Лекція Організація колективної роботи з офісними документами на основі програмних продуктів Microsoft
Код роботи: 1245
Вид роботи: Лекція
Предмет: Електронний документообіг
Тема: Організація колективної роботи з офісними документами на основі програмних продуктів Microsoft
Кількість сторінок: 8
Дата виконання: 2016
Мова написання: українська
Ціна: безкоштовно
1. Програма Microsoft Outlook
2. Приєднання документу до повідомлення електронної пошти
3. Приєднання документу до задачі Microsoft Outlook
4. Робота з виправленнями і примітками в документах Word
5. Робота з версіями документа
6. Відправка файлу на рецензування
1. Програма Microsoft Outlook
Найчастіше Microsoft Outlook і Microsoft Exchange Server використовуються як платформа для роботи з електронною поштою, але після певних централізованих настройок ці програми можуть служити достатньо функціональним засобом електронного документообігу для більшості компаній.
Microsoft Exchange Server забезпечує користувачам доступ до спільних папок, які відображаються у вікні Microsoft Outlook (поряд з папками для роботи з електронною поштою).
Під час колективної роботи над проектами менеджер проекту може за допомогою Microsoft Outlook давати завдання кожному учаснику проекту.
Завдання – це захід або доручення особистого чи службового характеру, виконання якого контролює користувач.
2. Приєднання документу до повідомлення електронної пошти
Офісні документи можна надавати у спільне використання членам робочої групи, впровадивши його у повідомлення електронної пошти і відправивши повідомлення у поштову скриньку робочої групи. Одержувачі повідомлення зможуть не тільки переглянути документ, але й відкрити і редагувати його.
Впровадження документу у повідомлення електронної пошти виконується за допомогою команди Вставка-Объект…
Для впровадження частини документу у повідомлення електронної пошти виконується слід скористатись командою Правка-Специальная вставка…
3. Приєднання документу до задачі Microsoft Outlook
Офісні документи можуть приєднуватись до задач Microsoft Outlook, що дозволяє організувати ефективний доступ до документів, пов’язаних з виконанням поставленої задачі.
Приєднання документів виконується у вікні задачі за допомогою команди Вставка-Файл…
При цьому файл документу вставляється у вигляді вкладення (а не об’єкта, як при вставці в електронне повідомлення).
4. Робота з виправленнями і примітками в документах Word
Виправлення дозволяють відслідковувати зміни, що вносяться в документ.
Примітки дозволяють додавати питання і примітки до тексту документу.
Для роботи з виправленнями та примітками призначена панель інструментів «Рецензирование», яку можна включити за допомогою команди Сервис-Исправления.
Можна захистити документ паролем, дозволивши тільки запис виправлень та приміток. Для цього призначена команда Сервис-Защитить документ…
5. Робота з версіями документа
Word дозволяє зберігати кілька версій документу в одному файлі. Для цього використовується команда Файл-Версии…
6. Відправка файлу на рецензування
Відправити файл на рецензію іншим користувачам можна за допомогою команди Файл-Отправить-Сообщение.
При отриманні файлу рецензент дістає доступ до засобів рецензування. За допомогою засобів рецензування згодом можна прийняти або відхилити зміни.
Якщо ж в рецензуванні необхідно задіяти кількох рецензентів, можна організувати пересилку файлу за визначеним маршрутом, скориставшись командою Файл-Отправить-По маршруту….
