Ідея створення полів підстановки. Створення полів підстановки зі зв’язаної таблиці. Створення поля підстановки з фіксованого списку значень

Основний структурний елемент Access — таблиця, в якій зберігається інформація. Об’єкт «таблиця» — це лише одна частина Access-системи, в якій справді зберігається інформація. Всі інші об’єкти (такі, як запити, форми та звіти) ґрунтуються на даних таблиць.

Для більшості користувачів операції, що виконуються в базі даних, починаються зі створення однієї чи більше таблиць.

І хоча, з одного боку, таблиця — це колекція даних, з іншого — це дещо більше, ніж просто набір даних. Яка ж відмінність таблиці від сторінки тексту або чисел у структурі електронної таблиці? Структура перетворює дані в інформацію. Структуровану інформацію, організовану в таблицю, легше зрозуміти і читати.

По-перше, за рахунок класифікації по стовпчиках. Кожен стовпчик таблиці являє собою результат певної класифікації.

По-друге, тому, що рядки повторюють шаблон. Шаблон, установлений за допомогою стовпчиків, повторюється в кожному рядку. Кожний рядок подає інформацію про певний існуючий об’єкт, наприклад, про легковий автомобіль, заводи-виготовлю-вачі або роки випуску.

Ці два чинники дозволяють легко читати інформацію таблиці, оскільки кожен рядок у таблиці передбачений.

Ця передбачена структура дає можливість комп’ютерній програмі виконати аналогічні операції набагато швидше і з вищою точністю, ніж це може зробити людина.

Поля визначають класифікаційну характеристику даних, за якою можна знайти кожен запис, такий, наприклад, як прізвище чи дата народження. Коли працюємо з полем, то можна маніпулювати даними, що належать одному чи кільком записам. Наприклад, за потреби відсортувати інформацію вибираємо одне або більше полів у ролі ключів сортування.