Призначення та основні функції електронної таблиці MS Excel

Популярність персональних комп'ютерів визначається, в основному, різноманітністю прикладних програм. На цей час серед ділових застосувань персональних комп'ютерів особливу роль відіграють електронні таблиці, які часто стають ядром інформаційних систем при автоматизації робочих місць.

В основі електронної таблиці лежить "електронна" модель звичайної таблиці, поділеної на графи (колонки), рядки і клітинки. Реалізація такої моделі дає змогу користувачеві переглядати на екрані дисплея ділянку таблиці, переміщувати видиму частину (вікно) таблиці, вибирати потрібні йому клітинки, вводити, редагувати і форматувати дані в них.

Табличні дані можуть бути зображені у вигляді чисел і текстів, формул, функцій та інших операцій з даними. Електронні таблиці дають змогу не тільки швидко перераховувати таблицю, виконуючи досить складні економічні, інженерні, наукові розрахунки, а й аналізувати проблеми типу: "А що буде, якщо . . .?".

У багатьох випадках застосування таких програм значно знижує потребу в спеціальному програмному забезпеченні і полегшує перехід до комп'ютеризованої обробки даних для користувача-початківця. Наведемо стандартний набір покажчиків і можливостей, що враховуються консультантами з програмного забезпечення і користувачами при виборі і порівнянні електронних таблиць: зв'язок між таблицями; припустимість одночасної обробки в таблиці текстів, чисел, дат, арифметичних і логічних виразів, захист клітинок від редагування; графічні можливості; інтерфейс користувача управління "табличними базами даних", обсяг бібліотеки функцій та операцій, комунікації.

Microsoft Excel є складовою офісного пакета Microsoft Office, тісно інтегрованого з іншими додатками, що входять у пакет, що дає змогу імпортувати й експортувати дані з інших додатків, створювати зв'язані документи та зберігати в них єдиний стиль.Меню та панелі інструментів Excel максимально відповідають меню і панелям Microsoft Word.

Усі діалогові вікна додатків Windows, створених Microsoft, витримані в єдиному стилі. Ярлики вкладок у верхній частині діалогового вікна, подібні до ярликів аркушів у нижній частині вікна робочої книги, дають змогу швидко переходити від однієї вкладки до іншої. Наприклад, різні вкладки діалогового вікна Формат ячеек дають можливість установити числові формати, типи вирівнювання, шрифти, рамки, додати візерунки, встановити захист комірок і багато чого іншого.

Реалізовано можливість перетягування даних з Excel до інших додатків з пакета Microsoft Office, а також підтримку другої версії протоколу зв'язку та впровадження об'єктів (Object Linking and Embedding, OLE 2). Для полегшення роботи в Microsoft Excel передбачені різні засоби, що полегшують рутинну роботу. Одним з таких засобів є Майстри (помічники). їх небагато: Мастер Диаграмм, що дає можливість спростити побудову діаграм; Мастер Функций, що дає можливість спростити написання функцій; Мастер Подсказок для швидкого пошуку інформації (хоча він і не є майстром у прямому значенні цього слова); Мастер Web-страниц для створення HTML-сторінки за допомогою Microsoft Excel;

Мастер шаблонов дає можливість створити новий шаблон чи базу даних; Мастер сводных таблиц дає можливість аналізувати не тільки будь-який зріз наявної інформації, а й упорядковувати стовпці, рядки та заголовки сторінок методом «перетягнути і відпустити». Мастер преобразований дає можливість конвертувати до кументи в Excel з інших форматів. У Microsoft Excel включені деякі можливості, що дають змогу спростити роботу і виконати необхідні обчислення.

Excel, як видно з усього сказаного вище, вельми потужний інструмент для розв'язування задач, пов'язаних з масивами різноманітних даних, тому сфер його застосування чимало, починаючи від бухгалтерських і складських задач і закінчуючи розрахунками динамічних задач макроекономіки. У редакторі таблиць Excel зручно вирішувати задачі лінійної алгебри, такі як робота з матрицями й ін. Так само є всі можливості для повноцінної роботи (сортування, вибірка, зведені таблиці, аналіз) з базами даних. Завдяки наявності мови програмування в редакторі Excel можливе створення різних користувацьких програм, що автоматизують специфічні стандартні задачі.