Використання шаблонів: звіти, публікації, листи та факси

Для создания нескольких одинаковых текстовых документов всегда можно воспользоваться буфером обмена. Создав документ один раз, можно скопировать его содержимое в другие документы и внести в них необходимые изменения. Но этот путь не самый эффективный, особенно в тех случаях, когда документы имеют некоторую общую часть и незначительно отличаются. Примером таких документов могут быть отсылаемые заказчикам письма о предстоящем событии (в этом случае такие документы будут отличаться лишь именем получателя, возможно незначительно - текстом письма). Еще одним примером могут быть стандартные формы для оформления заказа, в которые необходимо "вписывать" нужные данные.

Для решения таких задач в текстовом редакторе Microsoft Word можно воспользоваться шаблонами. Шаблон - это документ, сформировав который один раз, затем можно использовать для создания других документов. Создав свой шаблон, содержащий неизменяемую часть документа, можно впоследствии только вносить нужные правки в документ.

Любой документ текстового редактора Word создается на основе шаблона. Даже пустой документ, который мы привыкли видеть на экране после запуска программы, создается на основе шаблона заданного по умолчанию, его имя - normal.dot. Кроме этого стандартного шаблона, в редакторе есть несколько других для создания писем, факсов, заявлений и других типичных документов. Воспользоваться этими стандартными шаблонами можно, выбрав "Файл -> Создать". В результате в окне редактора появился область задач "Создание документа".

Отчеты: изисканный, современный, стандартный.

Публикации: брошюра, дисертация, руководство, справ очник.

Письма (стандартное, совремеенно) и факси: деловой, личный, изысканный.

Факс. Когда документ готов к отправке, выполните следующий пример.

{В окне Word} Файл > Создать... -> Общие шаблоны Письма и факсы Мастер факсов ОК Далее Следующий документ: Документ 1 Далее Другое приложение FAX Далее Введите сведения о получателе Далее Изысканный.

Далее Введите сведения об отправителе Далее Готово. Итак, титульная страница для факсимильного сообщения создана. При необходимости можно изменить некоторые параметры, например ввести примечание к сообщению, с помощью флажка установить специфику факса (секретно, срочно, на утверждение и т. д.) - После чего, убедившись в готовности созданного факсимильного сообщения к отправке, нажмите кнопку Отправить факс (Send Fax) на панели инструментов Мастер факсов.

Письмо. Как только Вы начинаете составлять письмо, он предлагает помощь в его подготовке. Мастер писем позволяет установить все параметры письма, его оформление, вставить общий текст (например, обратный адрес и адрес получателя), а также отредактировать письмо. В результате на составление письма уходит гораздо меньше времени за счет экономии на оформлении. Кроме того, мастер писем поможет создать конверт для письма и поместить на него адрес и другие необходимые атрибуты.