Шпаргалка з курсу Інформаційні системи та технології в економіці - 12 питань

« Назад

1. Управління компонентами, модулями

Компоненти — це ключові елементи функціональності сайта. Стандартний пакет зазвичай містить такі компоненти: Банери, Контакти, Голосування, Канал новин, Beb-посилання, Пошук.

Банери дозволяють відображувати на сайті їх у ротації, а також вести облік кількості показів банера. Для відображення банера на сайті досить просто опублікувати його після створення. Розташування банера на екрані залежить від налаштувань шаблону сайта. Перед установленням банера необхідно створити клієнта.

Компонент Контакти дозволяє управляти списком контактів сайта. На сайті може бути більш ніж один контакт. Відвідувачі сайта зможуть вибрати контакт зі списку на сторінці Зворотний зв'язок інтерфейсу. Цей список, що випадає, не відображуватиметься, якщо є лише один контакт. Форму для зворотного зв'язку подано на рис. 12.43.

Компонент Голосування дозволяє створювати й використовувати різні види опитувань і голосувань для відвідувачів. Відповіді користувачів можуть бути корисні для інформаційних цілей. Після публікації опитування необхідно активувати модуль Голосування (Polls). Цей модуль дозволяє вибрати, на якій сторінці та в якій частині сторінки буде опубліковано опитування. Модуль також надає посилання для перегляду результатів опитування.

Модуль використовується для відображення налаштованих голосувань і відрізняється від інших тим, що підтримує прив'язку голосування до пункту меню. Це означає, що модуль відбиває тільки ті голосування, які призначено для певних пунктів меню. Приклад налаштування компонента Голосування наведено на рис. 12.44.

Джерела новин (Канал новин) — це спосіб обміну контентом між різними сайтами. Усе більше провайдерів контенту обмінюються інформацією за допомогою системи обміну новинами RSS (Really Simple Syndication). Новини можна отримати з будь-якого сайта, що використовує формат RSS. У стандартну комплектацію системи входить інтегрована система отримання новин (Newsfeed reader). Новини із зовнішніх джерел можна відображувати на сайті, скориставшись спеціальним модулем. Компонент новин із зовнішніх джерел (Newsfeed Component) дозволяє управляти джерелами, що існують, поміщати їх у категорії та змінювати інформацію, необхідну для отримання новин від різних провайдерів. Аби поділитися контентом вашого сайта, необхідно інтегрувати модуль джерел новин (Newsfeed Module) із шаблоном сайта. Це зробить ваші новини доступними для інших.

Управління категоріями джерел і джерелами новин здійснюється за допомогою компонента Менеджер категорій [Канал новин] (рис. 12.45).

Рис. 12.45 - Управління категоріями джерел новин

Синдикувати сайт означає зробити об'єкти контенту, пов'язані з компонентом головної сторінки, доступними для об'єднання в єдиний розподілюваний файл. Компонент синдикації використовується для розміщення статей джерела новин, опублікованого на головній сторінці, у зовнішньому інтерфейсі системи. Іншими словами, синдикація дозволяє автоматично публікувати новини з вашого сайта на інших ресурсах.Компонент МґеЬ-посилання — це набір посилань, таких, як вибрані посилання. Компонент дозволяє реєструвати кількість відвідин (хіти) цих посилань. Також компонент дозволяє зареєстрованим користувачам додавати свої посилання (рис. 12.46).

Модулі використовуються для відображення різної інформації та інтерактивних функцій на сайті і можуть містити все, що завгодно: від простого тексту до HTML або самостійних додатків сторонніх розробників. Також модулі можуть відображати інтерактивну інформацію, як опитування, екстрене повідомлення, останні новини, популярні посилання, хто на сайті та ін. Вони можуть бути створені користувачами або завантажені з Інтернету і потім встановлені в системі. Існують моделі сайта і адміністратора, що розрізняються за місцем їхньої дії.

Управління модулями здійснюється за допомогою Менеджера модулів, який включає список усіх модулів, встановлених у системі (рис. 12.47).

Рис. 12.47 - Управління модулями

Розгляньмо призначення основних модулів:

Авторизація (login) — відображує форму входу за іменем користувача і паролем. Також відображує посилання на одержання загубленого паролю. Якщо реєстрацію користувачів дозволено (див. загальні параметри), то буде відображено інше посилання для запрошення користувача до самостійної реєстрації;

Статистика (Statistics) сайта — дозволяє показувати інформацію про ваш сервер, кількість користувачів на сайті, кількість статей у базі даних та кількість посилань у компоненті web-посилань;

Банерів (Banners) — дозволяє відбивати активні банери поза компонентом, але всередині вашого сайта;

Архів (Archive) — відбиває список календарних місяців, які містять матеріали архіву. Після того як змінити статус матеріалу на архівний, цей список буде згенеровано автоматично;

Розділи (Sections) — показує список розділів із бази даних. Розділи відповідають тільки статтям у цих розділах;

Зв'язані вироби (Related Items) — відображає інші статті, які схожі за тематикою до статті, що переглядається. Вони зв'язані одне з одним за ключовими словами у метаданих;

Випадкове зображення (Random Image) — відображує довільне зображення з обраної теми;

Синдикат (Syndicate) — використовується для створення синдикованого каналу для цієї сторінки, на якій він відбивається;

Пошук (Search) — показує поле пошуку;

Екстрене повідомлення (Newsflash) — показує бліц новин при кожному перезавантаженні сторінки, довільно відображує один з опублікованих матеріалів у зазначеній категорії. Він так само може відображувати безліч матеріалів у горизонтальному або вертикальному вигляді;

Останні новини (Latestnews) — показує список найостанніших опублікованих матеріалів, в яких не минув час публікації (можливо, у деяких уже минув час публікації, але вони створені останніми). Статті, відображені на головній сторінці, не включено в цей список;

Популярні посилання (Mostread) — показує список опублікованих статей, які переглядалися найчастіше — визначається за кількістю переглядів;

Хто на сайті (Whosonline) — відображує кількість анонімних гостей та зареєстрованих користувачів, які на даний момент присутні на сайті;

Меню — ці модулі послуговують для відображення меню на сайті. На рис. 12.48 показано головну сторінку створеного сайта.

Рис. 12.48 - Головна сторінка побудованого сайта 

2. Управління користувачами

Раніше розглядалися різні типи користувачів, які передбачені системою. Управління користувачами сайта виконується у вікні Менеджер користувачів (рис. 12.49). Права користувача визначаються за рахунок віднесення його до певної групи користувачів (рис. 12.50). Поле Ім'я у формі налаштування користувача визначає справжнє ім'я користувача, а поле Ім'я користувача визначає його логін, що використовується для входу на сайт. Опція Блокувати користувача дозволяє адміністраторові заблокувати користувача і запобігти його входу в систему.

Рис. 12.49 - Менеджер користувачів

У параметрах налаштування користувача є можливість вибору мови при роботі з адміністративною і фронтальною частинами сайта, а також є можливість вибору редактора ИТМЬ-редактора, з яким працюватиме цей користувач. То може бути будь-який ШУ8ІШУС-редактор. Якщо редактор не вибрано, використовуватиметься прописаний за умовчанням у Глобальній конфігурації.

Користувача можна видалити, відзначивши його за допомогою прапорця ліворуч від імені та натиснувши кнопку Видалити, а також примусово вивести його з системи, відзначивши його за допомогою прапорця ліворуч від імені та натиснувши кнопку Вихід. 

3. Електронний документообіг як основа управлінської діяльності установ

Діяльність будь-якої установи регулюється документами: чинним законодавством, наказами і розпорядженнями керівництва, умовами договорів з іншими установами, від успішного виконання яких залежить добробут установи. У свою чергу, успіх виконання цих документів залежить від того, наскільки ясно в ньому викладено інформацію, включаючи її змістовну частину, оформлення й розміщення. Тому існує ціла низка стандартних правил документування: підготовки, складання, оформлення й виготовлення документів [40].

У Законі України "Про інформацію" [101] подано юридичне визначення категорії документа, що повинно розглядатися як загальний семантичний стандарт в усіх сферах соціального управління.

Документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання й поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Електронний документ — це документ, інформацію в якому подано у формі електронних даних, включаючи відповідні реквізити документа, у тому числі й електронний підпис, який може бути сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами на візуальну форму чи скопійований на папір.

Документ повинен бути не просто виконаний, але виконаний вчасно, тобто повинна бути сформована процедура його проходження між виконавцями з визначенням для них стимулів виконання документа в заданий термін. Одним із таких стимулів вважається контроль виконання. Це досягається шляхом заведення на кожен документ реєстраційної картки (РК), в якій реєструється процес проходження документа від початку його створення до надходження в архів. Реєстраційні картки групуються в картотеки, що забезпечують систематизований облік документів.

Контроль виконання — це практична робота зі здійснення поточного нагляду за станом виконання призначеними особами тих чи інших організаційно-розпорядчих документів. Від цього фактично залежить рівень та якість управлінського процесу.

Система правил організації виконання документів зветься документообігом. У свою чергу, документообіг і документування складають поняття діловодства. Для забезпечення єдиного порядку оброблення документів (прийняття, реєстрація, розгляд, передання, надсилання, інформаційно-довідкова робота, оперативне зберігання, контроль виконання, систематизація, передання в архів та ін.) на підприємствах передбачається створення централізованих діловодних служб (канцелярія, загальний відділ, управління справами).

Перехід до інформатизації документообігу в системі управління повинен супроводжуватися попереднім вирішенням низки проблем [40]:

Потрібно впорядкувати велике різноманіття форм документів. В органах управління соціальними системами до недавнього часу застосовувалося понад 2 тис. форм документів. Це пов'язано з тим, що були відсутні юридичні обмеження чиновникам щодо створення нових форм документів. Форми, що застосовувалися раніше, часто змінювалися в інтересах однієї організації доданням трафаретного тексту та опусканням реквізитів, які можна не заповнювати, а також змінювалася площа зон тощо. Адже різна послідовність розташування реквізитів у документах викликає великі труднощі при перенесенні даних на машинні носії для наступного їх автоматизованого опрацювання.

Проблемою є і невпорядкованість термінології в документах, що перешкоджає підвищенню ефективності автоматизації опрацювання і пошуку даних, які містяться в документах. Водночас аналіз показує, що 70 % текстових варіантів управлінських документів належить до категорії типових. Це підвищує можливості застосування і типових, трафаретних форм документів.

Суттєвою проблемою є невідповідність форм і змісту окремих управлінських документів до завдань, які потрібно вирішувати найраціональніше. Недостатня інформативність документів особливо проявляється при вирішенні традиційних завдань за допомогою комп'ютерних технологій, тоді як співробітники часто приймають рішення інтуїтивно (евристично) у зв'язку з неповною інформацією.

Інформатизація опрацювання документів у системі соціального управління висуває свої вимоги до раціонального використання площі відображення документів (на паперових носіях, відеотерміналі тощо). Перевищення площі багатьох документів відбувається не тільки через перебільшення інформації, а й унаслідок нераціонального параметричного ряду застосовуваних форматів, завищених розмірів берегів, великих незаповнених площин між групами реквізитів, відведених без розрахунку площин для розміщення окремих показників і реквізитів. На практиці при переведенні електронного документа на паперовий носій це призводить до щорічної перевитрати паперу, використання великої кількості різноманітних папок, що збільшує потреби в площах для поточного і тривалого зберігання документів, а головне — неповністю використовуються різні можливості електронних ресурсів.

5. Вимагає розв'язання і проблема недостатнього взаємозв'язку форм документів з технологією їхнього виготовлення та опрацювання із залученням комп'ютерних засобів. Для введення інформації в систему, автоматичного її нагромадження і зберігання застосовують машинні носії. Застосування різноманітних форматів записів на них ускладнює обмін інформацією між різними органами управління соціальними системами.

Розглянуті проблеми підтверджують, що інформатизація діловодства і документообігу висуває жорсткі вимоги, спрямовані на уніфікацію форм, проведення їхньої більш глибокої формалізації, урахування специфічних особливостей і можливостей технічних засобів. Пристосувати, підвести традиційні технології опрацювання документів до відповідного рівня комп'ютерних технологій, особливо з широким, масовим застосуванням їх, можна, лише суворо регламентувавши й оптимізувавши в нормативному порядку весь процес руху документів у системі управління.

Крім встановлення і законодавчого закріплення умов юридичної сили електронних документів, які опрацьовуються засобами комп'ютерної техніки, вимагають правового регулювання [42]:

суспільні відносини які виникають у процесі створення й використання електронних документів;

закріплення якісних характеристик соціально-економічної та науково-технічної інформації, яка фіксується в документах;

закріплення технологічних і організаційних вимог, дотримання яких дозволить сприймати документи, що опрацьовуються комп'ютерними технологіями і мають юридичну силу;

порядок доступу організацій та громадян до документації, у тому числі й терміни такого доступу;

порядок розв'язання конфліктів із цих питань;

співвідношення між традиційними (паперовими) документами і електронними документами на технічних носіях інформації;

порядок засвідчування документів, внесення реквізитів, які ідентифікують ці документи;

способи внесення змін, виправлень у документах;

порядок збору, реєстрації, зберігання, опрацювання та передання документації;

юридичний статус усіх учасників інформаційних відносин, які виникають із приводу використання документів;

установлення юридичної відповідальності за порушення правил роботи з документацією.

Ефективність управління установами не в останню чергу залежить від коректного вирішення завдань оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

Потреба в ефективному керуванні електронними документами і привела до запровадження в установах електронного документообігу.

Таким чином, використання систем електронного документообігу в установах має наступні переваги:

Підвищення продуктивності праці персоналу. Економія робочого часу спостерігається на всіх етапах діяльності співробітників за рахунок використання інтелектуальних технологій роботи з документами. Автоматична генерація номера, постановка поточної дати, використання довідників і словників дозволяє зменшити час реєстрації й уникнути помилок, пов'язаних із заповненням реквізитів документів.

Зниження вартості документа за рахунок зменшення витрат на персонал, устаткування та інше. При масовому переході на електронний документообіг ціна одного документа додатково знижується за рахунок скорочення витрат на випуск документів, прискорення їхньої обробки, зменшення обсягів зберігання.

3. Забезпечення інформаційної безпеки досягається розмежуванням прав і захистом від несанкціонованого доступу, а також захистом від збоїв і можливістю відновлення даних. У базі даних до кожного документа приписується користувач або група користувачів, які мають до нього або повний, або частковий доступ. Часом користувач, якому не наданий доступ до документа, навіть не здогадується про саме його існування.

4. Можливість колективної роботи над документами (що неможливо
при паперовому діловодстві) всіма користувачами, що мають до них доступ.

Значне прискорення пошуку й вибірки документів. Засобами системи здійснюється миттєвий пошук документів, разом з усіма вкладеннями й зв'язуваннями, і доручень по їхньому змісті й будь-якій комбінації реквізитів, із завданням списку або діапазону значень, логічних умов. Можливе формування індивідуальних маршрутів проходження документів.

Можливість одержання необхідного документа в будь-який час, навіть поза офісом. Система документообігу забезпечує зберігання документів будь-яких форматів. Наявність вилученого доступу до системи з комп'ютера, підключеного до мережі Інтернет й архівне зберігання документів дозволяє організувати єдиний інформаційний простір установи. Тому користувачі системи одержують максимально повну інформацію з усіма запитуваними даними.

Поліпшення контролю виконання документів. Автоматизація документообігу установи дозволяє підвищити виконавчу дисципліну, що здійснюється за рахунок поліпшення контролю виконання доручень за документами. Ефективна система повідомлень і нагадувань заздалегідь попереджає всіх посадових осіб про наближення строків виконання розпоряджень. За допомогою формування зведених звітів і журналів легко скласти повну картину роботи, як окремих співробітників, так і установи в цілому.

Головне, чого в підсумку вдається досягти в результаті впровадження системи електронного документообігу, — це підвищення оперативності та якості прийняття управлінських рішень за рахунок більш адекватного відбиття реальної ситуації в управлінській моделі.

У попередньому викладі вже зазначалося, що підходи до організації документообігу в Україні та в Західній Європі докорінно відрізняються. Програмні системи західного напрямку орієнтовано на максимально повне використання електронних документів і засобів колективної роботи користувачів, оптимізацію ланок документообігу і впровадження нових технологій роботи з документами. Основною особливістю їх є можливість налаштування на конкретні реальні процеси документообігу.

Українські програмні системи характеризуються активним залученням у процес документообігу керівної ланки установ і прагненням до відмови від паперових носіїв інформації. Ці системи орієнтовано на використання в державних установах, зберігаючи всі традиції й норми українського діловодства. В Україні передбачається централізоване оброблення документів з метою здійснення єдиного контролю їхнього проходження й виконання, коли документи спочатку доповідаються керівництву установи, а потім на підставі резолюції керівника спускаються вниз за інстанцією до конкретних виконавців. При цьому процес проходження документа централізовано відстежується з відбиттям у реєстраційній картці.

Відповідно, під час виконання документа виникають два інформаційних потоки, пов'язаних із рухом самого документа та з відбиттям цього процесу в реєстраційній картці [40].

Інформаційний потік руху документа: створення або надходження документа, реєстрація; накладення резолюції керівником; передання виконавцям; проходження ланцюжка виконавців; списання виконаного документа до справи.

Інформаційні потоки реєстрації руху документа: складання реєстраційної картки; фіксація резолюції керівника; фіксація результатів проходження й виконання документа; реєстрація результатів списання документа до справи.

Наявність двох інформаційних потоків є унікальною особливістю українського процесу документообігу, коли одні співробітники працюють із документами, а інші — контролюють перебіг виконання документів за формальними принципами. Західний підхід до документообігу характеризується принципово більшим ступенем децентралізації прав і відповідальності. Документи на виконання надходять безпосередньому виконавцеві без реєстрації їхнього руху, і подальша їхня доля залежить від сумлінності конкретного виконавця.

Українська модель документообігу породжує низку проблем, головна з яких — суперечність між централізованим контролем роботи над документами і, по суті, децентралізованим процесом власне виконання документів. Практично без застосування засобів автоматизації в такій системі неможливо відстежити в реальному масштабі часу рух документів, тому що це вимагає величезних працевитрат.

Спочатку з'явилися комп'ютерні засоби документування, що забезпечують створення електронних версій документів, котрі в будь-який момент можуть бути роздруковані на принтері. З появою комп'ютерних мереж виникла можливість передання документів, а з вирішенням проблеми правового режиму електронних копій документів уможливлено перехід до безпаперової технології діловодства. Вирішення проблеми розмежування прав доступу до тих або інших документів під час роботи в мережному середовищі дозволило створити системи колективної роботи виконавців над документами.

Наступною особливістю правил документообігу стала система управління перебігом робіт, що дозволяє в установи суворо регламентувати напрямок документообігу залежно від типу документа і значень його реквізитів, автоматично спрямовуючи документ певному виконавцеві.

На підставі традиційних технологій українського діловодства автоматизовані системи повинні забезпечувати такі функції: реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів; можливість введення резолюцій до документа та контролю їхнього виконання; списання документа до справи; атрибутний пошук документа в базі; можливість створення стандартних форм звітності.

Технологія організації колективної роботи посадових осіб і виконавців над електронними документами в системі електронного документообігу (СЕДО) при взаємодії з єдиним сховищем документів органу влади на прикладі найбільш протяжного циклу обробки документів відображена на рис 13.1 [113]. Під найбільш протяжним циклом мається на увазі випадок, коли вхідний документ породжує підготовку вихідного документа, що включає аналіз архівних документів і внутрішніх робочих матеріалів.

Згаданий на вищенаведеній схемі архів електронних документів формально не відноситься до документообігу. Однак робота з архівними документами є важливим етапом при підготовці нових матеріалів. Інтеграція архіву електронних документів у єдиний інформаційний простір органу влади дозволить зробити доступ до архівних матеріалів оперативним і ефективним.

Представлені на рис. 13.3 операції з документами відображають технологію їх обробки: 0 — звертання громадянина або підприємства,

1 — зареєстрований вхідний документ, 2 — розглянутий вхідний документ з накладеною резолюцією, 3 — підготовлений проект вихідного документа, 4 — узгоджений проект вихідного документа,

— зареєстрований проект внутрішнього чи вихідного документа,

— зареєстрований внутрішній чи вихідний документ, 7 — робочі матеріали та шаблони, 8 — нормативно-довідкова інформація та керівні матеріали, 9 — архів документів органу влади.

Рис. 13.1 - Технологія колективної обробки електронних документів

Технологію електронного документообігу підтримують наступні функційні можливості системи:

реєстрація в автоматизованому режимі переданих електронною поштою або через інформаційне представництво вхідних документів, у тому числі таких, що мають електронний цифровий підпис і криптозахист;

сканування і розпізнавання паперових документів за допомогою вбудованої технології;

прикріплення до реєстраційної картки електронного образу документа у вигляді файлу (файлів) будь-якого формату;

розмежування прав доступу до прикріплених файлів електронного образу документа;

надання кожній посадовій особі — учаснику діловодного процесу свого особистого віртуального кабінету, чим досягається доступ посадової особи тільки до документів, що відноситься до її компетенції;

розсилання електронних документів і доручень за ними по мережі (по кабінетах посадових осіб);

забезпечення процесу узгодження (візування) проектів документів;

повнотекстовий і атрибутивний пошук електронних документів, включаючи віддалений повнотекстовий пошук;

відправлення електронною поштою або публікація на інформаційному представництву органу влади електронних вихідних документів, захищених ЕЦП і шифруванням за допомогою сертифікованих засобів;

формування і оформлення справ, тобто групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизацією документів всередині справи;

архівне збереження електронних документів, справ органу влади.

Існують обов'язкові функціональні вимоги до засобів автоматизації діловодства: інтеграція з засобами пакета MS Office; автоматична реєстрація документа, що надійшов електронною поштою; можливість уведення логічних зв'язків між документами; розмежування прав доступу користувача до різних категорій документів; можливість доступу до інформаційної бази даних через Інтернет; можливість автоматизованого розсилання документа виконавцям і ведення реєстрів розсилання; можливість формування стандартних і довільних звітних форм; наявність засобів розпізнавання текстів відсканованих документів; підтримка засобів криптографічного захисту інформації, ЕЦП і пошуку документів; ведення електронних архівів.

Поряд із розглянутими існує низка додаткових вимог, пов'язаних із лінгвістичним аналізом текстових документів: автоанотування, авторубрикація, автозв'язування, семантичний аналіз для з'ясування недостатності інформації під час пошуку документа, формування зв'язних текстів із заданої тематики на базі архіву збережених документів. 

4. Принципи управління потоками робіт в системі документообігу

Системи документообігу базується на принципах відкритої архітектури й об'єктної інтеграції, що забезпечує можливість вбудовування і взаємодії з будь-якими іншими системами — сканування, розпізнавання тексту, друку, використання засобів електронної пошти і факсимільного зв'язку тощо.

Відповідно до розглянутої моделі централізованого українського документообігу існує безліч систем [43]. Найбільш поширеними в установах є такі системи електронного документообігу: Megapolis™.

Документообіг, Optima WorkFlow, Діло, які забезпечують поетапне управління рухом і виконанням усієї сукупності документів в установу. Розглянемо загальні принципи роботи з такими системами на базі системи Діло.

Система підтримує розподілену організацію корпоративного документообігу на основі технології клієнт-сервер. У системі реалізовані механізми управління перебігом робіт для управління проходженням документів всередині організації та введення рольових функцій користувачів під час роботи над документом. Можлива робота з системою, коли виконавці продовжують працювати з паперовими документами, при цьому автоматизації підлягають лише реєстраційні та контрольні функції з проходження документів.

У цьому разі за допомогою системи виконуються такі функції: реєстрація документів, відстеження моменту винесення резолюції та введення в реєстраційну картку (РК) тексту резолюції, прізвищ автора резолюції й виконавців документа, терміну виконання документа, періодичний пошук у картотеці і перегляд РК документів, що знаходяться на виконанні, для контролю їхнього виконання, відстеження моменту виконання документа і введення звіту виконавців у РК, відстеження моменту списання документа до справи і внесення до РК номерів справи відповідно до номенклатури справ підприємства.

Головною особливістю системи Діло є налаштовуваність на потрібну схему документообігу установи, що визначається її організаційною структурою і правилами діловодства. Поняття організаційної структури установи включає ієрархічну структуру її підрозділів, посадових осіб, що беруть особисту участь у роботі з документами, тобто володіють правом накладення резолюцій або є виконавцями документів. Для спрощення роботи з документами, що виконуються, з усієї сукупності РК Діло, що знаходяться в картотеці в системі, передбачено механізм автоматичного виділення РК документів, виконання яких у поточний момент залежить від конкретних посадових осіб. Такі РК групуються за кабінетами відповідно до посадових осіб (власників кабінетів). Цей механізм дуже зручний у провадженні справ за безпаперовою технологією — виконавець бачить тільки призначені йому документи.

У розглянутій структурі посадові особи (власники кабінетів) звертаються по документи до свого кабінету, і не треба шукати потрібних документів у загальній картотеці РК. Що більше, для прискорення пошуку і розмежування доступу до документів доцільно розділити одну велику картотеку на кілька картотек-підрозділів. У цьому разі кабінети створюються при картотеках підрозділів. На рис. 13.2 пунктиром показано варіанти дублювання РК в різних картотеках на випадок призначення виконавців із різних підрозділів.

Залежно від того, на якому етапі виконання знаходяться документи, РК можуть знаходитися в одній із папок кабінету: Надійшли, На виконанні, На контролі, У керівника, На розгляді, У справі, Управління проектами, На візуванні, На підписі (рис. 13.3). У цьому разі пошук необхідної картки ще більше локалізується до рівня названих папок. Тут також можна провести потрібне розмежування доступу користувачів до папок.

У папках кабінетів містяться записи про документи, дорученнях і про проекти документів, з якими посадова особа — власник кабінету повинна виконати певні діловодні операції. При виконанні дій з реєстраційними картками документів, із дорученнями, а також з РК проектів документів (РКПД) у папках кабінетів з'являються або зникають записи, пов'язані з цими РК, дорученнями або РКПД.

Папки Надійшли, На виконанні, На контролі, У керівника, На розгляді призначено для роботи з документами, що вимагають виконання. У папці Надійшли містяться повідомлення про документи, послані на виконання посадовим особам, що є власниками цього кабінету, і ще не оброблені користувачами кабінету. У папці На виконанні знаходяться повідомлення про документи і доручення, прийняті до виконання користувачами кабінету і ще не виконані. РК документа знаходитиметься в папці доти, доки користувач не повідомить системі про завершення роботи з документом. Виконання цієї процедури супроводжується оформленням звіту про виконану роботу, після чого РК документа видаляється з папки і кабінету та зберігатиметься в картотеці. Якщо ж документ потрапив до папки за контрольною резолюцією і щодо нього виконано відповідну роботу, то він зникне з папки лише після того, як у системі буде відбито зняття документа з контролю автором резолюції.

У папці На контролі зберігаються РК документів, за якими власником кабінету було винесено контрольну резолюцію із зазначенням терміну виконання документа. Документ залишить папку і кабінет тільки після того, як у системі буде відбито зняття документа з контролю автором резолюції, тобто після затвердження звіту виконавця.

Дві наступні папки На розгляді та У керівника забезпечують взаємодію керівника і його діловодного персоналу (секретаріат, канцелярія, загальний відділ) на етапі розгляду документів і вироблення резолюцій. Зазвичай, вивчивши документи, помічник або референт готує проекти резолюцій і передає їх на розгляд керівника. У папці У керівника містяться повідомлення про проекти резолюцій, направлених на розгляд власникам кабінетів. У папці На розгляді зберігаються повідомлення про підготовлені проекти резолюцій, чекаючи розгляду власником кабінету. При цьому встановлюється такий порядок затвердження резолюції: посадова особа приймає до виконання документ (папка На виконанні) і виносить за ним проект резолюції (одночасно дублюється РК в папках У керівника і На розгляді); керівник затверджує проект резолюції (документ видаляється з папки На розгляді). Далі документ надходить у папку Надійшли таких кабінетів, власників яких призначено виконавцями.

Для роботи з документами, призначеними для списання у справу, використовується папка У справу, яка містить РК документів, поміщених туди власниками кабінету з розглянутих п'яти папок.

Папки Управління проектами, На візуванні і На підписі використовуються для роботи з проектами документів. У папці Управління проектами містяться РК проектів документів, виконавцями яких є власники поточного кабінету. У папці На візуванні знаходиться перелік РК проектів, надісланих на візування власникам цього кабінету. У папці На підписі зберігаються РК проектів документів, присланих на затвердження власникам кабінету.

Таким чином, створення кабінетів є обов'язковою умовою для функціонування системи, тому що автором резолюції може бути тільки власник кабінету. Кількість створюваних кабінетів, передання документів у визначені картотеки і переміщення документів між кабінетами і папками залежить від прийнятої на підприємстві технології діловодства. Налаштування системи на прийняту модель організаційної структури підприємства й облік технології діловодства здійснюються через налаштування довідкової системи.

Налаштування довідкової системи може здійснюватися відповідно до усталених правил діловодства в установі. До таких правил можна віднести порядок [40]: первинної реєстрації, формування реєстраційного номера документа, відстеження руху оригіналів документа, списання документів у справу відповідно до номенклатури справ, розсилання вихідних документів.

Усі документи, що підлягають реєстрації, у системі розподіляються на три групи:

Вхідні — цю групу призначено для реєстрації службової кореспонденції, що надходить на підприємство;

Вихідні — для реєстрації внутрішніх документів і кореспонденції, що виходить із підприємства;

Листи і звернення громадян — для реєстрації листів громадян, що надійшли в організацію.

Система допускає розподіл кожної з груп на довільну ієрархію безлічі підгруп за певною ознакою. Набір реквізитів РК документів може бути різний залежно від того, до якої групи належить документ. При цьому практично всі реквізити РК є ключовими. За їхньої допомоги система формує досить складні запити, результатом виконання яких є добірка документів, що задовольняють заданим параметрам. Система підтримує два варіанти передання документів: автоматичний відповідно до значень, встановлених у момент первинної реєстрації для реквізиту РК Кому і за допомогою операції пересилання документа потрібній посадовій особі.

Реєстраційний номер документа формується автоматично відповідно до правил, заданих під час налаштування системи. Ці правила передбачають можливість формування номера з таких елементів: індекс групи документів, порядковий номер усередині групи, індекс справи за номенклатурою, індекс посадової особи, індекс підрозділу виконавця.

Для відстеження руху оригіналів документів між виконавцями в системі передбачено журнал передання документів, заповнення якого провадиться в автоматичному режимі. Такий порядок має на меті підвищити виконавчу дисципліну і знизити ймовірність утрати документів.

Списання документів у справу здійснюється відповідно до номенклатури справ. При цьому найменування розділів номенклатури повинні збігатися з найменуваннями структурних підрозділів. Усередині кожного розділу визначаються заголовки справ, що відбивають основний зміст документа і вводиться індексація справ у вигляді цифрового позначення підрозділу і порядкового номера заголовка справи. Сама процедура списання документа в справу зводиться до внесення оцінки про списання в журнал передання документа.

Таким чином, у системі Діло діють механізми автоматичного контролю виконання документів та розподілу документів по картотеках, кабінетах, папках і посадових осіб, що забезпечує підвищити виконавчу дисципліну і знизити ймовірність утрати документів.

Під час роботи з системою Діло різним категоріям користувачів необхідний доступ до певного набору функцій системи. Коло завдань користувачів визначається посадовими інструкціями.

У зв'язку з цим система має модульну структуру, а кожен з модулів реалізує набір функцій, що підтримують певний технологічний етап роботи з документами. Кожен модуль оформлений у вигляді \¥іпсІол¥8-додатка. Система складається з таких модулів: Документи, Звітні форми, Довідники, Користувачі. При запуску того або іншого модуля запрошуються ідентифікатор і пароль користувача і перевіряється наявність прав користувача на роботу з цим модулем.

Модуль Користувачі (рис. 13.4) призначений для реєстрації в системі нових користувачів, а також для встановлення прав доступу цих користувачів до інших модулів, картотек, кабінетів і документів, що зберігаються в системі.

Модуль Довідники (рис. 13.5) використовується для налаштування системи на структуру організації і технологію роботи з документами шляхом введення і редагування вмісту довідників системи.

Рис. 13.5 - Головне вікно модуля Довідники

Модуль Звітні форми (рис. 13.6) забезпечує формування звітів, що містять відомості про документообіг, зведень про виконання документів і довідок-нагадувань про виконання документів.

Модуль Документи реалізує основні функційні можливості системи (рис. 13.7):

реєстрація документів — функція забезпечує реєстрацію документів у системі, тобто надання документові реєстраційного номера, створення і заповнення для нього реєстраційної картки і направлення документа на виконання. Уся кореспонденція, що надходить в організацію, може бути зареєстрована централізовано або реєструватися в різних підрозділах;

кабінети — функція надає доступ до вмісту папок кабінету з метою виконання документів, включаючи видачу доручень за документом, оформлення звітів виконавців, контроль виконання, зняття документа з контролю, списання документа в справу та ін. Крім того, ця функція використовується для роботи з проектами документів (створення проектів, візування і підписання проектів документів);

пошук документів і особисті папки — функція призначена для пошуку документів і проектів документів за користувачами, що задається, критеріям відбору. Для зберігання результатів пошуку користувач може створювати особисті папки і поміщати в них відібрані документи (проекти документів);

реєстри зовнішнього відправлення документів — функція використовується для формування реєстрів зовнішньої розсилки документів для їхнього відправлення за адресатами;

опис справ — функція забезпечує перегляд документів, списаних у справи, а також ведення самих справ. Крім того, ця функція використовується для вивантаження інформації про справи в БД системи Архівна справа;

відправка документів — функція працює у двох режимах: у режимі Невідправлені документи здійснюється робота з документами, готовими до відправлення, і виконується відмітка відправлення документів; у режимі Контроль квитків про реєстрацію відстежується надходження повідомлень про реєстрацію відправлених документів, що присилаються з систем Діло організацій-адресатів.

Рис. 13.7 - Головне вікно управління модуля Документи

При реєстрації можуть бути введені доручення до документа: резолюція, пункт, підлегла резолюція, проект резолюції. Резолюція — це доручення, що видається на підставі документа. Система допускає введення довільної кількості додаткових резолюцій до одного документа, що уточнюють порядок його виконання в структурних підрозділах. На відміну від резолюції, пункт — це доручення, що міститься в тексті самого документа. Як за резолюціями, так і за пунктами можуть виноситися підлеглі резолюції, що стосуються не документа в цілому, а його конкретного пункту або конкретної резолюції. Підлегла резолюція, у свою чергу, може мати свої підлеглі резолюції.

Такий підхід дозволяє гнучкіше організувати електронний документообіг і підвищити ефективність контролю виконання доручень. Проект резолюції керівництва може бути підготовлений за будь-яким документом із зазначенням тексту проекту резолюції, складу виконавців і посадової особи, що контролює. Після введення проекту резолюції в папках На розгляді та У керівника кабінету автора проекту резолюції з'являються повідомлення, пов'язані з цим проектом резолюції для подальшої роботи з ним.

Після розгляду проекту резолюції керівництвом організації (або її підрозділу) внесені зміни до проекту резолюції заносяться до системи. Резолюція затверджується і розсилається її виконавцям і контролерові. У кабінетах виконавців резолюції та контролера створюються повідомлення, пов'язані з цією резолюцією. У кабінеті її автора, у папці На контролі створюється повідомлення про необхідність контролю перебігу її виконання.

Інформація про документи, направлені тим або іншим посадовим особам на виконання, знаходиться в папці Надійшли відповідного кабінету. Виконавець документа, ознайомившись із документом, приймає документ до виконання і переміщує його до папки На виконання. Після закінчення роботи над документом виконавець вводить в РК текст звіту та в разі необхідності зв'язує РК виконуваного документа з РК одного або декількох документів, на які посилається в своєму звіті. Якщо доручення було неконтрольним, то після введення звіту за ним повідомлення, пов'язане з цим дорученням, видаляється з папки На виконанні.

Для кожного доручення в системі вказується контролер — посадова особа, на яку покладено функції контролю виконання доручення. Якщо контролера не вказано, система пропонує вказати як контролера автора доручення. Повідомлення про доручення потрапляє до папки На контролі кабінету контролера. Контролер має право редагування звітів виконавців, а також реквізитів доручення, що характеризують перебіг виконання доручення. Контроль виконання може здійснюватися не лише в кабінеті автора або контролера доручення, але і під час виконання особою, що контролює, операції пошуку документів.

Реєстраційна картка контрольного документа і самі контрольні доручення виділяються відповідною ознакою. Повідомлення про контрольне доручення в кабінетах його виконавців і контролера залишаються доти, доки доручення не буде знято з контролю. Зняття з контролю відповідає процедурі затвердження звітів виконавців доручень. У системі зняття доручення з контролю відбувається, як правило, після отримання підсумкових звітів від відповідальних виконавців; при цьому вказується фактична дата виконання доручення і знімається ознака контролю. Після зняття доручення з контролю повідомлення про нього автоматично видаляються із кабінетів його виконавців, контролера і автора.

Реєстрація вихідних документів може провадитися в структурних підрозділах організації. Незалежно від місця реєстрації вихідного документа йому надається реєстраційний номер, що формується за єдиними для цієї підгрупи документів правилами. За необхідності, для вихідного документа може бути введено доручення. При цьому виконавці та контролери інформуються про ці документи.

Відправка вихідного документа полягає у проставленні в реєстраційну картку документа дати і часу фактичного відправлення документа адресатові. Додатково фіксується спосіб відправлення і номер реєстру поштової служби. Реєстри відправлення документів можуть бути роздруковані для передання відповідній поштовій службі разом із документами. Додатково підтримується можливість формування конвертів з їхнім подальшим роздруком. Функція відправлення, як правило, покладається на спеціальний структурний підрозділ організації.

Після виконання документа він списується у справу. Для зберігання документів, призначених до списання, використовується папка У справу. Списання документа у справу здійснюється шляхом занесення в реєстраційну картку запису, що містить найменування справи, дату і час списання.

Система забезпечує зберігання даних про передання оригіналів паперових документів та їхніх паперових копій. За необхідності можна формувати і друкувати реєстр документів для їхнього подальшого передання під розписку. Реєстр формується на підставі відомостей, що фіксуються в системі даних про передання оригіналів і копій документів.

Проекти документів створюються і реєструються в папці Управління проектами кабінету. При цьому визначається список осіб, які повинні завізувати і підписати проект. РК проекту документа надходить до папок На візуванні та На підписі відповідних кабінетів посадових осіб, які завізували і підписали цей проект.

Пошук реєстраційних карток документів можна здійснювати за значеннями реквізитів РК, доручень, журналу передання документа, а також за текстом прикріплених до документа файлів. Пошук документів може проводитися в межах тієї або іншої картотеки або відразу в усіх картотеках системи. При пошуку проектів документів як критерії відбору

РКПД можуть бути використані значення реквізитів реєстраційних карток проектів, а також текст прикріплених до РКПД файлів. Оскільки проекти документів не належать картотекам, можливості користувача при пошуку проектів обмежуються його правами на роботу з РКПД.

За складом реквізитів у системі розрізняють три види реєстраційних карток документів: Вхідні і Листи і звернення громадян — для опису кореспонденції, що надійшла, Вихідні — для опису вихідної кореспонденції та внутрішніх документів. Проекти документів належать до групи вихідних документів, але зовнішній вигляд їхньої реєстраційної картки відрізняється від РК вихідних документів.

Для спрощення процесу оброблення документів, створених у форматі стандартних додатків Microsoft Office (MS Excel, MS Word, MS Outlook), у системі передбачено можливість їхньої реєстрації безпосередньо з цих застосувань.

Для здійснення прямої реєстрації документів із додатків MS Office документи мають бути створені з використанням спеціальних шаблонів. Кожному виду документа (наказу, листу, проекту та ін.) відповідає свій шаблон. Файли шаблонів входять у стандартний пакет постачання системи. Шаблони містять спеціальні береги для введення значень реквізитів документа і додаткову панель інструментів, за допомогою якої запускається процес реєстрації документів у системі.

У системі для захисту даних за допомогою електронного цифрового підпису і шифрування використовується спеціальна опція ЕЦП і шифрування, яка є окремою компонентою. Шифрування забезпечує конфіденційність переданого повідомлення, а електронний цифровий підпис — захист від спотворення і дозволяє однозначно підтвердити авторство особи, що надіслала повідомлення або прикріпила файл до РК документа. Опція ЕЦП і шифрування використовує програмні засоби криптографічного захисту інформації, які встановлюються на робочих місцях користувачів. Ці засоби забезпечують формування електронного цифрового підпису, перевірку підпису, шифрування і дешифрування документів.

Система забезпечує за допомогою опції Захист від несанкціонованого доступу ведення захищеного документообігу на основі надійної автентифікації та ідентифікації користувачів системи, захисту даних системи під час зберігання і передання по каналах зв'язку, розмежування прав користувачів системи за доступом до документів і засобів їхнього оброблення.

До додаткових опцій, що розширюють можливості системи, належать:

— Архівна справа — призначена для автоматизації процесів формування й оформлення справ з метою подальшого передання їх до архіву організації, ведення й обліку архівних справ і документів, а також складання номенклатури справ;

— Потокове сканування — використовується для здійснення масового переведення паперових документів в електронний вигляд, поміщення їх у базу даних системи і прикріплення до відповідних реєстраційних карток документів. Технологія потокового сканування основана на тому, що під час реєстрації на документи наноситься унікальний штрих-код, який однозначно ідентифікує реєстраційні картки цих документів і містить інформацію про параметри зберігання прикріплюваних до них файлів. У процесі сканування і розпізнавання система аналізує штрих-код і прикріплює електронні примірники документів до відповідних карток.

У системі ведеться протоколювання роботи користувачів, яке забезпечує можливість перегляду хронологічного порядку внесення змін у картки і в разі необхідності дозволяє швидко встановити причину помилок у введених даних.

У системі реалізовано web-інтерфейс (підсистема Діло-web) для забезпечення роботи співробітників віддалених філій та участі керівників і фахівців, що знаходяться поза офісом, у прийнятті, виконанні і контролі рішень на основі інтернет-доступу до документів, що зберігаються в базі даних системи. Даний web-інтерфейс функціонує в середовищі інтернет-навігатора Microsoft Internet Explorer (рис. 13.8).

Рис. 13.8 - Головне вікно підсистеми Діло-web

Підсистема Діло-жвЬ призначена для виконання таких завдань: здобуття оперативної інформації про внутрішній і зовнішній документообіг організації, реєстрація документів, пошук документів і доручень за значеннями їхніх реквізитів, робота в папках кабінету.

Таким чином, модельна багатофункційна система документообігу реалізує комплекс завдань діловодства установи і забезпечує ефективний контроль виконання доручень. 

5. Налаштування системи документообігу на структуру установи

Адміністрування користувачів системи

Система поставляється разом із демонстраційним прикладом, який містить первинне налаштування довідників системи на певну організаційну структуру підприємства з урахуванням правил документообігу на цьому підприємстві. Проведемо аналіз налаштування системи з використанням демонстраційного прикладу.

Запустимо систему Діло / Користувачі, задамо ім'я і пароль для входу в систему, встановлені системним адміністратором під час інсталяції системи Діло (рис. 13.9).

Демонстраційний приклад включає організаційну структуру підприємства за підрозділами з уведенням посадових осіб — користувачів систем, поданих у вікні на рис. 13.10.

Уведення нового користувача під своїм прізвищем і надання йому прав доступу для роботи з системою здійснюється командою Управління / Додати у вікні рис. 13.11.

Уведення прав користувача системи Справа (Управління/Права в системі Справа) виконується у вікні рис. 13.12. На вкладці Картотеки задається доступ до картотеки свого кабінету і призначається головна картотека натисненням кнопки Головна. На вкладках Абсолютні права, Права в картотеках і Обмеження доступу встановимо права на доступ до документів.

Рис. 13.11 - Уведення нового користувача

Рис. 13.12 - Уведення прав користувача системи Справа

6. Структури підприємства, кабінети, картотеки, посадові особи і правила документообігу

Уведення організаційної структури підприємства здійснюється в підсистемі Довідники (меню Довідники/ Довідники діловодства/ Підрозділи). При цьому вхід у цю підсистему можливий для користувача з правами системного технолога з редагування довідників системи (у цьому прикладі — користувач з ім'ям TVER).

Довідники системи поділяються на два види — Діловодства і Організацій (рис. 13.13, 13.14). Приклад уведення довідника Кабінети за довідниками Діловодства подано на рис. 13.15. Власниками кабінету Управління справами є керівник справами Плахов А. В. і його заступник Каблукова М. В. Користувачами кабінету є системний технолог Тверська У. Л. і користувач Лихачова О. Л., які від імені власників кабінету можуть вести облік роботи з документами кабінету. З метою обліку ці користувачі кабінету мають доступ до всіх папок кабінету (червоні прапорці на папках кабінетів).

Рис. 13.13 - Довідники Організацій

Рис. 13.14 - Довідники Діловодства

Рис. 13.15 - Налаштування довідника Кабінети

Відзначення структури підприємства і зміни посадових осіб, що беруть участь у діловодному процесі, виконується у вікнах Змінити вершину і Змінити аркуш (рис. 13.16) (подвійне натискання на створеному підрозділі дозволяє: додавати, видаляти, змінювати підрозділи і список посадових осіб підрозділу через меню Управління). Наявність прапорця Картотека свідчить про ведення власної картотеки в підрозділі.

Рис. 13.16 - Вікно зміни вершини підрозділу

У цьому демонстраційному прикладі визначено такі правила документообігу на підприємстві:

Створено п'ять кабінетів при картотеках підрозділів, власниками цих кабінетів є начальники відповідних підрозділів та їхні заступники. Власниками кабінетів Керівництво є посадові особини підприємства ген. директор та його заступники.

Визначено групи документів (меню Довідники/ Довідники діловодства/ Групи документів): вхідні, вихідні та внутрішні документі (рис. 13.17).

Прийнято нумерацію документів усередині підгруп за певними правилами (меню Довідники / Довідники діловодства / Групи документів / Управління / Змінити/ Шаблон). Наприклад, для підгрупи що Вхідні з вищестоящих організацій реєстраційний номер складається з трьох частин: індексу групи документів, порядкового номера в групі, розділених дефісом, та індексу грифу доступу (рис. 13.18).

Рис. 13.17 - Довідники Групи документів

Рис. 13.18 - Нумерація документів у підгрупі Вхідні з вищестоящих організацій 

7. Зміна правил документообігу

Необхідно переналаштувати довідники системи у зв'язку з виділенням у групі Вхідні нової підгрупи документів — Заявки на обслуговування. До цієї підгрупи належать заявки, що надходять на сервісне обслуговування комп'ютерних систем.

Зміна довідників системи доступна лише системному технологові. Отже, вхід у підсистему Довідники слід здійснювати від імені ТверськоїУ. Л. (рис. 13.19).

Рис. 13.19 - Вхід у підсистему Довідники

Виберімо команду Довідники / Групи документів-Вхідні документи/ Управління/ Додати аркуш. У результаті на екрані з'явиться вікно поточного режиму Додати аркуш (рис. 13.20).

Рис. 13.20 - Додавання аркуша у вершину Групи документів

Поняття вершин і листя є загальними для системних довідників і пов'язані з ієрархічною структурою довідників. При цьому під вершинами розуміють елементи довідника, які підлягають деталізації. Листя є кінцевими елементами довідника, що не деталізуються.

Перемикач Номероутворення означає, що під час реєстрації система автоматично надаватиме документам цієї підгрупи номери в порядку зростання всередині цієї групи протягом календарного року.

Аби задати системі правило (шаблон) для формування реєстраційного номера, слід заповнити поле Шаблон. Проте це поле закрите для введення з клавіатури. Перехід до режиму введення шаблону відбувається за допомогою кнопки Шаблон (рис. 13.21).

Рис. 13.21 - Уведення шаблону індексу документа

Шаблон визначає правила формування індексу документа. Уведення системі цього правила ґрунтується на формуванні Підсумкового списку на основі даних Початкового списку. У Вихідному списку вікна Шаблон індексу документа містяться всі елементи, комбінація з яких може задати правило формування реєстраційного номера документа. Значення індексів беруться з різних системних довідників.

Послідовно виберіть Індекс групи документів, Роздільник, Порядковий номер у Підсумковий список. У результаті, у полі Шаблон сформується шаблон, за яким система надаватиме реєстраційний номер кожному новому документу цієї підгрупи.

У результаті збереження шаблону індексу документа і введення форми документа (рис. 13.21) буде включено нову підгрупу документів Заявки на обслуговування до групи Вхідні документи (рис. 13.22). 

8. Зміна організаційної структури підприємства

Необхідно переналаштувати довідники системи у зв'язку з такими організаційними змінами в структурі підприємства: створено новий підрозділ — Відділ комп'ютерних технологій. Його начальником став Свіблов М. П.г а заступником начальника — Новогіреєв А. А. Новий підрозділ повинен мати власну картотеку, а нові посадові особи повинні стати власниками нового кабінету.

Оскільки завдання знов пов'язане з редагуванням системних довідників, то вхід у систему здійснюється від імені адміністратора системи — Тверської У. Л.

Зміни організаційної структури підприємства мають бути відбиті в системному довіднику Підрозділи, тому в меню сформованого при запуску системи вікна Ведення довідників виберіть команду Довідники / Підрозділи. Система сформує вікно Підрозділи, що містить шість вершин (рис. 13.23). Кожна вершина відповідає одному з підрозділів підприємства.

Синій маркер поряд зі значком вершини говорить про те, що підрозділ має власну картотеку. Якщо ж маркера немає (вершина Керівництво), то це означає, що підрозділи працюють із централізованою картотекою.

Новий Відділ комп'ютерних технологій за аналогією з останніми підрозділами має бути заведений як нова вершина довідника Підрозділи. Тому з натисненням на кнопку панелі управління Додати вершину сформується вікно Додати вершину [Підрозділи], що містить чотири поля для введення з клавіатури та перемикач Картотека (рис. 13.23).

Рис. 13.23 - Ведення довідника Підрозділи

Введімо в поле Індекс шифр 08 для введення порядкового номера нового підрозділу, який буде складовою частиною реєстраційного номера документа або індексу номенклатури справ цього підрозділу. Потім введімо в поле Підрозділ — Відділ комп'ютерних технологій для введення нової вершини довідника Підрозділи. Встановімо перемикач Картотека для введення власної картотеки в підрозділі та задамо ім'я нової картотеки Відділ комп'ютерних технологій у полі Найменування. У полі Примітки можна вказати додаткову інформацію. З натисненням на кнопку Записати система сформує вікно Підрозділи. Ознакою того, що редагування пройшло успішно, є наявність у вікні нової маркованої вершини — Відділ комп'ютерних технологій (рис. 13.24).

Для введення посадових осіб відділу необхідно вибрати режим додання аркуша. Система сформує вікно Додати аркуш [Підрозділи — Відділ комп'ютерних технологій], що містить чотири поля для введення з клавіатури та перемикач Начальник (рис. 13.25). Ввести інформацію в поля Посада і Прізвище. У будь-якому підрозділі необхідно зазначити одну посадову особу як начальника. Можна ввести інформацію і в поля Індекс і Примітки. Тоді значення поля Індекс як складову частину реєстраційного номера документа можна буде використовувати як Індекс особи, що підписала документ.

З натисненням кнопки Додати цей аркуш буде записаний у довідник Підрозділу, а поля для введення поточного вікна очистяться для введення інформації за новою посадовою особі. Після введення необхідної інформації довідник за підрозділом Відділ комп'ютерних технологій матиме вигляд, поданий на рис. 13.25.

Рис. 13.25 - Уведення посадових осіб підрозділу

Створення нового кабінету, власниками якого будуть посадові особи — співробітники Відділу комп'ютерних технологій, здійснюється командою Довідники / Кабінети у вікні Ведення довідників. Після чого система сформує вікно Кабінети, що містить вісім вершин, кожна з яких відповідає підрозділу підприємства (рис. 13.26).

Рис. 13.26 - Довідник Кабінети

Виділімо вершину Відділ комп'ютерних технологій. Поле Найменування кабінету залишиться порожнім — кабінет при цьому відділі ще належить створити. За командою Додати панелі управління система сформує вікно Створення кабінету (рис. 13.27). У полі Кабінет введімо Кабінет Відділу комп'ютерних технологій. Для формування списку посадових осіб — власників кабінету, клацнемо на кнопці Додати. Система сформує вікно Вибір з довідника Підрозділи (рис. 13.27). Вікно містить вихідний список посадових осіб — співробітників Відділу комп'ютерних технологій, які можуть стати власниками новостворюваного кабінету.

Рис. 13.27 - Створення кабінету підрозділу

Вихідний список складається лише зі співробітників Відділу комп'ютерних технологій, тому що кабінет створюється при підрозділі, що має власну картотеку. Коли б кабінет створювався, наприклад, при підрозділі Керівництво, то вихідний список включав би всіх посадових осіб — співробітників підприємства. Формування списку вибраних значень здійснюється на основі доступних посадових осіб підрозділів.

З натисненням на кнопку Записати вікна Створення кабінету станеться повернення до вікна Кабінети. Ознакою того, що запис нового кабінету пройшов успішно, є виділений рядок у полі Найменування кабінету: Кабінет Відділу комп'ютерних технологій.

Перш ніж вийти з режиму редагування, перейдімо до вікна Зміну кабінетупри натисненні на кнопці панелі управління Змінити головного вікна Ведення довідників.

Потрапивши до вікна Зміна кабінету, клацнімо мишею на кнопці Списки користувачів. Система повинна сформувати список користувачів створеного кабінету. Проте цей список для Кабінету Відділу комп'ютерних технологій буде порожнім — тобто ще не призначений співробітник, який матиме доступ до редагування реєстраційних карток документів, що знаходяться на виконанні у власників кабінету.

Користувач кабінету може бути призначений адміністратором системи в ході редагування довідника Користувачі. Для входу в режим редагування довідника Користувачі клацнімо мишею на ярлику Користувачі. При вході в режим система сформує вікно Ведення користувачів (рис. 13.10). Вікно містить таблицю, в яку включено всіх користувачів системи.

Для наділення Лихачової О. Л. правом доступу до Кабінету Відділ комп'ютерних технологій необхідно виділити в списку користувачів Лихачову О. Л. і задати команду Управління / Права в системі Діло. В результаті відкриється вікно Права користувача (рис. 13.28).

Рис. 13.28 - Формування списку картотек і прав користувача в картотеках

Задати для Лихачової О. Л. доступною Картотеку Відділу комп'ютерних технологій і визначити її права в картотеці і доступ до папок кабінету (рис. 13.29).

Для введення доступу до папок кабінету необхідно клацнути мишею на кнопці Кабінети, і система сформує вікно Кабінети користувача (рис. 13.37). Вікно містить список кабінетів, створених при Картотеці Відділу комп'ютерних технологій (у цьому разі один кабінет). Клацнімо мишею на кнопці Кабінети. Усі папки кабінету стануть доступними — в усіх елементах таблиці Папки з'являться червоні маркери. Одночасно стануть доступними всі перемикачі, що знаходяться в ділянці вікна Доступ до папок.

Аби обмежити доступ користувача до якої-небудь з папок, необхідно клацнути мишею на перемикачі з ім'ям відповідної папки.

Аналогічним чином встановлюються правила доступу користувача до певних груп (підгруп) документів на вкладці Обмеження доступу (рис. 13.30). Клацнімо на інструменті Додати.

Рис. 13.30 - Вибір групи документів користувача

У вікні Вибір з довідника Групи документів, що відкрилося, двічі клацнімо мишею на вершині вихідного списку Вхідні документи. Список вершин довідника групи документів перетвориться на список листя, що деталізує цю вершину. Виділімо аркуш Заявки на обслуговування і перенесімо його до списку вибраних значень. У результаті визначено доступ користувача до документів цієї підгрупи.

Для закінчення редагування довідника Користувачі необхідно також внести зміни до прав Балашової М. В., а саме надати їй доступ до документів підгрупи Заявки на обслуговування. Виконується аналогічно описаному для користувача Лихачової О. Л. 

9. Електронне урядування в інформаційному суспільстві

Розвиток процесів інформатизації привів до становлення інформаційного суспільства — суспільство, в якому інформаційні процеси здійснюються, головним чином, на основі використання інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ), а інформаційні ресурси доступні всім верствам населення. ІКТ змінюють парадигму управління суспільством, і ця ситуація вимагає від органів влади розробляти нові методи та стратегії діяльності в умовах інформаційного суспільства.

В останні десятиліття світ переживає перехід від індустріального суспільства до суспільства інформаційного. Відбувається кардинальна зміна способів виробництва, світогляду людей, державних стосунків. Рівень розвитку інформаційного простору суспільства вирішальним чином впливає на економіку, обороноздатність і політику.

У даний час визначено правові принципи побудови інформаційного суспільства [104]: прийнято низку нормативно-правових актів, які регулюють суспільні стосунки відносно створення інформаційних електронних ресурсів [90; 98; 100], захисту прав інтелектуальної власності на ці ресурси [81; 95; 101], впровадження електронного документообігу [92; 93; 94; 88; 89; 126], захисту інформації [96]. Проте міра розвиненості інформаційного суспільства в Україні, порівняно зі світовою тенденцією, є недостатньою і не відповідає потенціалу та можливостям України [147].

Ступінь розбудови інформаційного суспільства в Україні є недостатнім, оскільки:

відсутня координація зусиль державного і приватного секторів економіки з метою ефективного використання наявних ресурсів;

низька ефективність використання фінансових, матеріальних, кадрових ресурсів, спрямованих на інформатизацію, впровадження ІКТ у соціально-економічну сферу, зокрема в сільське господарство;

недостатній розвиток нормативно-правової бази інформаційної сфери;

повільно відбувається створення інфраструктури для надання органами державної влади та органами місцевого самоврядування юридичним і фізичним особам інформаційних послуг з використанням мережі Інтернет;

рівень інформаційної представленості України в Інтернет-просторі є низьким, а присутність україномовних інформаційних ресурсів — недостатньою.

Електронна взаємодія між державою і суспільством реалізується через електронний уряд. Перш за все, під поняттям електронний уряд варто розуміти інноваційну форму державного управління, що дає можливість широкої взаємодії органів влади, громадських організацій, підприємств бізнесу й громадян у процесі керування суспільством на основі взаємозалежних внутрішніх урядових і зовнішніх суспільних інформаційних структур і ефективно діє в умовах інформаційного суспільства (рис. 13.31) [46].

Електронна взаємодія органів влади із суспільством здійснюється саме через інформаційні представництва, які покликані реєструвати звернення громадян і організацій і надавати необхідну інформацію для вирішення перед суспільством і конкретними громадянами певних питань. Слід зазначити, що дане визначення електронного уряду не міняє суті державного управління, а надає лише інструмент органам управління для оптимального й ефективного вирішення проблем суспільства.

Очевидно, що функціонування описаної системи електронного уряду певною мірою залежить від організації інформаційних представництв, можливості взаємодії їх із різними інформаційними структурами суспільства і безпосередньо з конкретними громадянами. Адже від повноти взаємодії всіх суспільних структур, громадян і влади, в остаточному підсумку, залежить оптимальність прийнятих рішень, а отже ефективність їхньої реалізації.

У рамках концепції електронного урядування інтегруються інформаційні ресурси органів державної влади, забезпечується доступ до них, а також створюється система інтерактивних он-лайнових послуг. Урядова мережана інфраструктура має бути спрямована на вирішення актуальних політичних, економічних і соціальних завдань держави і забезпечувати:

реалізацію права громадян на доступ до відкритої державної інформації;

доведення до громадськості об'єктивної і достовірної інформації про діяльність органів державної влади, що зміцнює довіру до держави та її політики;

взаємодію і постійний діалог держави з громадянами й громадськими інституціями, а також необхідний рівень суспільного контролю за діяльністю державних органів і організацій;

об'єднання інформаційних ресурсів і послуг органів державної влади, і місцевого самоврядування з метою зміцнення загальнонаціонального інформаційного простору;

удосконалення системи державного управління, оптимізацію структури державного апарату, зниження фінансових і матеріальних витрат на його зміст, поетапне переведення частини державних послуг, що мають вартісне вираження, у систему державних мережевих послуг, що відповідає реальним потребам громадян і організацій;

ефективну підтримку економічної діяльності державних суб'єктів, що займаються господарською діяльністю, дозволяючи їм ефективно інтегруватися в загальнонаціональний і світовий економічні простори;

взаємодію і співробітництво з державними органами зарубіжних країн і міжнародних неурядових організацій.

Таким чином, електронне урядування — це форма організації державного управління, за якого відбувається активна взаємодія органів державної влади та органів місцевого самоврядування між собою, з суспільством, людиною та громадянином, бізнесом за допомогою інформаційно-комунікативних технологій.

Електронне урядування забезпечує, перш за все, прозорість роботи державного апарату, знижує, якщо не ліквідує, залежність особи від сваволі чиновника, а отже — запобігає корупції. Електронне урядування є інструментом демократизації суспільства, невід'ємною складовою, умовою функціонування інформаційного суспільства.

Однією з основних ідей упровадження електронного урядування є те, що воно виступає як інструмент розвитку демократії, розглядається як реальний шлях до розвитку демократичних процесів у суспільстві, що знайшло своє відображення в появі терміна "електронна демократія".

Електронна демократія — форма організації суспільства, за якої громадяни та представники бізнесу залучаються до процесу державного управління та державотворення, а також до місцевого самоуправління за допомогою інформаційних і комунікаційних технологій.

У світовій практиці досліджень з державного управління традиційним є твердження про існування трьох секторів, що формують сучасне суспільство і між якими має бути налагоджена взаємодія, а саме (рис. 13.32):

держава, що включає органи державної влади та органи місцевого самоврядування (органи влади), бюджетні установи та організації, засновані на законі чи в межах повноважень органів влади;

бізнес, до якого належать система підприємств, господарських товариств та індивідуальних підприємців, які займаються діяльністю, пов'язаною з отриманням прибутку;

громадянське суспільство, що включає такі інститути, як громадські організації та рухи, створені за власною ініціативою засновників, незалежно від волі органів влади чи посадових осіб, без мети одержання прибутку та його перерозподілу між членами організацій [5].

Ці три сектори, що мають реальні ресурси впливу в сучасному суспільстві, можуть виконувати свої завдання перед суспільством тільки за умови позитивної взаємодії, тому сьогодні існує потреба ефективного об'єднання їхніх зусиль та запровадженням нових форм залучення громадськості до процесу створення стратегії розвитку держави. І, слід зазначити, що з розвитком інформаційного суспільства та впровадженням ІКТ в усі сфери життя сучасної людини виникає нова форма взаємодії в умовах інформаційного суспільства — електронна взаємодія. Якщо говорити про сектори електронної взаємодії, то саме вищеперелічені три сектори (держава, бізнес, суспільство) можна віднести і до простору електронної взаємодії. Причому, поява електронної взаємодії привела до того, що в рамках цих секторів виникли нові поняття інформаційного суспільства, електронного уряду і електронного бізнесу або електронної комерції (рис. 13.32).

Рис. 13.32 - Простір електронної взаємодії

Сьогодні не існує чітко визначеної класифікації електронної взаємодії між державою та суспільством. Хоча електронний уряд охоплює безліч різних видів діяльності й безліч учасників, можна виділити три чітко виражені сектори взаємодій: між органами державного управління (С2С), між державою і бізнесом (С2Б) і між державою та громадянами (С2С).

Існує кілька факторів, що стимулюють ініціативи в сфері С2С електронного уряду. Один з них — зацікавленість у підвищенні економічної ефективності. Одна з очікуваних вигод від вкладень в інформаційні технології, на яку часто посилаються прихильники таких інвестицій, полягає в скороченні витрат, що досягається за рахунок збільшення швидкості операцій, скорочення числа співробітників, необхідних для здійснення якого-небудь завдання, і підвищення сталості одержуваних результатів. Водночас із підвищенням уваги до скорочення зростання бюджетних витрат збільшився й інтерес до використання інформаційних технологій для раціоналізації процесів і зниження витрат.

Ініціативи в секторі взаємодії держави та бізнесу (С2Б) привертають багато уваги внаслідок значного ентузіазму з боку приватного сектора і можливостей для скорочення витрат за рахунок удосконалення процесу закупівель і збільшення конкуренції. Сектор С2Б включає продаж населенню надлишків товарів, що належать державі, а також придбання товарів і послуг.

Головний мотиваційний фактор, що підсилює інтерес до сектора С2Б — це зростання вимог політичних лідерів щодо скорочення витрат і підвищення ефективності закупівель. Подібно до того, як інтерес до економічної ефективності сприяє розвитку ініціатив у секторі С2С, підтримка, що надається багатьом ініціативам у секторі С2Б, зумовлена їхнім потенціалом для раціоналізації й підвищення сталості операцій, у яких зайнято багато співробітників.

Третій сектор електронного уряду — це взаємодія між державою і громадянами (С2С). Ініціативи в секторі С2С призначені полегшувати взаємодію населення з органами державного управління, що становить головну мету електронного урядування. Ініціативи в секторі С2С, так само, як і проекти в секторах С2С і С2Б, стимулюються інтересом до вдосконалювання управлінського процесу за допомогою підвищення економічної ефективності і прогностичності результатів [9]. Реформування сектора С2С спрямоване на досягнення основних вимог суспільства до держави — прозорість влади та доступність інформації.

Перехід до електронного урядування починається з представлення діяльності органів влади на офіційних владних веб-сайтах та веб-порталах у мережі Інтернет. Це приводить до переосмислення структури і ролі державних служб і переходу від традиційної системи надання державних послуг до проектної системи з використанням портальних технологій електронного уряду. Тобто, пріоритетними стають права і потреби громадян. Електронні державні послуги будуть відкритими, загальнодоступними, орієнтованими на користувача, інтегрованими та заснованими на принципі партнерства держави і громадянського суспільства.

Таким чином, портал електронного урядування — це центральна частина електронної інформаційної системи електронного урядування, призначена для інтеграції веб-сайтів центральних та місцевих органів виконавчої влади, доступу до інформації та надання електронних державних послуг через мережу Інтернет, а електронні державні послуги — це державні послуги, які надаються в електронному вигляді органами державної влади та органами місцевого самоврядування громадянину, фізичним та юридичним особам.

Найбільш важливим критерієм діяльності порталу (та міри його практичного використання суб'єктами взаємодії) є міра його інтерактивності. Загальноприйнятим є визначення чотирьох рівнів інтерактивності порталів органів влади або розвиненості онлайнових послуг, що надаються такими порталами (рис. 13.33):

1. Інформативний. Рівень відповідає початковій стадії введення в дію електронного уряду. Створюється сама сторінка (або портал), розміщується необхідний мінімум інформації про установу, що є замовником даного порталу, розміщуються прізвища, загальна інформація та стрічка новин організації.

Одностороння інтерактивність. Рівень, на якому публічні онлайнові служби дають можливість використовувати деякі елементи повноцінних онлайнових послуг, зокрема, можливість одержувати установлені офіційні форми з сайтів органів влади для подальшого їх заповнення та відправлення звичайною поштою.

Двостороння інтерактивність. Високий рівень у спілкуванні суспільства і держави в електронному вигляді. Є можливість електронного використання офіційних електронних форм для початку процедури надання послуги. Передбачає наявність форми ідентифікації громадянина для надання послуги.

Трансакційна інтерактивність. Надає можливість через веб-портал отримувати будь-яку з послуг, що надаються відповідним державним органом, без використання паперових носіїв. Потребує обов'язкового використання електронного цифрового підпису як засобу для засвідчення авторства документа.

Головною перевагою використання портальних можливостей є інтеграція з внутрішніми базами даних (БД) і додатками, яка дозволяє вести супровід порталу в автоматичному режимі, лише управляючи тією інформацією з внутрішньої системи, визначаючи її доступність / недоступність для організацій та громадян.

Рівні інтерактивності

Рис. 13.33 - Рівні інтерактивності порталів органів влади

Якщо вести мову про архітектуру порталу, то в загальному вигляді вона повинна забезпечити дві можливості для сервісів електронного уряду (рис. 13.34):

— інфраструктуру інформаційної взаємодії органу влади з громадянами й організаціями;

— інтеграцію з внутрішніми ресурсами і системами органів влади.

Створення інфраструктури інформаційної взаємодії органів влади з громадянами та організаціями визначається як забезпечення ефективної і економічної реалізації порталів і сайтів різної спрямованості для інформування, трансакційної взаємодії з громадянами й організаціями.

Інтеграцією з внутрішніми ресурсами і системами органу влади ми визначаємо можливість інтеграції різних реєстрів, інформаційних систем у портали та сайти, що забезпечує якісне насичення публічних ресурсів. При цьому забезпечується доступ громадян до даних, що зберігаються у відомчих інформаційних системах.

На даний момент створення єдиної системи інформаційно-довідкової підтримки громадян і організацій з питань взаємодії з органами державної влади та органами місцевого самоврядування повністю змінює завдання портальних систем, оскільки вирішує тільки питання, пов'язані з інформуванням громадян та організацій.

А сьогодні вже треба вести мову про перехід до трансакційної взаємодії з громадянами і організаціями, тобто створення портальних точок трансакційної взаємодії, а не створення систем інформування. Перехід до трансакційності веде до того, що державні та регіональні портали спочатку повинні проектуватися як частина більш складної загальної відомчої або регіональної системи надання державних послуг в електронному вигляді.

Загальним у підходах розвинених країн світу до побудови системи порталів державних послуг є системний підхід до архітектури електронного уряду, який є встановленою сферою діяльності вповноважених органів державної влади; орієнтація на підвищення прозорості інформаційних ресурсів про державні послуги і розвиток інтерактивних сервісів надання державних послуг; принципова орієнтація на побудову дворівневої системи взаємодії з заявником із приводу надання державних послуг у вигляді фронт- і бек-офісів.

Основні відмінності в підходах розвинених країн світу до побудови системи порталів державних послуг полягають у наступному [50]:

Система порталів Великобританії — це модель формування в мережі Інтернет єдиного центру відповідальності щодо надання державних послуг для заявників і єдиної інфраструктури їх надання.

Система порталів державних послуг США будувалася для цілей формування своєрідної бази метаданих по державним послугам. Така відміна була викликана тим, що регіональні та місцеві влади до моменту створення федерального порталу вже мали розвинуті системи реалізації державних послуг за допомогою ІКТ.

Система порталів державних послуг Великобританії будувалася, в тому числі для цілей інтеграції міжвідомчого обміну органів влади для надання державних послуг в єдиному інформаційному просторі.

Портал уряду Великобританії — це один з конкретних інструментів організації надання державних послуг, побудований "зверху — вниз". Його девіз: централізоване надання державних послуг.

Портал США має набагато ширшу сферу застосування і децентралізовану структуру надання державних послуг, побудований "знизу вгору".

Портал США — це єдиний функційний центр по забезпеченню заявника можливостями пошуку й інформування по порядку здобуття державних послуг і додатковим сервісам.

Портал Канади має модульну структуру і реалізує завдання централізованої організації міжвідомчої взаємодії за допомогою порталу з приводу надання державних послуг (аналогія з Великобританією), а також передбачає достатні функційні можливості з пошуку та підбору подібних за тематикою вибраної державної послуги інформаційних ресурсів сторонніх організацій і асоціацій (децентралізована організація інформаційних ресурсів за аналогією з порталом США).

Портал Бельгії позиціонується як горизонтальна державна служба. Тобто портал має єдину точку надання державних послуг (порівняння з Великобританією), однак вибудовування сервісів та інформаційних ресурсів йде знизу — від уповноважених органів влади (порівняння з США).

Основний напрямок розвитку порталу Бельгії — впровадження в практику реального щоденного життя персональних смарт-карт для здійснення всього спектра інтерактивних операцій, у тому числі надання державних послуг.

10. Портал Португалії більшою мірою орієнтований, як і портал США, на формування єдиного інформаційного ресурсу отримання державних послуг і пов'язаних з ними послуг за допомогою ІКТ, і цим відрізняється від загального ряду європейських порталів, орієнтованих на вдосконалення міжвідомчої взаємодії при наданні державних послуг.

На закінчення можна зробити висновок, що для України найбільш прийнятна централізована модель електронного управління із застосуванням портальних технологій з вибудовуванням сервісів "згори — вниз" через наступні причини: регіональні та місцеві органи влади на даний момент не мають системи реалізації державної послуги за допомогою ІКТ і традиційно система документообігу в Україні є централізована. 

10. Механізмі реалізації електронної демократії та надання електронних державних послуг

Розвиток електронної демократії забезпечується впровадженням механізмів: інформаційного, консультаційного та механізмом прийняття рішень. Реалізація даних механізмів на національних порталах і веб-вузлах за оцінками фахівців ООН обрахована відсотково на рис. 13.35 [147]. Розгляньмо суть даних механізмів.

Механізми реалізації електронної взаємодії

Рис. 13.35 - Механізми розвитку електронної взаємодії уряду з громадянами

Інформаційні механізми забезпечують відображення тієї інформації на національних порталах і веб-вузлах, яка служить фондом для цивільної участі громадян. Така інформація включає, наприклад, оперативні публікації офіційних джерел, повідомлення громадян тощо. Реалізація даного механізму досягається за допомогою блогів, тематичних конференцій, засобів доставки новин з других інформаційних ресурсів, списків розсилок, інтермедії, мобільної телефонії.

Одним з основних механізмів електронної демократії є консультації. Якщо раніше, за відсутністю можливостей інтерактивного діалогу між владою та громадськістю, для цього вимагалися незрівнянно більші людські й фінансові ресурси, сьогодні, завдячуючи сучасним ІКТ, процес громадських консультацій не так важко організувати та підтримувати. У той же час, такими ж проблемними залишаються питання їх упровадження в управлінські процеси на всіх етапах [117, с. 9].

Консультаційні механізми забезпечують діалогові методи для формування цивільної думки. Реалізація механізмів досягається організацією зворотного зв'язку за оперативними каналами, форумами, онлайновими конференціями. Єдиний шлях поліпшити ці результати для урядів — це здійснення оперативного застосування, аби ангажувати і включати громадян у діалогові процеси. Багато урядів світу використовують це явище.

Більш демократичним типом консультацій є вивчення громадської думки з можливостями для інтерактивної участі громадян, тобто, коли пропонується не тільки обирати одну відповідь серед запропонованих, а є можливість запропонувати свою унікальну відповідь і поставити альтернативні запитання для інших респондентів-учасників консультацій. Саме такі інтерактивні консультації посилюють можливості широкого залучення громадян до обговорення урядової та регіональної політики.

Механізми прийняття рішень забезпечують облік та використання пропозицій громадян у державному управлінні. Реалізація даного механізму на національних порталах і веб-вузлах за оцінками фахівців ООН [147] має найменше значення серед інших механізмів реалізації електронної демократії (див. рис. 13.35).

Збільшення кількості індивідуальних звернень громадян, представників бізнесу, неурядових організацій за наданням різних державних послуг і прогнозоване їх подальше зростання зумовлюють необхідність надання державних послуг в електронній формі. При цьому реалізація державних послуг в електронній формі має свої переваги: зменшення витрат, зберігання та транспортування документів, економія часу обробки інформації, забезпечення прозорості адміністративних процедур, усунення дублювання робіт, прискорення процесів.

Основним чинником успіху або невдачі надання електронних послуг населенню є те, наскільки активно самі громадяни беруть участь у визначені обсягу та якості послуг. Послуги приносять користь тоді, коли ними охоплено все населення, коли мешканці власними силами прагнуть поліпшити ситуацію, а механічне збільшення державних витрат на ці потреби не вирішує проблеми.

Отже, можемо визначити, що електронні державні послуги є важливими елементами в рамках електронного уряду, які реалізуються з використанням відповідних механізмів. Актуальними для України механізмами впровадження електронних державних послуг є: адміністративні, інституційні, ідентифікаційні, внутрішньоурядові, єдиної точки доступу, інтеграційні, єдиної архітектури інтегрованих додатків.

Користувачами державних послуг є громадяни, представники бізнесу та державні службовці. Ідентифікація взаємозв'язків між ними є критичним фактором для успіху проекту електронного уряду в цілому та напрацювання робочої концепції електронного уряду і його архітектури. Ці взаємозв'язки та концепції визначають технічні аспекти реалізації державних послуг і процесів з використанням інформаційно-комунікативних технологій.

Розглядаючи електронні державні послуги, виникає питання про необхідність стандартизації форматів опису державних послуг й адміністративних процесів (регламентів). Під адміністративним регламентом розуміється правила, порядок регулювання і послідовність виконання державної послуги.

Стандартизація форматів опису державних послуг й адміністративних процесів (регламентів) забезпечує суттєві переваги для органів державної влади та місцевого самоврядування та споживачів державних послуг, а саме: державні установи мають загальну структуру для опису всіх своїх послуг, що спрощує процеси розробки державних інформаційних систем та управління державною інформацією, забезпечуючи при цьому найкращу сумісність та взаємодію з іншими установами. Чим структурованішою є інформація, тим легше людина може її зрозуміти та використати для прийняття інформаційних рішень.

Декомпозицію державних послуг розглядають з таких точок зору: державної установи, реалізації послуг з використанням інформаційних технологій, користувача послуги.

З точки зору державної установи державна послуга складається з одного або декількох адміністративних процесів (регламентів), які можуть бути виконаними в різних державних структурах, що наділені певними повноваженнями.

Атрибути електронних державних послуг та електронних регламентів — це назва послуги, потенційний одержувач послуги, інформація про фізичну або юридичну особу, що надіслала запит про послугу, вхідна інформація, результат надання послуги, інформація, що описує послугу, часовий період, який потрібен на виконання послуги, відповідальну державну установу, контактну особу — державного службовця.

Послуги групуються в життєві епізоди та бізнес-ситуації, що дає можливість державі забезпечити для громадян та бізнесу єдиний контакт, єдину точку входу, є частиною процесу забезпечення прозорості держави; при цьому відпадає необхідність знання громадянами внутрішньої структури держави. Отже, підсумовуючи наведене, визначимо, що державні послуги та регламенти, життєві епізоди та бізнес-ситуації є функційними концепціями в технологіях електронного урядування. Ідентифікація взаємозв'язків між ними важлива при розробці архітектурної моделі електронного уряду з точки зору на державу як на постачальника широкого спектра елементарних та композитних державних послуг громадянам, державним установам та бізнесовим структурам. Базуючись на міжнародному досвіді впровадження технологій електронного урядування, слід зазначити, що найбільш ефективними є електронні державні послуги, орієнтовані на життєві епізоди і бізнес-ситуації, які відзначаються такими характеристиками: орієнтація на споживача, прозорість і принцип одного вікна.

Існує чотири фази регламентів надання державних послуг в електронному вигляді: інформування та визначення бажань користувача, укладання угоди, надання та оплата послуги, використання послуги.

Таким чином, надання електронних державних послуг потребує виконання цілого комплексу часто пов'язаних між собою адміністративних процесів, які характеризуються наступними атрибутами: метою, дією, роллю, операціями та послідовністю їхнього виконання, відповідальністю, законодавчим забезпеченням та обмеженнями, ресурсами, даними та інформацією, продуктами.

В умовах інформаційного суспільства взаємодія органів влади з громадськістю здійснюється через інститути інформаційних представництв органів влади та їх об'єднання — портали, які покликані реєструвати звернення громадян та організацій і надавати необхідну інформацію для вирішення перед суспільством і конкретними громадянами певних питань.

Таким чином, у системі електронного уряду інформаційному представництву органу влади належить місце базового елемента впровадження й реалізації електронного уряду, бо саме з окремих інформаційних представництв органів влади в майбутньому виникають надпотужні державні портали. Для органів влади України характерно використання, в основному, базових елементів електронного уряду — інформаційних представництв. У зв'язку з цим є актуальним дослідження механізмів розвитку інформаційних представництв як інституційної структури системи електронної взаємодії влади з суспільством [43; 44; 46].

Найбільш важливим механізмом реалізації інституційної структури електронного уряду є рівень їх інтерактивності. Загальноприйнятим є визначення чотирьох рівнів інтерактивності інформаційних представництв та порталів органів влади: інформативна інтерактивність, одностороння та двостороння інтерактивність і трансакційна інтерактивність.

Сьогодні треба вести мову про перехід до трансакційної взаємодії влади з суспільством, тобто створення портальних точок трансакційної взаємодії. Перехід до трансакційності веде до того, що державні та регіональні портали спочатку повинні проектуватися як частина більш складної, загальної, відомчої або регіональної системи надання державних послуг в електронному вигляді.

Трансакційна інтерактивність вимагає обов'язкового використання механізмів ідентифікації сторін електронної взаємодії на базі впровадження режиму електронного цифрового підпису як засобу для засвідчення авторства документа.

Ідентифікація взаємозв'язків між ними важлива при розробці архітектурної моделі електронного уряду з погляду на державу як на постачальника широкого спектра електронних державних послуг громадянам, державним установам та бізнесовим структурам.

Як уже зазначалося, надання послуги є складним процесом, в якому беруть участь різні відомства, установи. Механізми міжвідомчої взаємодії (внутрішньоурядові) реалізуються за допомогою систем електронного документообігу.

Ефективними механізмами захисту електронних документів у системі документообігу є розмежування прав доступу користувачів та використання захищених спрямованих каналів зв'язку за допомогою криптографічних алгоритмів шифрування інформації.

Державні послуги реалізуються через інституційні структури електронного уряду з використанням механізму єдиної точки доступу. Суть даного механізму полягає в переході до взаємодії заявника з загальним інтерфейсом одержання державних послуг порталу, на відміну від традиційного способу взаємодії з конкретним органом влади. Іншими словами, інформаційний ресурс, необхідний органам влади для прийняття рішень щодо надання заявнику потрібної державної послуги, стає одним з об'єктів управління.

Реалізація засобів електронного уряду дає можливість кардинально підвищити якість державних послуг громадянам, і новий рівень цих послуг буде досягнуто через інтеграційні механізми вдосконалення системи відомчих інформаційних систем та державних, регіональних і муніципальних інформаційних ресурсів. Інтеграція міжвідомчої взаємодії і надання інтегрованих послуг за допомогою центральних урядових порталів і порталів регіональних та місцевих органів влади дозволить підвищити ефективність роботи державного апарата, скоротити можливості для фінансових махінацій, порушення законів, ухилення від сплати податків тощо.

Основна складність реалізації проектів у сфері електронного уряду та міжвідомчих проектів полягає в організації процесу прийняття відповідних стандартів і узгодження архітектури інтегрованих додатків різних організацій і відомств. Проекти електронного уряду передбачають такі типи стандартів: стандарти даних, стандарти міжвідомчого обміну інформацією, стандарти метаданих і пошуку інформації, стандарти безпеки.

Архітектура інтегрованих додатків дозволяє зменшити складність державних інформаційних систем і інтерфейсів між ними за рахунок виділення функцій і їхньої реалізації у вигляді сервісів: базових, трансакційних, процесних, сервісів додатків та агентів.

Механізм єдиної архітектури інтегрованих додатків припускає обмежене використання реєстрів для виявлення сервісів. їхній склад, місце розташування й інтерфейси повинні бути досить стабільні, визначатися в технічних стандартах і електронних регламентах. Використання сервісів має забезпечувати більшу вірогідність і практичну цінність реєстрів.

Таким чином, визначені основні механізми реалізації електронної взаємодії в системі "електронний уряд" як сукупність взаємопов'язаних механізмів реалізації електронної демократії та надання електронних державних послуг. До механізмів електронної демократії відносяться: інформаційні, консультаційні та механізми прийняття рішень. Найбільш актуальними для України серед них є впровадження механізмів прийняття рішень. Основними механізмами надання електронних державних послуг є адміністративні, інституційні, інтерактивні, ідентифікаційні, внутрішньоурядові (міжвідомчої взаємодії), єдиної точки доступу, інтеграційні та єдиної архітектури інтегрованих додатків. 

11. Комплексний індекс показника готовності України до електронного уряду

Однією з невирішених актуальних проблем ефективного формування та реалізації державної політики інформатизації та розвитку інформаційного суспільства залишається відсутність офіційно визнаної національної системи індикаторів (показників) оцінки цих процесів та в цілому системи вимірювання стану інформатизації та розвитку інформаційного суспільства в Україні.

В Україні широко використовуються результати оцінок різних міжнародних організацій, сформованих на базі різних підходів та методик, що не враховують особливостей нашої країни, її визначальних документів з питань інформатизації та розвитку інформаційного суспільства.

Існує більше двадцяти різних е-індексів, найбільш відомими з яких є: індекс цифрової спроможності або цифрової перспективи, індекс цифрового доступу, індекс мережаної готовності; індекс інформаційного суспільства, індекс готовності до електронного уряду.

За результатами дослідження експерти розділили всі країни на чотири великі групи: з максимально високим рівнем розвитку ІКТ, високим, середнім і низьким. Україна ввійшла до другої групи поряд з Росією, Білоруссю й багатьма східноєвропейськими країнами колишнього соцтабору [24].

Орієнтація України на створення інформаційного суспільства та інтеграцію до європейської та світової спільноти вимагає дотримання нових вимог до сфери інформаційної політики та інформаційної безпеки. Для того щоб наша країна увійшла до світового інформаційного простору на рівноправній основі, треба зміцнювати прямі та зворотні зв'язки між владними структурами і суспільством, вирішити чимало проблем для забезпечення ефективного розвитку національної інформаційної інфраструктури, створення інформаційно-аналітичних систем органів державної влади і, нарешті, впровадження електронного урядування.

Реалізація концепції електронного уряду не тільки підвищує якість державного управління та знижує витрати населення і підприємств на здійснення взаємодії з органами влади, але і є важливим стимулом широкомасштабного використання ІКТ. Електронний уряд є процесом або засобом досягнення мети, а не самоціллю.

Значущість цього напрямку використання ІКТ для розвитку сучасного суспільства, удосконалення демократичних інститутів визначає пильну увагу до цієї сфери урядів, міжнародних організацій, дослідних та аналітичних центрів. Останніми роками активно проводяться дослідження та розробки в цій галузі, створюються методи та інструменти для оцінки реалізації концепції електронного уряду на рівні національних держав і регіонів.

Електронний уряд ще перебуває на ранніх стадіях свого розвитку і, швидше за все, розвиватиметься в міру вдосконалювання техніки і підвищення довіри до електронних засобів комунікації. Фахівцями ООН з метою створення інформаційно-аналітичного інструменту для вироблення, проведення та коригування політики розвитку електронного уряду на різних рівнях розроблена методика оцінки індексу готовності країн світу до електронного уряду [147]. Відповідно до цієї методики індекс готовності щорічно оцінюється та оприлюднюється в доповідях ООН, починаючи з 2002 р., за 192 країнами світу. Цей індекс дозволяє оцінити рівень підготовленості країни до реалізації послуг органів влади на основі ІКТ, проаналізувати перешкоди та зони відставання на шляху реалізації концепції електронного уряду.

Індекс готовності є комплексним показником і базується на таких трьох компонентах [147] (рис. 13.36).

Логіка оцінки готовності до електронного уряду досить очевидна. Якщо говорити про передумови та масове використання послуг електронного уряду, то серед них можна виділити декілька. Насамперед, органи влади і споживачі послуг електронного уряду, а це населення і підприємці, повинні мати доступ до ІКТ, для чого у країні має бути розвинена інфраструктура. Далі, органи влади та органи місцевого самоврядування повинні використовувати ІКТ для надання інформації та послуг населенню й представникам бізнесу. Як правило, на сьогодні основним відповідним каналом є розвинене шеЬ-представництво органу влади в Інтернеті. Як показують статистичні дослідження, використання інфраструктури та послуг значною мірою визначається станом людського капіталу — рівнем освіти населення, наявністю ІКТ-фахівців тощо, бо саме рівень людського капіталу створює суб'єктивні умови для використання ІКТ. Нарешті, певні передумови для реалізації послуг електронного уряду створює розвиток у країні електронної комерції — використання ІКТ бізнесом для взаємодії з постачальниками та споживачами.

Отже, розгляньмо детальніше кожен з індексів, з яких уряди, а також доступні деякі архівні документи, переважно в статичному вигляді.

Поліпшена присутність — доступні не тільки архівні, але й поточні оперативні дані про нормативні акти, розпорядження, постанови, звіти, новини, завантажені бази даних тощо, при цьому є карта сайту й пошукові механізми. Наводиться набір документів, що розкриває політику держави на перспективу. На цій стадії інформація, як і раніше, доступна в одному напрямку — від е-уряду до громадян.

Інтерактивна присутність — реалізується на базі онлайнових сервісів. З'являються можливості завантажувати форми для сплати податків або відновлення ліцензій, запитувати аудіо- і відеоінформацію за тим чи іншим виступом і обговоренням, брати участь в онлайнових дискусіях у реальному часі. До держслужбовців можна звернутися електронною поштою, факсом і телефоном. Сайт регулярно оновлюється, користувачам надається оперативна інформація.

Трансакційна присутність — реалізується двостороння взаємодія між громадянами і державою. З'являється можливість сплати податків, подавання заявок на надання ГО-карт, свідоцтв про народження і паспортів, відновлення ліцензій. На цій стадії громадяни одержують можливість сплачувати штрафи за порушення правил дорожнього руху і поштові перекази. Вони можуть брати участь у торгах, використовуючи захищені канали зв'язку.

З'єднана присутність — характеризується інтеграцією взаємодії на рівнях С2С, С2С і С2С Уряд сприяє залученню громадян до процесу прийняття рішень і двостороннього відкритого діалогу на базі інтерактивних сервісів, таких як заповнення інет-анкет, онлайнових обговорень тощо. Це найскладніший рівень мережних ініціатив електронного уряду, який, у свою чергу, поділяється: на горизонтальні підключення серед урядових закладів, вертикальні підключення агентств центрального й місцевого органу влади, підключення різних інфраструктур для забезпечення їхньої функційної сумісності, підключення між урядом і громадянами (уряд, приватний сектор, академічні установи, неурядові організації й цивільне суспільство).

За даними [147], розподіл індексу лтеЬ-послуг для України за стадіями подано на рис. 13.37. Звідси видно, що для України на сучасній стадії розвитку завдання розвитку трансакційної присутності є актуальним, тобто забезпечення двосторонньої взаємодії між владою і громадянами в лтеЬ-просторі.

Індекс телекомунікаційної інфраструктури також є комплексним індексом, що розраховується на базі декількох показників: кількість комп'ютерів на тисячу жителів, кількість інтернет-користувачів на тисячу жителів, кількість телефонних ліній на тисячу жителів.

Індекс людського капіталу показує, яка кількість людей може скористатися послугами е-уряду. По суті, це індекс освіти, що визначається кількістю грамотних людей серед мешканців, старших 15 років, і кількістю студентів у країні.

За даними огляду [147], рейтинг готовності України до електронного уряду становить 0,5728. Це 41-ше місце в світі та вищий за середній світовий рейтинг готовності — 0,4514 (рис. 13.38). Крім того, рейтинг України випереджає не тільки Росію та Білорусь, а й усі пострадянські країни, за винятком прибалтійських країн: в Естонії — 13-те місце, Литви — 28-ме та Латвії — 36-те місце. Однак індекс готовності України більш ніж у два рази нижчий за світових лідерів: Швеція (0,9157), Данія (0,9134), Норвегія (0,8921), США (0,8644) та ін.

Детальніше характеризує відставання України у сфері використання Інтернету для інформування суспільства та взаємодії з ним оцінка інформаційних представництв регіональних органів влади за компонентами методології ООН. Є очевидним те, що відставання йде за показниками інтерактивної, мережної та, особливо, трансакційної присутності, інформаційна присутність українських органів влади розвинена краще.

Аналізуючи проблеми і перешкоди впровадження електронного уряду в Україні та світі, науковці зазначають, що питання електронного уряду в наш час потребують все більшої уваги. Це зумовлено, з одного боку, всебічними процесами формування інформаційного суспільства, вимогами сучасного суспільного розвитку, з іншого — прагненням більшості держав світу стати найбільш конкурентоспроможними в мінливих умовах економіки, основаної на знаннях. Збільшується кількість прихильників ідеї, що розвиток електронного уряду може бути зручною, короткостроковою заміною адміністративної реформи, переходом до інформаційного суспільства. Україна, зокрема, зацікавлена і в тому, щоб у європейській спільноті до неї поставилися як до рівноправного потенційного члена, який має всі належні передумови до вступу в Євросоюз. Однією з таких передумов і має стати впровадження системи електронного уряду [134].

Упровадження електронного уряду — це складний організаційний, економічний, технологічний і соціальний процес, що вимагає значних фінансових витрат і адміністративних зусиль. Враховуючи високу вартість реалізації національних проектів, важливо правильно визначити стратегію розвитку електронного уряду [110]. 

12. Рейтинг офіційних веб-сайтів органів влади

Офіційний веб-сайт органу влади є комунікативною основною, яка пов'язує його з отримувачами державних послуг, тобто з громадою. Офіційний веб-сайт визнаний для забезпечення функціонування органу влади в режимі реального часу (онлайн), а також забезпечує легкий доступ осіб до потрібної їм інформації та послуг, не зважаючи на фізичну віддаленість та час доби.

Для оцінювання веб-сайтів існує безліч різноманітних методик. Найбільш поширення в практики рейтингування офіційних веб-сайтів отримала методика, що приведена в [39].

Дана методика оцінювання офіційних веб-сайтів у спрощеному вигляді зводитися к визначенню 53 показників згрупованих у чотири категорії: змістовність, практичність використання, громадська участь, та послуги згідно анкети.

Об'єктом рейтингування стали офіційні веб-сайти всіх 176 міст обласного і республіканського значення 24 областей та Автономної Республіки Крим [39].

Переможцями конкурсу стали офіційні веб-сайти Сум, Херсону, Хмельницького, Вінниці та Донецька (табл. 13.1). Офіційний сайт міста Суми є лідером тільки у першій категорії Змістовність, в той час як в категоріях Практичне використання — 10 місце, Громадська участь — 3 місце, Послуги — 26 місце.

Таблиця 13.1.

Лідери загального рейтингу

1	Суми	Сумська область	94.67	61,67	16,00	8,33	8,67
2	Херсон	Херсонська область	93,00	57.00	13,00	5,00	18,00
3	Хмельницький	Хмельницька область	85.35	51,67	13,34	6,67	13,67
4	Вінниця	Вінницька область	82,00	47.50	18,00	5,50	11,00
5	Донецьк	Донецька область	82,00	47,50	14,50	9,50	10,50
6	Запоріжжя	Запорізька область	81,00	64,67	12,67	5,00	8.07
7	Чернівці	Чернівецька область	79,00	46,67	16,67	6,33	9,33
8	Кривий Ріг	Дніпропетровська область	76,33	53,33	13,00	4,00	7.00
9	Бориспіль	Київська область	76,00	40,00	19,00	8,00	9,00
10	Луцьк	Волинська область	75,50	57,50	14.00	0,50	3,50
11	Львів	Львівська область	75,50	44,50	16,50	7,00	7,50
12	Полтава	Полтавська область	74,00	41,50	16,00	6,50	10,00
13	Житомир	Житомирська область	73,33	44,67	13,33	5,33	10,00
14	Дніпропетровськ	Дніпропетровська область	73,00	41,50	19,00	3,00	9,50
15	Одеса	Одеська область	72,50	44,00	15,50	1,50	11,50
16	Бердянськ	Запорізька область	71,00	39.67	13,00	5,00	13,33
17	Маріуполь	Донецька область	69,67	44,33	14,33	6,67	4,33
18	Євпаторія	АР Крим	68,67	43,00	18,33	1,33	6,00
19	Ясинувата	Донецька область	68,33	50,67	8,00	2,00	7,67
20	Артемівськ	Донецька область	67,50	41,50	14,00	4,50	7,50

Загалом всі чотири категорії мають різних лідерів: Практичність використання — Бориспіль, Дніпропетровськ, Громадська участь — Донецьк, Стаханов Луганської області, Послуги — Херсон.

Показовим є рейтинг 24 регіональних центрів (рис. 13.39), згідно якого лише одне місто з населенням понад 1 млн. чоловік увійшло у першу десятку — Донецьк.

Рис. 13.39 - Рейтинг веб-сайтів регіональних центрів

Представлений рейтинг веб-сайтив регіональних центрів на Рис. 13.40 був розрахований шляхом виведення середнього арифметичного підсумкових балів міст регіону. Найбільша питома вага міст, у яких відсутні діючі офіційні сайти. Найбільша питома вага міст, у яких відсутні діючі офіційні сайти, є у Закарпатській, Київській та Донецькій областях.

Рис. 13.40 - Зведений рейтинг веб-сайтів по регіонах

Кращі практики використання офіційних веб-сайтів у розрізі змістовного наповнення (м. Суми) є надання повного архіву рішень міської ради та виконкому, розпоряджень міського голови, подання для громадян різноманітної інформації (пенсії, пільги, допомоги, стипендії, інформація про розгляд звернень громадян по роках та кварталах, онлайн приймальня).

Кращими практиками в плані практичності використання (м. Борісполь та м. Дніпропетровськ) є наявність розвиненої системи пошуку інформації на сайті з різноманітними опціями сортування результатів пошуку, рухома стрічка новин, зручна карта з активними посиланнями з можливістю безпосереднього переходу до конкретного розділу сайту.

Забезпечення громадянської участі засновано на інтерактивності офіційних веб-сайтів, тобто можливості користувача впливати на діяльність міської влади та на зміст сайту. Тут кращими практиками (м. Донецьк та м. Стаханов на Луганщині) є проведення Інтернет-конференції за участю посадовців міської ради, постійна підтримка онлайн форумів про життєдіяльність міста, опитування населення з різноманітних актуальних для громади питань, відображення статистичної інформації щодо звернень громадян та відповідей на них).

Кращими практиками в наданні електронних державних послуг (м. Херсон) є можливість завантажити велику кількість форм документів, які подаються до влади для реєстраційних дій, отримання дозвільних документів, оформлення субсидій, договорів оренди комунального майна тощо; надання переліку та опису адміністративних послуг, які надаються окремими структурними підрозділами, згрупування інформації за розділами для цільових груп; можливість підписатися на розсилку новин, а також можливість за бажанням скасувати цю підписку.

Позитивний ефект інновації подано на сайту міста Донецьк як єдиному інформаційного організму у комунальної, містобудівної та транспортної сферах. Особливо цінний комунальний розділ сайту, де громадяни можуть ознайомитись з усіма розрахунками тарифів, поскаржитися на аварійні ситуації, отримати консультацію з питань оплати житлово-комунальних послуг й ознайомитися з думкою інших користувачів.

Елементи електронного урядування містять сайти м. Запоріжжя та м. Хмельницького, де можливо отримати інформацію щодо діяльності дозвільного центру, процедур отримання дозвільних документів, нормативно-правових актів, що регламентують видачу даних документів.

Офіційний сайт м. Іллічівська виділяється тем, що надає повну інформацію про бюджетні закупівлі, а також містіть оголошення про заплановані торги, протоколи розкриття тендерних пропозицій, їх оцінювання, повідомлення про результати торгів, акцепти тендерних пропозицій, а також офіційні звіти про результати закупівель.

Також відрізняється інноваційним підходом офіційний сайт м. Одеса до оплати комунальних платежів. Кожен мешканець міста, ввівши свій особовий рахунок, може дізнатися про стан заборгованості з комунальних платежів і надається технічна можливість оплати комунальних послуг за допомогою національної системи масових електронних платежів при наявності платіжної картки та кард-рідера.

Позитивний приклад висвітлення діяльності містобудівної ради подає офіційний сайт м. Херсона, де подаються деталізовані протоколи засідань містобудівної ради з винесеними рішеннями. Така інформація є корисною як для забудовників та замовників будівництва, так і для громадського сектору, який відслідковує процеси забудови обласного центру.

У цілому створення та підтримка офіційних веб-сайтів органів місцевого самоврядування є нині поширеною практикою в Україні. Проте, в цей час є проблеми, які вимагають свого рішення:

Не всі органі місцевого самоврядування, в тому числі у містах обласного значення мають власні офіційні сайти (у 34 з 176 міст обласного значення офіційні сайти відсутні або застаріли або знаходяться в процесі реконструкції. Необхідно міським радам забезпечити створення та постійну підтримку своїх офіційних веб-сайтів.

Наявні випадки існування в мережі Інтернет паралельно двох сайтів як офіційних (сайт м. Калуша Івано-Франківської області). Необхідно створення єдиного сайту і щоб статус офіційного веб-сайту надавався відповідним рішенням органу місцевого самоврядування.

Відсутня одноманітність у доменних іменах офіційних сайтів органів місцевого самоврядування. Доменні імена повинні ідентифікувати адміністративно-територіальну одиницю та орган місцевого самоврядування. Необхідно вживати у доменних іменах сайтів органів місцевого самоврядування домен верхнього рівня ua, а домені другого рівня gov (урядові організації), org (некомерційні організації) або вказувати як варіант ім'я регіону (kiev, kharkov, тощо).

З метою підвищення громадської участі та практичності використання пропонувати органам місцевого самоврядування провадити популяризацію адресів офіційних сайтів, вживати необхідні засоби для підв'язки адресів офіційних сайтів до провідних пошукових систем.

Доцільним є впровадження на сайтах органів місцевого самоврядування елементів інтерактивності (можливості направити лист органу влади з сайту та одержати відповідь, проведення Інтернет-конференцій, онлайн-форумів тощо) як засобів комунікацій з громадою. Таки засоби позитивно впливають на рівень довіри громадян до влади і створюють додаткові можливості для самих органів місцевого самоврядування та користувачів.

Недостатнього поширення в Україні набуло надання електронних послуг, які достатньо розвинені у інших країнах світу та у вітчизняному бізнес-середовищі. Надалі розвинення офіційних сайтів місцевих органів самоврядування як елементів електронного врядування пов'язано з наданням адміністративних послуг (запис на прийом, оплата комунальних послуг, сплата податків, зборів, штрафів тощо).Такі послуги підвищують ефективність місцевого самоврядування, дозволять економити час і кошти користувачів та міської ради.