Лекція Загальні відомості про системи електронного документообігу

« Назад

1. Поняття системи електронного документообігу

Потреба в ефективному управлінні електронними документами і привела до створення у 80-их роках минулого століття систем електронного документообігу (СЕД).

Система електронного документообігу (Electronic Document Management Systems – EDMS) – організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації.

Часто СЕД називають також системами автоматизації документообігу або EDM-системами.

СЕД є невід'ємною частиною світового ринку програмного забезпечення управління електронним документообігом і вмістом інформаційних систем – ринку DCT (Document and Content Technologies):

Системи управління інформацією (Information Management Systems – IMS) або портали забезпечують агрегацію інформації, управління інформацією і її доставку через Internet/intranet/extranet. За допомогою порталів забезпечується також доступ до додатків через стандартний Web-навігатор.

Системи управління вмістом (Content Management Systems – CMS) забезпечують створення вмісту на рівні об'єктів для їх подальшого багаторазового використання. В таких системах інформація доступна не у вигляді документів, а у вигляді об'єктів меншого розміру, що полегшує обмін інформацією між додатками. Наприклад, управління Web-вмістом вимагає наявності можливості управління об'єктами різного вмісту, які можуть бути включені в Web-презентацію). 

2. Принципи організації роботи систем електронного документообігу

Основні принципи організації електронного документообігу:

- Одноразова реєстрація документа

- Можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання

- Безперервність руху документа

- Єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів

- Ефективно організована система пошуку документа

- Розвинена система звітності, що дозволяє контролювати рух документа в процесі документообігу. 

3. Функції систем електронного документообігу

У відповідності з основними принципами організації електронного документообігу СЕД забезпечують виконання таких функцій:

Централізоване управління документами – СЕД дозволяють оперативно змінювати форми документів, що використовуються в організації.

Підтримка життєвого циклу документів – СЕД дозволяють жорстко контролювати життєвий цикл документів з урахуванням вимог корпоративного середовища, а також галузевих стандартів і законодавства.

Колективна робота над документами – СЕД дозволяють організувати колективну роботу над документом; причому в ній можуть брати участь фахівці, що знаходяться в різних офісах.

Забезпечення конфіденційності – СЕД забезпечують можливість підписувати документи за допомогою електронного підпису і зашифровувати їх.

Маршрутизація документів – СЕД забезпечують автоматичну передачу документу потрібній особі.

Інтеграція з іншими системами – СЕД, як правило, повинні і можуть бути інтегровані з іншими системами управління підприємством - бухгалтерськими, виробничими, фінансовими, аналітичними і т.д.  

Управління доступом – СЕД дозволяють розмежувати повноваження співробітників організації і здійснювати контроль за доступом до документів. 

4. Класифікація систем електронного документообігу

Схема класифікації СЕД: 

5. Організація зберігання документів в системах електронного документообігу

В більшості випадків, серверна частина СЕД складається з наступних логічних компонентів (які можуть розташовуватися як на одному, так і на декількох серверах):

- сховища атрибутів документів (карток);

- сховища документів;

- сервісів повнотекстової індексації.

Сховище атрибутів і сховище документів часто об'єднують під загальною назвою архів документів.

Для зберігання атрибутів в більшості СЕД використовуються СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server і Informix, що забезпечують пошук документів за їх атрибутами.

Для зберігання безпосередньо вмісту документів в більшості СЕД застосовуються файл-сервери MS Windows, Novell NetWare, UNIX і ін. В цьому випадку можуть бути реалізовані і гетерогенні комбінації мережних середовищ. Наприклад, база даних з атрибутами документів може працювати під управлінням ОС UNIX в мережі TCP/IP, а самі документи можуть зберігатися під ОС Novell NetWare в мережі IPX/SPX. Слід зазначити, що великими перевагами СЕД є зберігання документів в початковому форматі і автоматичне розпізнавання безлічі форматів файлів.

Останнім часом все більшої популярності набуває зберігання документів разом з атрибутами в базі даних. Такий підхід має свої переваги і недоліки. Перевагою є значне підвищення безпеки доступу до документів, а основним недоліком - низька ефективність роботи з документами при великому об'ємі інформації, що зберігається.