Фільтрація даних у MS Access: фільтр по виділеному, звичайний фільтр, розширений фільтр

Фільтр — це набір умов для вибирання множини записів або для сортування записів. Існують такі типи фільтрів: фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр, розширений фільтр.

Фільтр по виділеному фрагменту дозволяє відібрати записи з використанням значень, які вибираються у таблиці, запиті або у полі форми в режимі таблиці. Порядок створення фільтру:

1. Відкрити таблицю, запит або форму.

2. Виділити значення, яке повинні містити записи.

3. Вибрати меню Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному або натиснути на відповідну кнопку.

Для відміни дії фільтру вибрати меню Записи/Удалить фильтр або натиснути на кнопку.

Фільтри зберігаються автоматично під час зберігання таблиці, запита або форми.

Звичайний фільтр дозволяє відібрати записи шляхом уведення критеріїв у порожню таблицю, запит або форму. Наприклад, необхідно з таблиці Табель відібрати записи, в яких поле МІСЯЦЬ=2 та КІЛЬКІСТЬ ВІДПРАЦЬОВАНИХ ДНІВ > =20.

Порядок створення звичайного фільтру:

1. Відкрити таблицю, запит або форму.

2. Вибрати меню Записи/Фильтр/Изменить фильтр або натиснути на кнопку.

3. На екрані з’явиться таблиця для введення критеріїв. У відповідних полях увести умову відбору записів. Для уведення значень розкрити список та вибрати потрібне значення. Для уведення виразу можна використовувати будівник виразів. Для пошуку записів, які повинні містити в конкретному полі порожні або непорожні значення, необхідно увести вираз IS NULL або IS NOT NULL.

4. Вибрати меню Записи/Применить фильтр або натиснути на кнопку . Для відміни дії фільтру вибрати меню Записи/Удалить фильтр або натиснути на ту саму кнопку.

Розширений фільтр дозволяє створювати складні критерії відбирання записів. Порядок створення розширеного фільтру:

1. Відкрити таблицю, запит або форму.

2. Вибрати меню Записи/Фильтр/Расширенный фильтр. У результаті відкриється вікно, схоже на вікно конструктора запитів.

3. Додати поле або поля, для яких будуть задані умови для відбирання записів.

4. Задати порядок сортування.

5. Задати шукане значення або ввести вираз у рядок Условие отбора для кожного поля. Вираз можна ввести безпосередньо у комірку, або з використання будівника виразів.

6. Вибрати меню Записи/Применение фильтра або натиснути на відповідну кнопку панелі інструментів.

Наприклад, створити фільтр для відбирання записів, у яких посада=«Секретар».

Створення форми або звіту на основі записів, відібраних за допомогою фільтру. Для цього необхідно вивести на екран записи, відібрані за допомогою фільтру, відкрити список біля кнопки Новый объект і вибрати Форма, Отчет, Автоформа або Автоотчет.