Лекції з курсу Діловодство. Організація роботи з документами - 6 тем

« Назад

Тема 1. Вступ. Призначення та класифікація документів

Документ (з лат. “спосіб доказу”, “повчальний приклад”) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Діловодство – це діяльність із створення документів та організації роботи з ними. Організація роботи з документами означає створення умов, які забезпечують рух, пошук та зберігання документів у діловодстві.
Текст – це головний реквізит документа.

Документи потрібно писати коротко, точно та зрозуміло.

Завдання документа – переконати адресата.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності людини. Відповідно до цього виділяють такі види документів за ознаками класифікації (таблиця 1).

Таблиця 1

Класифікація документів

 

Тема 2. Стиль сучасного ділового письма

При підготовці документа слід дотримуватись таких восьми вимог та принципів:

1. Об’єктивність тексту забезпечується точно знайденими фактами, констатацією дій уже здійснених чи здійснюваних. Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінювальних моментів у викладі тексту.

2. Логічна послідовність – має такі ознаки:

а) чітко виявлені причино-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами в межах одного речення і в межах усього документа;

б) використання протиставлень (проте, однак, але…);

в) логічне підкреслення черговості ( одночасно, спочатку, потім).

г) чіткий розподіл тексту на окремі пункти (нумерація, буквені позначення, абзаци), а також виділення головного, основного, найважливішого серед фактів, що повідомляються;

Текст документа повинен складатися з певних логічних елементів:

а) вступ - адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід укладання документа, викладається історія питання та ін.).

б) доказ - викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками та посиланнями на законодавчі акти).

в) закінчення -  формулюється мета, заради якої складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним.

Залежно від змісту документа застосовують прямий або зворотній порядок розташування логічних елементівтексту. При прямому: вступ, доказ, закінчення. При зворотному: закінчення і доказ, вступ відсутній.

3. Повнота інформації – зміст документа повинен вичерпувати всі обставини пов’язані з вирішенням питання. У тексті ніщо не припущено, нічого не потрібно домислювати.

4. Точність опису, якість викладу. Точним текст документу є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів. Чим глибше працівник проникає в сутність справи, тим точніше він про неї висловиться і тим ясніша буде ця справа для інших. Важливо чітко і точно формулювати прохання, пропозиції, накази, вдало виділяти і наголошувати основну думку.

5. Свобода від суперечностей – найважливіша вимога, оскільки суперечності в тексті документа проявляється у відповідності фактів один одного або взаємовиключаються.

6. Переконливість викладу–забезпечується обґрунтуванням висловленої думки, доказовістю матеріалу, точністю фактів і цифрових даних. Текст повинен бути коротким, мають бути лише основні, найважливіші положення і аргументи, а конкретні докази та розрахунки, таблиці, оформлюються в додатку. Переконливе складений документ може прискорити прийняття управлінських рішень.

7. Типізація мовних засобів – стандартизація мови службових документів, використання ключових слів і типізованих зворотів (з метою подання того, враховуючи те, що). Крім того, типізовані тексти можна використовувати у вигляді окремих збірників. Типізація передбачає використання трафаретних текстів (бланків), а також типізованих слів (у наказі – наказую, у постанові – постановляю, у листі – гарантуємо, надсилаємо).

8. Етикет ділових паперів – найважливішим проявом етикету є переконливість тексту документа. Більшість документів оформляють від 3-ої особи, а від 1-ої рідше. Виклад повинен бути спрямованим, не допускати прояву роздратування, злої насмішки та грубощів. Очікуваний результат може бути лише підказаний, але аж ніяк не нав’язаний адресатові крім того, негативне враження справляє і надмірна ввічливість.

Документи виготовляються на таких поширених форматах: А4 (210 х 297 мм),А5 (210 х 148 мм),АЗ (297 х 420 мм),А6 (105 х 148 мм).

Бланки повинні мати такі береги: лівий – 30 мм,правий – 10 мм,верхній та нижній – 20 мм.

Надруковані документи використовують фарби таких кольорів: чорного,синього,фіолетового.

Оформлюючи документи, слід дотримуватися таких відступів від межі лівого берега:

- 12,5 мм – для початку абзаців у тексті;

- 92 мм – для реквізиту "Адресат";

- 104 мм – для реквізитів "Гриф обмеження доступу до документа" та "Гриф затвердження документа";

- 125 мм – для розшифрування особистого підпису в реквізиті "Підпис".

 

Тема 3. Вимоги до оформлення бланків документів, функції документів

Бланки документів проектують відповідно до схем розташованості реквізитів.

Існують два варіанта розташування реквізитів:кутовий та поздовжній.

Бланки потрібно виготовляти на білому папері високої якості.

Постійні реквізити мають бути надруковані фарбами насичених кольорів: чорного, зеленого, синього.

Незалежно від виду бланка реквізит «Зображення Державного герба України» (01) завжди розташовують над серединою реквізитів «Назви організації вищого рівня» (06) та «Назви організації» (07).

Службові документи виготовляють за допомогою комп’ютерної техніки. Лише окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні, доповідні та службові записки) авторами яких є посадові особи та інші фізичні особи можна писати від руки.

ДСТУ 41-63-2003 не встановлює вимог до видів і розмірів шрифтів. Разом з тим існує основна вимога до шрифтів – забезпечення можливості легко та чітко розпізнавати і читати текст. Тому бажано використовувати загальноприйнятий шрифт (TimesNewRoman). Слід враховувати його розмір і вид (розмір шрифту вимірюється в пунктах (кегкль) 1 пункт – 1/12 дюйма) і відображати висоту шрифта.

Розрізняють такі види шрифтів:

- світлий та напівжирний;

- прямий або курсив.

Напівжирним шрифтом дозволяється оформляти такі реквізити:

- назва організації вищого рівня (6);

- назва організації (7);

- назва виду документа (10);

- відмітка про контроль (20);

- звернення до адресата на початку тексту документа;

- розташування підпису в реквізиті «Підпис».

Курсивом дозволяється:

- дату документа;

- реєстраційний індекс документа;

- посилання на реєстраційний індекс і дату документа;

- місце складання або видання.

Розмір шрифту 12-14 пунктів рекомендовано для реквізитів:

- назва організації;

- назва структурного підрозділу;

- назва виду документа;

- гриф обмеження доступу до документа;

- гриф погодження;

- заголовок до тексту документа;

- відмітка про наявність додатків;

- відмітка про засвідчення копії.

Менший розмір шрифту 8-11 пунктів для:

- назва організації вищого рівня;

- код організації;

- код форми документа;

- довідкові дані про організацію;

- відмітка про наявність документів в електронній формі.

Текст документів на форматі А4 можна друкувати за даним шрифту розміру 14 пунктів через 1 міжрядковий інтервал або розміром 12 пунктів через 1,5 інтервал. Для тексту виконаному на форматі А5 найбільш прийнятним розміром є розмір шрифту 12 пунктів та 1 міжрядковим інтервалом.

Не слід підбирати текст документа і іншу інформацію безпосередньо в електронні шаблонні бланки, оскільки це може призвести до зміщення запропонованої розташованості реквізитів.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків друкуються через 1 міжрядковий інтервал (назва організації, довідкові дані про організацію, заголовок до тексту, відмітка про наявність додатків). А частинки складних реквізитів (адресат, гриф затвердження, гриф погодження), то відокремлюють одна від одної 1,5-2 міжрядковим інтервалом. Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 інтервалами.

Так, щоб відокремити один від одного назву організації вищого рівня та назву організації застосовують 1,5 міжрядковий інтервал. Між назвою виду документа та іншими сусідніми реквізитами залишається 2 інтервали. Відмітка про наявність додатків відділяють від тексту 2 інтервалами, а текст документа від заголовку – 3 інтервалами. Також відступ у 3 інтервали слід робити після тексту документа чи після реквізиту 22 (додатки) якщо він є (перед реквізитом «Підпис»).

Назву виду документа завжди друкують великими літерами.

Розташування підпису посадової особи в реквізиті «Підпис» розміщують на рівні останнього рядка назви посади. Оформлюючи документ слід дотримуватись таких відступів від межі лівого берега (див.тему 2).

Відступи від межі лівого берега не робиться при оформлені таких реквізитів:

- дата документа;

- заголовок до тексту документа (текст без абзаців);

- відмітка про наявність додатків;

- у реквізиті «Підпис» при зазначенні назви посади;

- гриф погодження;

- візи документа;

- відмітка про засвідчення копій;

- прізвище виконавця і номер його телефону;

- після слів: слухали, виступали, ухвалили або наказую, пропоную.

 

Тема 4. Державний стандарт оформлення документів управління та реквізити документів

Реквізит – це інформація, зафіксована у службовому документі для його ідентифікації, організації обігу та/чи надання йому юридичної сили.

В Україні існує національний стандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163-2003) встановлено 32 реквізити. Пропонується дві схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4: поздовжній бланк (Додаток 1); кутовий бланк (Додаток 2).

1. Зображення Державного герба України (реквізит 01) обов’язковий для документів, що видаються органами державної влади або державного управління .

Зображення Державного герба України на бланках з кутовим розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі над серединою рядків з назвою організації, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.

2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 02) розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації, або частково чи повністю на площі, що відведена для реквізитів "Назва організації вищого рівня", "Назва організації", "Назва структурного підрозділу організації".

Емблему не відтворюють на бланку, на якому зображено Державний герб України.

Розміри зображення емблеми стандартом не встановлені, проте його висота за умови розташування на верхньому березі документа, не повинна перевищувати 17 мм.

3. Зображення нагород (реквізит 03) можна розміщувати за рішенням вищестоящої організації на лівому березі бланка на рівні назви організації. Якщо назву нагород включено згідно з нормативно-правовим актом до назви організації, надрукованої на бланку, то розміщувати на ньому зображення цієї нагороди вже не потрібно.

4. Код організації (реквізит 04) проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

Даний код є однією з головних пошукових ознак інформації в автоматизованих системах діловодства. Його фіксування сприяє прискоренню передавання документованої інформації засобами електрозв'язку, зменшенню кількості помилок, що їх можливо припуститися під час передавання довгих назв організацій. Цей реквізит проставляється в межах або після реквізиту №9 "Довідкові дані про організацію".

5. Код форми документа (реквізит 05)проставляють згідно з ДК 010-99"Державний класифікатор управлінської документації" (ДКУД).

Даний реквізит показує до якої уніфікованої системи входить той чи інший документ.

Уніфікована система включає:

- документацію з організації системи управління;

- документацію з організації процесів управління;

- документацію з управління кадрами;

- документацію з оцінки трудової діяльності.

Цей реквізит друкують розміром шрифту 8 пунктів над реквізитом №10 "Назва виду документа”.

6. Назву організації вищого рівня (реквізит 06) зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю. Реквізит розміщують над назвою організації – автора документа:

МІНІСТЕРСТО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ВОДНОГО ГОСПОДАРСТВА ТА ПРИРОДОКОРИСТУВАННЯ

7. Назва організації (реквізит 07) – автора документа має відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому документі).

Якщо в установчих документах офіційно зафіксовано скорочену назву, то її подають на бланку окремим рядком під повною назвою (в дужках або без них).

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ВОДНОГО ГОСПОДАРСТВА ТА ПРИРОДОКОРИСТУВАННЯ (НУВГП)

8. Назву структурного підрозділу або територіального відділення, філії, посадової особи (реквізит 08)зазначають на бланку переважно на внутрішніх документах (актах, протоколах, пояснювальних, доповідних або службових записках), якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою організації.

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ВОДНОГО ГОСПОДАРСТВА ТА ПРИРОДОКОРИСТУВАННЯ

ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТУ

9. Довідкові дані про організацію(реквізит 09)містять відомості, необхідні при інформаційних контактах. До складу цього реквізиту входять: поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти, веб-сайт, дані про ліцензії, патенти тощо. Порядок і форма запису поштової адреси мають відповідати "Правилам надання послуг поштового зв'язку". Згідно яких елементи поштової адреси записують у такій послідовності: вулиця, № будинку (корпусу), офісу чи квартири; назва населеного пункту; назва району, області; назва країни (для міжнародних поштових відправлень); поштовий індекс.

Довідкові дані обов'язково фіксують на бланку, призначеному для оформлення службових листів (так званому бланку листа).

Вул. Приходька, 26, м. Рівне, 33000

Тел. 22-21-97, факс 277-13-74

10. Назва виду документа (реквізит 10)має відповідати переліку форм документів, що їх використовують в організації згідно з ДКУД та організаційно-правовим статусом організації.

Назва виду документа може бути надрукована на спеціальному бланку (так званому бланку конкретного виду документа, наприклад бланку протоколу) під час його виготовлення або на загальному бланку організації – при безпосередньому оформленні документа. В службових листах цей реквізит не зазначають.

Назву виду документа фіксують нижче реквізитів "Назва організації” та "Назва структурного підрозділу"; на кутовому бланку – без відступу від межі лівого берега (див. Додаток 1), а на поздовжньому – центровано (див. Додаток 2).

11. Дата документа (реквізит 11)– обов'язковий реквізит кожного документа, що фіксує час його створення та(чи) підписання, погодження, затвердження, прийняття, видання, реєстрації.

Дату документа оформлюють арабськими цифрами у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць позначають двома парами арабських цифр, рік — чотирма арабськими цифрами. Якщо один з елементів дати (день місяця або місяць) складається лише з однієї цифри, то перед нею треба ставити нуль. Наприклад, дату 1 грудня 2009 року треба оформлювати так: 01.12.2009. Крім цього, дату можна оформлювати й у такій послідовності: рік, місяць, день місяця. Наприклад: 2009.12.01. Останній спосіб найчастіше використовують у службовому листуванні з іноземними партнерами.

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 29 серпня 2009 року.

Якщо документ оформлено не на бланку, то дату проставляють нижче реквізиту "Підпис" без відступу від межі лівого берега. Слід зауважити, що дату власноручно проставляє посадова особа, яка затверджує або підписує документ.

12. Реєстраційний індекс документа (реквізит 12) – це умовно цифрове позначення , яке надають документу під час його реєстрації. Реєструючи накази з особового складу, можна застосовувати літерно-цифрові позначення.

Реєстраційний індекс вхідних документів складається з порядкового номера який може доповнюватися індексом структурного підрозділу. Складові частини реєстраційного індексу відділяються один від одного правобіжною похилою рискою. Наприклад: 378/02, де 378 – порядковий реєстраційний номер, а 02 – умовне позначення групи документів згідно з класифікатором виконавців, прийнятим в установі; 210/03-10, де 210 – порядковий реєстраційний номер документа, 03-10 – індекс справи за номенклатурою.

Реєстраційним індексом внутрішніх організаційно-розпорядчих документів є порядковий номер документа у межах одного календарного року, а у закладах освіти – навчального.

Індекс організаційно-розпорядчого документа, спільно прийнятого кількома організаціями, складається з порядкових реєстраційних номерів, присвоєних документові у всіх цих організаціях.

Наприклад:НАКАЗ від 04.12.2008 № 450/748/654.

Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа (реквізит 13) фіксують на бланках листів. Цей реквізит має таку форму: На №__ від _________. Цю форму заповнюють лише у тому разі, коли оформлюють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозицію тощо).

Якщо вихідний лист є відповіддю на кілька листів однієї організації, то необхідно оформити посилання на реєстраційні індекси і дати зазначені в усіх цих листах.

Якщо в одному вихідному листі дають відповідь на листи від багатьох різних організацій, то посилання на реєстраційні номери і дати листів слід розташовувати один під одним у тій самій послідовності, в якій зазначено назви цих організацій у реквізиті „Адресат".

Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

14. Місце складання або видання документа(реквізит 14) вказують у тому випадку, якщойого не можна з'ясувати за реквізитами „Назва організації" та "Довідкові дані про організацію". Даний реквізит не потрібно вказувати в документі, якщо він включений до назви організації (реквізит №8).

Наприклад:«Рівненський державний технічний університет»

Даний реквізит повинен бути узгоджений з АТУ – адміністративно-територіальним устроєм або АТП – адмістративно-територіальним поділом. Прийнято вживати загальноприйняті скорочення: м. с. смт.

Реквізит розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата» та «Реєстраційний індекс документа».

15. Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб.

Гриф обмеження доступу до документа ("Таємно", "Для службового користування", "ДСК") проставляють без лапок у верхньому правому куті лицьового боку першого аркуша документа над реквізитами "Адресат" або "Гриф затвердження документа". За потреби його доповнюють номером примірника документа:

Для службового користування

Прим. З

або

Таємно

Прим. 2

Наявність реквізиту обумовлює особливий порядок обліку, зберігання і використання документів.

16. Адресат (реквізит 16) містить сукупність точних і повних даних згідно з якими документ має бути доставлений за призначенням.

Адресатом документа може бути організація, її структурний підрозділ або конкретна посадова особа чи громадянин.

Виділяють такі варіанти реквізиту:

- лист адресують організації (чи її структурному підрозділу), то назву подають у називному відмінку:

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Департамент вищої освіти

- лист адресують посадовій особі із зазначенням організації та структурного підрозділу, в якому вона працює, то назву організації і назву структурного підрозділу подають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата — у давальному:

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Заступнику Міністра Кулікову П.М.

- лист адресування листа керівникові організації або його заступникові назва організації входить до складу назви посади адресата:

Заступнику Міністра освіти і науки, молоді та спорту України

Кулікову П.М.

- лист адресують багатьом однорідним установам.

Ректорам вищих навчальних закладів

До реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса. Складові частини поштової адреси оформлюють відповідно до "Правил надання послуг поштового зв'язку у такій послідовності:

а) назва організації (юридична особа) або прізвище, ім’я, по батькові;

б) назва вулиці, номер будинку, офісу, квартири;

в) назва населеного пункту;

г) назва області, району, країни;

д) індекс.

Редакція журналу «Секретар»

пр.-т Гагаріна, 23, оф. 1101

Київ, 02094

або

Директору Національного науково-дослідного інституту

Місюку М.О.

Вул.. Вавилових, 13,

Київ, 04060

або

Подолинський Федір Іванович

вул. Шевченка, буд. 28, кВ. 2,

с. Берегове, Іллічівський район

Одеська область, 65647

Поштову адресу не проставляють на документах. Які надсилають постійним кореспондентам.

17. Гриф затвердження документа (реквізит 17). Затвердження – це особливий спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа.

Існує 2 варіанти (способи) затвердження документа:

- документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження виглядає так:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор НУВГП

________ В.А. Гурин

12.02.2012 №137

- документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом. У такому випадку він оформлюється так:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ ректора НУВГП

03.02.2008 № 137

Гриф затвердження розташовують у правому верхньому куті першого аркуша документа з відступом від межі лівого берега на 104 мм.

18. Резолюція (реквізит 18) —це напис на документі, зроблений керівником підприємства, установи чи організації, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата:

Соколову А.В. Черненко С.І.

Пащенко В.К.

До виконання

до 12.09.2009

(підпис Сосновського В.М.)

10.05.2009

Коли доручення дається кільком посадовим особам, то головним виконавцем вважається особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.

На документах із зазначеними у тексті термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис керівника установи, дата.

Кондратюку П.П.

(підпис)

16.02.2012

Дозволяється у резолюції замість прізвища виконавця зазначати лише посаду особи, якій доручається виконання документа.

Начальнику відділу кадрів

Підготувати наказ про заохочення старшого викладача

Онапенка А.Т.

(підпис)

20.02.2012

Як правило, на документі не повинно бути більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізувати порядок виконання документа.

Резолюція має проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту „Адресат, паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставити на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на призначеному для підшивання березі документа. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

19. Заголовок до тексту документа (реквізит 19) містить стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа. Тому він має бути коротким, граматично узгоджуватися з назвою документа, точно передавати зміст тексту і відповідати на запитання: про що? кого? чого? Наприклад:

Наказ (про що?) про затвердження правил роботи з кадрами і резервом.

Посадова інструкція (кого?) начальника відділу кадрів.

Протокол (чого?) засідання атестаційної комісії.

Службові листи також обов'язково повинні мати заголовки до тексту. Наявність цього реквізиту значно полегшує роботу зі службовим листом на всіх етапах його проходження: від реєстрації в установі-адресанті до направлення його до справи після виконання в установі-адресаті. Проте документи (у тому числі й службові листи), надруковані на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Цей реквізит оформлюють без відступу від межі лівого берега, максимальна довжина рядка — 28 друкованих знаків. Дозволяється застосовувати не більше як 5 рядків 9приблизно 150 знаків).

Про проведення конкурсу на заміщення посади начальника відділу організаційної та кадрової роботи

Якщо заголовок перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого берега:

Про поліпшення роботи державних архівних установ
щодо підвищення кваліфікації працівників діловодних, архівних та
експертних служб підприємств, установ і організацій

Заголовок до тексту і сам текст мають бути надруковані однаковим шрифтом. Крапку в кінці заголовка ніколи не ставлять.

При реєстрації документа заголовок вносять до відповідних реєстраційних форм: журналу, картки, бази даних.

Наприклад:Згідно листа від 05.02.2012 № 15-06/8 про «Про проведення конкурсу на заміщення посади начальника відділу кадрів».

20. Відмітка про контроль(реквізит 20) означає, що документ взято на контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк. Відмітку про контроль позначають великою літерою „К” або словом „Контроль” (без лапок), проставленим від руки чи за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. Цю відмітку виділяють яскравим кольором, як правило, червоним.

21. Текст документа (реквізит 21) ( Викладено в темі 2).

22. Відмітку про наявність додатків(реквізит 22) розміщують нижче тексту документа без відступу від межі лівого берега.

Існує кілька варіантів оформлення цього реквізиту.

Відмітку про наявність додатку, повна назва якого наведена у тексті документа, фіксують за такою формою:

Додаток: на 20 арк. у 3 прим.

Якщо назви додатків відсутні у тексті документа, то їх подають після тексту.

Додатки: 1.Технічне завдання на розроблення стандарту на 6 арк. в 1прим.

Якщо до документа додають інший документ, який також має додатки, то відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: Протокол засідання атестаційної комісії

від 06.01.2008 №1 і додаток до нього,

всього на 7 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не зазначають. Наприклад:

Додаток: Методичні рекомендації щодо впровадження

ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована

система документації. Уніфікована система

організаційно-розпорядчої документації.

Вимоги до оформлювання документів” у 10 прим

На велику кількість додатків складають опис, а у документі після тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 123 арк.

Кожен додаток обов’язково нумерують арабськими цифрами без знака номера.

Додаток 1

До наказу директора

Від 05.07.2011 №5

23. Підпис (реквізит 23) розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. Цей реквізит складається з назви посади особи (повної, якщо документ надруковано не на бланку, або скороченої – у документі, надрукованому на бланку), особистого підпису і його розшифрування (ініціалу(-ів) та прізвища).

Назву посади у реквізиті „Підпис” завжди друкують без відступу від межі лівого берега.

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Якщо документ підписують кілька осіб, які обіймають посади однакового рівня, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

У разі відсутності посадової особи, яка відповідно до своїх обов'язків повинна підписати документ, його підписує заступник або особа, яка виконує обов'язки цієї посадової особи. При цьому необхідно зазначити посаду і прізвище особи, яка підписала документ:

Виконувач обов'язків ректора інституту (підпис) Г.І. Тимошенко

Перед назвою посади не допускається ставити прийменник „за” або знак „ / ”.

24. Гриф погодження документа (реквізит 24) фіксує згоду іншого підприємства, установи чи організації, структурного підрозділу або навіть посадової особи, що не є автором документа, з його змістом.

Погодження документа здійснюється у разі потреби в оцінці доцільності видання документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності законодавству.

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис" без відступу від межі лівого берега. Виділяють два варіанти грифу погодження:

- погодження проекту документа здійснює посадова особа, то зазначають: слово ПОГОДЖЕНО, назва посади та організації чи установи, особистий підпис та його розшифрування.

ПОГОДЖЕНО

Заступник голови правління

НАСК „Атлантида”

(підпис) О.М. Ковальський

02.01.2011

- проекту документа здійснює колегіальний орган, то гриф погодження оформляють таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вищої

атестаційної комісії України

09.01.2011 №1

Якщо проект документа необхідно погодити з кількома підприємствами, установами, організаціями, складають „Аркуш погодження”.

25. Візи документа (реквізит 25)вказують на згоду або незгоду певних посадових осіб з його змістом. Візами оформлюють внутрішнє погодження документа у межах підприємства, установи, організації — автора цього документа. Візувати документи можуть лише ті посадові особи, до компетенції яких належить вирішення питань, порушених у цих документах; найчастіше — керівники юридичних, фінансових та економічних служб.

Оформлюється аналогічно реквізиту «Підпис», а також віза може оформлюватися:

Начальник юридичного відділу

(підпис) А.Д. Цаплієнко

16.01.2011

Візу розташовують нижче реквізиту "Підпис". У разі якщо на лицьовому боці аркуша не вистачає місця для візи, то її дозволяється проставити на зворотному боці останнього аркуша документа.

Зауваження і пропозиції до змісту документа, у разі їх наявності, викладають на окремому аркуші, про що на самому проекті документа роблять відповідну відмітку:

Зауваження і пропозиції додаються

Начальник відділу кадрової роботи

(підпис) Г.М. Баковецький

22.01.2011

26. Відбиток печатки (реквізит 26) проставляють на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей.

Для органів державної влади використовують зокрема гербову печатку, яка має форму кола діаметром – 45 мм, край якої обрамований подвійним бортиком. У центрі печатки знаходиться зображення Малого герба України (Тризуба) завширшки - 11 мм і заввишки – 15 мм, яке обрамоване колом діаметром – 24 мм. На полі між зовнішнім обрамленням і обрамленням герба зліва на право по колу одним або двома рядками центровим способом розміщується повне найменування відповідної установи та ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ.

27. Відмітку про засвідчення копії (реквізит 27) розташовують нижче реквізиту „Підпис”. Вона складається з таких елементів: словосполучення «Згідно з оригіналом» (без лапок), назва посади особи, яка засвідчує копію, її особистий підпис, розшифруван¬ня підпису (ініціал(и) і прізвище) та дата засвідчення:

Згідно з оригіналом

Секретар (підпис) П. П. Коломієць

14.01.2008

Цей реквізит проставляють на копіях документів, у тому числі й ксерокопіях, з метою засвідчення їх відповідності оригіналові.

28. Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28) розміщують на лицьовому боці останнього аркуша документа в нижньому лівому куті без відступу від межі лівого берега:

Андрієвський 447 12 14

У зв’язку з тим, що наявність цього реквізиту передбачає звернення до виконавця у разі необхідності уточнень або роз'яснень щодо змісту документа, бажано, крім прізвища і номера телефону, вказувати ім'я та по батькові виконавця. Це сприятиме встановленню контакту. Наприклад:

Корнієнко Ірина Вікторівна 327 49 50

У разі потреби нижче прізвища виконавця і номера його телефону на документі може бути зазначено шифр друкарки, яка безпосередньо оформила цей документ, кількість надрукованих примірників, номер службового телефону друкарки (інколи дату друкування) та місцезнаходження кожного з них:

Іваненко 218 05 09

АБ 3 219 13 27

Прим. 1 – у відділі кадрів

Прим. 2 – у бухгалтерії

Прим. З – у справі № 01-33

29. Відмітку про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 29) проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Наявність цієї відмітки свідчить про те, що роботу з документом завершено, а сам документ підшито до справи.

Цей реквізит містить такі дані: коротку довідку про виконання, слова „До справи”, номер справи, в якій документ зберігатиметься, назву посади виконавця, його особистий підпис, розшифрування підпису та дату направлення документа до справи:

А)

Виготовлено 11.09.2009

Офіс-менеджер (підпис) В.С.Иарченко

20.09.2009

Б)

Питання вирішено у телефонній

розмові з О. Ф. Кравчуком 05.01.2011

До справи № 03-17

Бухгалтер (підпис) В. Д. Бабійчук

06.01.2011

Відмітка може включати посилання на дату і номер документа, який було підготовлено у відповідь на виконуваний документ:

До справи № 01-08

Відповідь надіслано у листі 02.01.2008 № 3,

Офіс-менеджер (підпис) І. Є. Костюк

02.01.2008

30. Відмітку про наявність документа в електронній формі (реквізит30) розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Ця відмітка вказує на місце зберігання документа у комп’ютері і може складатися з таких пошукових даних: умовне позначення комп'ютера, позначення жорсткого диска, назва каталогу та підкаталогів, повне ім’я файла:

server\c:\zon_doc\2008\zvit_1.doc

31. Відмітку про надходження документа до організації (реквізит 31) проставляють від руки або за допомогою штампа у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Цей реквізит містить такі дані: скорочена назва (або абревіатура) організації – одержувача документа, вхідний реєстраційний індекс та дата (за потреби – година і хвилина) надходження документа:

УНДІАСД

Вх. №148

04.02.2008

10 год. 15 хв.

32. Запис про державну реєстрацію (реквізит 32) фіксують тільки на нормативно-правових актах, для цього організація-автор нормативно-правового акта повинна залишити вільне місце (6x10 см) у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження для запису про державну реєстрацію.

 

Тема 5. Кадрова документація при переведенні працівників на іншу роботу

1. Поняття про переведення і види переведень

Переведенням на іншу роботу вважається доручення працівникові роботи, що не відповідає спеціальності, кваліфікації чи посаді, визначеній трудовим договором.

Переведення може бути на:

- невизначений строк (переведення без зазначеного терміну, на який переводиться працівник);

- тимчасове (на обмежений законодавчо визначений термін, за працівником зберігається постійна робота).

Законодавство визначає такі види тимчасових переведень:

- у разі виробничої потреби;

- у зв’язку з простоєм;

- переведення за станом здоров’я з мед. заключенням;

- переведення на легшу роботу вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до 3-х років.

Переведення здійснюється тільки за згодою працівника.

У випадках, коли колишні умови праці не можуть бути збережені, а працівник не погоджується на роботу в нових умовах, то трудовий договір припиняється.

Поняття виробничої потреби при переведенні на іншу роботу:

- необхідність відвернення стихійного лиха;

- стосується виробничої аварії або негайних ліквідацій її наслідків;

- попередження нещасних випадків;

- простой, пошкодження майна;

- для заміни відсутнього працівника.

Відмова без поважних причин від тимчасового переведення на іншу роботу у разі виробничої потреби вважається порушенням трудової дисципліни. Заміна відсутнього працівника може здійснюватись не більше, ніж на 1 місяць календарного року.

У випадках заміни працівників, простой в кваліфікованих працівників не можна переводити на нижчу роботу.

 

2. Порядок оформлення і обліку переведень

Для переведення працівника на іншу роботу необхідно мати згоду, якою є заява.

Переведення працівників з одного підрозділу в інший проводиться на основі наказу про переведення або заповнюється форма Т-5, що має силу наказу. Форма Т-5 складається з трьох частин:

1. Є власне наказ і є підставою для запису в трудовій книжці і особовій справі.

2. Є випискою з наказу для бухгалтерії

3. Є випискою з наказу про переведення і призначення для пред’явлення начальнику підрозділу куди переводиться працівник і є основою занесення даних працівника в табель обліку робочого часу підрозділу.

Після переведення працівників на іншу роботу у відділі кадрів робиться відмітка в обліковій картці Т-2, а наказ про переведення підшивається в особову справу. В трудовій книжці на підставі наказу робиться запис.

 

3. Переміщення працівників на іншу роботу

Переміщення – переведення працівника з одного структурного підрозділу підприємства куди він був прийнятий наказом в інший за тією ж спеціальністю, кваліфікацією, посадою, з дотриманням усіх істотних умов праці і не потребує згоди.

Таке переміщення до трудової книжки не заноситься.

Коли переміщення проводиться в іншу структурну одиницю, філію розташовану хоч і в тій же місцевості, а їх керівникам надано право приймати і звільняти працівників, видавати накази про прийняття і звільнення, то таке переміщення є переведенням і потребує згоди працівника.

Не вважається переведенням зміна відомчої підпорядкованості чи назви підприємства, оскільки укладений трудовий договір не припиняє своєї дії. В трудових книжках робітників і службовців роблять відповідні записи про зміни підпорядкованості чи назви підприємства.

Термін попередження працівника про переміщення законодавчо не встановлений. З метою виключення необгрунтованості переміщення працівників треба щоб переміщення було мотивоване змінами в організації виробництва і праці, і було для підприємства дійсно необхідним.

 

Тема 6. Порядок оформлення документів для призначення пенсії

Порядок оформлення документів для призначення пенсій регулюється законом України «Про пенсійне забезпечення».

Працівники, що досягли пенсійного віку подають заяву про призначення пенсій за місцем роботи. А не працюючі – в органи Пенсійного фонду України за місцем проживання.

Після одержання заяви від працівника власник або уповноважений ним орган зобов`язаний заповнити Подання на призначення пенсії.

Відповідальність за правильність заповнення Подання несуть працівники суб`єкта господарювання на яких покладено обов`язок підготувати цей документ.

Подання заповнюється згідно трафаретного тексту, а саме:

Розділ 1− заповнюється у випадку втрати годувальника або якщо до пенсії нараховується надбавка на непрацездатних членів сім`ї. У розділі 2−проводяться записи з трудової книжки заявника (померлого годувальника). При відсутності трудової книжки виробничий стаж встановлюється на підставі інших документів, які видані за місцем роботи, служби чи навчання, а також архівними установами. У розділі 3 − вказують документи,дата і номер їхньої видачі на підставі яких визначається стаж, тривалість стажу з урахуванням пільгового. У розділі 4 − визначається тривалість усіх видів стажу працівника: загального, на пільгових умовах,за вислугу років, за роботу в районах Крайньої півночі (РКП) і місцях прирівняних до районів Крайньої півночі (МКП).

Після ознайомлення з заповненим Поданням ставиться дата і підпис особи, що звернулася за пенсією.

Крім заяви і Подання оформляється довідка про заробітну плату для обчислення пенсії. Такий документ видається працівнику підприємством на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів.

У випадку якщо підприємство ліквідоване, то довідка видається його правонаступником або державним архівом.

Інші документи, де може бути зафіксований розмір заробітної плати (виписки із штатного розкладу, дані профспілкового квитка) не можуть служити документами, що підтверджують фактичний заробіток.

Пакет документів направляється в органи, що призначають пенсії за місцем проживання працівника. Згідно законодавства звертання за призначенням пенсії може здійснюватись в будь-який час після виникнення права на пенсію.

Днем звертання за пенсією вважається день прийому заяви про призначення пенсії з додаванням необхідних документів.

Залежно від виду пенсії в органи, що призначають пенсії можуть подаватися ще й інші документи.

Документи можуть бути представлені як в оригіналах так і в копіях. В оригіналі подаються документи про виробничий стаж, вік і заробітну плату.

Однак у випадках, коли підтвердження стажу є трудова книжка,то представляється виписка з неї завірена печаткою.

Готувати документи для призначення пенсії рекомендується заздалегідь, особливо, коли в працівника відсутні ті або інші документи,а їхнє отримання пов`язане із тимчасовими визначеними проміжками.

Працівнику відділу кадрів доцільно на початку кожного року на всіх працівників, що у наступному році досягають пенсійного віку (або виникає право на пенсію) на підставі особистих особових карток працівника і їхніх трудових книжок скласти спеціальні списки у хронологічному порядку. У такі списки вносяться наступні дані:

1) назва таблиці: список працівників у яких у поточному році виникає право на пенсію;

2) номер порядку;

3) прізвище, ім`я, по батькові;

4) рік народження;

5) посада;

6) найменування структурного підрозділу;

7) підстава для призначення пенсії;

8) загальний стаж;

9) спеціальний трудовий стаж;

10) місяць в якому працівник матиме право на пенсію;

Працівники кадрових служб повинні пам`ятати, що за кожним документом є конкретна людина і потрібно забезпечити вирішення проблем працівників якнайкраще і якнайшвидше.