Лекція №1, Основні поняття і роль інформаційних систем і технологій в управлінні підприємствами

« Назад

1. Система управління підприємством

Підприємство — це стабільна формальна соціальна структура, яка використовує ресурси з навколишнього середовища і переробляє їх у продукти своєї діяльності для отримання прибутку.

З позиції системного підходу підприємство будь-якого рівня і масштабу необхідно розглядати як велику систему, яка складається із взаємопов'язаних і взаємодіючих елементів. У якості елементів можуть виступати бригади, машини і механізми, транспортні засоби тощо. Для детального вивчення такої системи необхідно виконати її декомпозицію, тобто поділити на підсистеми.

У загальному вигляді підприємство може бути представлено у вигляді наступних підсистем:

- структурні підсистеми (технологічні процеси, структурні підрозділи підприємства тощо);

- функціональні підсистеми (планування, облік, звіт, аналіз діяльності, управління);

- інформаційні підсистеми (комп'ютерні інформаційні системи, класифікатори, бази даних тощо).

Структурні підсистеми відповідають основним областям діяльності підприємства і не залежать від конкретної організаційної побудови служб підприємства. Функціональні підсистеми відображають поділ підприємства у відповідності з основними функціями, які виконуються підрозділами підприємства.

Обов'язковою умовою являється, що всі підсистеми взаємопов'язані.

Для забезпечення успішного функціонування підприємства необхідно управляти його матеріальними, фінансовими і інформаційними потоками. 

1.1. Структура управління організацією

Координація роботи всіх підрозділів організації здійснюється через органи управління різного рівня. Під управлінням розуміють забезпечення поставленої мети за умови реалізації наступних функцій: організаційної, планової, облікової, аналізу, контрольної, стимулювання. Розглянемо зміст управлінських функцій.

Організаційна функція полягає в розробці організаційної структури і комплексу нормативних документів: штатного розкладу фірми, відділу, лабораторії, групи і т.п. з вказівкою підлеглості, відповідальності, сфери компетенції, має рацію, обов'язків і т.п. Частіше за все це висловлюється в положенні по відділу, лабораторії або посадових інструкціях.

Планування (планова функція) полягає в розробці і реалізації планів по виконанню поставлених задач. Наприклад, бізнес-план для всієї фірми, план виробництва, план маркетингових досліджень, фінансовий план, план проведення науково-дослідної роботи і т.д. на різні терміни (рік, квартал, місяць, день).

Облікова функція полягає в розробці або використовуванні вже готових форм і методів обліку показників діяльності фірми: бухгалтерський облік, фінансовий облік, управлінський облік і т.п. В загальному випадку облік можна визначити як отримання, реєстрацію, накопичення, обробку і надання інформації про реальні господарські процеси.

Аналіз або аналітична функція зв'язується з вивченням підсумків виконання планів і замовлень, визначенням чинників.

Виконується аналіз різними фахівцями залежно від складності і рівня аналізованого об'єкту або процесу. Аналіз результатів господарської діяльності фірми за рік і більш проводять фахівці, а на рівні цеху, відділу — менеджер цього рівня (начальник або його заступник) спільно з фахівцем-економістом.

Контрольна функція частіше за все здійснюється менеджером: контроль за виконанням планів, витрачанням матеріальних ресурсів, використовуванням фінансових коштів і т.п.

Стимулювання або мотиваційна функція припускає розробку і застосування різних методів стимулювання праці підлеглих працівників:

- фінансові стимули — зарплата, премія, акції, підвищення на посаді і т. п.;

- психологічні стимули — подяки, грамоти, звання, ступені, дошки шани і т. п.

Останніми роками у сфері управління все активніше стали застосовуватися поняття "ухвалення рішення" і пов'язані з цим поняттям системи, методи, засоби підтримки ухвалення рішень.

Ухвалення рішення — акт цілеспрямованої дії на об'єкт управління, заснований на аналізі ситуації, визначенні мети, розробці програми досягнення цієї мети.

Структура управління будь-якої організації традиційно ділиться на три рівні: операційний, функціональний і стратегічний.

Рівні управління (вид управлінської діяльності) визначаються складністю вирішуваних задачі. Чим складніше задача, тим більше високий рівень управління потрібен для її вирішення. При цьому слід розуміти, що більш простих задач, що вимагають негайного (оперативного) рішення, виникає значно більша кількість, а значить, і рівень управління для них потрібен іншій — більш низький, де ухвалюються рішення оперативно. При управлінні необхідно також враховувати динаміку, реалізації схвалюваного рішення, що дозволяє розглядати управління під кутом тимчасового чинника.

Існує три рівні управління, які співвіднесені з такими чинниками, як ступінь зростання влади, відповідальності, складності вирішуваних задачі, а також динаміка ухвалення рішень по реалізації задач. Це такі як:

Операційний (нижній) рівень управління забезпечує рішення задач і операцій, що багато разів повторюються, і швидке реагування на зміни вхідної поточної інформації. На цьому рівні достатньо великий як об'єм виконуваних операцій, так і динаміка ухвалення управлінських рішень. Цей рівень управління часто називають оперативним через необхідність швидкого реагування на зміну ситуації. На рівні оперативного (операційного) управління великий об'єм займають облікові задачі.

Приклад . Деякі облікові задачі: облік кількості проданої продукції; облік витрат часу, сировини і матеріалів при виконанні окремих виробничих операцій; облік проведеної продукції; бухгалтерський облік і т.д.

Функціональний (тактичний) рівень управління забезпечує рішення задач, що вимагають попереднього аналізу інформації, підготовленої на першому рівні. На цьому рівні велике значення придбаває така функція управління, як аналіз. Об'єм вирішуваних задачі зменшується, але зростає їх складність. При цьому не завжди вдається виробити потрібне рішення оперативно, потрібен додатковий час на аналіз, осмислення, збір відсутніх відомостей і т.п. Управління пов'язано з деякою затримкою від моменту надходження інформації до ухвалення рішень і їх реалізації, а також від моменту реалізації рішень до отримання реакції на них.

Приклад. На підставі аналізу статистичних даних по попиту на продукцію, про ціни конкурентів і ін. прогнозується прибуток і розробляється план випуску продукції на найближчий період (тиждень, місяць, квартал). Результати схвалюваного управлінського рішення виявляються через деякий час.

Стратегічний рівень забезпечує вироблення управлінських рішень, направлених на досягнення довгострокової стратегічної мети організації.

Часто стратегічний рівень управління називають стратегічним або довгостроковим плануванням. Правомірність прийнятого на цьому рівні рішення може бути підтверджений через достатньо тривалий час. Можуть пройти місяці або роки. Відповідальність за ухвалення управлінських рішень надзвичайно велика і визначається не тільки результатами аналізу з використанням математичного і спеціального апарату, але і професійною інтуїцією менеджерів.

Приклад. На підставі аналізу фінансового стану фірми ухвалюються рішення про збільшення (зменшенні, знятті з продажу) вироблюваної продукції, про залучення додаткових працівників або про їх скорочення.

1.2. Персонал організації

Персонал організації — співробітники різного ступеня кваліфікації і рівнів управління — від секретарів, що виконують найпростіші типові операції обробки, до фахівців і менеджерів, що ухвалюють стратегічні рішення.

На верхньому, стратегічному, рівні управління знаходяться менеджери вищої ланки керівництва організації (глава фірми і його заступники). Основна їх задача — стратегічне планування діяльності фірми на ринку і координація внутрішньофірмової тактики управління;

На середньому, функціональному, рівні — менеджери середньої ланки і фахівці (начальники служб, відділів, цехів, начальник зміни, ділянки, наукові співробітники і т.п.). Основна задача — тактичне управління фірмою при рішенні основних функцій в заданій сфері діяльності;

На нижньому, операційному, рівні — виконавці і менеджери низької ланки (бригадири, інженери, відповідальні виконавці, майстри, нормувальники, техніки, лаборанти і т.п.). Основна задача — оперативне реагування на зміну ситуації.

На всіх рівнях управління працюють як менеджери, здійснюючі тільки загальні функції, так і менеджери-фахівці, які реалізують функції управління у сфері своєї компетенції.

Приклад. Головний інженер організації (менеджер-фахівець) передав частину своїх функцій менеджерам середнього рівня, наприклад головному енергетику, головному механіку, головному електрику, залишивши за собою загальні функції управління цими службами, не втручаючись в їх діяльність на оперативному рівні. 

1.3. Інші елементи організації

Стандартні процедури в організації — точно певні правила виконання завдань в різних ситуаціях. Вони охоплюють всі сторони функціонування організації, починаючи від технологічних операцій по складанню документів на вироблювану продукцію і кінчаючи розбором скарг споживачів.

Субкультура будь-якої організації — сукупність уявлень, принципів, типів поведінки. Особливу роль грає важлива її складова — інформаційна культура фахівця. Це також повинне знайти віддзеркалення в інформаційній системі.

Приклад. У фірмі, що надає туристичні послуги, прийнято наступне правило — клієнт обслуговується в порядку черговості. Значить, і інформаційна система повинна обробляти і видавати інформацію, аналізуючи час надходження заявки клієнта.

Існує взаємозалежність між стратегією, правилами, процедурами організації і апаратною, програмною, телекомунікаційною частинами інформаційної системи. Тому дуже важливо на етапі упровадження і проектування інформаційних систем активна участь менеджерів, що визначають круг передбачуваних для вирішення проблем, задач і функцій по своїй наочній області.

Слід помітити також, що інформаційні системи самі по собі доходу не приносять, але можуть сприяти його отриманню. Вони можуть виявитися дорогими і, якщо їх структура і стратегія використовування не була ретельно продумана, навіть даремними. Упровадження інформаційних систем пов'язано з необхідністю автоматизації функцій працівників, а значить, сприяє тому, що їх вивільняється. Можуть також послідувати великі організаційні зміни в структурі фірми, які, якщо не врахований людський чинник і не вибрана правильна соціальна і психологічна політика, часто проходять дуже важко і хворобливо. 

2. Економічна інформація на підприємствах і засоби її формалізованого опису

Будь-яка діяльність людини базується на інформації.

Інформація - це відомості стосовно осіб, предметів, фактів, подій, явищ і процесів незалежно від форми їх подання.

Для інформації характерними є такі атрибути: матеріальний носій інформації, джерело інформації, отримувач інформації, канал зв'язку між джерелом інформації та отримувачем інформації.

У загальному випадку інформація, що надходить до організації, дозволяє:

- визначати стратегічні, тактичні й оперативні цілі і завдання організації;

- здійснювати контроль за поточним станом організації, її підрозділів і процесів у них;

- ухвалювати обґрунтовані й своєчасні рішення;

- координувати дії підрозділів для досягнення цілей.

Процес насичення виробництва і всіх сфер життя і діяльності людини інформацією називається інформатизацією, а суспільство, в якому забезпечені всі умови для задоволення інформаційних потреб усіх громадян, організацій і держави називається інформаційним суспільством. Громадяни такого суспільства повинні володіти певною інформаційною культурою, тобто умінням працювати з інформацією і використовувати для її отримання, опрацювання і передачі - комп'ютерні інформаційні технології.

Інформація має наступні властивості:

1) інформація достовірна, якщо вона не спотворює істинного стану справ;

2) інформація повна, якщо її достатньо для розуміння і прийняття рішень;

3) інформація чітка й зрозуміла, якщо вона виражена мовою, якою спілкуються ті, для кого вона призначена;

4) цінність, якість інформації — якість інформації характеризують наступні показники: репрезентативність (правильність), змістовність, достатність, доступність, актуальність, своєчасність, точність, достовірність, стійкість;

5) адекватність інформації — це певний рівень відповідності, що створюється за допомогою отриманої інформації образу реального об'єкта, процесу, явища тощо.

Дані — це інформація, подана в формалізованому вигляді, прийнятому для опрацювання автоматичними засобами за можливої участі людини.

Оскільки в подальшому мова йтиме про організації, що працюють у сфері економіки, нас передусім цікавить економічна інформація.

Економічна інформація (ЕІ) — це сукупність відомостей про соціально-економічні процеси, що слугують для управління цими процесами і колективами людей у виробничій і невиробничій сферах. До характеристик економічної інформації слід віднести:

- великі обсяги;

- багаторазове повторення циклів її отримання і перетворення у встановлені часові періоди (місяць, квартал, рік і т. ін.);

- різноманіття джерел і споживачів;

- значна питома вага рутинних процедур під час її опрацювання.

Економічну інформацію (ЕІ) можна класифікувати за цілою низкою ознак, а саме:

а) за функціями управління:

- планова;

- нормативна;

- облікова;

- аналітична;

б) за відношенням до об'єкта управління:

- зовнішня – вхідна – внутрішня;

- зовнішня – вихідна – внутрішня;

в) за моментом виникнення:

- первинна;

- похідна;

г) за сталістю змісту:

- умовно-стала;

- умовно-змінна;

д) за характеризованими сутностями:

- інформація про предмети (деталі, вироби, устаткування);

-  про процеси (технологія опрацювання, технологія виготовлення);

е) за елементами структури:

- реквізит;

- показник;

- масив;

- інформаційний потік;

- інформаційна база.

З погляду логіки управління та розміщення інформації на носіях прийнято розрізняти логічну та фізичну структури інформації.

Фізична структура визначається типом відповідного носія (папір, магнітна стрічка, магнітний диск, флеш-карта тощо).

Під логічною структурою інформації мають на увазі таку структуру, яка враховує погляд користувача (управління). Наведемо приклад — аналогію з процесу природного спілкування (обміну інформацією) між людьми. Серед елементів та рівнів такого спілкування традиційно виділяють такі: літера - склад - слово - речення - абзац тощо.

Під символом розуміють елементарний сигнал інформації, яка не має самостійного значення (літера, цифра, знак).

Реквізит — це найпростіша структурна одиниця інформації, яка є неподільною на смисловому рівні і яка відображає кількісну чи якісну характеристику об'єктів, процесів тощо предметної області.

Реквізити-ознаки (Д_оз) містять якісну характеристику об'єкта і дозволяють ідентифікувати об'єкт із множини різних об'єктів та діляться на групуючі та довідкові.

Реквізити-основи (Д_ос) містять кількісну характеристику об'єкта, що визначає його стан та діляться на: планові, фактичні, розрахункові, підсумкові.

Розрізняють форму і значення реквізитів. Форма реквізиту виявляється в його назві (наприклад професія), а значення реквізиту «професія» — це назва конкретної професії (наприклад токар, фрезерувальник, технолог тощо).

У процесі опрацювання інформації реквізити-основи і реквізити-ознаки мають різне призначення, а саме: над реквізитами-основами виконують арифметичні операції, над реквізитами-ознаками — логічні.

Економічний показник — це інформаційна сукупність з мінімальним складом реквізитів-ознак (Д_оз) і реквізитів-основ (Д_ос), достатнім для створення елементарного документа. Символічна формула для утворення показника має такий вигляд:

Р = Коз₂ ... Доз„; Дось (1)

Реквізити-основи позначаються великими літерами алфавіту (зазвичай латинського) і слугують основними елементами під час побудови формули;

Реквізити-ознаки групуючі позначаються маленькими літерами і слугують в якості індексів у формулах;

Реквізити-ознаки довідкові у формулі не відображаються і виконують роль довідки.

Для ілюстрації наведених правил розглянемо таку інформаційну сукупність, як «Відомість завантаження верстатів механічного цеху машинобудівного підприємства на місяць під виробничу програму». Реквізити, що можуть міститися у цьому документі, опишемо за допомогою такої таблиці:

Таблиця 1 

Реквізит	Ідентифі катор	Умовне позначення реквізиту в формулі	Характеристика реквізиту
Назва цеху	N0	—	Якісний довідковий
Код цеху	КС	с	Якісний групуючий
Назва місяця	тез	—	Якісний довідковий
Код місяця	КМІ8	т	Якісний групуючий
Назва верстата		—	Якісний довідковий
Код верстата конкретного виду	КУЕК	і	Якісний групуючий
Кількість верстатів конкретного виду в цеху		N	Кількісний фактичний
Ефективний місячний фонд роботи одного верстата конкретного виду	ЕРОЖ)	Р	Кількісний плановий
Трудомісткість місячної виробничої програми цеху в розрізі конкретного виду верстатів	ТКІГО	Т	кількісний плановий
Коефіцієнт завантаження конкретного виду верстатів	К2ЛУ	К	кількісний розрахунковий

Виходячи з наведеної таблиці та враховуючи наведені вище правила, перелічимо деякі показники:

- кількість верстатів і-го виду в с-му цехові в т-му місяці;

- Р_іст — ефективний фонд роботи одного верстата і-го виду в с-му цехові в / -му місяці;

Т_іст — трудомісткість виробничої програми с-го цеху в т-му місяці в розрізі і-го виду верстатів;

К_іст = Т_іст / (¥_іст • И_іст) — коефіцієнт завантаження і-го виду верстатів в с-му цеху під виробничу програму т-го місяця. 

2.1. Система класифікації

Під класифікацією розуміють поділ множини об'єктів на частини за їхньою подібністю чи розбіжністю згідно з прийнятими методами. Існують наступні методи класифікації:

- ієрархічний;

- фасетний;

- дескрипторний.

Ієрархічний метод класифікації — це послідовний поділ множини (об'єктів) на підлеглі класифікаційні групування.

Множину, яка класифікується, поділяють на підпорядковані підмножини спочатку за певною ознакою (основою поділу) на великі групування, потім кожну з них — на ряд наступних групувань, які в свою чергу поділяють на дрібніші, поступово конкретизуючи об'єкт класифікації.

Між цими групуваннями встановлюються відношення підпорядкованості (ієрархії) (рис. 1).

Рис. 1 - Ієрархічна система класифікації

Приклад. Створити ієрархічну систему класифікації для інформаційного об'єкту "Факультет", яка дозволить класифікувати інформацію про всіх студентів по наступних класифікаційних ознаках: факультет, на якому він вчиться, віковий склад студентів, стать студента, для жінок — наявність дітей.

Система класифікації представлена на рис. 3 і матиме наступні рівні:

0-й рівень. Інформаційний об'єкт "Факультет";

1-й рівень. Вибирається класифікаційна ознака — назва факультету, що дозволяє виділити декілька класів з різними назвами факультетів, в яких зберігається інформація про всіх студентів.

2-й рівень. Вибирається класифікаційна ознака — вік, який має три градації: до 20 років, від 20 до 30 років, понад 30 років. По кожному факультету виділяються три вікові підкласи студентів.

3-й рівень. Вибирається класифікаційна ознака — стать. Кожний підклас 2-го рівня розбивається на дві групи. Таким чином, інформація про студентів кожного факультету в кожному віковому підкласі розділяється на дві групи — чоловіків і жінок.

4-й рівень. Вибирається класифікаційна ознака — наявність дітей у жінок: є, ні.

Створена ієрархічна система класифікації має глибину класифікації, рівну чотирьом.

 

Рис. 2 - Приклад ієрархічної системи класифікації для інформаційного об'єкта Факультет

Фасетний метод класифікації — це паралельний поділ множини об'єктів на незалежні класифікаційні групування. При цьому множина об'єктів, що характеризується певним набором однакових для всіх об'єктів ознак (фасет), значення яких відповідають конкретним виразам зазначених ознак, може поділятися багаторазово і незалежно. Фасетний метод класифікації є однорівневим, оскільки вхідна множина об'єктів ділиться на підмножини відповідно до значень ознак окремих фасет.

Для кожного об'єкта задається конкретне групування фасетів структурною формулою, в якій відображається порядок їх слідування:

К..-І.Ф І, Фі............................. Ф- Ф_п,

де Фі - і-й фасет; п - кількість фасетів.

Приклад. Використаємо дані попереднього прикладу, де показана побудова ієрархічної системи класифікації. Для зіставлення розробимо фасетну систему класифікації.

Згрупуємо і представимо у вигляді таблиці всі класифікаційні ознаки по фасетах:

- фасет назва факультету з п'ятьма назвами факультетів;

- фасет вік з трьома віковими групами;

- фасет стать з двома градаціями;

- фасет діти з двома градаціями.

Структурну формулу будь-якого класу можна представити у вигляді: К₈ = (Факультет, Вік, Пол, Діти).

Привласнюючи конкретні значення кожному фасету, отримаємо наступні класи:

К₁ = (Радіотехнічний факультет, вік до 20 років, жінка, є діти);

К₂= (Комерційний факультет, вік від 20 до 30 років, жінка, дітей немає);

К₃ = (Математичний факультет, вік до 20 років, жінка, дітей немає) і т. д.

Таблиця 2 

Назва факультету	Вік	Стать	Діти
Радіотехнічний	До 20 років	Ж	Є
Комерційний	20 — 30 років	Ж	Ні
Математичний	До 20 років	Ж	Ні

Дескрипторна система класифікації. Для організації пошуку інформації, для ведення тезаурусів (словників) ефективно використовується дескрипторна (описова) система класифікації, мова якої наближається до природної мови опису інформаційних об'єктів. Особливо широко вона використовується в бібліотечній системі пошуку.

Суть дескрипторного методу класифікації полягає в наступному:

- відбирається сукупність ключових слів або словосполучень, що описують певну наочну область або сукупність однорідних об'єктів. Причому серед ключових слів можуть знаходитися синоніми;

- вибрані ключові слова і словосполучення піддаються нормалізації, тобто з сукупності синонімів вибирається один або декілька найуживаніших;

- створюється словник дескрипторів, тобто словник ключових слів і словосполучень, відібраних в результаті процедури нормалізації.

Приклад. Як об'єкт класифікації розглядається успішність студентів.

Ключовими словами можуть бути вибраний: оцінка, іспит, залік, викладач, студент, семестр, назва предмету. Тут немає синонімів, і тому вказані ключові слова можна використовувати як словник дескрипторів. Як наочна область вибирається учбова діяльність у вищому учбовому закладі.

Ключовими словами можуть бути вибраний: студент, навчаний, вчиться, викладач, вчитель, педагог, лектор, асистент, доцент, професор, колега, факультет, підрозділ університету, аудиторія, кімната, лекція, практичне заняття, заняття і т. д. Серед вказаних ключових слів зустрічаються синоніми, наприклад: студент, навчаний, вчиться; викладач, вчитель, педагог; факультет, підрозділ університету і т.д.

Після нормалізації словник дескрипторів складатиметься з наступних слів: студент, викладач, лектор, асистент, доцент, професор, факультет, аудиторія, лекція, практичне заняття і т.д.

Між дескрипторами встановлюються зв'язки, які дозволяють розширити область пошуку інформації. Зв'язки можуть бути трьох видів:

• синонімічні, які вказують деяку сукупність ключових слів як синоніми;

• родо-видові, що відображають включення деякого класу об'єктів в більш представницький клас;

• асоціативні, дескриптори які використовуються для сполучення, що володіють загальними властивостями.

Приклад. Синонімічний зв'язок: студент — що вчиться — навчаний. Родо-видовий зв'язок: університет — факультет — кафедра. Асоціативний зв'язок: студент — іспит — професор — аудиторія. 

2.2. Система кодування

Система кодування застосовується для заміни назви об'єкту на умовне позначення (код) в цілях забезпечення зручної і більш ефективної обробки інформації.

Система кодування — сукупність правил кодового позначення об'єктів.

Код будується на базі алфавіту, що складається з букв, цифр і інших символів. Код характеризується:

- довжиною — число позицій в коді;

- структурою — порядок розташування в коді символів, що використовуються для позначення класифікаційної ознаки. Процедура привласнення об'єкту кодового позначення називається кодуванням. Можна виділити дві групи методів, що використовуються в системі кодування, які утворюють:

- класифікаційну систему кодування, орієнтовану на проведення попередньої класифікації об'єктів або на основі ієрархічної системи, або на основі фасетної системи;

- реєстраційну систему кодування, що не вимагає попередньої класифікації об'єктів. 

2.2.1. Класифікаційне кодування

Класифікаційне кодування застосовується після проведення класифікації об'єктів. Воно ділиться на послідовне і паралельне кодування.

Послідовне кодування використовується для ієрархічної класифікаційної структури. Суть методу полягає в наступному: спочатку записується код старшого угрупування 1-го рівня, потім код угрупування 2-го рівня, потім код угрупування 3-го рівня і т.д.

В результаті виходить кодова комбінація, кожний розряд якої містить інформацію про специфіку виділеної групи на кожному рівні ієрархічної структури. Послідовна система кодування володіє тими ж достоїнствами і недоліками, що і ієрархічна система класифікації.

Приклад. Проведемо кодування інформації, класифікованої за допомогою ієрархічної схеми (див. рис. 3). Кількість кодових угрупувань визначатиметься глибиною класифікації і дорівнює 4. Перш ніж почати кодування, необхідно визначитися з алфавітом, тобто які використовуватимуться символи. Для більшої наочності виберемо десяткову систему числення — 10 арабських цифр. Аналіз схеми на рис. 3 показує, що довжина коду визначається 4 десятковими розрядами, а кодування угрупування на кожному рівні можна робити шляхом послідовної нумерації зліва направо. В загальному вигляді код можна записати як ХХХХ, де X — значення десяткового розряду. Розглянемо структуру коду, починаючи із старшим розрядом:

1-й (старший) розряд виділений для класифікаційної ознаки "назва факультету" і має наступні значення: 1 — комерційний; 2 — інформаційні системи; 3 — для наступної назви факультету і т.д.;

2-й розряд виділений для класифікаційної ознаки "вік" і має наступні значення: 1 — до 20 років; 2 — від 20 до 30 років; 3 — понад 30 років;

3-й розряд виділений для класифікаційної ознаки "підлога" і має наступні значення: 1 — чоловіки; 2 — жінки.

4-й розряд виділений для класифікаційної ознаки "наявність дітей у жінок" і має наступні значення: 1 — є діти; 2 — немає дітей, 0 — для чоловіків, оскільки подібної інформації не вимагається.

Прийнята система кодування дозволяє легко розшифрувати будь-який код угрупування, наприклад:

1310 — студенти комерційного факультету, понад 30 років, чоловіки;

2221 — студенти факультету інформаційних систем, від 20 до 30 років, жінки, не мають дітей.

Паралельне кодування використовується для фасетної системи класифікації. Суть методу полягає в наступному: всі фасети кодуються незалежно один від одного; для значень кожного фасета виділяється певна кількість розрядів коду. Паралельна система кодування володіє тими ж достоїнствами і недоліками, що і фасетна система класифікації.

Приклад. Проведемо кодування інформації, класифікованої за допомогою фасетної схеми (див. табл. 2). Кількість кодових угрупувань визначається кількістю фасетів і дорівнює 4. Виберемо десяткову систему счислення як алфавіту кодування, що дозволить для значень фасетів виділити один розряд і мати довжину коду, рівну 4. На відміну від послідовного кодування для ієрархічної системи класифікації в даному методі не має значення порядок кодування фасетів. В загальному вигляді код можна записати як ХХХХ, де X — значення десяткового розряду. Розглянемо структуру коду, починаючи із старшим розрядом:

1-й (старший) розряд виділений для фасета "стать" і має наступні значення: 1 — чоловіки; 2 — жінки;

2-й розряд виділений для фасета "наявність дітей у жінок" і має наступні значення: 1 — є діти; 2 — немає дітей, 0 — для чоловіків, оскільки подібної інформації не вимагається;

3-й розряд виділений для фасета "вік" і має наступні значення: 1 — до 20 років; 2 — від 20 до 30 років; 3 — понад 30 років;

4-й розряд виділений для фасета "назва факультету" і має наступні значення: 1 — радіотехнічний, 2 — машинобудівний, 3 — комерційний; 4 — інформаційні системи; 5 — математичний і т.д.

Прийнята система кодування дозволяє легко розшифрувати будь-який код угрупування, наприклад:

2135 — жінки у віці понад 30 років, мають дітей і є студентами математичного факультету;

1021 — чоловіки віку від 20 до 30 років, є студентами радіотехнічного факультету. 

2.2.2. Реєстраційне кодування

Реєстраційне кодування використовується для однозначної ідентифікації об'єктів і не потребує попередній класифікації об'єктів. Розрізняють порядкову і серійно-порядкову систему.

Порядкова система кодування припускає послідовну нумерацію об'єктів числами натурального ряду. Цей порядок може бути випадковим або визначатися після попереднього впорядкування об'єктів, наприклад за абеткою. Цей метод застосовується у тому випадку, коли кількість об'єктів невелика, наприклад кодування назв факультетів університету, кодування студентів в учбовій групі.

Серійно-порядкова система кодування передбачає попереднє виділення груп об'єктів, які складають серію, а потім в кожній серії проводиться порядкова нумерація об'єктів. Кожна серія також матиме порядкову нумерацію. По своїй суті серійно-порядкова система є змішаною: класифікуючої і ідентифікуючої. Застосовується тоді, коли кількість груп невелика.

Приклад. Всі студенти одного факультету розбиваються на учбові групи (в даній термінології — серії), для яких використовується порядкова нумерація. Усередині кожної групи проводиться впорядкування прізвищ студентів за абеткою і кожному студенту привласнюється номер. 

2.3. Класифікатори

Класифікатор являє собою документ, у якому відображено систематизований перелік назв і кодів класифікаційних групувань або об' єктів класифікації.

Під час розв'язання економічних задач слід забезпечити їх порівнянність. Здійснюється це створенням єдиних систем групувань, побудованих за єдиними класифікаційними ознаками, — Єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації (ЕСКК ТЕІ).

Залежно від рівня затвердження та сфери застосування класифікатори ТЕІ поділяють на:

а) міжнародні;

б) загальнодержавні;

в) галузеві;

в) класифікатори об'єднань, підприємств та установ. 

2.4. Штрихове кодування

Штрихові системи кодування як метод маркування товарів з'явилися в середині 60-х років XX століття у США та інших економічно розвинених країнах світу для ідентифікації руху величезних мас товарів на всьому шляху від виробника до споживача.

Маркування має бути простою і доступною операцією, нести мінімальну кількість необхідної інформації. При цьому ставились необхідні умови: маркування має легко і безпомилково читатися за допомогою відносно простих надійних, доступних за ціною технічних засобів, що мають включатися як елемент у технологічний процес обробки інформації, зокрема й засобами обчислювальної техніки.

З часом штрихове кодування як тип автоматизованої ідентифікації товарів і послуг за допомогою оптичного зчитування інформації набуло надзвичайно великого поширення як елемент процесу обліку, контролю та управління рухом одиниць обліку та електронної обробки даних. В Україні штрихове кодування товарів було введено Постановою Кабінету Міністрів від 29 травня 1996 р. №574 з метою створення умов для впровадження в Україні інформаційних технологій автоматизованої ідентифікації та електронного обміну даними і створення інформаційної бази для контролю та управління товарно-грошовим обігом в державі.

У серпні 1996 р. Міністерство зовнішніх економічних зв'язків і торгівлі України затвердило положення про штрихове кодування товарів. Кодування товарів та одиниць обліку підприємницької діяльності здійснюється Асоціацією Товарної Нумерації України «ЄАН-УКРАЇНА». Розроблені Державні стандарти України та Керівний нормативний документ зі штрихового кодування та електронного обміну інформацією.

Штрихове кодування основується на застосуванні двійкової системи числення: інформація запам'ятовується як послідовність нулів і одиниць, причому широкі полоси (темні чи світлі) означають 1, вузькі - 0, тому штриховий код являє собою послідовність полос: світлих чи темних, вузьких чи широких, нанесених на різні носії інформації (папір, самоклеювальна плівка, кераміка, пластмаса тощо).

В даний час застосовуються кілька видів штрихових кодів.

В США та Канаді застосовується код ЦРС, тому українські товари, що поставляються в ці країни, повинні мати даний код.

На основі коду ЦРС в Європі створена міжнародна система товарної нумерації БАК. Система БАК — це міжнародний стандарт для ідентифікації товарів, послуг та розташування, автоматизованої ідентифікації на основі штрихових кодів та електронного обміну даними — ББІ.

Система БАК базується на трьох основних технологіях:

- ідентифікаційні номери (коди БАК) — ідентифікують товари, послуги і розташування та є ключами доступу до інформації;

- штрихові коди БАК — дозволяють автоматизувати введення, відображення та зчитування як ідентифікаційних номерів, так і іншої інформації стосовно товарів;

- стандарт БАК для ББІ — БАКСОМ — забезпечує електронний обмін даними (документами) між діловими партнерами у стандартизованому форматі.

Ці технології створено для підвищення ефективності ділових процесів у виробництві, розподілі і продажу товарів та наданню послуг. Застосування системи БАК стосується в першу чергу автоматизації касових операцій, операцій відвантаження та приймання товарів, інвентаризації, автоматичного замовлення та аналізу продажу.

Ідентифікаційні номери БАК є унікальними в світовому масштабі, багатогалузевими, мають контрольний розряд для гарантування точності зчитування.

Унікальність дозволяє партнерам в усьому світі використовувати для ідентифікації код БАК одиниці власного обліку. Інформація стосовно товарів, послуг і розташування підтримується в базах даних і не є складовою частиною самого номеру, що дозволяє легко і швидко її поповнювати, змінювати, а також використовувати.

В Україні застосовуються кілька видів штрихових кодів БАК:

ЕА1К/ЦР8 - застосовується для маркування одиниць обліку, що обліковуються через касові апарати;

ІТР — штрихкодова символіка, застосовується для маркування товарів, які не призначені для проходження через касові апарати. Більш придатна для друку на поганої якості носіях (транспортних упаковках, гофрокартонні тощо);

ІДСС/БА1К-128 - сучасний, найбільш досконалий, компактний та надійний алфавітно-цифровий код для кодування алфавітно-цифрової інформації, що дозволяє доповнювати одні дані іншими, пов'язуючи їх в один символ. Код не має фіксованої довжини. Додатково до основної функції, пов'язаної з ідентифікацією товарів, код забезпечує стандартизацію даних про терміни придатності товарів, ідентифікацію партій і серій товарів, ідентифікацію окремих транспортних одиниць, одиниць і точності вимірювання, шифрів місць походження, а також стандартизацію іншої інформації, якою підприємства обмінюються між собою;

БАК-13 - тринадцятирозрядний код, що застосовується для одиниці постачання, що містить різні товари. На рис. 6. наведений приклад цього коду. Структура коду: перші три цифри, як правило, означають країну-виробника, наступні чотири цифри - код підприємства-виробника, далі п'ять цифр - код продукту, остальна цифра - контрольне число. Крайні і центральні штрихи є довшими;

БАК-14 - чотирнадцятирозрядний код з прямокутним контуром. Аналогічно коду БАК-13 він складається з 13 розрядів тієї ж послідовності та одного додаткового знаку, що ставиться першим і відображає специфіку упаковки (1 - групова упаковка, 2 - упаковка партій в контейнер і т. д.).

Система БАК застосовується в будь-якому виді Діяльності, де є потреба в обліку, контролі та управлінні рухом одиниць обліку та електронній передачі даних. Вона дозволяє автоматизувати ці процеси, зменшити кількість ручної праці та затрати часу, підвищити швидкість, точність та ефективність виконання. 

2.5. Моделювання інформації

У процесі перетворення інформації для управлінських цілей часто використовують такий метод наочної інтерпретації, як моделювання елементів інформації.

Моделювання дозволяє умовно відобразити реальні об'єкти і процеси за допомогою мовних, графічних та інших засобів, аби полегшити сприймання та аналіз їх людиною. Моделі допомагають абстрагуватися від деталей та усвідомити суть проблеми.

Процес зберігання даних про економічний об'єкт з певними їхніми зв'язками в сучасних комп'ютерах вимагає застосування відповідних моделей. Основним місцем зберігання економічної інформації в інформаційних системах є бази даних (БД). Вид конкретної бази даних залежить від типу відношень між об'єктами інформації; що зберігається в ній. Основними видами (моделями) таких відношень є:

а) «один до одного» (1 : 1); прикладом може бути відношення «номенклатурний номер матеріалу — назва матеріалу»;

б) «один до багатьох» (1 : ТУ); прикладом є відношення «код виробу — професія працівника, що бере участь у його виготовленні»;

в) «багато до багатьох» (М : ТУ); приклад — відношення «код технологічної операції — табельний номер працівника, що її виконує».

Залежно від того, які типи відношень використовуються у побудові конкретної бази даних, останні прийнято поділяти на:

а) ієрархічні (реалізуються відношення 1 : 1, 1 : ТУ);

б) сіткові (реалізуються відношення 1 : 1, 1 : N та N : М);

в) реляційні (на основі таблиць відношень). 

3. Інформаційні системи. Основні поняття та визначення

3.1. Поняття інформаційної системи

Під системою розуміють будь-який об'єкт, який одночасно розглядається і як єдине ціле, і як з'єднана на користь досягнення поставленої мети сукупність різнорідних елементів.

Системи значно відрізняються між собою як по складу, так і по головній меті.

Приклад. Приведемо декілька систем, що складаються з різних елементів і направлених на реалізацію різної мети.

В інформатиці поняття "система" широко поширено і має безліч смислових значень. Частіше за все воно використовується стосовно набору технічних засобів і програм. Системою може називатися апаратна частина комп'ютера. Системою може також вважатися безліч програм для вирішення конкретних прикладних задач, доповнених процедурами ведення документації і управління розрахунками.

Додавання до поняття "система" слова "інформаційна" відображає мету її створіння і функціонування. Інформаційні системи забезпечують збір, зберігання, обробку, пошук, видачу інформації, необхідної в процесі ухвалення рішень задач з будь-якої області. Вони допомагають аналізувати проблеми і створювати нові продукти.

Інформаційна система — взаємозв'язана сукупність засобів, методів і персоналу, що використовується для зберігання, обробки і видачі інформації на користь досягнення поставленої мети.

Сучасне розуміння інформаційної системи припускає використовування як основного технічного засобу переробки інформації персонального комп'ютера. В крупних організаціях разом з персональним комп'ютером до складу технічної бази інформаційної системи може входити мейнфрейм або супер ЕОМ. Крім того, технічне втілення інформаційної системи саме по собі нічого не значитиме, якщо не врахована роль людини, для якої призначена вироблювана інформація і без якої неможливе її отримання і уявлення.

Необхідно розуміти різницю між комп'ютерами і інформаційними системами. Комп'ютери, оснащені спеціалізованими програмними засобами, є технічною базою і інструментом для інформаційних систем. Інформаційна система немислима без персоналу, що взаємодіє з комп'ютерами і телекомунікаціями. 

3.2. Етапи розвитку інформаційних систем

Історія розвитку інформаційних систем і мети їх використовування на різних періодах представлені в табл. 3.

Таблиця 3

Зміна підходу до використовування інформаційних систем 

Період часу	Концепція використовування інформації	Вид інформаційних систем	Мета використовування
1950-1960 рр.	Паперовий потік розрахункових документів	Інформаційні системи обробки розрахункових документів на електромеханічних бухгалтерських машинах	Підвищення швидкості обробки документів Спрощення процедури обробки рахунків і розрахунку зарплати
1960- 1970 рр.	Основна допомога в підготовці звітів	Управлінські інформаційні системи для виробничої інформації	Прискорення процесу підготовки звітності
1970- 1980 рр.	Управлінський контроль реалізації (продажів)	Системи підтримки ухвалення рішень Системи для вищої ланки управління	Вироблення найраціональнішого рішення
1980-2000 рр	Інформація — стратегічний ресурс, що забезпечує	Стратегічні інформаційні системи. Автоматизовані офіси	Виживання і процвітання фірми

 

Період часу	Концепція використовування інформації	Вид інформаційних систем	Мета використовування
конкурентну перевагу

Перші інформаційні системи з'явилися в 50-х рр. В ці роки вони були призначені для обробки рахунків і розрахунку зарплати, а реалізовувалися на електромеханічних бухгалтерських рахункових машинах. Це приводило до деякого скорочення витрат і часу на підготовку паперових документів.

60-ті рр. знаменуються зміною відношення до інформаційних систем. Інформація, отримана з них, стала застосовуватися для періодичної звітності по багатьох параметрах. Для цього організаціям було потрібне комп'ютерне устаткування широкого призначення, здатне обслуговувати безліч функцій, а не тільки обробляти рахунки і рахувати зарплату, як було раніше.

В 70-х — початку 80-х рр. інформаційні системи починають широко використовуватися як засіб управлінського контролю, підтримуючого і прискорюючого процес ухвалення рішень.

До кінця 80-х рр. концепція використовування інформаційних систем знов змінюється. Вони стають стратегічним джерелом інформації і використовуються на всіх рівнях організації будь-якого профілю. Інформаційні системи цього періоду, надаючи вчасно потрібну інформацію, допомагають організації досягти успіху в своїй діяльності, створювати нові товари і послуги, знаходити нові ринки збуту, забезпечувати собі гідних партнерів, організовувати випуск продукції за низькою ціною і багато що інше. 

3.3. Процеси в інформаційній системі

Процеси, що забезпечують роботу інформаційної системи будь-якого призначення, умовно можна представити у вигляді схеми (рис. 3), що складається з блоків:

- введення інформації із зовнішніх або внутрішніх джерел;

- обробка вхідної інформації і представлення її в зручному вигляді;

- виведення інформації для представлення споживачам або передачі в іншу систему;

- зворотний зв'язок — це інформація, перероблена людьми даної організації для корекції вхідної інформації.

Рис. 3 - Процеси в інформаційній системі

Інформаційна система визначається наступними властивостями:

- будь-яка інформаційна система може бути піддана аналізу, який побудований і керований на основі загальних принципів побудови систем;

- інформаційна система є динамічною і розвивається;

- при побудові інформаційної системи необхідно використовувати системний підхід;

- вихідною продукцією інформаційної системи є інформація, на основі якої ухвалюються рішення;

- інформаційну систему слід сприймати як людино-комп'ютерну систему обробки інформації.

В даний час склалася думка про інформаційну систему як про систему, реалізовану за допомогою комп'ютерної техніки. Хоча в загальному випадку інформаційну систему можна розуміти і в некомп'ютерному варіанті.

Щоб розібратися в роботі інформаційної системи, необхідно зрозуміти суть проблем, які вона вирішує, а також організаційні процеси, в які вона включена. Так, наприклад, при визначенні можливості комп'ютерної інформаційної системи для підтримки ухвалення рішень слід враховувати:

- структурованість вирішуваних управлінських задач;

- рівень ієрархії управління фірмою, на якому ухвалюються рішення;

- приналежність вирішуваної задачі до тієї або іншої функціональної сфери бізнесу;

- вид інформаційної технології, що використовується.

Що можна чекати від упровадження інформаційних систем? Упровадження інформаційних систем може сприяти:

- отриманню більш раціональних варіантів рішення управлінських задач за рахунок упровадження математичних методів і інтелектуальних систем і т. д.;

- звільненню працівників від рутинної роботи за рахунок її автоматизації;

- забезпеченню достовірності інформації;

- заміні паперових носіїв даних на електронні, що приводить до більш раціональної організації переробки інформації на комп'ютері і зниження об'ємів документів на папері;

- вдосконаленню структури потоків інформації і системи документообігу у фірмі;

- зменшенню витрат на виробництво продуктів і послуг;

- наданню споживачам унікальних послуг;

- відшуканню нових ринкових ніш;

- прив'язці до фірми покупців і постачальників за рахунок надання ним різних знижок і послуг. 

4. Класифікація інформаційних систем по ознаці структурованості задач

4.1. Поняття структурованості задач

При створенні або при класифікації інформаційних систем неминуче виникають проблеми, пов'язані з формальним — математичним і алгоритмічним описом вирішуваних задачі. Від ступеня формалізації багато в чому залежать ефективність роботи всієї системи, а також рівень автоматизації, визначуваний ступенем участі людини при ухваленні рішення на основі одержуваної інформації.

Чим точніше математичний опис задачі, тим вище можливість комп'ютерної обробки даних і тим менша ступінь участі людини в процесі її рішення. Це і визначає ступінь автоматизації задачі.

Розрізняють три типи задач, для яких створюються інформаційні системи: структуровані (що формалізуються), неструктуровані (що не формалізуються) і частково структуровані.

Структурована (що формалізується) задача — задача, де відомі всі її елементи і взаємозв'язки між ними.

Неструктурована (що не формалізується) задача — задача, в якій неможливо виділити елементи і встановити між ними зв'язки.

В структурованій задачі вдається виразити її зміст у формі математичної моделі, що має точний алгоритм рішення. Подібні задачі звичайно доводиться вирішувати багато разів, і вони носять рутинний характер. Метою використовування інформаційної системи для вирішення структурованих задач є повна автоматизація їх рішення, тобто зведення ролі людини до нуля.

Приклад. В інформаційній системі необхідно реалізувати задачу розрахунку заробітної платні. Це структурована задача, де повністю відомий алгоритм рішення. Рутинний характер цієї задачі визначається тим, що розрахунки всіх нарахувань і відрахувань вельми прості, але об'єм їх дуже великий, оскільки вони повинні багато разів повторюватися щомісячно для всіх категорій працюючих.

Рішення неструктурованих задач через неможливість створення математичного опису і розробки алгоритму пов'язано з великими труднощами. Можливості використовування тут інформаційної системи невеликі. Рішення в таких випадках ухвалюється людиною з евристичних міркувань на основі свого досвіду і, можливо, непрямої інформації з різних джерел.

Приклад. Спробуйте формалізувати взаємостосунки у вашій студентській групі. Напевно, навряд чи ви зможете це зробити. Це зв'язано з тим, що для даної задачі притаманний психологічний і соціальний чинники, які дуже складно описати алгоритмічно.

Помітимо, що в практиці роботи будь-якої організації існує порівняно трохи повністю структурованих або абсолютно неструктурованих задач. Про більшість задач можна сказати, що відома лише частина їх елементів і зв'язків між ними. Такі задачі називаються частково структурованими. В цих умовах можна створити інформаційну систему. Одержувана в ній інформація аналізується людиною, яка гратиме визначальну роль. Такі інформаційні системи є автоматизованими, оскільки в їх функціонуванні бере участь людина.

Приклад. Вимагається ухвалити рішення по усуненню ситуації, коли потреба в трудових ресурсах для виконання в строк одну з робіт комплексу перевищує їх наявність. Шляхи рішення цієї задачі можуть бути різними, наприклад:

- виділення додаткового фінансування на збільшення чисельності працюючих;

- віднесення терміну закінчення роботи на більш пізню дату і т.д. Як видно, в даній ситуації інформаційна система може допомогти людині ухвалити те або інше рішення, якщо забезпечить його інформацією про хід виконання робіт по всіх необхідних параметрах. 

4.2. Типи інформаційних систем, що використовуються для вирішення частково структурованих задач

Інформаційні системи, що використовуються для вирішення частково структурованих задач, підрозділяються на два види:

- які створюють управлінські звіти і орієнтовані головним чином на обробку даних (пошук, сортування, агрегацію, фільтрацію). Використовуючи відомості, що містяться в цих звітах, керівник ухвалює рішення;

- які розробляють можливі альтернативи рішення. Ухвалення рішення при цьому зводиться до вибору однієї із запропонованих альтернатив.

Інформаційні системи, які створюють управлінські звіти, забезпечують інформаційну підтримку користувача, тобто надають доступ до інформації в базі даних і її часткову обробку.

Процедури маніпулювання даними в інформаційній системі повинні забезпечувати наступні можливості:

- складання комбінацій даних, одержуваних з різних джерел;

- швидке додавання або виключення того або іншого джерела даних і автоматичне перемикання джерел при пошуку даних;

- управління даними з використанням можливостей систем управління базами даних;

- логічну незалежність даних цього типу від інших баз даних, що входять в підсистему інформаційного забезпечення;

- автоматичне відстежування потоку інформації для наповнення баз даних.

Інформаційні системи, які розробляють альтернативи рішень, можуть бути модельними або експертними.

Модельні інформаційні системи надають користувачу математичні, статистичні, фінансові і інші моделі, використовування яких полегшує вироблення і оцінку альтернатив рішення. Користувач може отримати інформацію якої недостатньо для ухвалення рішення шляхом встановлення діалогу з моделлю в процесі її дослідження.

Основними функціями модельної інформаційної системи є:

- можливість роботи в середовищі типових математичних моделей, включаючи рішення основних задач моделювання типу "як зробити, щоб?", "що буде, якщо?", аналіз чутливості і ін.;

- достатньо швидка і адекватна інтерпретація результатів моделювання;

- оперативна підготовка і коректування вхідних параметрів і обмежень моделі;

- можливість графічного відображення динаміки моделі;

- можливість пояснення користувачу необхідних кроків формування і роботи моделі.

Експертні інформаційні системи забезпечують вироблення і оцінку можливих альтернатив користувачем за рахунок створення експертних систем, пов'язаних з обробкою знань. Експертна підтримка рішень, що приймаються користувачем реалізується на двох рівнях.

Робота першого рівня експертної підтримки виходить з концепції "типових управлінських рішень", відповідно до якої часто виникаючі в процесі управління проблемні ситуації можна звести до деяких однорідних класів управлінських рішень, тобто до деякого типового набору альтернатив. Для реалізації експертної підтримки на цьому рівні створюється інформаційний фонд зберігання і аналізу типових альтернатив.

Якщо виникла проблемна ситуація не асоціюється з наявними класами типових альтернатив, в роботу повинен вступати другий рівень експертної підтримки управлінських рішень. Цей рівень генерує альтернативи на базі, які є в інформаційному фонді даних, правил перетворення і процедур оцінки синтезованих альтернатив. 

5. Класифікація інформаційних систем по функціональній ознаці і рівням управління

5.1. Що означає функціональну ознаку

Функціональна ознака визначає призначення підсистеми, а також її основна мета, задачі і функції. Структура інформаційної системи може бути представлена як сукупність її функціональних підсистем, а функціональна ознака може бути використана при класифікації інформаційних систем.

В господарській практиці виробничих і комерційних об'єктів типовими видами діяльності, які визначають функціональну ознаку класифікації інформаційних систем, є: виробнича, маркетингова, фінансова, кадрова.

Виробнича діяльність пов'язана з безпосереднім випуском продукції і направлена на створення і упровадження у виробництво науково-технічних новин.

Маркетингова діяльність включає:

- аналіз ринку виробників і споживачів продукції, що випускається, аналіз продажів;

- організацію рекламної кампанії по просуванню продукції;

- раціональну організацію матеріально-технічного постачання.

Фінансова діяльність пов'язана з організацією контролю і аналізу фінансових ресурсів фірми на основі бухгалтерської, статистичної, оперативної інформації.

Кадрова діяльність направлена на підбір і розстановку необхідних фірмі фахівців, а також ведення службової документації по різних аспектах.

Вказані напрями діяльності визначили типовий набір інформаційних систем:

- виробничі системи;

- системи маркетингу;

- фінансові і облікові системи;

- системи кадрів (людських ресурсів);

- інші типи, які виконують допоміжні функції залежно від специфіки діяльності фірми.

В крупних фірмах основна інформаційна система функціонального призначення може складатися з декількох підсистем для виконання підфунцій. Наприклад, виробнича інформаційна система має наступні підсистеми: управління запасами, управління виробничим процесом, комп'ютерного інжинірингу і т. д.

Для кращого розуміння функціонального призначення інформаційних систем в табл. 4 приведені по кожному розглянутому вище вигляду вирішувані в них типові задачі.

Таблиця 4

Функції інформаційних систем 

Система	Виробничі системи	Фінансові і	Система	Інші системи
маркетингу		облікові	кадрів	наприкладІС
		системи	(людських ресурсів)	керівництво
Управління	Оперативний	Управління	Ведення	Виявлення
продажами	контроль і	кредитною	архівів записів	оперативних
	управління виробництвом	політикою	про персонал	проблем
Рекомендації по	Аналіз роботи	Розробка	Аналіз і	Аналіз
виробництву	устаткування	фінансового	планування	управлінських і
нової продукції		плану	підготовки кадрів	стратегічних ситуацій
Аналіз і	Участь у	Фінансовий		Забезпечення
встановлення	формуванні	аналіз і		процесу
ціни	замовлень постачальникам	прогнозування		вироблення стратегічних рішень
Облік замовлень	Управління	Контроль
	запасами	бюджету Бухгалтерський облік і розрахунок зарплати

 

5.2. Типи інформаційних систем

Тип інформаційної системи залежить від того, чиї інтереси вона обслуговує і на якому рівні управління.

На рис. 4 показаний один з можливих варіантів класифікації інформаційних систем по функціональній ознаці з урахуванням рівнів управління і рівнів кваліфікації персоналу.

Рис. 4 - Типи інформаційних систем в залежності від функціональної ознаки і рівнів управління

З рис. 8 видно, що чим вище по значущості рівень управління, тим менше об'єм робіт, виконуваних фахівцем і менеджером за допомогою інформаційної системи. Проте при цьому зростають складність і інтелектуальні можливості інформаційної системи і її роль в ухваленні менеджером рішень. Будь-який рівень управління потребує інформації зі всіх функціональних систем, але в різних об'ємах і з різним ступенем узагальнення.

Основу піраміди складають інформаційні системи, за допомогою яких співробітники-виконавці займаються операційною обробкою даних, а менеджери низької ланки — оперативним управлінням. Нагорі піраміди на рівні стратегічного управління інформаційні системи змінюють свою роль і стають стратегічними, підтримуючими діяльність менеджерів вищої ланки по ухваленню рішень в умовах поганої структурованості поставлених задач. 

5.2.1. Інформаційні системи оперативного (операційного) рівня

Інформаційна система оперативного рівня підтримує фахівців-виконавців, обробляючи дані про операції і події (рахунки, накладні, зарплата, кредити, потік сировини і матеріалів). Призначення ІС на цьому рівні — відповідати на запити про поточний стан і відстежувати потік операцій у фірмі, що відповідає оперативному управлінню. Щоб з цим справлятися, інформаційна система повинна бути досяжною, безперервно діючої і надавати точну інформацію.

Задачі, мета і джерела інформації на операційному рівні наперед визначені і у високому ступені структуровані. Рішення запрограмоване відповідно до заданого алгоритму.

Інформаційна система оперативного рівня є зв'язуючою ланкою між фірмою і зовнішнім середовищем. Якщо система працює погано, то організація або не одержує інформації ззовні, або не видає інформацію. Крім того, система — це основний постачальник інформації для решти типів інформаційних систем в організації, оскільки містить і оперативну, і архівну інформацію.

Відключення цій ІС привело б до необоротних негативних наслідків.

Приклад. Інформаційні системи оперативного рівня:

- бухгалтерська;

- банківських депозитів:

-- обробки замовлень;

-- реєстрації авіаквитків;

-- виплати зарплати і т. д.

Інформаційні системи фахівців Інформаційні системи цього рівня допомагають фахівцям, що працюють з даними, підвищують продуктивність і продуктивність роботи інженерів і проектувальників. Задача подібних інформаційних систем — інтеграція нових відомостей в організацію і допомогу в обробці паперових документів.

У міру того як індустріальне суспільство трансформується в інформаційне, продуктивність економіки буде все більшою залежати від рівня розвитку цих систем. Такі системи, особливо у вигляді робочих станцій і офісних систем, найбільш швидко розвиваються сьогодні в бізнесі.

В цьому класі інформаційних систем можна виділити дві групи: інформаційні системи офісної автоматизації; інформаційні системи обробки знань.

Інформаційні системи офісної автоматизації унаслідок своєї простоти і багатопрофільності активно використовуються працівниками будь-якого організаційного рівня. Найбільш часто їх застосовують працівники середньої кваліфікації: бухгалтери, секретарі, клерки. Основна мета — обробка даних, підвищення ефективності їх роботи і спрощення канцелярської праці.

ІС офісній автоматизації зв'язують воєдино працівників інформаційної сфери в різних регіонах і допомагають підтримувати зв'язок з покупцями, замовниками і іншими організаціями. Їх діяльність в основному охоплює управління документацією, комунікації, складання розкладів і т.д. Ці системи виконують наступні функції:

- обробка текстів на комп'ютерах за допомогою різних текстових процесорів;

- виробництво високоякісної друкарської продукції;

- архівація документів;

- електронні календарі і записники для ведення ділової інформації;

- електронна і аудіопошта;

- відео- і телеконференції.

Інформаційні системи обробки знань, у тому числі і експертні системи, вбирають в себе знання, необхідні інженерам, юристам, вченим при розробці або створенні нового продукту. Їх робота полягає в створенні нової інформації і нового знання. Так, наприклад, існуючі спеціалізовані робочі станції по інженерному і науковому проектуванню дозволяють забезпечити високий рівень технічних розробок. 

5.2.2. Інформаційні системи для менеджерів середньої ланки

Інформаційні системи рівня менеджменту використовуються працівниками середньої управлінської ланки для моніторингу (постійного стеження), контролю, ухвалення рішень і адміністрування. Основні функції цих інформаційних систем:

- порівняння поточних показників з минулими;

- складання періодичних звітів за певний час, а не видача звітів по поточних подіях, як на оперативному рівні;

- забезпечення доступу до архівної інформації і т. д.

Деякі ІС забезпечують ухвалення нетривіальних рішень. У разі, коли вимоги до інформаційного забезпечення визначені не строго, вони здатні відповідати на питання: "що буде, якщо ...?"

На цьому рівні можна виділити два типи інформаційних систем: управлінські (для менеджменту) і системи підтримки ухвалення рішень.

Управлінські ІС мають украй невелику аналітичну нагоду. Вони обслуговують управлінців, які потребують щоденній, щотижневій інформації про стан справ. Основне їх призначення полягає у відстежуванні щоденних операцій у фірмі і періодичному формуванні строго структурованих зведених типових звітів. Інформація поступає з інформаційної системи операційного рівня.

Характеристики управлінських інформаційних систем:

- використовуються для підтримки ухвалення рішень структурованих і частково структурованих задач на рівні контролю за операціями;

- орієнтовані на контроль, звітність і ухвалення рішень по оперативній обстановці;

- спираються на існуючі дані і їх потоки усередині організації;

- мають малу аналітичну нагоду і негнучку структуру.

Системи підтримки ухвалення рішень обслуговують частково структуровані задачі, результати яких важко спрогнозувати наперед. Вони мають більш могутній аналітичний апарат з декількома моделями. Інформацію одержують з управлінських і операційних інформаційних систем. Використовують ці системи всі, кому необхідно ухвалювати рішення: менеджери, фахівці, аналітики і ін. Наприклад, їх рекомендації можуть стати в нагоді при ухваленні рішення купувати або узяти устаткування в оренду і ін.

Характеристики систем підтримки ухвалення рішень:

- забезпечують рішення проблем, розвиток яких важко прогнозувати;

- оснащені складними інструментальними засобами моделювання і аналізу;

- дозволяють легко міняти постановки вирішуваних задачі і вхідні дані;

- відрізняються гнучкістю і легко адаптуються до зміни умов по кілька разів в день;

- мають технологію, максимально орієнтовану на користувача. 

5.2.3. Стратегічні інформаційні системи

Розвиток і успіх будь-якої організації (фірми) багато в чому визначаються прийнятої в ній стратегією. Під стратегією розуміється набір методів і засобів рішення перспективних довгострокових задач.

В цьому контексті можна сприймати і поняття "стратегічний метод", "стратегічний засіб", "стратегічна система" і т. п. В даний час у зв'язку з переходом до ринкових відносин питанню стратегії розвитку і поведінки фірми сталі надавати велику увагу, що сприяло корінній зміні в поглядах на інформаційні системи. Вони стали розцінюватися як стратегічно важливі системи, які впливають на зміну вибору мети фірми, її задач, методів, продуктів, послуг, дозволяючи випередити конкурентів, а також налагодити більш тісну взаємодію із споживачами і постачальниками. З'явився новий тип інформаційних систем — стратегічний.

Стратегічна інформаційна система — комп'ютерна інформаційна система, що забезпечує підтримку ухвалення рішень по реалізації стратегічної перспективної мети розвитку організації.

Відомі ситуації, коли нова якість інформаційних систем примушувала змінювати не тільки структуру, але і профіль фірм, сприяючи їх процвітанню. Проте при цьому можливо виникнення небажаної психологічної обстановки, пов'язане з автоматизацією деяких функцій і видів робіт, оскільки це може поставити деяку частину співробітників і робітників під загрозу скорочення.

Розглянемо якість інформаційної системи як стратегічного засобу діяльності будь-якої організації на прикладі фірми, що випускає продукцію, аналогічну вже тій, що є на споживацькому ринку. В цих умовах необхідно витримати конкуренцію з іншими фірмами. Що може принести використовування інформаційної системи в цій ситуації?

Щоб відповісти на це питання, потрібно зрозуміти взаємозв'язок фірми з її зовнішнім оточенням.

Дія на фірму зовнішніх чинників:

- конкурентів, провідних на ринку свою політику;

- покупців, що володіють різними можливостями по придбанню товарів і послуг;

- постачальників, які проводять свою цінову політику.

Фірма може забезпечити собі конкурентну перевагу, якщо враховуватиме ці чинники і дотримуватиметься наступних стратегій:

- створення нових товарів і послуг, які вигідно відрізняються від аналогічних;

- відшукання ринків, де товари і послуги фірми володіють поряд відмітних ознак в порівнянні з вже є там аналогами;

- створення таких зв'язків, які закріплюють покупців і постачальників за даною фірмою і роблять невигідним звернення до іншої;

- зниження вартості продукції без збитку якості.

Інформаційні системи стратегічного рівня допомагають вищій ланці управлінців вирішувати неструктуровані задачі, подібні описаним вище, здійснювати довгострокове планування.

Основна задача — порівняння що відбуваються в зовнішньому оточенні змін з існуючим потенціалом фірми. Вони покликані створити загальне середовище комп'ютерної і телекомунікаційної підтримки рішень в несподівано виникаючих ситуаціях. Використовуючи найдосконаліші програми, ці системи здатні у будь-який момент надати інформацію з багатьох джерел. Для деяких стратегічних систем характерні обмежені аналітичні можливості.

На даному організаційному рівні ІС грають допоміжну роль і використовуються як засіб оперативного надання менеджеру необхідної інформації для ухвалення рішень.

В даний час ще не вироблена загальна концепція побудови стратегічних інформаційних систем унаслідок багатоплановості їх використовування не тільки по меті, але і по функціях.

Існують дві точки зору: одна базується на думці, що спочатку необхідно сформулювати свою мету і стратегії їх досягнення, а тільки потім пристосовувати інформаційну систему до тієї, що є стратегії; друга — на тому, що організація використовує стратегічну ІС при формулюванні мети і стратегічному плануванні. Мабуть, раціональним підходом до розробки стратегічних інформаційних систем буде методологія синтезу цих двох точок зору. 

5.2.4. Інформаційні системи у фірмі

В будь-якій фірмі бажано мати декількох локальних ІС різного призначення, які взаємодіють між собою і підтримують управлінські рішення на всіх рівнях. Між локальними ІС організовуються зв'язки різного характеру і призначення. Одні локальні ІС можуть бути пов'язаний з великою кількістю працюючих у фірмі систем і мати вихід в зовнішнє середовище, інші пов'язані тільки з однією або декількома спорідненими.

Сучасний підхід до організації зв'язку заснований на застосуванні локальних внутрішньофірмових комп'ютерних мереж з виходом на аналогічну ІС іншої фірми або підрозділ корпорації. При цьому користуються ресурсами регіональних і глобальних мереж.

На основі інтеграції ІС різного призначення за допомогою комп'ютерних мереж у фірмі створюються корпоративні ІС. Подібні ІС надають користувачу можливість працювати як із загальнофірмовою базою даних, так і з локальними базами даних.

Розглянемо роль корпоративної ІС у фірмі щодо формування вартості продукції, що випускається.

Інформаційні системи у фірмі, підтримуючи всі стадії випуску продукції, можуть надавати інформацію різному ступеню подробиці для аналізу, в результаті якого виявляються етапи, де відбувається наднормативне збільшення вартості продукції. В цьому випадку може бути вибраний стратегія по зменшенню вартості продукції. Результати вживаються заходів, у свою чергу, відобразяться в інформаційній системі. Знову можна буде використовувати отриману інформацію для аналізу. І так до тих пір, поки не буде досягнута поставлена мета.

Приклад. Фірма може різко скоротити витрати, пов'язані із зберіганням сировини і напівфабрикатів, домовившись з постачальниками про щоденні поставки. Відомості про проведені поставки будуть враховані інформаційною системою, з якої буде отримана інформація для ухвалення рішень на відповідному рівні управління.

Інформаційна система може мати найбільший ефект, якщо фірму розглядати як ланцюг дій, в результаті яких відбувається поступове формування вартості вироблюваних продуктів або послуг. Тоді за допомогою інформаційних систем різного функціонального призначення, включених в цей ланцюг, можна робити вплив на стратегію ухвалення управлінських рішень, направлених на збільшення доходів фірми. 

6. Інші класифікації інформаційних систем

6.1. Класифікація по ступеню автоматизації

Залежно від ступеня автоматизації інформаційних процесів в системі управління фірмою інформаційні системи визначаються як ручні, автоматичні, автоматизовані.

Ручні ІС характеризуються відсутністю сучасних технічних засобів переробки інформації і виконанням всіх операцій людиною. Наприклад, про діяльність менеджера у фірмі, де відсутні комп'ютери, можна говорити, що він працює з ручною ІС.

Автоматичні ІС виконують всі операції по переробці інформації без участі людини.

Автоматизовані ІС припускають участь в процесі обробки інформації і людини, і технічних засобів, причому головна роль відводиться комп'ютеру. В сучасному тлумаченні в термін "інформаційна система" вкладається обов'язково поняття системи, що автоматизується.

Автоматизовані ІС, враховуючи їх широке використовування в організації процесів управління, мають різні модифікації і можуть бути класифікований, наприклад, по характеру використовування інформації і по сфері застосування. 

6.2. Класифікація по характеру використовування інформації

Інформаційно-пошукові системи проводять введення, систематизацію, зберігання, видачу інформації по запиту користувача без складних перетворень даних. Наприклад, інформаційно-пошукова система в бібліотеці, в залізничних і авіакасах продажу квитків.

Інформаційно-вирішальні системи здійснюють всі операції переробки інформації по певному алгоритму. Серед них можна провести класифікацію по ступеню дії виробленої результатної інформації на процес ухвалення рішень і виділити два класи: керівники і що радять.

Управляючі ІС виробляють інформацію, на підставі якої людина ухвалює рішення. Для цих систем характерний тип задач розрахункового характеру і обробка великих об'ємів даних. Прикладом можЕ служити система оперативного планування випуску продукції, система бухгалтерського обліку.

Ті, що радять ІС виробляють інформацію, яка приймається людиною до відома і не перетворюється негайно на серію конкретних дій. Ці системи мають більш високий степінь інтелекту, оскільки для них характерна обробка знань, а не даних.

Приклад. Існують медичні інформаційні системи для постановки діагнозу хворого і визначення передбачуваної процедури лікування. Лікар при роботі з подібною системою може прийняти до відома отриману інформацію, але запропонувати інше в порівнянні з тим, що рекомендується рішення. 

6.3. Класифікація по сфері застосування

Інформаційні системи організаційного управління призначені для автоматизації функцій управлінського персоналу. Враховуючи найширше застосування і різноманітність цього класу систем, часто будь-які інформаційні системи розуміють саме в даному тлумаченні. До цього класу відносяться інформаційні системи управління як промисловими фірмами, так і непромисловими об'єктами: готелями, банками, торговими фірмами і ін.

Основними функціями подібних систем є: оперативний контроль і регулювання, оперативний облік і аналіз, перспективне і оперативне планування, бухгалтерський облік, управління збутом і постачанням і інші економічні і організаційні задачі.

ІС управління технологічними процесами (ТП) служать для автоматизації функцій виробничого персоналу. Вони широко використовуються при організації потокових ліній, виготовленні мікросхем, на збірці, для підтримки технологічного процесу в металургійній і машинобудівній промисловості.

ІС автоматизованого проектування (САПР) призначені для автоматизації функцій інженерів-проектувальників, конструкторів, архітекторів, дизайнерів при створенні нової техніки або технології. Основними функціями подібних систем є: інженерні розрахунки, створення графічної документації (креслень, схем, планів), створення проектної документації, моделювання проектованих об'єктів.

Інтегровані (корпоративні) ІС використовуються для автоматизації всіх функцій фірми і охоплюють весь цикл робіт від проектування до збуту продукції. Створення таких систем вельми скрутно, оскільки вимагає системного підходу з позицій головної мети, наприклад отримання прибутку, завоювання ринку збуту і т. д. Такий підхід може привести до істотних змін в самій структурі фірми, на що може зважитися не кожний керівник.