Лекція Корпоративна система управління документами і бізнес-процесами PayDox

« Назад

1. Конфігурації системи

Конфігурації системи - засіб створення власних рішень і робочих місць для користувачів на платформі PayDox.

В системі передбачені кілька стандартних конфігурацій:

- «Документообіг»;

- «Канцелярія»;

- «Контролер»;

- «Ознайомлення».

Конфігурація «Документообіг» призначена для робочих місць співробітників, які беруть участь в підготовці і узгодженні документів.

Конфігурація «Канцелярія» призначена для робочих місць співробітників канцелярії, які займаються реєстрацією вхідної і вихідної кореспонденції.

Конфігурація «Контролер» призначена для робочих місць контролерів, які повинні стежити за виконання документів і проходженням процесу узгодження документів.

Конфігурація «Ознайомлення» призначена для робочих місць співробітників, які не беруть участі у підготовці і узгодженні документів, а повинні тільки знайомитися з документами, що розсилаються для ознайомлення.

Використовуючи функціонал програмних настройок системи, можна формувати свої власні конфігурації PayDox для роботи тільки з певними функціями системи або певними групами документів. 

2. Управління документами

Система дозволяє вести журнали реєстрації документів, що забезпечують облік вхідних, вихідних і внутрішніх документів за категоріями реєстраційного обліку. Назви журналів реєстрації документів (категорій реєстраційного обліку) настроюються відповідальними користувачами. При створенні нового документа його індекс (номер) можна одержати автоматично.

Система має кілька рівнів доступу співробітників до документів. Розмежовується також доступ на читання і виправлення або видалення документів і довідників.

Важливою особливістю системи є можливість розділення всіх корпоративних документів на два класи - офіційні (звітні) документи і внутрішні (управлінські). До документів внутрішнього управлінського обліку співробітники повинні мати спеціальний допуск. Для призначення доступу співробітникам можуть використовуватися ролі - стандартні режими доступу для певних груп користувачів.

Інформація про дії користувачів з документами фіксується в системному журналі, що дозволяє контролювати всю роботу співробітників з документами.

Система дозволяє зберігати практично довільну кількість версій документа разом з текстовими коментарями для кожної версії. Будь-яка версія документа може бути одержана на комп'ютер користувача простим натисненням на відповідне посилання. В якості версій документа можуть використовуватись як графічні файли образів документа, так і файли MS Word, MS Excel або файли будь-яких інших форматів, наприклад музичні або відео-файли.

Електронні форми документів можуть бути переглянуті, узгоджені і затверджені. Якщо електронна форма документа була змінена після узгодження або затвердження, система інформує про це користувачів.

Після затвердження документа його зміна можливо тільки користувачем з винятковими правами, проте після такої зміни документ необхідно буде затвердити знову. Це захищає затверджені документи від несанкціонованої зміни.

Можливо як паралельне узгодження, при якому користувачі можуть переглядати і погоджувати документ одночасно і незалежно один від одного, так і послідовне узгодження, при якому користувачі можуть погоджувати документ тільки в певній послідовності (за маршрутом). Обидві цих можливості можуть комбінуватися.

Система дозволяє надсилати e-mail повідомлення користувачам про необхідність погоджувати або затвердити документи. Також система дозволяє робити e-mail розсилки всім користувачам, що мають право перегляду даного документа. Така функціональність зручна для забезпечення користувачів інформацією, обов'язковою для ознайомлення.

Система має окрему базу даних для документів, що списуються в архів. Операція списання документів є груповою і доступна системному адміністратору. Критерії для документів, що списуються в архів, настроюються при установці системи. При необхідності потрібний документ може бути відновлений з архіву в основну базу даних. 

3. Управління бізнес-процесами

Система дозволяє здійснювати управління бізнес-процесами підприємства.

Під бізнес-процесом в системі розуміється послідовність етапів, що складаються з обробки документів і виконання завдань; завдання і документи в рамках одного етапу можуть виконуватися (оброблятися) паралельно.

Список всіх етапів бізнес-процесу задається в настройці категорії документів.

Щоб документ був оголошений в системі як бізнес-процес, в настройці категорії даного документа необхідно перерахувати найменування етапів бізнес-процесу, які повинні виконуватися послідовно, один за одним.

Кожний етап бізнес-процесу характеризується своїм станом активності:

- Поточний активний – пo даному етапу здійснюється робота і даний етап ще не виконаний і не відмінений.

- Активний – пo даному етапу раніше здійснювалася робота і даний етап або виконаний або відмінений.

- Неактивний – пo даному етапу не здійснюється робота

Неактивний етап бізнес-процесу автоматично переходить в стан поточного активного, а поточний активний етап – в активний стан, коли виконаний або відмінений попередній етап.

В спеціальних коментарях задаються мітки про стан виконання завдання (документу):

- Виконано.

- Відмінено.

- Не виконано.

Завдання і документи бізнес-процесу виконуються і обробляються за наступними правилами:

- Етапи бізнес-процесу виконуються послідовно, один за одним зверху вниз як вони представлені в списку.

- Завдання і документи одного етапу бізнес-процесу можуть виконуватись (оброблятись) одночасно.

- Етап вважається виконаним, якщо всім завданням/документам етапу привласнений статус «Виконано» або «Відмінено».

- Наступний етап є неактивним (не може бути виконаний), поки не виконаний попередній етап.

Завдання і документи бізнес-процесу представляються в спеціальній екранній формі:

4. Календарне планування

Календар подій дозволяє планувати і контролювати завантаженість співробітників, візуально проглядати будь-який період часу і пов'язані з ним події - надходження, затвердження і виконання документів, наради, зустрічі і відрядження.

Календар подій інтегрований з документообігом - дати надходження, затвердження і виконання документів разом з посиланнями на картки цих документів автоматично відображаються в календарях подій співробітників, вказаних в даних документах, що дозволяє співробітникам візуально контролювати терміни надходження, затвердження і виконання документів.

Календар подій дозволяє призначати спільні заходи - вказавши в своєму календарі планований захід, можна також вказати список співробітників, яких даний захід стосується, - і ця інформація з'явиться автоматично в календарях вказаних співробітників.