Шаблони, стилі та форматування документу

У шаблонах зберігаються стандартні тексти, панелі інструментів, макроси, сполучення клавіш, стилі й елементи списку автотексту. Найпростіший спосіб створити шаблон — відкрити документ, що містить елементи, які потрібно використовувати повторно, і зберегти його як шаблон.

Якщо зберегти шаблон у папці «Шаблоны», то він з'явиться на вкладці Общие у разі вибору команди Создать (меню Файл). Якщо зберегти шаблон в одній з папок, вкладених у папку Шаблоны, наприклад, Записки чи Отчеты, то, обравши команду Создать, матимемо його на вкладці з відповідною назвою.

Щоб створити новий шаблон на основі існуючого документа, виберіть команду Открыть в меню Файл, а потім відкрийте потрібний документ. Щоб створити новий шаблон на основі існуючого, виберіть команду Создать в меню Файл. Виберіть шаблон, схожий на новостворюваний, установіть перемикач Новый документ у поло-ження Шаблон, а потім натисніть кнопку ОК.

Виберіть команду Файл/Сохранить как. Виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файла. Це значення автоматично з'явиться у разі збереження файла, для якого під час створення був установлений тип Шаблону.

За замовчуванням у полі Папка відкриється папка Шаблоны. Щоб побачити список шаблонів на окремій вкладці в діалоговому вікні Создание документа, відкрийте одну з папок, вкладених у папку Шаблоны. Введіть ім'я для нового шаблону в полі Имя файла і натисніть кнопку Сохранить.

Додайте текст чи малюнки, що повинні з'являтися в усіх нових документах, що базуються на цьому шаблоні, і видаліть усі елементи, що не повинні з'являтися в документах.

Внесіть необхідні зміни в розміри полів і сторінок, визначте орієнтацію сторінок, стилі й інші параметри форматування. Натисніть кнопку Сохранить, а потім виберіть команду Закрыть в меню Файл. Щоб зробити елементи списку автотексту і макроси доступними лише для документів, що базуються на новому шаблоні, збережіть їх у новому шаблоні, а не в шаблоні Обычный.Зміна шаблону:

Виберіть команду Файл/Открыть, а потім відкрийте шаблон, що потрібно змінити. Якщо в діалоговому вікні Открытие документа немає списку шаблонів, виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файла. Змініть будь-які з наявних у шаблоні написи, малюнки, стилі, формати, макроси, елементи списку автотексту, панелі інструментів, настроювань меню і сполучень клавіш.

Натисніть кнопку Сохранить. Внесені в зміст і форматування шаблону зміни позначаються на всіх нових документах, створених на основі даного шаблону; існуючі документи не зміняться. Змінені стилі будуть оновлені в існуючих документах, тільки якщо встановлено прапорець Автоматически обновлять етили документа. Встановіть цей прапорець у вікні Шаблоны и надстройки, що викликається у разі вибору команди Сервис/Шаблоны и надстройки в меню.

Стиль — це іменований і збережений набір параметрів форматування. Стилі задають зовнішній вигляд різних елементів тексту в документі, наприклад, заголовків, підписів під малюнками й основним текстом. Стилі дають можливість застосувати до абзацу чи слова цілу сукупність атрибутів форматування за одну дію. Якщо потрібно змінити форматування якогось одного елемента тексту, то досить змінити стиль, що був застосований до цього елемента.

Стилі значно полегшують форматування документа. Крім того, з їх допомогою створюються структури і змісти. Якщо, використовуючи стилі, потрібно змінити зовнішній вигляд тексту, відформатованого за допомогою одного зі стилів, то досить перевизначити цей стиль. Нехай, наприклад, під час форматування всіх заголовків у документі використовувалися вирівнювання по лівому краю та напівжирний шрифт «Arial Суr» розміру 14. Тоді, щоб пізніше змінити форматування на вирівнювання по центру і шрифт «Arial Cyr» розміру 16, зовсім не потрібно буде застосовувати форматування до кожного заголовка. Досить буде змінити властивості стилю.

Стилі автоматично створюються в процесі набору документа, якщо встановлений прапорець Определять стили (команда Автозамена меню Сервис, вкладка Автоформат під час введення). При цьому Word автоматично відстежує тип форматування та розташування тексту, а потім застосовує зв'язаний з цим форматуванням стиль. Наприклад, під час набору в рядку лише кількох слів, збільшення розміру шрифту і вирівнювання тексту по центру може бути застосований стиль заголовка.

Стилі, що були створені автоматично, можна перевизначити. Крім цього, є можливість автоматичного відновлення створених стилів. Word відстежує зміну тексту, в якому міститься стиль, а потім оновлює стиль і змінює форматування всіх елементів тексту з цим стилем. За бажання автоматичне створення та відновлення стилів може бути вимкнуто. Стилі також застосовуються для створення змісту і структур. Наприклад, у разі вибору команди Оглавление и указатели в меню Вставка Word автоматично створює зміст документа на основі заголовків.

У програмі Word є кілька визначених стилів, але можна створювати власні.

Word має два типи стилів:

1. стилі абзацу застосовують до цілих абзаців; ці стилі можуть містити в собі всі елементи форматування, що стосуються абзацу: шрифт, міжрядковий інтервал, відступи, табулятори, рамки і т. ін. Стиль є в кожного абзацу. Стиль абзацу, використовуваний за замовчуванням, називається Normal.

2. стиль символу застосовується до будь-якої частини тексту і містить у собі будь-які елементи форматування, що впливають на зовнішній вигляд символу: гарнітуру та розмір шрифту, його накреслення тощо (одне слово, будь-які параметри форматування, які можна задати у вікні команди Формат/Шрифт).

Не існує стилю символу, використовуваного за замовчуванням. Коли застосовують стиль символу, його параметри форматування застосовуються на додаток до вже встановленого. Приміром, якщо ви застосуєте стиль символу з напівжирним накресленням до речення, вже відформатованого курсивом, слова будуть виділені напівжирним курсивом. Для того, щоб присвоїти стиль абзацу відразу кільком абзацам, потрібно їх виділити. Для присвоєння стилю абзацу одному абзацу потрібно установити курсор де-небудь у його межах.

Для присвоєння якого-небудь стилю символу текстовому блоку виділіть останній, а потім виконайте такі операції:

1. Клацніть на кнопці зі стрілкою в списку, що розкривається, Стиль панелі форматування для перегляду списку всіх доступних стилів, у якому назву кожного стилю написано шрифтом, що відповідає стилю. Символи, що знаходяться праворуч у цьому списку, вказують на стиль абзацу чи символу, а також на розмір шрифту і вид вирівнювання.

2. Виберіть потрібний стиль, клацнувши на його імені.

Стиль буде застосований до виділеного тексту. Для скасування стилю символу, що ви присвоїли тексту, виділіть текст і застосуйте стиль Основной шрифт. Насправді це, скоріше, не стиль, а вказівка на те, що параметри форматування, визначені в стилі поточного абзацу, повинні бути застосовані до тексту. Ви не обмежені використанням існуючих стилів Word.

Створення власних стилів — одна з головних переваг, що їх надає Word у роботі зі стилями. Один із шляхів створення нового стилю (за заданим прикладом) такий. Знайдіть абзац, до якого ви хочете застосувати новий стиль. Відформатуйте цей абзац на свій розсуд. Іншими словами, застосуєте ті види форматування, що ви хочете включити у визначення нового стилю. Встановивши курсор де-небудь у цьому абзаці, відкрийте список стилів на панелі інструментів чи форматування, натисніть клавіші Ctrl + Shift + S (обидві дії дають той самий результат). Надрукуйте нове ім'я стилю і натисніть клавішу Enter.

На четвертому кроці не вводьте ім'я вже існуючого стилю. Якщо ви зробите це, до вашого абзацу буде застосований вже існуючий стиль, і всі зміни формату, зроблені вами, будуть утрачені. Але якщо це все-таки станеться, відновіть втрачене за допомогою команди Правка/Отменить применение стиля, потім повторіть пп. З, 4, увівши нове ім'я стилю. Можна створити новий стиль, вносячи зміни формату в діалогові вікна. Вам доведеться використовувати цей метод для створення стилю символу. Ви можете створити стиль з нуля чи взяти за основу вже існуючий стиль.

Якщо ви виберете другий метод, у новому стилі залишаться всі види форматування, властиві старому, крім того, туди ввійдуть усі зміни та доповнення, що ви внесете, визначаючи стиль. Ось що вам потрібно зробити. Виберіть команду Формат/Стиль, щоб відкрити діалогове вікно Стиль. Натисніть кнопку Создать, з'явиться діалогове вікно Создание стиля. Зі списку, що розкривається, Стиль виберіть стиль Абзаца чи Символа.

Клацніть у текстовому полі Имя і введіть ім'я нового стилю. Якщо ви хочете, щоб новий стиль ґрунтувався на вже наяв-ному, виберіть потрібний базовий стиль зі списку, що розкривається, Основан па стиле. Якщо ви хочете, щоб новий стиль став частиною шаблону, на якому базується поточний документ, установіть прапорець Добавить в шаблон.

Якщо ви не зробите цього, новий стиль буде використовуватися тільки в поточному документі. Прапорець Обновлять автоматически доступний тільки в разі створення стилю абзацу. Якщо ви його встановите, то в процесі внесення вручну змін формату абзацу, якому присвоєний даний стиль, усі зміни будуть внесені в опис стилю. Натисніть кнопку Формат і виберіть Шрифт чи Рамка для указания шрифта і/чи рамки в новом стиле. Коли ви внесете зміни формату, в ділянці вікна Образец ви побачите, який вигляд матиме новий стиль, а в ділянці вікна Описание з'явиться описелементів стилю.

У Word передбачені опції для форматування різноманітних елементів документа - символів, абзаців, сторінок і розділів. Найменшим елементом документа, що можна відформатувати, є символ. При форматуваннi символа будь-які типи форматування будуть застосовуватися до всіх символів виділеної частини тексту чи до всіх символів, що будуть введені після визначення типу форматування. Наступним елементом документа, до якого можна застосувати форматування, є абзац.

При форматуванні абзацу текст від одного маркера кінця абзацу до іншого буде поданий одним типом форматування. Маркери кінця абзацу з'являються при натисканні клавіші <Еnter>. Форматування символу визначає його вигляд на екрані монітору чи на папері. Форматування символу означає, що ви змінюєте його формат. Щоб забезпечити різноманітне сприймання, символи і рядки можна оформити різноманітними способами (і навіть їх сукупністю). Крім того, існує можливість подавати символи документа в різноманітних кольорах. Однак чи зможете ви розрізнити кольори на екрані або вивести на друк кольорове зображення, залежить від типу вашого принтера і монітора.

Для форматування символу передбачені різноманітні параметри, наведені в діалоговому вікні Шрифт.

Це дiалогове вікно з'являється при виконанні команди Формат та її опції Шрифт. У вкладенні Інтервал діалогового вікна Шрифт вміщені параметри для зміни iнтервалу між символами (обычный, разреженный, уплотненный), визначення Смещение (без смещения, вверх або вниз), а також для встановлення кернiнга (відстані між символами). Для того, щоб усунути формат символу чи застосувати його, виділіть текстовий фрагмент, який ви хочете відформатувати, або помістіть курсор туди, куди ви будете вводити символи встановленого формату. Після цього скористайтеся кнопками панелi форматування, щоб встановити певний тип форматування.

При форматування абзацу слід пам'ятати, що він складається з рядків. Форматування, застосоване до абзацу, поширюється на всі рядки абзацу до маркера кінця абзацу, що з'являється при натисканні клавіші <Еnter>. При форматуванні абзацу встановлюється довжина рядка, вирівнювання по лівому і правому краях, зазначається відстань між рядками і між абзацами, розставляється табуляція і визначається її тип.

Переходячи на новий рядок з допомогою комбiнації клавіш, а не просто клавіші, ви cпрощуєте процес форматування абзацу. При натисканні клавіш вставляється символ нового рядка (абзац при цьому не розбивається).

Міжрядковий iнтервал визначає відстань між рядками в абзаці. Для того, щоб змінити міжрядковий iнтервал, розмістіть курсор у будь-якому місці вибраного абзацу та встановіть потрібне значення з допомогою комбiнації клавіш або виконайте команду Формат та її опцію Абзац i у вкладенні Отступы и интервалы дiалогового вікна Абзац скористайтеся списком Межстрочный. Відстань між абзацами встановлюється в полях, що містяться в розділі Интервал вкладення Отступы и интервалы дiалогового вікна Абзац. В поля Перед і После вводяться значення iнтервалів відповідно перед і після абзацу. Як і при встановленні значення міжрядкового iнтервалу, значення iнтервалів між абзацами вводяться в пунктах (кожний пункт дорівнює 1/72 дюйма). Обрамлення - це засіб виділення тексту. Обрамлення часто використовується при оформленні буклетів. Щоб додати до абзаца обрамлення, виконайте команду Формат та її опцію Обрамление и заливка. Якщо ви часто використовуєте обрамлення, клацнiть мишкою на кнопці Показать панель у дiалоговому вікні Обрамление и заливка абзаца. На екрані з'явиться панель інструментів Обрамление, з допомогою якої можна дуже просто додати до абзацу обрамлення. Узор заливки встановлюється у вкладенні Заливка дiалогового вікна Обрамление и заливка абзаца Інтенсивність узору варіює від світло-сірого до суцільного чорного. Word значно cпрощує додавання в документ верхнього і нижнього колонтитулів.

Щоб додати в документ колонтитули, виконайте команду Вид та її опцію Колонтитулы, Word перейде в режим розмічування сторінки, і на екрані з'явиться панель інструментів Колонтитулы. Щоб перейти від верхнього колонтитула до нижнього, клацніть мишкою на кнопці Верхний/нижний колонтитул або прокрутіть з допомогою вертикальної смуги прокручування сторінку документа вниз. В колонтитул можна додати номер сторінки, дату і час. Для цього клацніть мишкою на кнопці Номер страницы , Дата чи Время на панелi інструментів Колонтитулы. Пам'ятайте, що текст у колонтитулах форматуєтся так само, як звичайний, тому відцентрувати номер сторінки, час чи дату можна так само, як при роботі зі звичайним текстом.

Нумерація стрінок - одна з найпростіших операцій форматування. Виконайте команду Вставка та її опцію Номера страниц, щоб відкрити дiалогове вікно Номера страниц. У цьому дiалоговому вікні зазначте положення номера на сторінці і вирівнювання щодо полів. Якщо клацнути мишкою на кнопці Формат, на екрані з'явиться дiалогове вікно Формат номера страницы. В цьому вікні вибирається формат нумерації.

Можна також занумерувати розділи документа, але для цього необхідно повідомити, де починається новий розділ (тобто вказати в списку Начинается со стиля стиль, що використовується в заголовках розділів вашого документа).

Крім того, можна занумерувати тільки частину сторінок документа чи почати нумерацію з певного номера.