Майстер для створення форм

Форми нагадують паперові бланки і часто розробляються для відображення одного запису таблиці даних або запиту на екрані. В формах Access можна відображати дані з кількох пов'язаних між собою таблиць.

Використання форм для введення і редагування даних має деякі переваги перед введенням даних в саму таблицю даних. При використанні таблиць даних перегляд всіх полів окремого запису (якщо в ньому багато полів) часто неможливий, а форми дають змогу вибрати зручне розміщення полів на екрані і забезпечити перегляд графічних об'єктів (наприклад, рисунків), що зберігаються в полях об'єкта OLE.

Access дозволяє швидко створювати форми з допомогою Мастера форм. Можна також розробляти форми вручну, відкривши пусту форму і перетягнувши об'єкти (наприклад, поля, текст і графіку) в потрібне місце форми. Можна поєднувати автоматизовану і ручну розробку. Наприклад, за допомогою Мастера форм можна створити основу форми, а потім відкрити форму в режимі Конструктор формы і внести зміни вручну.

Якщо користувачеві потрібно управляти процесом створення форм і витрачати на це менше зусиль, то краще скористатися допомогою Мастера форм. Як і інші майстри Access, Мастер форм задає низку запитань про форму, яка створюється, а потім будує форму залежно від відповідей користувача. Для створення форми з допомогою Мастера форм необхідно виконати такі дії.

У вікні бази даних виберіть вкладення Форми і клацніть мишкою на кнопці Создать. З'явиться діалогове вікно Новая форма. В діалоговому вікні клацніть мишкою на пункті Мастер форм, і в списку внизу діалогового вікна виберіть таблицю (або запит), на підставі якої буде створюватися форма. Дійте відповідно до вказівок, що з'являються у вікнах Мастера форм. Після завершення процесу Мастер форм дозволяє відкрити форму в режимі форми з вміщеними в ній даними або в режимі Конструктор форм, де можна вручну внести додаткові зміни.

В діалоговому вікні Новая форма, крім пункту Мастер форм, є й інші пункти. Після клацання мишкою на пункті Мастер форм і вибору потрібної таблиці з'явиться перше діалогове вікно.В цьому діалоговому вікні застосовуйте список Таблицы/Запросы для вибору таблиць або запитів, які бажано використати як джерело даних для форми, а вікна Имеющиеся поля і Выбранные поля - для вибору полів форми.

При виборі таблиці у вікні списку Таблицы/Запросы всі поля цієї таблиці або запиту з'являться в списку Имеющиеся поля. Виберіть у цьому списку поле, яке має з'явитися у формі, а потім клацніть мишкою на кнопці зі стрілкою праворуч для додавання поля в список Выбранные поля або двічі клацніть мишкою на полі в списку Имеющиеся поля для додавання поля в список Выбранные поля.Зверніть увагу на те, що між вікнами списку є кнопка з подвійною стрілкою, спрямованою праворуч. Клацання мишкою на цій кнопці дозволяє додати всі поля зі списку Имеющиеся поля в список Выбранные поля. Якщо користувач допустив помилку і хоче видалити поле зі списку Выбранные поля, клацніть мишкою на непотрібному полі в списку Выбранные поля і на кнопці зі стрілкою ліворуч. Додавши потрібні поля, клацніть мишкою на кнопці Далее.

Після вибору полів з таблиці з'явиться друге діалогове вікно Мастера форм В цьому діалоговому вікні необхідно визначити розмітку форми. Можна вибрати форми: в один столбец, Ленточный або Табличньій. При виборі пункту В один столбец за замовчуванням створюється форма, в якій всі поля розміщені в одному стовпці і вирівняні по лівому краю, при виборі пункту Ленточный - форма за замовчуванням у вигляді таблиці, в якій кожне значення відтворюється в окремому вікні, при виборі пункту Табличный за замовчуванням створюється форма також у вигляді таблиці (схожої на таблицю даних).

Виберіть один з цих пунктів і клацніть мишкою на кнопці Далее. В наступному діалоговому вікні Мастера форм можна вибрати стиль форми в Access є десять стилів фону для форм, що створюються Мастером форм (деякі з них дуже барвисті, але додавання різноманітних конструкцій у форму сповільнює роботу). В останньому діалоговому вікні вказується заголовок форми. Якщо форма базується на кількох таблицях, необхідно вказати заголовки для підлеглих форм, що відтворюють дані з вторинних таблиць. З допомогою параметрів діалогового вікна можна відкрити форми з даними або форму в режимі Конструктор, де у форму можна внести додаткові зміни.

Для збереження форми клацніть мишкою на кнопці Далее третього вікна Мастера форм і з'явиться вікно, яке дозволить зберегти форму, вказавши ім'я, під яким її потрібно зберегти. Крім того, якщо активізована опція Открытие формы для просмотра или ввода данных, то після клацання мишкою на кнопці Готово з'явиться вікно, яке дозволяє переглядати наявні дані або вводити нові дані. Якщо активізована опція Изменение макета формы, то з'явиться можливість змінювати макет раніше створеної форми. Якщо необхідно роздрукувати значення полів одного запису, роздрукуйте вміст форми. Можливо також надрукувати кожний запис таблиці даних (або запиту), який використовується формою. Для друкування даних в розмітці форми виконайте такі дії.

Відкрийте форму або виберіть її у вікні БД. Для роздрукування одного запису знайдіть його і клацніть мишкою на його селекторі (він розміщений ліворуч від запису) або виконайте команду Правка та її опцію Выделить запись Виконайте команду Файл та її опцію Печать, щоб відкрити діалогове вікно Печать. Для друкування вибраного запису виберіть опцію Выделенная запись (Select Record) в розділі Печать (Print Range) діалогового вікна. Для друкування всіх записів залиште активною опцію Все (All). Клацніть мишкою на кнопці ОК для початку друкування.