Лекція Програмні засоби автоматизації документообігу

« Назад

1. Види рішень для автоматизації документообігу

Завдання управління документами можна вирішити за допомогою наступних основних видів програмних засобів:

- засобів групової роботи;

- систем управління особливими видами документів (зокрема, PDM-систем);

- спеціальних модулів управління документообігом у складі корпоративних інформаційних систем для підприємств;

- універсальних систем електронного документообігу.

Програмне забезпечення групової роботи (Lotus Notes, MS Exchange, Novell GroupWise) орієнтоване на організацію ефективної взаємодії користувачів. За своєю суттю, воно є розширенням програм електронної пошти і не завжди підходить для роботи з крупними архівами документів.

Систем управління особливими видами документів можна умовно розділити на дві категорії.

У першу категорію входять програмні засоби, що орієнтовані на вузькопрофільне застосування і не мають засобів інтеграції з іншими інформаційними системами. Подібні системи ще є на підприємствах, і, в основному, вони представлені місцевими розробниками. Витрати на підтримку інфраструктури таких систем настільки великі, що вони поступово зживають себе.

У другу категорію входять спеціалізовані PDM-системи, призначені для управління виробничою інформацією і що мають засоби інтеграції з іншими програмними системами. PDM-системи працюють вже і з електронними образами складних об'єктів (наприклад, кораблів і машин).

Спеціальні модулі управління документообігом містяться у складі переважної більшості корпоративних інформаційних систем (КІС). Проте можливості цих модулів достатньо обмежені, оскільки практично неможливо створити універсальну і повнофункціональну КІС. До того ж ціна західних КІС настільки велика (сотні тисяч і мільйони доларів), що не кожне підприємство може дозволити собі їх впровадження.

Важливою властивістю універсальних систем електронного документообігу (СЕД) є те, що вони надають можливість комплексного вирішення великого числа завдань управління документами. Крім того, їх впровадження може виявитися дешевшим і ефективнішим.

В більшості випадків СЕД мають шлюзи для роботи з програмним забезпеченням групової роботи і, при необхідності, можуть використовувати наявні в ньому поштові програми.

Слід також відзначити, що в більшості СЕД реалізована інтеграція з найбільш відомими КІС (зокрема, з SAP R/3, Baan, Oracle Applications і ін.). Саме можливість інтеграції з різними додатками є однією з характерних властивостей СЕД. Завдяки наявності цієї властивості, СЕД можуть виступати як сполучна ланка між різними системами, що функціонують на підприємстві, створюючи, тим самим, основу для організації всього діловодства. 

2. Програмне забезпечення групової роботи

Основні функції програмного забезпечення для робочих груп:

- електронна пошта;

- підтримка відеоконференцій / нарад;

- керування зображеннями документів;

- спільне використання документів;

- маршрутизація документів;

- календарне планування.

Кращими системами класу groupware вважаються: Lotus Notes компанії Lotus Development, Link Works компанії Digital Equipment, Group Wise компанії Novel. 

3. PDM-системи управління виробничою інформацією

PDM (Product Data Management) є загальним терміном для позначення систем, що забезпечують розподілений авторизований доступ до проектної інформації і здійснюють управління процесами проектування, виробництва (або будівництва), а також підтримки, експлуатації, супроводу і утилізації технічних виробів.

Функціональні можливості PDM-систем:

- Управління зберіганням даних і документами. В PDM-системах реалізується схожий набір засобів організації зберігання даних і управління документами (можливості електронних сховищ даних, управління рівнями версій, контроль авторизації для захисту доступу до інформації).

- Управління структурою продукту. Більшість PDM-систем забезпечують схожі базові можливості маніпулювання структурою виробу (визначення і модифікацію структури, підтримку версій і опцій дизайну і інші можливості).

- Автоматизація генерації вибірок і звітів. Генерація звітів також є однією з головних можливостей PDM-систем. Звіти можуть використовуватися, наприклад, для відстежування числа і опису нових деталей, випущених протягом місяця.

- Механізм авторизації. PDM-система дозволяє одночасно управляти доступом до даних так, щоб тільки авторизовані користувачі могли змінити стан певного об'єкту даних.

В даний час в світі достатнього широко поширені декілька десятків PDM-систем. До найбільш відомих розробників PDM-систем належать компанії: PTC/Computervision, SDRC, Unigraphics Solutions, Intergraph, Smart Solutions і ін.