Створення таблиць

Перед створенням нової таблиці необхідно точно визначити, які поля вона буде вміщувати. Погана розробка - одна з головних проблем, з якими можуть стикатися користувачі, працюючи з БД. Користувач має вирішити, наприклад, скільки таблиць необхідно, які атрибути чи поля будуть вміщені в таблицях і які типи даних будуть зберігатися в цих полях (символи, числа, грошові величини, графіка тощо).

Коли користувач точно визначить структуру таблиці, він може створити її в Access, виконавши такі дії: У вікні бази даних виберіть вкладення Таблицы Клацніть мишкою на кнопці Создать. З'явиться вікно Новая таблица. В правій частині діалогового вікна Новая таблица виберіть потрібний пункт і клацніть мишкою на кнопці ОК. В правому полі діалогового вікна Новая таблица відображені п'ять пунктів, які дозволяють вибрати шлях створення таблиці:

- Режим таблицы. Відкривається таблиця, схожа на електронну таблицю, в яку можна вводити дані;

- Конструктор. Якщо користувач хоче керувати процесом створення таблиці, то необхідно вибрати цю опцію і клацнути мишкою на кнопці ОК. Відкриється вікно конструктора Мастер таблиц. Запускає майстра, який ставить низку запитань і створює таблицю на підставі відповідей на них; Импорт таблиц. Запускає майстра, який дозволяє використовувати таблицю, що зберігається в другому форматі, як основу для нової таблиці;

- Связь с таблицами. Запускає майстра, який дозволяє встановлювати зв'язки з іншими таблицями.

У вікні конструктора таблиць є три графи: Имя поля, Тип данных і Описание. В графу Имя поля введіть ім'я поля. Імена полів можуть мати довжину не більше від 64 символів і вміщувати букви, цифри, пропуски і знаки пунктуації. Після введення імені поля натисніть клавішу <Tab>, щоб перемістити курсор в графу Тип данных (Data Туре). В цій графі необхідно вибрати тип даних, які будуть зберігатися в полі. За замовчуванням вважається, що дані є текстові; щоб змінити тип даних, клацніть мишкою на стрілці в правій частині клітинки і з вікна списку, що з'явилося (рис. 3.7), виберіть необхідний тип.

В Access є вісім типів даних і Мастер подстановок.

Текстовый. Використовується для збереження будь-якої послідовності символів, включаючи букви, цифри, розділові знаки, пропуски і спеціальні символи. Поле MEMO. Використовується для збереження тексту великого обсягу (наприклад, цілих параграфів).

В полях MEMO може вміщуватися до 32000 символів. Числовой. Застосовується для збереження числових значень. Якщо ці числа не будуть брати участь у розрахунках (наприклад, поштові індекси або номери телефонів), то краще використовувати для збереження текстові поля. Дата/Время. Слугує для збереження дати і/або часу. Значення дати й часу можна зберігати і в текстових полях, однак використання цього поля має свої переваги. Денежный. Використовується для збереження числових значень, які слугують виключно для указання грошових сум. Автоматично додається фіксована кількість цифр після десяткової коми, щоб запобігти помилкам округлення. Счетчик. Використовується для автоматичної нумерації запису, що додається. Наприклад, полю першого запису присвоюється значення 1, полю наступного запису - 2 тощо. Зверніть увагу на те, що після додавання запису значення цих полів змінити не можна. Логический. Використовується для збереження логічних даних типу Да/Нет.

Поле объекта OLE. Вміщує об'єкт OLE. Об'єкт OLE - це документ іншого додатка Windows, що підтримує OLE (Object linking and embedding - зв'язування і впровадження об'єктів). Об'єкт OLE може вміщувати звук, відео, робочі таблиці або документи текстового процесора.

Мастер подстановок. Використовується для задання значень, яких може набувати це поле Для збереження документа, створеного з допомогою текстового процесора, замість поля MEMO можна використовувати поле об'єкта OLE.

Поля MEMO придатні для невеликого за обсягом тексту, що вміщує кілька абзаців. Поля об'єкта OLE більш придатні для збереження текстів великого обсягу, наприклад, багатосторінкових документів, створених в текстовому процесорі Windows. Вибравши необхідний тип даних, натисніть клавішу <Tab> для переміщення курсора в графу Описание (Description). В цю графу вводиться необов'язковий опис поля. Після введення опису натисніть клавішу <Tab>. Курсор переміщується на наступний рядок (запис).

Введіть імена полів, типи даних та (якщо потрібно) опис для всіх полів. В нижній частині вікна конструктора таблиці розміщений розділ Свойства поля (Field Properties), в якому визначаються властивості кожного поля таблиці. В процесі розробки таблиці на цей розділ можна не звертати уваги, оскільки Access не вимагає обов'язкових змін у ньому. Але після створення таблиці визначення властивостей полів значно спроститься контроль за введенням даних. Наприклад, у текстових полях можна змінювати розмір поля, який за замовчуванням дорівнює 50 символам, а також визначати інші характеристики, наприклад, формат даних поля або правила, які мають задовольняти дані.

Властивості залежать від типу даних, вибраних для конкретного поля. При розробці таблиці Access дозволяє визначити одне або більше полів як первинний ключ. Первинний ключ - це одне або кілька полів, за якими однозначно ідентифікуються записи в таблиці. Первинні ключі досить корисні (настільки, що якщо спробувати зберегти таблицю без визначення первинного ключа, на екрані з'явиться діалогове вікно, яке вимагатиме його створення).

За замовчуванням первинні ключі в списку даних таблиці відтворюються першими. Для первинних ключів завжди необхідно використовувати дані, які ніколи не будуть повторюватися. Як первинний ключ не можна використовувати таке поле, як прізвище, оскільки неможливо буде мати два записи для одного прізвища.

Необхідно також пам'ятати, що інколи є сенс використати як первинний ключ комбінацію полів. Наприклад, в таблиці, в якій ведеться облік щотижневого робочого часу, комбінація полів ідентифікаційного номера службовця і кінця тижня може бути використана для первинного ключа, оскільки жоден службовець не в змозі подати дві заявки про кількість відпрацьованих годин за один тиждень.

Для встановлення первинного ключа необхідно виконати такі дії. В режимі Конструктор таблиц виберіть поле (або поля), яке бажано зробити первинним ключем. Щоб вибрати кілька полів, спочатку виберіть перше, клацнувши мишкою на кнопці ліворуч від назви поля, а потім, утримуючи натиснутою клавішу <Ctrl>, - решту полів.

Виконайте команду Правка та її опцію Первичный ключ або клацніть мишкою на кнопці Первичный ключ панелі інструментів (на ній зображено ключ). Поруч з вибраним полем відобразиться піктограма ключа.