Практическое задание №2, Способы изложения материала в документе

« Назад

Наиболее общее требование, определяющее специфику изложения в деловых, научных и публицистических текстах, заключается в следующем:

1) изложение должно вестись по четко продуманному плану;

2) ни в общем плане изложения, ни в переходах от одной части текста к другой, ни в отдельных формулировках не должны нарушаться законы логики.

По способу изложения принято выделять три вида текстов: повествование, описание, рассуждение.

В повествовании рассказывается о событиях (фактах общественной жизни, поступках людей, явлениях природы и т.д.) в той хронологической последовательности, в которой они происходили в реальной действительности. Повествование как тип изложения широко используется в таких служебных документах, как автобиография, некоторые виды протоколов и отчетов, информационные сообщения и заметки и т.д.

В описании характеризуется явление (предмет, лицо, событие) путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. Обычно описание включает и общую характеристику явления, которая конкретизируется и обосновывается элементами описания. Описательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе – отчете, акте, приказе, постановлении и т.д. Например:

...С 1989 г. в совхозе проводилась работа по комплексной механизации полевых работ с круглосуточным использованием машинно-тракторного парка. Было организовано и проведено широкое привлечение молодежи на курсы механизаторов (уже состоялось несколько выпусков), в результате чего были полностью укомплектованы механизированные звенья и обеспечена работа в две смены с использованием машин в загонах по 18–20 часов в сутки. В бригады были направлены специалисты, лично ответственные за сроки и качество полевых работ. Была организована доставка горячего питания непосредственно на место работы. Второй и третьей бригадам было выделено: тракторов Д-54 – четыре, тракторов МТЗ-7 – три и необходимый сельскохозяйственный инвентарь...

В этом отрывке из отчета общее положение проводилась работа по комплексной механизации полевых работ конкретизируется перечислением принятых руководством совхоза мер.

В тексте, называемом рассуждением, логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определенное положение. Например:

В связи с неблагоприятными погодными условиями, размывом грунтовых дорог и временным недовыполнением плана основных рейсовых перевозок автобаза в настоящий момент не располагает свободными автомашинами, которые могут быть выделены для организуемой вами экскурсии...

Данное рассуждение построено на установлении причинно-следственных связей между явлениями.

В текстах документов могут встретиться различные виды рассуждений: основанные на установлении условно-уступительных связей, на сравнении, сопоставлении фактов, предметов, событий; раскрывающие смысл понятия или суждения и др.

Документы сложного состава, как правило, представляют собой тексты смешанных типов. В служебных документах повествование, описание и расссуждение очень часто дополняют одно другое. Поэтому составителю и редактору документов важно знать требования, предъявляемые к каждому типу изложения материала.

1. В повествовании важно выделить узловые события, наиболее существенные факты и детали. При этом следует учитывать, что протяженность события во времени и степень его важности далеко не всегда находятся в прямой связи. Например, выступление на собрании может быть многословным, но малосодержательным и, напротив, лаконичным, но весьма емким по смыслу.

Последовательность изложения в повествовании подчиняется хронологическому принципу. Отступление от этого принципа возможно, например, когда необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Однако такие отступления должны быть логически оправданными, мотивированными содержанием текста. Это условие не выполнено, например, в таком отрывке из автобиографии:

Я, Гришин Николай, родился 17 октября 1924 г. в деревне Климова Гора Осташковского района Тверской области. До войны жил в деревне и окончил 6 классов, а затем работал в колхозе. После войны моя семья поселилась в городе Осташкове, где я живу и сейчас. В 1948 г. был призван на действительную службу в ряды Вооруженных сил...

Фраза После войны моя семья поселилась в городе Осташкове... выбивается из ритма повествования и в приведенном контексте вряд ли уместна.

2. Работая над текстом, содержащим описание, следует обращать внимание на то, чтобы элементы описания раскрывали действительно важные признаки предмета. Элементы описания принято располагать в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую очередь обычно рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и в данных условиях. Например, рекомендуя работника на новую должность, прежде всего нужно отметить уровень его профессиональной подготовки, инициативность и самостоятельность в принятии решений и т.д. Такие же признаки, как личные склонности, увлечения и т.п., вполне могут быть или вообще оставлены без внимания, или рассматриваться в самую последнюю очередь. Однако, когда речь пойдет, например, о принятии в команду баскетболистов нового игрока, первыми вопросами, которые зададут тренеры этой команды, будут такие: каков возраст этого игрока? рост? вес? прыгучесть? Быстрота реакции? темперамент? и т.д. Расположение сведений в порядке их важности позволяет читателю или слушателю быстрее составить общее представление о предмете.

3. В рассуждении обычно что-либо обосновывается, доказывается. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая логическая форма мысли, как доказательство Последовательность изложения материала в рассуждении обычно определяется структурой доказательства. Различают два основных вида доказательства: дедуктивное, в котором мысль развивается от общих суждений к частным выводам, и индуктивное, в котором мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Аналогичным может быть и порядок изложения материала в рассуждении. Примером рассуждения, построенного на основе индукции (от частного – к общему), может служить приведенный выше отрывок из письма, в котором обосновывается невозможность выделения автомашин для проведения экскурсии. А вот пример рассуждения, основанного на дедуктивном доказательстве:

...Штурмовщина – одно из самых опасных зол в работе предприятия. Если в первой декаде месяца 15% заказа, во второй – 25%, а в третьей, когда нужно отправлять готовую продукцию, – 60%, хорошего качества изделий не жди. Люди работают с перенапряжением. Материалов не хватает. Контроль качества резко ухудшается. Неритмичная отправка готовых изделий предприятиям-смежникам мешает и им работать строго по графику. Резко возрастает количество претензий и рекламаций. Однако сам по себе тип доказательства (индуктивное или дедуктивное), которое кладется в основу рассуждения, можно рассматривать лишь как формальную основу последовательности изложения в рассуждении. Главное заключается в том, чтобы доказательства, а следовательно, и рассуждения были безупречными с точки зрения законов логики. Неправильное расположение материала в рассуждении (как виде текста) обычно связано с теми логическими ошибками, которые допускаются в доказательствах (как форме мысли).

Задания

Упражнение 1. Проанализируйте тексты; отметьте случаи неправильного расположения материала в документе. Какие ошибки связаны с незнанием требований типового формуляра, а какие – с незнанием особенностей того или иного способа изложения? Отредактируйте документы.

I.

Акт

Нами составлен нижеследующий акт обследования наличия специнвентаря, выданного бригаде II курса, работающей в д. Белово.

После двухнедельного пребывания на месте работы имеется в наличии: курток (десантных) – 16; брюк ватных – 25; телогреек – 4; сапог резиновых – 18 пар.

Ответственность за сохранность выданной одежды, согласно расписки, несет бригадир Овчаренко Николай. Им было получено на бригаду: курток – 20; телогреек – 5; брюк – 25; сапог – 25.

Овчаренко ссылается на отъезд пяти студентов и на то, что часть сапог была в негодном якобы состоянии. Овчаренко обязуется сдать полученное имущество полностью к 15 октября 1988 г.

Зам. начальника хозяйственного отдела Дома студентов – Сергеева Л.И.

Бригадир Овчаренко Н.

11.10.88 г.

II.

Снятие мотора с лодки

Снятие мотора с лодки производится в следующем порядке:

1. Запрещается переносить мотор и класть его так, чтобы подводная часть была выше двигателя, из-за возможного попадания остатков воды в цилиндр двигателя и магнето.

2. Поднять мотор вверх, снять с транцевой доски, вынуть из воды и держать в вертикальном положении, пока вода не вытечет из системы охлаждения.

3. Отвернуть два винта крепления мотора к транцу лодки.

4. Завернуть винт на пробке топливного бака и проверить закрытие топливного крана.

Упражнение 2. Проанализируйте текст с точки зрения логики и последовательности изложения. Отредактируйте документ.

Справка

О проводимых мероприятиях согласно предложений скрипичного мастера Воронова Скрипичным мастером фабрики смычковых инструментов Вороновым на наше имя от 25 октября 1992 г. были затронуты следующие основные вопросы, направленные на улучшение работы по изготовлению смычковых инструментов.

1. Изготовление партии высококачественных инструментов для передачи их на длительное обыгрывание в консерваторию и ряд симфонических оркестров для правильной оценки музыкальных инструментов.

2. Выработка и утверждение более рациональной формы оплаты труда индивидуальных мастеров, отражающей принцип материальной заинтересованности в зависимости от количества и качества выполняемой работы.

3. Решение вопроса о создании запаса ели и клена с пятилетним сроком выдержки.

4. Рекламирование и организация продажи через торгующую сеть музыкальных инструментов индивидуального исполнения в специализированных магазинах.

5. Приобретение по импорту комплекта ручных инструментов для изготовления скрипок.

6. Разработка и внедрение новых, более совершенных моделей скрипок, необходимых приспособлений и оборудования. На совещании, проведенном на фабрике с участием руководства фабрики, обсуждалось указанное письмо и на основании принятых решений издан приказ по Управлению за № 21 от 11 апреля 1990 г. Управление мебельной промышленностью, фабрика смычковых инструментов и экспериментальная фабрика обязаны принять меры по выполнению предложений, которые внес мастер Воронов. Однако в настоящее время получить выдержанные материалы с 5–6-летним сроком выдержки по требуемой номенклатуре не представляется возможным за неимением таковых. Начальник Управления мебельной промышленности [Подпись]

Упражнение 3. Проанализируйте акт с точки зрения степени важности указанных в нем фактов. Отредактируйте документ (устраните малосущественные детали, расположите материал в нужной логической последовательности).

Акт обследования выдачи материальной помощи профкомом хлебозавода № 14

Настоящий акт составлен ревизионной комиссией в составе Иванова П.Н., И.Н. Петровой, А.К. Сидоровой. Комиссия установила следующее:

Книга выдачи материальной помощи ведется с 1988 г. (в книге выдачи путевок в санатории, например, вообще не указано, с какого времени она ведется). Нельзя премировать за счет материальной помощи. Не везде указан год вступления в союз. Записи в книге выдачи материальной помощи ведутся очень небрежно и неразборчиво. Книга, как и книга ведомостей, которая ведется казначеем профкома И.А. Лопухиной, с 1988 г. не разграфлена. При выдаче помощи из фонда директора не указываются мотивы этой выдачи. Материальная помощь рабочему Коровину Р. выдана в XII-88, а выписка из протокола № 5 от 6.3.88. Не везде указывается, из какого фонда оказана помощь.

10 июня 1990 г.

П. Иванов И. Петров А. Сидорова