Практическое задание №1, Выбор фактов, их проверка

« Назад

Факты – основа содержания служебного документа. Отбор фактического материала, включаемого в документ, его проверка являются важнейшей частью работы как составителя документа, так и его редактора.

1. Фактический материал, используемый в служебном документе, должен быть достоверным. Независимо от характера сведений (информация о событии, ссылки на чье-либо мнение или на другой документ, цифровой материал) все данные должны быть абсолютно точными, непротиворечивыми и тщательно проверенными. Например, автор может ошибиться при изложении сведений общего характера – в именах известных лиц, в биографических данных, в названиях мест и т.д. Такие сведения должны быть проверены; для этого редактору следует обратиться к изданиям энциклопедического характера, словарям, справочникам и т.п.

В ряде случаев обращаться к справочным изданиям не обязательно. Например, если автор (или оператор) исказит общеизвестную фамилию, очевидно неправильно запишет цифровой материал и т.д. (однако редактор обязан предупредить автора о всех вносимых исправлениях). Нередко причиной фактических ошибок становится невнимательность лиц, ответственных за подготовку документа, их неумение проверить факты, навести нужные справки и т.п. Причиной ошибки может стать и небрежность в работе (например, секретарь, выдавший справку, искажает фамилию или адрес; ведущий протокол собрания отвлекается и пропускает важный момент в выступлении; наконец, оператор, набирающий его, путает цифры, условные обозначения и т.д.).

2. Фактический материал, включаемый в служебный документ, должен быть достаточным для объективного решения вопроса. Факты – это фундамент любого документа. Полнота сведений, всестороннее рассмотрение проблем, учет всех факторов особенно важны в документах, на основании которых решаются практические вопросы, нередко имеющие важное хозяйственное значение. Строгой критике в печати подвергается узковедомственный подход к делу, защита мероприятий, выгодных одной отрасли, одному учреждению. Значение многих видов документов определяется прежде всего тем, насколько полно представлен в них фактический материал. Это и докладные записки различного содержания, и акты обследования, и отчеты, и разного рода служебная переписка. Полнота фактического материала, всесторонний учет причин и следствий особенно важны в тех случаях, когда документ призван разрешить конфликтную ситуацию, т.е. тогда, когда сталкиваются противоположные взгляды, интересы. Полнота и достоверность фактического материала определяют доказательность, убедительность документа. Из сказанного, однако, не следует, что в документ должны включаться все сведения, относящиеся к тому или иному делу. Загромождение текста малосущественными данными, перечни однотипных данных и т.п. могут отвлечь внимание от главного в документе, затруднить работу с ним.

3. Требование полноты сведений не должно пониматься прямолинейно, упрощенно. Любое явление обладает множеством признаков, тысячами нитей оно связано с другими явлениями, событиями. Пытаться перечислить все эти признаки, учесть все связи – трудное, а главное, ненужное занятие. Гораздо важнее найти и высказать основные аргументы, опереться на такие факты, которые имеют решающее значение.

Актуальность фактов – это степень их важности в данный момент, в данной ситуации, для решения данного вопроса. Допустим, в редакцию газеты приходят многочисленные письма с жалобами на плохую работу городского транспорта. Редакция проверяет эти жалобы, убеждается в том, что они справедливы, и на страницах газеты ставит вопрос о необходимости улучшения работы городского транспорта. Организации, ответственные за работу транспорта, обязаны дать ответ газете, сообщить о принимаемых мерах:

Ознакомившись с материалом, помещенным в №10 Вашей газеты, департамент городского транспорта считает необходимым сообщить следующее:

1. В настоящее время на городских линиях автобусов работает до 40 машин.

2. В связи с перегруженностью маршрутов № 8, 20 и 43 действительно имели место случаи нарушения графика движения автобусов, особенно в часы «пик».

3. Автобазам № 5 и 7 строго указано на недопустимость переброски рейсовых автобусов на другие маршруты, в том числе загородные, а также для проведения экскурсий и т.д.

Достаточен ли такой ответ? Разумеется, нет. В нем не дано ответа на главный в данной ситуации вопрос: будет ли улучшено обслуживание пассажиров на линиях автобусов. Если будет, то когда? Что для этого сделано? Сведения, сообщенные в ответе, может быть, действительно важны. Но не в данной ситуации, не в данный момент. Ответы на вопросы, жалобы и предложения должны быть конкретными и исчерпывающими.

Задания

Упражнение 1. Составьте ответ на данное письмо-запрос, используя приведенные сведения.

Письмо-запрос

Уважаемый председатель приемной комиссии! Я закончил национальную школу. Прошу ответить, должен ли я писать сочинение на вступительных экзаменах. Хочу поступать в Московский государственный университет, на филологический факультет.

Материал для ответа

Письменный вступительный экзамен по русскому языку (или языку, на котором ведется преподавание) и литературе обычно проводится в виде сочинения. Лица, изучавшие в среднем учебном заведении русский язык в объеме программы национальной школы или изучавшие язык, на котором ведется преподавание в вузе, как общеобразовательный предмет, могут писать вместо сочинения изложение или диктант, кроме поступающих на специальности: филологические, иностранные языки, журналистика, международная журналистика, структурная и прикладная лингвистика, исторические, философия, историко-архивоведение, правоведение, педагогика и психология (дошкольная), дефектология, международные отношения, международное право, международные экономические отношения, русский язык и литература.

Упражнение 2. Проверьте, правильно ли вычислен процент выполнения плана.

Цех План, т Фактическое

выполнение

плана, т

%

Карамельный ............................. 24 547 28 462 105,9

Конфетный.................................. 5 580 6 038 108,9

Шоколадный ............................... 6 450 7 109 110,2

Розничный .................................. 370 412 119,4

Упражнение 3. Укажите недочеты в использовании фактического материала.

Весенние полевые работы в опытном хозяйстве в 1993 г. были начаты 17 апреля, на 7 дней позже, чем в 1992 г., в связи с затяжной весной. По состоянию с 10.04 по 30.04 в сравнении с 1992 г. выполнено:

1) рассеяно минеральных удобрений в подкормку и основную заправку 210 т на площади 380 га (в 1992 г. – 280 т., т.е. 75%);

2) произведено закрытие влаги на площади 475 га в сжатые сроки с хорошим качеством;

3) предпосевная обработка (дискование) на площади 475 га;

4) посажено картофеля 15 га.

Упражнение 4. Проанализируйте текст письма-запроса. Какие фактические сведения в нем являются лишними? Правильно ли дан ответ, достаточен ли он? Составьте варианты письма-запроса и письма-ответа.

Письмо-запрос

Уважаемый декан! Я окончил три курса дневного отделения химико-технологическго института и с 1993 г. работаю на Московском лакокрасочном заводе в должности сменного мастера и учусь на заочном отделении института. С 1982 г. сотрудничаю в стенной и многотиражной печати, имею опубликованные работы.

Очень прошу сообщить, на каких условиях возможен перевод на факультет журналистики из технического вуза. Какие предметы нужно досдавать? Какие нужно представить документы для перевода?

Письмо-ответ

Перевод на факультет журналистики возможен только с факультетов и отделений журналистики государственных университетов. Вопрос о переводе решается персонально комиссией по переводам, работающей со второй половины июня ежегодно. Студенты технических вузов могут поступить на факультет журналистики только на общих основаниях на первый курс.

Упражнение 5. Оцените фактические сведения с точки зрения их полноты и конкретности. Исправьте тексты.

1. Рассмотрев статью «Резервы животноводства», местная администрация выделила хозяйствам дополнительное количество запасных частей к доильным установкам, которое должно обеспечить выполнение взятых хозяйствами обязательств по поставкам.

Инженерной службе поручено принять меры по ремонту имеющихся доильных агрегатов. Ее работникам указано на недопустимость затягивания приведения оборудования ферм в технически исправное состояние. Результаты работы инженерной службы будут обсуждены в ближайшие возможные сроки.

2. Начальник цеха оргстекла по результатам производственного совещания разработал конкретные мероприятия по повышению трудовой дисциплины и улучшению качества продукции. Рассматривался вопрос о технике Артемьеве Н.И., игнорировавшем сигналы рабочих. Поставлен вопрос о понижении его по должности. Приказом начальника цеха объявлены выговоры Косых И. В. и Шарову М. Н. за систематические прогулы. Работники контрольной службы обязуются строже следить за качеством готовой продукции.

3. Обсудив заметку «Мостки под колесами», Управление дороги признает критику газеты правильной. На переходах через железнодорожные пути на указанных газетой станциях, при условии невнимательности со стороны отдельных пешеходов, действительно могут возникать технически и жизненно опасные моменты. Управлением дороги уже принято решение о строительстве на указанных станциях специальных переходов. В настоящее время на переходах устанавливаются средства дополнительного освещения и оповещения.