Курсова робота Аналіз процесів документування довідково-інформаційної документації у відділі професіональної технічної освіти

Вступ

1. Теоретичні аспекти процесу створення довідково- інформаційної документації

1.1. Основи побудови діловодних процесів: терміни та визначення

1.2. Довідково-інформаційні документи як вид службових документів в системі діловодства

1.3. Правила оформлення та складання службових листів

Висновки до першого розділу

2. Аналіз процесів документування довідково - інформаційних документів у відділі професійної технічної освіти департаменту освіти і науки Лдеської обласної адміністрації

2.1. Організаційна структура департаменту освіти і науки Одеської обласної адміністрації

2.2. Правила складання довідково-інформаційних документів в департаменті професійній технічній освіті

2.3. Процес функціонування довідково-інформаційних документів у відділі професійної освіти департаменту освіти і науки

Висновки до другого розділу

Висновки

Список використаних джерел

Додатки

Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій, сотень документів, які висвітлюють різні сторони їх діяльності, найбільшу питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства.

Діловодство – це невід`ємна частина управління підприємством, організацією чи установою, оскільки будь-яке управлінське рішення, наприклад співпраця з іншими юридичними особами, набір нових працівників, продаж чи покупка товарів, повинне бути документально оформлене. Документи не тільки сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи, але й широко використовуються у нашій повсякденній діяльності, як джерела та носії інформації. Вони є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Тому вміння правильно складати та оформляти різні види документів високо цінується у сучасному бізнес-світі і проблема правильного ведення діловодства набула великої актуальності.

Діловодство, проте, – це не тільки документування управлінської інформації, це - значно ширше поняття, під яким розуміють сукупність процесів з створення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формування справ, підготовки документів до зберігання. Діловодство ставить перед собою завдання забезпечити ефективний процес управління, створюючи, зберігаючи документи та забезпечуючи доступ до них. Тому, дослідження довідково-організаційних документів, як і будь-яких інших видів документів, доцільно здійснювати, невід`ємно від вивчення систем діловодства, базуючись на особливостях діловодних процесів.

Об`єктом дослідження у курсовій роботі є Департамент освіти і науки Одеської обласної адміністрації у відділі професійно технічної освіти.

Предметом дослідження є довідково-інформаційні документи у системі документних потоків відділу професійної технічної освіти Департаменту освіти і науки Одеської обласної державної адміністрації.

Мета роботи: здійснити аналіз довідково-інформаційних документів в Департаменті освіти і науки у відділі професійної технічної освіти.

Відповідно до мети поставлено такі завдання:

- проаналізувати довідково-інформаційні документи як частину управлінської документації, що ведеться на підприємствах, в установах і організаціях;

- розглянути основні види довідково-інформаційних документів, дослідити їх структуру, необхідні реквізити та сферу їхнього застосування;

- охарактеризувати довідково-інформаційну документацію конкретного підприємства, розкрити її практичне значення;

- дати характеристику усім видам листів;

- розробити інструкцію оформлення інформаційного листа.

Багато вчених та науковців працюють у сфері дослідження систем діловодства, документаційного забезпечення професійної та приватної діяльності, дають системний аналіз довідково-інформаційним документам. Варто виділити такі праці як «Ділове мовлення для державних службовців» та «Службове листування» С.В.Шевчука, «Сучасне діловодство» А.Н.Діденко, «Сучасні ділові папери» С.В.Глущика, «Сучасний діловий документ» Молдаванова М.І., Слободяника М.С. і самий великий внесок у науку сучасного діловодства належить Палехі Ю.І.

В процесі нашого дослідження, ми виявили що документи не тільки сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, а також є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи, але й широко використовуються у нашій повсякденній діяльності, як джерела та носії інформації. В той же час вони є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Тому вміння правильно складати та оформляти різні види документів високо цінується у сучасному бізнес-світі і проблема правильного ведення діловодства набула великої актуальносі.

Ми дізналися, що багато вчених та науковців працюють у сфері дослідження систем діловодства, документаційного забезпечення професійної та приватної діяльності, дають системний аналіз довідково-інформаційним документам. Варто виділити такі праці як «Ділове мовлення для державних службовців»

Визначили, що серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій сотень документів які висвітлюють різні сторони їх діяльності найбільшу питому вагу має довідково – інформаційна документація якій за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства.

У документообігу будь-якого підприємства досить значне місце займають різноманітні довідки, службові листи, протоколи, оголошення тощо ― тобто ті документи, які належать до довідково-інформаційних. На перший погляд, вони є не настільки важливими як розпорядчі документи, але така думка оманлива, адже саме від послідовного, зрозумілого та коректного викладення у них відповідної інформації залежить прийняття або виконання того чи іншого рішення.

А також, я проаналізувала довідково-інформаційні документи як частину управлінської документації, що ведеться на підприємствах, в установах і організаціях, розглянула основні види довідково-інформаційних документів, дослідила їх структуру, необхідні реквізити та сферу їхнього застосування,охарактеризувала довідково-інформаційну документацію конкретного підприємства, розкрила її практичне значення, охарактеризувала всі види листів, розробила інструкцію оформлення інформаційного листа.

1. Про затвердження типової інструкції з діловодства у міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування: постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011р. №1242.//Офіціальний вісник України. -2011.-№ 32-Ст.952.

2. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система довідково-інформаційної документації. Вимоги до оформлення документів:ДСТУ 4163-2003. – Чинний від 01.09.2003. – К.: Держспоживстандарт України,2000. – 8 с.

3. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів [ Текст ]: ДСТУ 4163-2003. – [Чинний від 2003-09-01]. – К.:

4. Діловодства й архівна справа. Термін та визначення понять: ДСТУ 2732:2004. – Чинний від 28.05.2004. – К.: Держстандарт України, 2005.-

5. Баюш О.О. Конспект лекцій з дисципліни «Діловодство» для студентів спеціальності 5.0201051 «Діловодство» напряму 020105 «Документознавство та інформаційна діяльність» Укладач: Баюш О.О. / Одеса: ТПА ОНАХТ, 2014. – 98 с.

6. Бездрабко В.В. Управлінське документознавство: навч.посібник / В.В. Бездрабко. – К., 2006. – 208 с.

7. Блощанська В.А. Сучасне діловодство: навч.посіб. / В.А. Блощанська –  К.: Центр навч. Літ-ри, 2005. – 320 с.

8. Глущик С.В. Сучасні ділові папери / С.В. Глущик, О.В. Дняк, С.В. Шевчук. – Вид. 5- те, доп. і перероб. – К.: Атіка, 2005. – 544 с.

9. Данюк В.М. Кадрове діловодство: навч. Посібник / В.М. Данюк, Л.П. Кулаковська – К.: Каравелла, 2006.

10. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навч. посібник / А.Н.Діденко. – 5-те вид., перероб. і доп. - К.: Либідь, 2006. – 384 с.

11. Палеха Ю.І. Документування в підприємницькій сфері (зі зразками сучасних документів): навч. Посіб. Для вищ. навч. закл. / Юрій Палеха. –К.: Ліра-К, 2010.-458с.

12. Палеха Ю.І. Інструкція з діловодства в навчальному закладів / Ю.І. Палеха Секретарь-референт – 2006.-№6. –С.16-20.

13. Палеха Ю.І. Кадрове діловодство: навч. Посібник (зі зразками сучасних ділових паперів). /Ю.І. Палеха. – 5-те вид., доп.К.:Ліра – К, 2011.-476с

14. Загальне діловодство. Вимоги до оформлення документів: практ. посіб. / Автор-укладач: В.М. Пахомов. – Івано-Франківськ: ІФОЦППК; Сімик, 2010. – 108 с.

15. Інформація та документація. Керування документацій ними процесами. Частина 2. Настанови: ДСТУ 4423-2:2005 ( ISO/TR 1548-2: 2001. МОД). Чинний від 01.10.2007.

16. Корж А.В. Документознавство. Зразки документів право ділової сфери: навч. посібник / А.В.Корж. – 2 ге вид, змін. та доп. – К.: КНТ, 2007. – 372.

17. Леміш Н.О. Викладання курсу «Діловодство»: вимоги сьогодення та перспективи / Н.О. Леміш // Інформаційні технології і системи в документознавчій сфері: зб. матеріалів ІІ Міжнародної науково-практичної конференції, Донецьк, 3-5 квітня 2012 р. – ДонНУ, 2012. – С. 106-107.

18. Янковая В.Ф. Документы и системы документации / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2013. - № 5. – C. 6.

19. Янковая В.Ф. Документы и системы документации / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2013. - № 6. – C. 8.