлення - це засіб виділення тексту. Обрамлення часто використовується при оформленні буклетів. Щоб додати до абзаца обрамлення, виконайте команду Формат та її опцію Обрамление и заливка. Якщо ви часто використовуєте обрамлення, клацнiть мишкою на кнопці Показать панель у дiалоговому вікні Обрамление и заливка абзаца. На екрані з'явиться панель інструментів Обрамление, з допомогою якої можна дуже просто додати до абзацу обрамлення. Узор заливки встановлюється у вкладенні Заливка дiалогового вікна Обрамление и заливка абзаца Інтенсивність узору варіює від світло-сірого до суцільного чорного. Word значно cпрощує додавання в документ верхнього і нижнього колонтитулів.

Щоб додати в документ колонтитули, виконайте команду Вид та її опцію Колонтитулы, Word перейде в режим розмічування сторінки, і на екрані з'явиться панель інструментів Колонтитулы. Щоб перейти від верхнього колонтитула до нижнього, клацніть мишкою на кнопці Верхний/нижний колонтитул або прокрутіть з допомогою вертикальної смуги прокручування сторінку документа вниз. В колонтитул можна додати номер сторінки, дату і час. Для цього клацніть мишкою на кнопці Номер страницы , Дата чи Время на панелi інструментів Колонтитулы. Пам'ятайте, що текст у колонтитулах форматуєтся так само, як звичайний, тому відцентрувати номер сторінки, час чи дату можна так само, як при роботі зі звичайним текстом.

Нумерація стрінок - одна з найпростіших операцій форматування. Виконайте команду Вставка та її опцію Номера страниц, щоб відкрити дiалогове вікно Номера страниц. У цьому дiалоговому вікні зазначте положення номера на сторінці і вирівнювання щодо полів. Якщо клацнути мишкою на кнопці Формат, на екрані з'явиться дiалогове вікно Формат номера страницы. В цьому вікні вибирається формат нумерації.

Можна також занумерувати розділи документа, але для цього необхідно повідомити, де починається новий розділ (тобто вказати в списку Начинается со стиля стиль, що використовується в заголовках розділів вашого документа).

Крім того, можна занумерувати тільки частину сторінок документа чи почати нумерацію з певного номера.

Для создания нескольких одинаковых текстовых документов всегда можно воспользоваться буфером обмена. Создав документ один раз, можно скопировать его содержимое в другие документы и внести в них необходимые изменения. Но этот путь не самый эффективный, особенно в тех случаях, когда документы имеют некоторую общую часть и незначительно отличаются. Примером таких документов могут быть отсылаемые заказчикам письма о предстоящем событии (в этом случае такие документы будут отличаться лишь именем получателя, возможно незначительно - текстом письма). Еще одним примером могут быть стандартные формы для оформления заказа, в которые необходимо "вписывать" нужные данные.

Для решения таких задач в текстовом редакторе Microsoft Word можно воспользоваться шаблонами. Шаблон - это документ, сформировав который один раз, затем можно использовать для создания других документов. Создав свой шаблон, содержащий неизменяемую часть документа, можно впоследствии только вносить нужные правки в документ.

Любой документ текстового редактора Word создается на основе шаблона. Даже пустой документ, который мы привыкли видеть на экране после запуска программы, создается на основе шаблона заданного по умолчанию, его имя - normal.dot. Кроме этого стандартного шаблона, в редакторе есть несколько других для создания писем, факсов, заявлений и других типичных документов. Воспользоваться этими стандартными шаблонами можно, выбрав "Файл -> Создать". В результате в окне редактора появился область задач "Создание документа".

Отчеты: изисканный, современный, стандартный.

Публикации: брошюра, дисертация, руководство, справ очник.

Письма (стандартное, совремеенно) и факси: деловой, личный, изысканный.

Факс. Когда документ готов к отправке, выполните следующий пример.

{В окне Word} Файл > Создать... -> Общие шаблоны Письма и факсы Мастер факсов ОК Далее Следующий документ: Документ 1 Далее Другое приложение FAX Далее Введите сведения о получателе Далее Изысканный.

Далее Введите сведения об отправителе Далее Готово. Итак, титульная страница для факсимильного сообщения создана. При необходимости можно изменить некоторые параметры, например ввести примечание к сообщению, с помощью флажка установить специфику факса (секретно, срочно, на утверждение и т. д.) - После чего, убедившись в готовности созданного факсимильного сообщения к отправке, нажмите кнопку Отправить факс (Send Fax) на панели инструментов Мастер факсов.

Письмо. Как только Вы начинаете составлять письмо, он предлагает помощь в его подготовке. Мастер писем позволяет установить все параметры письма, его оформление, вставить общий текст (например, обратный адрес и адрес получателя), а также отредактировать письмо. В результате на составление письма уходит гораздо меньше времени за счет экономии на оформлении. Кроме того, мастер писем поможет создать конверт для письма и поместить на него адрес и другие необходимые атрибуты.

У шаблонах зберігаються стандартні тексти, панелі інструментів, макроси, сполучення клавіш, стилі й елементи списку автотексту. Найпростіший спосіб створити шаблон — відкрити документ, що містить елементи, які потрібно використовувати повторно, і зберегти його як шаблон. Якщо зберегти шаблон у папці «Шаблоны», то він з'явиться на вкладці Общие у разі вибору команди Создать (меню Файл).

Якщо зберегти шаблон в одній з папок, вкладених у папку Шаблоны, наприклад, Записки чи Отчеты, то, обравши команду Создать, матимемо його на вкладці з відповідною назвою. Щоб створити новий шаблон на основі існуючого документа, виберіть команду Открыть в меню Файл, а потім відкрийте потрібний документ. Щоб створити новий шаблон на основі існуючого, виберіть команду Создать в меню Файл. Виберіть шаблон, схожий на новостворюваний, установіть перемикач Новый документ у положення Шаблон, а потім натисніть кнопку ОК. Виберіть команду Файл/Сохранить как.

Виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файла. Це значення автоматично з'явиться у разі збереження файла, для якого під час створення був установлений тип Шаблону. За замовчуванням у полі Папка відкриється папка Шаблоны. Щоб побачити список шаблонів на окремій вкладці в діалоговому вікні Создание документа, відкрийте одну з папок, вкладених у папку Шаблоны. Введіть ім'я для нового шаблону в полі Имя файла і натисніть кнопку Сохранить. Додайте текст чи малюнки, що повинні з'являтися в усіх нових документах, що базуються на цьому шаблоні, і видаліть усі елементи, що не повинні з'являтися в документах.

Внесіть необхідні зміни в розміри полів і сторінок, визначте орієнтацію сторінок, стилі й інші параметри форматування. Натисніть кнопку Сохранить, а потім виберіть команду Закрыть в меню Файл. Щоб зробити елементи списку автотексту і макроси доступними лише для документів, що базуються на новому шаблоні, збережіть їх у новому шаблоні, а не в шаблоні Обычный. Зміна шаблону: Виберіть команду Файл/Открыть, а потім відкрийте шаблон, що потрібно змінити.

Якщо в діалоговому вікні Открытие документа немає списку шаблонів, виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файла. Змініть будь-які з наявних у шаблоні написи, малюнки, стилі, формати, макроси, елементи списку автотексту, панелі інструментів, настроювань меню і сполучень клавіш. Натисніть кнопку Сохранить.

Внесені в зміст і форматування шаблону зміни позначаються на всіх нових документах, створених на основі даного шаблону; існуючі документи не зміняться. Змінені стилі будуть оновлені в існуючих документах, тільки якщо встановлено прапорець Автоматически обновлять етили документа. Встановіть цей прапорець у вікні Шаблоны и надстройки, що викликається у разі вибору команди Сервис/Шаблоны и надстройки в меню.

Для форматування символу передбачені різноманітні параметри, наведені в дiалоговому вікні Шрифт (Font).

Це дiалогове вікно з'являється при виконанні команди Формат та її опції Шрифт (Format Font).

Відкритий діалог Шрифт показує поточні атрибути формату виділеного тексту. Якщо значення якогось атрибута змінюється у виділеному тексті (наприклад, деякі символи — напівжирні, а інші — ні), то поле, відповідне цьому атрибуту, залишається не-заповненим (або, якщо атрибут вмикається установкою прапорця, маркер буде сірого кольору).

У списку Шрифт наведені назви всіх шрифтів, встановлених у вашій системі. Зверніть увагу на те, як Word відмічає різні типи шрифтів. Шрифти принтера — це ті, які вбудовані у ваш поточний принтер, прийнятий за замовчуванням; якщо змінити його, то склад шрифтів принтера стане найімовірніше іншим. Кожний такий шрифт існує для обмеженої кількості розмірів.

Установка прапорців Верхний индекс і Нижний индекс підіймає або опускає текст на стандартну відстань і зменшує розміри символів. Щоб просто підняти чи опустити текст, не змінюючи його розміру, виберіть вкладку Интервал, виберіть зі списку Смещение значення Вверх або Вниз, а потім укажіть у лічильнику на точну відстань у пунктах, на яку текст має піднятися чи опуститися (1 пункт = 1/72 дюйма).

Прапорець Скрытый дає можливість робити текст невиди-мим на екрані або при друці документа. Для контролю відображення прихованого тексту застосовується команда Параметры в меню Сервис. Прихований текст буде видимим на екрані тільки за установлення прапорця. Для контролю відображення прихованого тексту застосовується команда Параметры в меню Сервис. Скрытый текст на вкладці Вид, а під час друкування — тільки під час установлення прапорця Скрытый текст на вкладці Печать.

Нарешті, ви можете натиснути кнопку По умолчанию, щоб змінити атрибути формату символів, що задаються за замовчанням, і привести їх у відповідність із значеннями на вкладках Шрифт і Интервал вікна діалогу Шрифт.

Натиснення кнопки По умолчанию (і відповідь Да на вимогу підтвердити своє рішення) призначає вибрані атрибути стилю Звичайний як документа, так і шаблону, на базі якого створювався документ. У процесі створення кожного нового документа на базі цього шаблону його текст матиме нові атрибути формату (однак кнопка За умолчанием не впливає на інші документи, що були створені раніше на основі цього шаблону).

Крім того, основні параметри шрифту (гарнітуру, розмір, зображення і підкреслення) можна задати за допомогою кнопок панелі інструментів Форматирование. (Якщо перед завданням параметрів шрифту виділити певний текстовий фрагмент, то вибрані параметри будуть застосовані до цього фрагмента. В іншому разі нові параметри поширюватимуться на текст, що вводиться.) У списку Анимация наведені назви всіх видів анімації, встановлених у вашій системі: По умолчанию, Вид анимации, НЕТ.

При форматування абзацу слід пам'ятати, що він складається з рядків. Форматування, застосоване до абзацу, поширюється на всі рядки абзацу до маркера кінця абзацу, що з'являється при натисканні клавіші <Еnter>. При форматуванні абзацу встановлюється довжина рядка, вирівнювання по лівому і правому краях, зазначається відстань між рядками і між абзацами, розставляється табуляція і визначається її тип. Переходячи на новий рядок з допомогою комбiнації клавіш, а не просто клавіші, ви cпрощуєте процес форматування абзацу. При натисканні клавіш вставляється символ нового рядка (абзац при цьому не розбивається). Міжрядковий iнтервал визначає відстань між рядками в абзаці.

Для того, щоб змінити міжрядковий iнтервал, розмістіть курсор у будь-якому місці вибраного абзацу та встановіть потрібне значення з допомогою комбiнації клавіш або виконайте команду Формат та її опцію Абзац i у вкладенні Отступы и интервалы дiалогового вікна Абзац скористайтеся списком Межстрочный. Відстань між абзацами встановлюється в полях, що містяться в розділі Интервал вкладення Отступы и интервалы дiалогового вікна Абзац. В поля Перед і После вводяться значення iнтервалів відповідно перед і після абзацу. Як і при встановленні значення міжрядкового iнтервалу, значення iнтервалів між абзацами вводяться в пунктах (кожний пункт дорівнює 1/72 дюйма).

Word значно cпрощує додавання в документ верхнього і нижнього колонтитулів. Щоб додати в документ колонтитули, виконайте команду Вид та її опцію Колонтитулы. Word перейде в режим розмічування сторінки, і на екрані з'явиться панель інструментів Колонтитулы. Щоб перейти від верхнього колонтитула до нижнього, клацніть мишкою на кнопці Верхний/нижний колонтитул або прокрутіть з допомогою вертикальної смуги прокручування сторінку документа вниз.

В колонтитул можна додати номер сторінки, дату і час. Для цього клацніть мишкою на кнопці Номер страницы, Дата чи Время на панелi інструментів Колонтитулы. Пам'ятайте, що текст у колонтитулах форматуєтся так само, як звичайний, тому відцентрувати номер сторінки, час чи дату можна так само, як при роботі зі звичайним текстом.

Обрамлення - це засіб виділення тексту. Обрамлення часто використовується при оформленні буклетів. Щоб додати до абзаца обрамлення, виконайте команду Формат та її опцію Обрамление и заливка. Якщо ви часто використовуєте обрамлення, клацнiть мишкою на кнопці Показать панель у дiалоговому вікні Обрамление и заливка абзаца. На екрані з'явиться панель інструментів Обрамление, з допомогою якої можна дуже просто додати до абзацу обрамлення. Узор заливки встановлюється у вкладенні Заливка дiалогового вікна Обрамление и заливка абзаца. Інтенсивність узору варіює від світло-сірого до суцільного чорного.

У програмі Word є чотири заздалегідь визначені режими створення стовпчиків: два стовпчики рівної ширини;три стовпчики рівної ширини; два нерівні за шириною стовпчики, причому ширший стовп чик розташовується ліворуч; два нерівні за шириною стовпчики, причому ширший стовпчик розташований праворуч.

Ви можете застосувати будь-який вид форматування колонок до всього документа, до поточного розділу, до виділеного тексту чи до тексту від поточної позиції курсора до кінця документа. Для цього слід виконати такі операції: Якщо ви хочете розбити на стовпчики лише частину документа, виділіть текст, що потрапить у стовпчики, чи встановіть курсор у позицію, з якої починатиметься розбивка на стовпчики, Word вставить лінію розриву, якщо потрібно. Виберіть команду Формат/Колонки... для відкриття діалогового вікна Колонки. У ділянці вікна Тип виберіть потрібний вам формат стовп-чиків, клацнувши на піктограмі з його зображенням. За допомогою списку, що розкривається, чи поля Применить вкажіть, до якої частини документа застосувати розбивку на стовпчики: Ко всему документу. К этому разделу, До конца документа. Word вставить лінію розриву замість поточної позиції курсора і застосує розбивку на стовпчики до останнього розділу документа. Встановіть прапорець Разделитель для виведення вертикальної лінії між колонками (як у газеті). Натисніть кнопку ОК.

Ви можете змінювати вже існуючі стовпчики: їх число, ширину й інтервал між ними. Для цього виконайте такі операції: Встановіть курсор у стовпчик, який хочете змінити. Виберіть команду Формат/Колонки... для відкриття діалогового вікна Колонки... Зміна параметрів у діалоговому вікні вплине на формат обраного вами стовпчика. Для того, щоб перетворити текст, розбитий на стовпчики, у звичайний текст (тобто в один стовпчик), виконайте такі дії. Виділіть текст, що ви збираєтеся перетворити, в один стовпчик.Виберіть команду Формат/Колонки... для відкриття діалогового вікна Колонки. В ділянці Тип клацніть на піктограмі одна. Натисніть кнопку ОК.

Автоформат у програмі Word допомагає створити привабливий вигляд документа, що легко читається, не примушуючи користувача відволікатися від змісту. Проводиться аналіз використання кожного абзацу в документі (наприклад, абзац є заголовком або елементом нумерованого списку), потім до кожного елемента застосовується відповідний стиль. Автоматично форматуються як гіперпосилання адреси Інтернету, мереж і електронної пошти, до частин документа, виділених зірочками (*) і знаками підкреслення, застосовується напівжирний або підкреслений шрифт відповідно, два дефіси (--) замінюються довгим тире (—) і т. ін.

Автоформат працює таким чином: автоматично в процесі введення документа форматуються заголовки, маркіровані і нумеровані списки, кордони, числа, символи і т. ін. Є можливості настройки роботи автоформату і відімкнення його зовсім; за допомогою команди Автоформат можна відразу відформатувати виділений текст або цілий неформатований документ, наприклад повідомлення електронної пошти. При цьому кожну зміну можна записати, прийняти або відмінити; під час відкриття повідомлень проводиться автоматичне форматування заголовків і списків. Можна легко відрізнити останнє повідомлення електронної пошти від попередніх.

Для того щоб вставити графічне зображення в документ, виконайте такі дії. Помістiть курсор в те місце документа, де має з'явитися графічне зображення.

Виконайте команду Вставка та її опцію, щоб відкрити дiалогове вікно Вставка рисунка. В поле Имя файла введіть ім'я файлу, в якому зберігається графічне зображення, чи виберіть його з поданого списку. Щоб побачити тільки файли певного типу, виберіть цей тип зі списку Тип файла.

Для того щоб змінити папку або дисковод, скористайтесь списком Папка і кнопкою Переход на один уровень вверх. Після того, як у полі опції Имя файла буде вказане ім'я, клацніть мишкою на кнопці Вывод содержимого у верхній частині дiалогового вікна, щоб побачити у вікні попереднього перегляду зображення, що зберігається в цьому файлі. Вікно попереднього перегляду дає змогу швидко проглянути файли.

Клацніть мишкою на кнопці OК, щоб закрити дiалоговое вікно і вставити графічне зображення в документ Word. Графічне зображення з'явиться у зазначеному курсором місці Графічне зображення, що вставляється в документ, слушно розглядати як один великий символ, наприклад такий, як гігантська буква А.

Якщо це так, то розміщувати навколо графічного зображення текст не можна, оскільки воно займає один гігантський текстовий рядок. Однак є змога вставити графічне зображення в кадр, і тоді можна буде помістити такий кадр із зображенням в будь-яке місце документа.

Текст буде автоматично розміщуватися навколо кадру (хоча, щоб побачити це, доведеться переключaтися в режим Разметка страницы. Графічні зображення можна не тільки імпортувати в документи Word, але і створювати безпосередньо у Word.

У Word є панель інструментів Рисование для створення графічних зображень. Якщо на екрані немає панелi Рисование, то для її активізації виконайте команду Вид та її опцію Панели инструментов, в дiалоговому вікні Панели инструментов встановіть прапорець напроти пункту Рисование і після цього клацніть мишкою на кнопці ОК.

Коли панель Рисование з'явиться на екрані, клацніть мишкою на будь-якій кнопці цієї панелi і використовуйте мишку для того, щоб намалювати будь-яку фігуру. Якщо додаток, в якому створюється графічне зображення, працює під Windows, то завжди можна використовувати буфер обміну для того, щоб cкопiювати зображення в документ Word. Для цього виконайте такі дії.

З меню Пуск запустіть векторний чи растровий графічний редактор. Після того, як в запущеному графічному редакторі буде створено зображення, скористайтеся інструментами виділення, щоб виділити потрібну частину зображення.

Виконайте команду Правка та її опцію Копировать (всі програми, що відповідають стандартам Windows, підтримують цю команду). Відкрийте потрібний документ, помістiть курсор в те місце документа, де повинно з'явитися графічне зображення, і виконайте команду Правка та її опцію Вставить. Внаслідок цього зображення, створене в іншій програмі, буде вставлене в документ Word.

Після того, як графічне зображення буде вставлене в документ Word, можна змінювати його розміри шляхом масштабування і урізання. Значно легше змінювати розміри графічних зображень з допомогою мишки, а не клавiатури. Для цього необхідно виділити зображення і перемістити відповідні маркери виділення. З допомогою клавiатури розміри можна змінити у такий спосіб: виконайте команду Формат та її опцію Рисунок і введіть новий розмір у дiалоговому вікні, що з'явилося.

До графічного зображення можна також додати обрамлення, виконавши команду Формат та її опцію Обрамление и заливка або клацнувши мишкою на кнопці Обрамление на панелi форматування. Однак до графічного зображення не можна застосувати заливку, як це робилося з абзацем. Зверніть увагу на те, що якщо ви виділите рисунок і виконаєте команду Формат та її опцію Обрамление и заливка вкладення Заливка (Shading) буде недосяжним.

Для масштабування графічного зображення спочатку виділіть його. Для цього клацніть на ньому кнопкою мишки. З допомогою клавiатури це робиться так: помістiть курсор ліворуч від рисунка і після цього, утримуючи натиснутою клавішу, натисніть клавішу <Ю>.

Щоб змінити розмір графічного зображення з допомогою мишки, перетягніть один з маркерів виділення так, щоб зображення набуло потрібного розміру. Якщо переміщувати маркер, розміщений по центру бокової сторони, то зміниться ширина. Якщо переміщувати маркер, розміщений по центру верхньої чи нижньої сторони, то зміниться висота.

При переміщенні кутових маркерів ширина і висота змінюються пропорційно. Для зміни розмірів графічного зображення з допомогою клавiатури виділіть його і виконайте команду Формат та її опцію Рисунок, щоб відкрити дiалоговое вікно Рисунок. Інколи об'єкти необхідно розміщувати в строго визначених місцях документа.

Для того щоб мати можливість змінити місце розташування об'єкта, необхідно спочатку помістити його в кадр. Об'єкти, що звичайно вставляються в кадр, є або графічними зображеннями, або таблицями, або текстовими фрагментами. Після поміщення в кадр об'єкт можна вставити в будь-яке місце документа. Одночасно з кадром переміщується і його вміст.

Можливо, користувачі, працюючи з настільними видавничими системами, вбачають призначення кадрів тільки в переміщенні графічних об'єктів. Але це не так. Кадри використовуються для переміщення і розміщення в певному місці документа і абзаців тексту.

Коли кадр поміщений у певне місце документа, можна вибрати спосіб розміщення тексту навколо нього. Зверніть увагу на те, що з кадрами найкраще працювати в режимі размiчування сторінки (в цьому режимі видно розміщення кадру і тексту навколо нього). Для того щоб вставити об'єкт у кадр, виділіть його і виконайте команду Вставка та її опцію Кадр. Існує й інший спосіб: клацніть правою кнопкою мишки на об'єкті і з контекстного меню виберіть команду Вставить рисунок в кадр. Після вставляння кадру самий об'єкт залишиться виділеним.

Тепер можна змінити розміри кадру і перемістити його в будь-яке місце документа. Зверніть увагу на те, що за замовчуванням кадр вставляється разом з обрамленням навколо об'єкта. Якщо ви видалите кадр, обрамлення навколо об'єкта залишиться.

Щоб його усунути, виконайте команду Формат та її опцію Обрамление и заливка і клацніть мишкою на відповідній кнопці у дiалоговому вікні, що з'явилося. Інколи виникають ситуації, коли в документ необхідно вставити пустий кадр. Останній часто використовується як місце, в яке потім буде вставлене графічне зображення чи текстовий фрагмент. Після вставляння пустого кадру в документі можна набирати будь-який текст. Щоб створити пустий кадр, виконайте такі дії. Переконайтеся в тому, що у тексті нічого не виділено.

Виконайте команду Вставка та її опцію Кадр. Перетягніть маркери кадру так, щоб установити потрібні розміри. Введіть в кадр текст. Якщо кадр необхідно збільшити, перетягніть його маркери. Коли кадр вставлений в документ, можна встановити його розмір, місце розташування і спосіб обтікання тексту. Щоправда, більшість цих дій можна виконати з допомогою мишки, деякі з них виконуються тільки з допомогою дiалогового вікна Кадр. Щоб відкрити дiалогове вікно Кадр, виділіть кадр і виконайте команду Формат та її опцію Кадр.Розміщення кадру по горизонталі і вертикалі визначається з допомогою груп параметрів По горизонтали і По вертикали.

Позиція зазначається щодо елемента документа чи сторінки залежно від того, який параметр встановлений у списку Относительно (відстань зазначається відносно краю сторінки, поля сторінки, колонки та абзацу, до якого прив'язаний кадр). В опції Перемещать с текстом розділу По вертикали зазначається, чи потрібно переміщувати кадр слідом за абзацем, до якого він прив'язаний.

Параметри в розділі Обтекание текста призначені для указання способу розміщення тексту навколо кадру. Якщо активізована опция Нет, то текст не буде обтікати кадр, якщо опція Вокруг, то текст буде обтікати кадр. Розмір кадру встановлюється в полях Ширина і Высота розділу Размер.

Після вставлення в документ кадр можна досить просто переміщати на нове місце. (Цю дію, а також інші подібні дії найкраще виконувати з допомогою мишки, а не клавiатури.) Розміри кадру можна змінити як з допомогою мишки, так і з допомогою клавiатури. За замовчуванням при вставлянні кадру вмикається режим обтікання тексту.

Ввімкнути або вимкнути цей режим для кожного окремого кадру можна з допомогою опцій розділу Обтекание текста дiалогового вікна Кадр.

Таблиця – це упорядкована в рядках і стовпцях інформація. Таблиця може складатися з будь-якої кількості рядків і стовпців. Перетинаючи, стовпці і рядки утворять комірки.

Якщо фрагмент тексту не поміщається в одній рядку, Word автоматично створює нову збільшує висоту осередків. Під час роботи з таблицями можна легко переставити рядки і стовпчики, і навіть привернути увагу деяким елементам таблиці з допомогою обрамлення і фонових заливок.

За допомогою засобів Word створення таблиць можна створити групу комірок, розміри яких автоматично збільшуються, щоб у них розмістився весь текст, що вводиться, чи графічні зображення. Єдине обмеження полягає в тім, що розмір комірки не повинен перевищувати розміру сторінки. Можна змінювати розміри стовпчиків і комірок, а також додавати рядки, стовпчики й комірки. Word має у своєму розпорядженні команди, що значно полегшать редагування таблиць.

Створення таблиці

У Word існує кілька способів створення таблиці в текстовому документі:

- вставити таблицю простої структури;

- накреслити таблицю довільної структури;

- перетворити фрагмент тексту в таблицю;

- вставити таблицю з колекції шаблонів (Word 2007).

Для таблиці можна застосовувати наступні властивості:

- розмір таблиці – задається шириною таблиці в сантиметрах або у відсотках від ширини сторінки;

- кількість стовпців і рядків у таблиці;

- вирівнювання таблиці на сторінці - може набувати таких значень: за лівим краєм, за правим краєм, по центру;

- обтікання таблиці текстом – може набувати таких значень: без обтікання, з обтіканням навколо таблиці;

- межі таблиці – задаються кольором, типом і шириною меж всієї таблиці або окремих її об'єктів;

- заливка об'єктів таблиці – задається кольором і візерунком та ін.

Редагування таблиці та її об'єктів

Задати розміри рядків і стовпців можна так: виділіть потрібний рядок і оберіть команду Таблица — Свойства таблицы.

Вставка рядка (стовпця) у таблицю.

Розташуйте курсор в один з рядків вище чи нижче від місця вставки. Оберіть команду меню Таблица —Добавить —Строки выше (або Строки ниже). Якщо ж потрібно вставити кілька рядків, наприклад два, виділіть два рядки та виконайте одну із зазначених команд. Вставка стовпців виконується аналогічно командою Столбцы слева (Столбцы справа).

Видалення рядків, стовпців, таблиці

Клацніть мишею всередині рядка чи стовпця, що видаляється, й оберіть команду меню Таблица → Удалить →(Столбцы або Строки). Для видалення усієї таблиці потрібно клацнути мишею всередині будь-якої комірки і виконати команду меню Таблица → Удалить → Таблица.

Зміна розмірів таблиці

Найпростіше розмір таблиці регулюється за допомогою маркера зміни розміру, який має вигляд маленького квадрата і з'являється в нижньому правому куті після виділення всієї таблиці. Встановіть на нього покажчик миші (покажчик набуде форми двосторонньої стрілки, орієнтованої по діагоналі таблиці), натисніть на кнопку миші й потягніть маркер у потрібний бік до одержання необхідного розміру таблиці по вертикалі та горизонталі й відпустіть кнопку.

Об'єднання комірок у таблиці

Іноді необхідно об'єднати кілька комірок. Для об'єднання слід виділити ці комірки і виконати команду Таблиця →Об'єднати комірки. У результаті інформація, розташована у виділених комірках, об'єднається в одній комірці.

Форматування таблиці

Вирівнювання тексту в комірці

У таблицях Word за умовчанням текст вирівнюється водночас по лівому і верхньому краях комірки. Змінити це можна так: виділіть елементи таблиці, в яких потрібне вирівнювання, і клацніть правою кнопкою миші по зоні виділення. З контекстного меню оберіть команду Выравнивание в ячейке й у палітрі оберіть спосіб вирівнювання або використати Таблица — Свойства таблицы.

Додавання обрамлення

Параметри діалогового вікна Границя і заливка дозволяють додати обрамлення навколо комірки чи групи комірок.

Додати обрамлення і заливку можна також за допомогою команди Таблиця → Автоформат. Якщо виконати цю команду, Word представить список різних стилів обрамлення і заливок. Тут потрібно вибрати який-небудь формат у діалоговому вікні Автоформат таблиці і клацнути на кнопці ОК.

Можна не тільки додати обрамлення, але і вказати його тип. Після цього вказати тип ліній і колір обрамлення, установивши лінію зверху, знизу, праворуч і ліворуч і додавши обрамлення усередині і зовні.

Сортування рядків таблиці

Рядки таблиці можна відсортувати за зростанням або спаданням. Сортування можна виконувати за даними одного, двох або трьох стовпців. Якщо обирається сортування, наприклад, за двома стовпцями, то спочатку рядки таблиці впорядковуються за вмістом першого вказаного стовпця. Потім для тих рядків, у яких вміст у першому з указаних стовпців збігається, виконується сортування за вмістом другого стовпця (Таблиця→Сортировка).

Виконання обчислень у таблиці

Текстовий процесор Word має засоби для проведення обчислень над числовими даними, розміщеними в клітинках таблиці. Для цього потрібно у відповідних клітинках таблиці записати формули для обчислення.

Формула задається виразом, який починається зі знака =. У цьому виразі можуть бути використані числа, знаки арифметичних дій, посилання на діапазон клітинок, вбудовані функції Word та інші.

Щоб провести обчислення, необхідно виконати такий алгоритм:

1. Установити курсор у клітинку, в якій повинен розміститися результат обчислень.

2. Виконати Макет → Дані → Формула що відкриває діалогове вікно Формула.

3. Записати у відповідному полі діалогового вікна формулу, ввівши її з клавіатури або вставивши необхідну функцію зі списку Вставити функцію.

4. Установити за потреби формат одержуваного результату.

5. Вибрати кнопку ОК.

Зміна даних у клітинках таблиці результати обчислень автоматично не змінює. Для оновлення результатів необхідно виділити таблицю чи клітинку з формулою і натиснути клавішу або в контекстному меню клітинки вибрати команду Оновити поле.

Визначення параметрів таблиці за допомогою меню Таблиця

Більш чітку таблицю можна створити за допомогою:

1.Виберіть команду Таблиця Добавити Таблиця.

З’явиться діалогове вікно Вставка таблиці.

2. Введіть потрібне число стовпців в поле Число стовпців.

3. Введіть потрібне число рядків в поле Число рядків.

4. В группі Автопідбір ширини стовпців потрібно вибрати один з трьох перемикачів:

~ Постійна. можна вибрати Авто, а це означає, що ширина стовпця буде залежити від тексту, поміщеного в стовпець. Інші параметри цього значення визначаються в сантиметрах.

~ По змісту. Ширина стовпця буде залежити від самого довгого рядка, поміщеного в стовпець.

~ По ширині вікна. Ширина таблиці встановлюється на основі ширини вікна, в якому відображається таблиця.

5. Якщо клацнути на кнопку автоформат, зявиться діалогове вікно Автоформат таблиці.

6. В списку Формати потрібно клацнути на одному з форматів таблиці, і якщо формат не влаштовує користувача то він може змінювати всі доступні параметри в цьому діалоговому вікні.

У вікні Зразок буде показан зразок таблиці, створеної з використанням вибраного формату. При установці якого-небудь вспоміжного перемикача в групі Змінити оформлення у вікні Зразок будуть відображені всі змін. зв’язані з цим перемикачем.

7. Після вибору формату таблиці і зв’язаних з ним параметрів потрібно клацнути на кнопці ОК.

Знову з’явиться вікно Вставка таблиці.

8. Клацніть по кнопці ОК.

Додавання та видалення рядків і стовпців таблиці

Щоб видалити рядок або стовпець, потрібно:

1. Помістити курсор мишки в той рядок або в той стовпець, який потрібно видалити.

2. Вибрати команду Таблиця Видалити Рядки або Стовпці.

Щоб добавити рядок або стовпець, потрібно:

1. Помістити курсор мишки в любий рядок або стовпець.

2. Вибрати команду Таблиця Добавити Стовпці зліва або стовпці зправа, або Рядки вище, Рядки нижче.

Щоб добавити комірки, потрібно:

1. Помістіть курсор мишки в ту комірку, яку потрібно видалити.

2. Вибрати команду Таблиця Добавити Комірки.

З’явиться діалогове вікно Добавлення комірок.

3. Встановити необхідний перемикач, і натиснути на ОК.

Зміна розмірів таблиці, висоти рядків і ширини стовпців

Для зміни висоти рядка або ширини стовпця, потрібно:

1. Виберіть команду Вигляд Лінійка.

Word відобразить вертикальну лінійку зліва від сторінки і горизонтальну лінійку – зверху.

2. Клацнути в таблиці яку потрібно змінити.

Відобразяться маркери настройки рядків та стовпців таблиці.

3. Підвести курсор к одному із маркерів Висота рядка таблиці (сірі прямокутники) на вертикальній лінійці або Переміщення стовпця таблиці (сірі квадратні маркери) на горизонтальній лінійці.

4. Потім потрібно натиснути ліву кнопку мишки і перетащити маркер вверх або вниз.

Word відобразить пінктирну лінію, яка показує, якою буде висота рядка або ширина стовпця після того, як буде отпущена мишка.

5. Після чого потрібно відпустити мишку, коли получите необхідний результат.

Ввід точного значення висоти рядка або ширини стовпця

Щоб задати точне значення рядка або ширини стовпця, потрібно:

1. Клацніть мишкою в рядку або стовпці, які потрібно змінити.

2. Виберати команду Таблиця Властивості таблиці.

З’явиться діалогове вікно Властивості таблиці.

3. Перейти на вкладку Рядок або Стовпець.

4. Всатновіть флажок Висота або Ширина в групі Розмір, щоб задати значення висоти рядку або ширини стовпця, наприклад 0,5 см.

5. Клацнути в полі режим групи Розмір і вибрати один з варіантів – Мінімуму або Точно (при настройці ширини стовпців виберіть варіант Сантиметри або Процент).

Якщо вибрати варіант Мінімум, висота строк ніколи не буде меньше вказаного значення, але може бути більше цього значення (що залежить від кількості тексту, введеного в рядок). Якщо необхідно, щоб всі рядки були однієї висоти, потрібно вибрати варіант Точно.

Вибрав варіант вимірення ширини стовпця в сантиметрах, можна буде задати точне значення ширини стовпця. якщо ж користувача більше цікавить не ширина стовпця, а зовнішній вигляд таблиці, незалежно від того, як буде змінюватись її розміри, потрібно вибрати варіант Процент.

6. Клацнути на кнопку ОК.

Для того щоб помістити таблицю в документ, виконайте команду Таблица та її опцію Вставить таблицу або клацніть мишкою на кнопці Вставить таблицу на стандартній панелi інструментів. Після виконання команди Таблица та її опції Вставить таблицу на екрані з'явиться діалогове вікно Вставка таблицы.

У полі Число столбцов вводиться кількість граф у таблиці. За замовчуванням Word пропонує 2 графи, однак можна ввести будь-яке їх число (аж до 31). У полі Число строк вводиться кількість рядків у таблиці. Пізніше можна додатково вставити необхідну кількість рядків. У полі Ширина столбца можна або залишити параметр Auto, що встановлюється за замовчуванням, або ввести значення ширини графи. Якщо використовується параметр Auto, ширина всіх граф буде однаковою. Можливо, ви вже звернули увагу на те, що в цьому дiалоговому вікні є кнопка Мастер. Майстер таблиць з допомогою дiалогових вікон дасть змогу створити таблицю необхідної структури.

Після цього він вставить таблицю в документ. Використання Майстра є зручним і швидким засобом для створення стандартних таблиць. Після створення таблиці в кожну комірку вводяться дані. Для переходу до наступної комірки таблиці в процесі введення інформації натисніть клавішу <Тab>, а щоб повернутися до попередньої комірки - комбiнацію клавіш. Якщо курсор розміщений в нижній правій комірці таблиці і ви натиснете клавішу <Тab>, у таблицю буде додано ще один рядок. З допомогою клавіш управління курсором можна легко переміщати курсор по таблиці, а також змінювати її розміри.

Переміщати курсор по таблиці можна і з допомогою мишки. Клацніть мишкою на будь-якій ко-мірці таблиці, і ви помістите у неї курсор. Щоб перейти від однієї комірки таблиці до іншої, вам надається можливість або клацнути мишкою на потрібній комірці, або натиснути клавішу <Таb> (щоб перейти на наступну комірку), або натиснути комбiнацію клавіш (щоб перейти на попередню комірку). Для переміщення по таблиці використовуються ті самі клавіші, що й для переміщeня по документу.

Якщо ви натиснете клавішу <Таb>, коли курсор розміщений в правій нижній комірці таблиці, то до таблиці автоматично додається новий рядок і курсор разміститься в першій комірці нового рядка. Додавати нові рядки можна і з допомогою команди Таблица та її опції Вставить строки чи клацнувши мишкою на кнопці Вставить строки на стандартній панелi інструментів (залежно від ситуації ця кнопка може називатися порізному: Вставить таблицу, Вставить столбцы і Вставить ячейки).

Проте найпростіший спосіб - використати клавішу <Таb>. Існує кілька способів редагування таблиці після того, як вона створена і в неї введений текст. Ви можете додати і видалити рядки і графи, об'єднати інформацію, що розміщена в кількох комірках, і, крім того, поділити таблицю на кілька частин. Але перш ніж розпочати редагування таблиці, треба навчитися виділяти комірки. Для того щоб виділити комірки в таблиці, скористайтесь такими самими прийомами, що і при виділенні звичайного тексту.

Отже, клацніть мишкою і перетягніть курсор мишки по тексту в одній чи кількох комірках або, утримуючи натиснутою клавішу, натисніть одну з клавіш управління курсором.

Щоб вилучити з таблиці рядки, графи або комірки, спочатку треба виділити останні, а після цього виконати команду Таблица та її опцію Удалить ячейки. В дiалоговому вікні Удаление ячеек визначено, як це можна зробити. Со сдвигом вліво, Со сдвигом вверх, Удалить всю строку, Удалить весь столбец. Щоб додати комірку або групу комірок, скористайтесь командою Вставка ячеек. Спочатку виділіть комірку, поряд з якою буде розміщена нова комірка або група комірок.

Після цього виконайте команду Таблица та її опцію Вставить ячейки або клацніть мишкою на кнопці Вставить ячейки стандартної панелi інструментів. Вибравши один з пунктів у дiалоговому вікні Вставка ячеек ви вкажете, що треба зробити: додати рядок або зсунути комірки після додавання нових. Інколи необхідно об'єднати кілька комірок.

Для того щоб об'єднати інформацію, що міститься в сусідніх комірках рядка, і помістити її в одну комірку, виділіть ці комірки і виконайте команду Таблица та її опцію Объединить ячейки. Як результат виконання цих дій інформація, розміщена у виділених комірках, об'єднається в одній комірці.Зверніть увагу на те, що вміст двох комірок об'єднано і розміщено в одній комірці Таблицю можна розбити по горизонталі по будь-якому рядку. Якщо ви виконаєте команду Таблица та її опцію Разбить таблицу, то таблиця поділиться на дві, причому поділ відбудеться перед тим рядком, в якому розміщений курсор. (Для того щоб розбити таблицю, можна також натиснути комбiнацію клавіш <Сtrl + Shift + Enter>.) Ця операція використовується тоді, коли потрібно відокремити групи в таб-лиці. Розбиття таблиці дає змогу подати групи більш наочно. Крім того, таблиці розбиваються в тому випадку, коли необхідно помістити текст не в саму таблицю, а між її рядками.

У Word можна відформатувати не тільки вміст таблиці (звичайно це текст), а й саму таблицю. Форматування тексту всередині таблиці виконується з допомогою тих самих засобів, що і форматування символів і абзаців. Наприклад, якщо ви бажаєте використати напівжирний шрифт, виділіть текст і клацніть мишкою на кнопці Полужирный на стандартній панелi інструментів чи натисніть комбiнацію клавіш <Сtrl+В>.

Якщо ви хочете змінити формат самої таблиці (а не її вмісту), виконайте команду Таблица та її опцію Автоформат, щоб відкрити дiалогове вікно Автоформат таблицы, в якому виберіть один з поданих форматів і застосуйте його до своєї таблиці. Виберіть потрібний формат і вкажіть частини таблиці, які потрібно відформатувати, причому ви можете встановити будь-яку кількість прапорців опцій. У вікні попереднього перегляду Образец подана таблиця після форматування. Якщо ви встановили всі потрібні параметри, клацніть мишкою на кнопці ОК.

Параметри дiалогового вікна Обрамление и заливка ячейки дають змогу додати обрамлення навколо комірки або групи комірок. Виділіть комірку або групу комірок, відкрийте дiалогове вікно Обрамление и заливка ячейки, виконавши команду Формат та її опцію Обрамление и заливка, курсор при цьому повинен розміщуватися всередині таблиці. Обрамлення, встановлені з допомогою цього дiалогового вікна, на відміну від від сітки таблиці, виводяться на друк. Обрамлення виконується саме по лініям цієї сітки.

Розміщення обрамлення залежить вiд того, які параметри ви встано-вили в дiалоговому вікні Обрамление и заливка ячейки.Після встановлення відповідних параметрів до виділеної коміpки (або групи комірок) буде додано обрамлення.

Сортування інформації. Можливо, при впорядкуванні даних в алфавітному чи іншому порядку (в основному в таблицях) ви стикаєтеся з труднощами. Пропонуємо скористатися командою Сортировка.Пам'ятайте, що команда Сортировка (Sort) призначена не тільки для сортування даних у таблиці. З її допомогою можна сортувати елементи будь-якого списку, і немає значення, розміщені вони в таблиці чи в простому списку із символами кінця абзацу в кінці кожного рядка.Сортування здійснюється в алфавітно-цифровому порядку. Виберіть напрямок сортування (за зменшенням або за збільшенням) і його тип (за текстом, датою або числом).

Для того, щоб відсортувати дані в таблиці, зробіть ось що.Виділіть колонку, рядок чи елементи таблиці, які ви бажаєте відсортувати. Виконайте команду Таблица та її опцію Сортировка. (Якщо інформація, що виділена, знаходиться не в таблиці, ця опція буде називатися Сортировка текста, На екрані з'явиться дiалогове вікно Сортировка. Якщо в тексті є заголовки, які ви не бажаєте сортувати, в розділі Список виберіть пункт Со строкой заголовка.У розділі Сортировать виберіть графу, за якою треба сортувати в першу чергу. В списку Тип вкажіть тип інформації, що міститься в графі, вибравши пункт Текст (Text), Число чи Дата. Після цього вкажіть напрямок сортування, вибравши опцію По возрастанию або опцію По убыванию. Повторіть пп. 4 і 5 для сортування інформації в решті граф.Клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб виконати сортування

Укажите место для вставки формулы. В меню Вставка выберите команду Объект, а затем откройте вкладку Создание. В списке Тип объекта выберите Microsoft Equation 3.0.

Если редактор формул недоступен, его необходимо установить.Нажмите кнопку OK. Создайте формулу, выборирая символы на панели инструментов Формула и вводя переменные и числа с клавиатуры.

Верхняя строка панели инструментов Формула содержит более 150 математических символов. Нижняя строка используется для выбора разнообразных шаблонов, предназначенных для построения дробей, интегралов, сумм и других сложных выражений. Для получения справочных сведений выберите команду Вызов справки в меню Справка. Чтобы вернуться в Microsoft Word, щелкните документ.

Для введення формул у таблицю виконайте наступні дії: Виділіть комірку, зв яку буде поміщений результат.

Виберіть команду Формула в меню Таблица. Якщо Word пропонує непідходящу формулу, видаліть її з поля Формула. У списку Вставить функцию виберіть функцію. Наприклад, для складання чисел виберіть SUM.Для посилання на комірки таблиці введіть їх у дужках у формулу.

Наприклад, для посилання на комірки А1 і В4 уведіть =SUM(al, Ь4).У поле Формат числа уведіть формат для чисел. Наприклад, для відображення чисел у вигляді відсотків виберіть 0,00 %. Word вставляє результат обчислення в обрану комірку у вигляді поля. Змінивши посилання на комірки, результати обчислень можна оновити, виділивши поле і натиснувши клавішу F9.

В документи Word можна вставляти діаграми і графіки, створені програмою Microsoft Graph, що спеціально призначена для побудови різноманітних графіків.

Крім того, можна вставляти діаграми, створені в програмах, спеціально призначених для обробки електронних таблиць, таких як Lotus 1-2-3, Excel і Microsoft Works.

Щоб у документ Word вставити діаграму, створену з допомогою Microsoft Graph, зробіть ось що.Виконайте команду Вставка та її опцію Объект, щоб відкрити дiалогове вікно Вставка объекта, і виберіть вкладення Создание.

В списку Тип объекта виберіть пункт Microsoft Graph 5.0 і клацніть мишкою на кнопці ОК. На екрані з'явиться встановлена за замовчуванням діаграма і вікно таблиці даних.

Зміниться також головне меню: в ньому будуть подані пункти, спеціально призначені для роботи з діаграмами. В таблицю даних вводяться значення, що використовуються при побудові діаграми.

Якщо ви працюєте з такими програмами, як Microsoft Excel, Microsoft Works або іншими, що відповідають стандартам Windows, то для копіювання діаграм із цих програм в документ Word використовуйте буфер обміну. Буфер обміну слугує для копіювання в документи Word будь-якої інформації із всіх додатків Windows.

У текстовому редакторі MS WORD для встановлення параметрів сторінки використовується пункт основного меню файл> параметры страницы. При натисканні на цей пункт з’являється вікно яке складається із чотирьох закладок:

Поля – вводиться потрібні поля із всіх сторін документа (зліва, справа, зверху та знизу), також вводиться відстань від краю до колонтитула верхнього та нижнього, а також вказується до чого примінити вказані дані (до всього документу, до кінця документу, до абзацу та ін.) При натисканні кнопки “по умолчанию” виставлені раніше параметри зміняться по замовчуванню, також можна задати “переплет” – на сторінці крім заданих полів відводиться місце для швидкозшивача.

Размер бумаги. При активізуванні закладки вказується розмір па­перу, є можливість вказати тип паперу (А3, А4 та ін.) , вказується орієнтація паперу: книжна або альбомна, також можна вказати до чого примінити вказані параметри, можна також вказати параметри по замовчуванню.

Источник бумаги. При активізуванні закладки є можливість вказати на чому ми плануємо друкувати даний документ, першу та решту сторінок (конверт із листками, автоподача листків, та ін), можна вказати параметри по замовчуванню та до чого будуть застосовані дані параметри.

Друк документів

Друкувати документ можна двома способами: натиснути на кнопку панелі інструментів у вигляді принтера, при цьому з’явиться вікно текучого принтера у якому може бути вказано залишок фарби та інші параметри настройки принтера. Також можна здійснювати друк за допомогою пункту основного меню файл > печать, або комбіна­цією клавіш Ctrl + Z після цього відкриється вікно.

У якому вказується принтер, сторінки, які потрібно надрукувати, друкувати весь документ або парні чи непарні сторінки, число копій. При натисканні кно­пки параметри можна вказати тип подачі паперу, якість друку (чорновий, найкращий), кнопка свой­ства дає можливість вка­зати будь який розмір та тип паперу та інші параметри друку. Після в казання усіх параметрів слід натиснути клавішу OK.

Будь-який текстовий процесор дозволяє роздруковувати документ. Але Word має більш широкі можливості (можна друкувати тільки вибрані частини документа, кілька копій документа, виводити на друк інформацію, що стосується документа - коротку довідку про документ, анотації, елементи автотексту, таблиці стилів). Для роздрукування документа виконайте команду Файл та її опцію Печать.

На екрані з'явиться діалогове вікно Печать. У діалоговому вікні Печать можна задавати такі параметри. Принтер. Зі списку Имя розділу Принтер можна вибрати принтер, з яким користувач збирається працювати. Після вибору принтера Word повідомить про його стан.Копии. В розділі Копии у полі Число копий вказується кількість копій документа (за замовчуванням буде віддрукована одна копія).

При друкуванні багатосторінкового документа в кількох примірниках можна надрукувати всі копії першої сторінки, потім другої тощо або повністю надрукувати перший примірник документа, після цього другий тощо. Якщо користувач бажає надрукувати перший примірник, а потім решту, необхідно встановити прапорець опції Разобрать по копиям. А якщо потрібно друкувати спочатку всі копії першої сторінки, потім - другої тощо, необхідно зняти цей прапорець.Страницы. Встановлення параметрів сторінки у розділі Страницы визначає, яка частина документа буде виведена на друк.

Щоб роздрукувати весь документ, виберіть опцію Все. При виборі опції Выделенный фрагмент буде друкуватися тільки вибраний фрагмент документа. Якщо вибрати опцію Текущая, буде роздрукована тільки поточна сторінка. Вибравши опцію Номера, можна вивести на друк сторінки, номери яких будуть вказані в полі праворуч. Вывести на печать. У цьому списку пункт Все страницы диапазона вибирається для того, щоб віддрукувати всі сторінки, вказані в полі Страницы.

Можна також роздруковувати тільки парні або непарні сторінки. Параметры. Клацніть мишкою на цій кнопці, щоб відтворити на екрані вікно Параметры для настроювання параметрів друку.Свойства. Після клацання мишкою на цій кнопці на екрані з'явиться вікно Свойства принтера. У ньому настроюються різні параметри принтера. Кожному типу принтера будуть відповідати свої параметри. Напечатать. З допомогою цієї опції визначається тип інформації, що виводиться на друк.

Встановивши необхідні параметри у діалоговому вікні Печать, клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб почати роздрукування документа. Інколи буває необхідно роздрукувати документ в альбомній орієнтації. Це особливо доцільно при роботі з документами, які, наприклад, вміщують таблиці або рисунки. Якщо ваш принтер дає змогу друкувати такий документ, то встановити альбомну орієнтацію дуже просто.

Для виведення на друк документа в альбомній орієнтації виконайте команду Файл та її опцію Параметры страницы і в діалоговому вікні Параметры страницы активізуйте вкладення Размер бумаги. В розділі Ориентация виберіть пункт Альбомная і клацніть мишкою на кнопці ОК. Після цього для друкування документа виконайте команду Файл та її опцію Печать. Якщо в діалоговому вікні Параметры страницы відсутній пункт Альбомная, то ваш принтер не дає змоги друкувати документ у такій орієнтації.

У діалоговому вікні Печать можна задавати такі параметри. Страницы. Встановлення параметрів сторінки у розділі Страницы (Page Range) визначає, яка частина документа буде виведена на друк.

Щоб роздрукувати весь документ, виберіть опцію все (All). При виборі опції Выделенный фрагмент (Selection) буде друкуватися тільки вибраний фрагмент документа.

Якщо вибрати опцію Текущая (Current Page), буде роздрукована тільки поточна сторінка. Вибравши опцію Номера (Pages), можна вивести на друк сторінки, номери яких будуть вказані в полі праворуч. Вывести на печать. У цьому списку пункт Все страницы диапазона (All Pages in Range) вибирається для того, щоб віддрукувати всі сторінки, вказані в полі Страницы (Pages). Можна також роздруковувати тільки парні або непарні сторінки.

Популярність персональних комп'ютерів визначається, в основному, різноманітністю прикладних програм. На цей час серед ділових застосувань персональних комп'ютерів особливу роль відіграють електронні таблиці, які часто стають ядром інформаційних систем при автоматизації робочих місць.

В основі електронної таблиці лежить "електронна" модель звичайної таблиці, поділеної на графи (колонки), рядки і клітинки. Реалізація такої моделі дає змогу користувачеві переглядати на екрані дисплея ділянку таблиці, переміщувати видиму частину (вікно) таблиці, вибирати потрібні йому клітинки, вводити, редагувати і форматувати дані в них.

Табличні дані можуть бути зображені у вигляді чисел і текстів, формул, функцій та інших операцій з даними. Електронні таблиці дають змогу не тільки швидко перераховувати таблицю, виконуючи досить складні економічні, інженерні, наукові розрахунки, а й аналізувати проблеми типу: "А що буде, якщо . . .?".

У багатьох випадках застосування таких програм значно знижує потребу в спеціальному програмному забезпеченні і полегшує перехід до комп'ютеризованої обробки даних для користувача-початківця. Наведемо стандартний набір покажчиків і можливостей, що враховуються консультантами з програмного забезпечення і користувачами при виборі і порівнянні електронних таблиць: зв'язок між таблицями; припустимість одночасної обробки в таблиці текстів, чисел, дат, арифметичних і логічних виразів, захист клітинок від редагування; графічні можливості; інтерфейс користувача управління "табличними базами даних", обсяг бібліотеки функцій та операцій, комунікації.

Microsoft Excel є складовою офісного пакета Microsoft Office, тісно інтегрованого з іншими додатками, що входять у пакет, що дає змогу імпортувати й експортувати дані з інших додатків, створювати зв'язані документи та зберігати в них єдиний стиль.Меню та панелі інструментів Excel максимально відповідають меню і панелям Microsoft Word.

Усі діалогові вікна додатків Windows, створених Microsoft, витримані в єдиному стилі. Ярлики вкладок у верхній частині діалогового вікна, подібні до ярликів аркушів у нижній частині вікна робочої книги, дають змогу швидко переходити від однієї вкладки до іншої. Наприклад, різні вкладки діалогового вікна Формат ячеек дають можливість установити числові формати, типи вирівнювання, шрифти, рамки, додати візерунки, встановити захист комірок і багато чого іншого.

Реалізовано можливість перетягування даних з Excel до інших додатків з пакета Microsoft Office, а також підтримку другої версії протоколу зв'язку та впровадження об'єктів (Object Linking and Embedding, OLE 2). Для полегшення роботи в Microsoft Excel передбачені різні засоби, що полегшують рутинну роботу. Одним з таких засобів є Майстри (помічники). їх небагато: Мастер Диаграмм, що дає можливість спростити побудову діаграм; Мастер Функций, що дає можливість спростити написання функцій; Мастер Подсказок для швидкого пошуку інформації (хоча він і не є майстром у прямому значенні цього слова); Мастер Web-страниц для створення HTML-сторінки за допомогою Microsoft Excel;

Мастер шаблонов дає можливість створити новий шаблон чи базу даних; Мастер сводных таблиц дає можливість аналізувати не тільки будь-який зріз наявної інформації, а й упорядковувати стовпці, рядки та заголовки сторінок методом «перетягнути і відпустити». Мастер преобразований дає можливість конвертувати до кументи в Excel з інших форматів. У Microsoft Excel включені деякі можливості, що дають змогу спростити роботу і виконати необхідні обчислення.

Excel, як видно з усього сказаного вище, вельми потужний інструмент для розв'язування задач, пов'язаних з масивами різноманітних даних, тому сфер його застосування чимало, починаючи від бухгалтерських і складських задач і закінчуючи розрахунками динамічних задач макроекономіки. У редакторі таблиць Excel зручно вирішувати задачі лінійної алгебри, такі як робота з матрицями й ін. Так само є всі можливості для повноцінної роботи (сортування, вибірка, зведені таблиці, аналіз) з базами даних. Завдяки наявності мови програмування в редакторі Excel можливе створення різних користувацьких програм, що автоматизують специфічні стандартні задачі.

Робочий аркуш — це власне електронна таблиця, основний тип документа, використовуваний в Excel для збереження та маніпулювання даними.

Він складається з комірок, організованих у стовпці і рядки, і завжди є частиною робочої книги. Робочі книги — це файли MS Excel, що можуть містити один чи кілька робочих аркушів. Такі файли мають розширення .xls. Комірка — це основний елемент електронної таблиці, лише в ній може міститися якась інформація (текст, значення, формули).

Структура комірки Excel: 1-й рівень містить видиме на екрані зображення (тобто відформатований текст чи результат обчислення формули). 2-й рівень містить формати комірки (формат чисел, шрифти, вимикач/вмикач ознаки, показувати чи ні комірку, вид рамки, захист комірки). 3-й рівень містить формулу, що може складатися з тексту, числа чи вбудованих функцій. 4-й рівень містить ім'я комірки, це ім'я може використовуватися у формулах інших комірок, при цьому забезпечується абсолютна адресація даної комірки.

5-й рівень містить примітки даної комірки (довільний текст). Якщо комірка містить примітку, то в правому верхньому куті з'являється червоний квадратик (крапка).

Комірка — це основний елемент електронної таблиці, лише в ній може міститися якась інформація (текст, значення, формули).

Структура комірки Excel:

1-й рівень містить видиме на екрані зображення (тобто від-форматований текст чи результат обчислення формули).

2-й рівень містить формати комірки (формат чисел, шрифти, вимикач/вмикач ознаки, показувати чи ні комірку, вид рамки, захист комірки).

3-й рівень містить формулу, що може складатися з тексту, числа чи вбудованих функцій.

4-й рівень містить ім'я комірки, це ім'я може використовуватися у формулах інших комірок, при цьому забезпечується абсолютна адресація даної комірки.

5-й рівень містить примітки даної комірки (довільний текст). Якщо комірка містить примітку, то в правому верхньому куті з'являється червоний квадратик (крапка).

Для введення даних у клітинку потрібно клацнути по ній, ввести потрібну інформацію і натиснути ENTER чи ESC. Отображение нескольких строк текста внутри ячейки: Выделите ячейки, формат которых требуется изменить. В меню Формат выберите команду Ячейки и откройте вкладку Выравнивание. В группе Отображение установите флажок переносить по словам.

Для роботи з кількома комірками відразу необхідно виділити блок комірок. Це робиться в такий спосіб: клацнувши на комірці і утримуючи кнопку миші, протягнемо по аркушу покажчиком миші. При цьому буде зроблено виділення суміжних комірок. Блок описується двома адресами, розділеними знаком двокрапки — адресою верхньої лівої та нижньої правої комірок. На рис. 8.4, 8.5, наприклад, виділений блок: A2:D4.

Для вибору діапазону клітинок можна використовувати також мишку і клавішу: клацніть кнопкою мишки на першій клітинці, потім натисніть клавішу і, не відпускаючи її, клацніть на останній клітинці діапазону (всі клітинки між першою і останньою будуть вибрані, а активною стане остання клітинка). Наприклад, якщо користувач клацнув на клітинці В2, потім натиснув клавішу і клацнув мишкою на клітинці Е15, то буде вибраний діапазон клітинок від В2 до Е15 (активною стає клітинка Е15). Якщо користувачеві потрібно вибрати дуже великий діапазон клітинок, то це можна зробити з допомогою команди Перейти: виберіть першу клітинку діапазону клітинок, який має бути вибраним; натисніть клавішу для відкриття діалогового вікна Переход; у текстовому полі Ссылка (Reference) введіть координати останньої клітинки діапазону; натисніть клавішу і, не відпускаючи її, клацніть мишкою на кнопці ОК. Є й інші можливості вибору діапазону клітинок. Вибрати весь рядок можна, клацнувши мишкою на заголовку рядка у лівій частині таблиці, а вибрати весь стовпчик - клацнувши мишкою на заголовку стовпця у верхній частині таблиці.

Для введення інформації в задану комірку потрібно встановити на неї курсор чи натиснути мишею на цю комірку. Після цього можна починати вводити дані. З уведенням першого символу ви переходите в режим уведення, при цьому в рядку стану відображається слово Введение.

Во время ввода содержимое одновременно появляется и в ячейке, и в поле ввода строки формул; левее поля ввода появляются галочка и крестик. Текст, выходящий за рамки столбца, продолжается в последующих ячейках, если они пусты. В противном случае изображение текста в ячейке обрезается. При этом часть текста, не поместившаяся в ячейке, не пропадает (она только не отображается), а, кроме того, в строке формул весь вводимый текст виден целиком.

Если увеличить ширину столбца, в ячейке появится невидимая ранее часть текста. Если вводимый текст должен начинаться со знака равенства, то перед знаком равенства следует вставить одинарную кавычку (прямой апостроф). Это связано с тем, что текст, начинающийся со знака равенства, интерпретируется программой Excel как формула. Апостроф, который в активной ячейке не отображается (он виден только в строке формул), указывает программе Excel, что далее последует текст, а не формула.

Если листы сгруппированы, то информация вводится одновременно во все листы.

Якщо інформація вже введена в комірку і потрібно лише додати чи скорегувати раніше введені дані, двічі натисніть мишею на потрібній комірці чи натисніть клавішу F2, коли необхідна комірка виділена. При цьому ви переходите в режим введення і можете внести необхідні зміни в дані, що знаходяться в цій комірці.

Ви можете відновити вміст комірки, не виходячи з режиму введення. Для цього потрібно натиснути Ctrl +Z чи Esc. Відновлення даних і вихід з режиму введення здійснюється натисканням мишею червоного хрестика, розташованого в рядку введення. Рядок уведення Смуга під панелями інструментів Microsoft Excel, використовується для введення чи редагування значень або формул в осередках чи діаграмах. Тут виводиться постійне значення чи формула активної комірки. Для введення даних виділіть комірку, введіть дані і натисніть кнопку із зеленою «галочкою» чи Enter. Дані з'являються в рядку формул у міру їх набору.

Поле імені розташоване в лівому кінці рядка введення. Використовуйте поле імені для надання імен активній комірці чи виділеному блоку. Для цього клацніть на полі імені, введіть туди ім'я і натисніть Enter. Такі імена можна використовувати при написанні формул чи при побудові діаграм. Також поле імені можна використовувати для переходу до пойменованого осередку чи блоку. Для цього відкрийте список і виберіть з нього потрібне ім'я.

Копіювання даних здійснюється в стандартний для середовища Windows спосіб: виділіть частину комірки чи кілька комірок; скопіюйте виділений діапазон у буфер обміну. Після цього ви можете відновлювати вміст виділеного блоку в будь-якому додатку Windows; для вставки скопійованої інформації встановіть курсор у потрібне місце і вставте інформацію з буфера. У разі введення даних вам очевидно доведеться мати справу з проблемою вставки порожнього рядка чи порожнього стовпця в таблицю. У Excel це завдання виконується в такий спосіб: натисніть мишею заголовок стовпця, перед яким ви збираєтеся вставити порожній стовпець, у результаті чого він буде виділений кольором; натисніть праву кнопку миші. З'явиться список команд; виберіть команду Прибавить. З'явиться новий стовпець.

Можна вставити стовпець і в інший спосіб. Установіть маркер у будь-якій комірці стовпця, перед яким потрібно вставити новий стовпець, і виконайте команду Вставка/Столбик. Аналогічно для вставки рядка виконайте команду Вставка/Строчка. Крім стовпців і рядків у таблицю можна вставляти й комірки. Для цього виконайте команду Вставка/Ячейки.

В Excel предусмотрено несколько числовых форматов. Для форматирования чисел используется вкладка Число.

Существует несколько способов вызова диалогового окна Формат ячеек. Прежде всего необходимо выделить ячейку или ячейки, которые надо отформатировать, а затем выполнить одно из приведенных действий:

Выберать команду Формат | Ячейки. Щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенных ячейках и из контекстного меню выберать команду Формат ячеек. Воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + 1. Во вкладке Число диалогового окна Формат ячеек предусмотрено 12 категорий числовых форматов. При выборе соответствующей категории из списка правая сторона панели изменяется так, чтобы отобразить соответствующие опции.

Категория Числовой представлена тремя опциями: число отображаемых десятичных знаков, использование разделителя тысяч и способ отображения отрицательных чисел. Обратите внимание на то, что в окне списка Отрицательные числа представлено четыре варианта отображения отрицательных чисел (два из них выделены красным цветом), которые изменяются в зависимости от количества десятичных знаков и использования символа разделителя тысяч. В верхней части вкладки будет показан образец отформатированного числа. Выбрав все необходимые опции, щелкните на кнопке ОК, чтобы применить числовой формат к выделенным ячейкам. Список категорий числовых форматов:

Общий. Этот формат принят по умолчанию. При его выборе числа отображаются в виде целых чисел, десятичных дробей или в экспоненциальном формате, если число слишком большое и не помещается в ячейке.

Числовой. Этот формат позволяет указать число десятичных знаков, определить использование разделителя групп разрядов и способ отображения отрицательных чисел (со знаком "минус", красным цветом или красным цветом со знаком "минус").

Денежный. Этот формат позволяет указать число десятичных знаков, использование знака денежной единицы и способ отображения отрицательных чисел (со знаком "минус", красным цветом или красным цветом со знаком "минус"). В этом формате всегда используется разделитель групп разрядов.

Финансовый. Этот формат отличается от денежного тем, что знаки денежной единицы всегда выровнены по вертикали.

Дата. Эта категория позволяет выбрать один из 15 форматов отображения дат.

Время. Эта категория предоставляет на выбор 8 форматов отображения времени.

Процентный. Эта категория позволяет выбрать число десятичных знаков. Символ процента отображается всегда.

Дробный. Эта категория позволяет выбрать один из 9 дробных форматов отображения чисел.

Экспоненциальный. В этом формате число всегда отображается с буквой Е. Можно выбрать число десятичных знаков для отображения.

Текстовый. Применение текстового формата к числовому значению заставляет Excel рассматривать это число как текст.

Дополнительный. В эту категорию включено четыре дополнительных числовых формата (Почтовый индекс, Индекс+4, Номер телефона и Табельный номер).

Все форматы. Эта категория позволяет создавать собственные числовые форматы, не входящие ни в одну из других категорий.

Если в ячейке находится ряд символов "решетка" (#########), то это значит, что столбец недостаточно широк для отображения числа в выбранном формате. Необходимо увеличить ширину столбца или изменить числовой формат.