Лекція Основи документаційного забезпечення управління

« Назад

1. Базові поняття

Документаційне забезпечення управління (діловодство) - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з документами.

Документаційне забезпечення управління включає:

- забезпечення документування;

- забезпечення документообігу.

Документування – це процес створення і оформлення документів.

Документообіг – це процес руху документів в організації з моменту їх створення (або отримання) до завершення виконання (або відправлення).

Система автоматизації документообігу повинна:

- містити розвинуті засоби адаптації до адміністративної структури організації та алгоритму роботи з документами, який використовується в даній установі.

- підтримувати розсилку та візування документів (тобто здійснювати відображення реальних процесів роботи з паперовими документами.

- забезпечувати контроль над проходженням документів.

- забезпечувати введення до системи документів з різних джерел (паперова документація, повідомлення електронної пошти, факсимільні повідомлення та ін.)

Широке використання автоматизованих технологій в системі документообігу розпочалось у 80-х роках завдяки широкому розповсюдженню персональних комп’ютерів. 

2. Основи технології цифрового електронного підпису

Електронний цифровий підпис отримується в результаті криптографічного перетворення набору електронних даних. Він накладається за допомогою особистого (закритого) ключа та перевіряється за допомогою публічного (відкритого) ключа.

Процес електронного цифрового підпису виглядає так. Підписувач генерує пару ключів – особистий та публічний. Особистий ключ залишається у відправника і зберігається в таємниці. Відкритий ключ передається одержувачу.

Підписувач за допомогою свого закритого ключа здійснює криптографічне перетворення документу, формуючи електронний цифровий підпис. Одержувач, отримавши документ, проводить криптографічне перетворення документу з використанням публічного ключа.

Без наявності відкритого ключа одержувач не лише не може переконатися у приналежності інформації її відправнику, а й прочитати зашифрований документ. 

3. Законодавче регулювання електронного документообігу

Нормативна база:

- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 р. № 851-IV;

- Закон України «Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 p. № 852-IV;

- Закон України "Про обов'язковий примірник документів» від 9 квітня 1999 p. № 595-XTV;

- Закон України «Про Національну програму інформатизації» від 4 лютого 1998 р. № 74/98-ВР;

- Закон України «Про телекомунікації» від 18 листопада 2003 p. № 1280-IV;

- Закон України «Про Національну систему конфіденційного зв'язку» від 10 січня 2002 р. №2919-111;

- Закон України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» від 5 липня 1994 р. № 80/94-ВР.

- Постанова Верховної Ради України «Про затвердження Завдань Національної програми інформатизації на 2006-2008 роки» від 4 листопада 2005 p. № 3075-IV.

- Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності» від 28 жовтня 2004 р. № 1452.

- Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» від 28 жовтня 2004 p. № 1453.

- Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку акредитації центру сертифікації ключів» від 13 липня 2004 р. № 903.

Основні визначення:

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, зокрема електронний цифровий підпис (ст.5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа (ст.1 Закону України «Про електронний цифровий підпис»).

Особистий ключ - параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу (ст.1 Закону України «Про електронний цифровий підпис»).

Відкритий ключ - параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису» (ст.1 Закону України «Про електронний цифровий підпис»).

Засвідчення чинності відкритого ключа здійснюється шляхом формування сертифіката відкритого ключа - документа, що видається центром сертифікації ключів.

Законодавець визначає, що:

Сертифікат відкритого ключа (далі - сертифікат ключа) - документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу. Сертифікати ключів можуть розповсюджуватися в електронній формі або у формі документа на папері та використовуватися для ідентифікації особи підписувала» (ст.1 Закону України «Про електронний цифровий підпис»).

Посилений сертифікат відкритого ключа (далі - посилений сертифікат ключа) - сертифікат ключа, який відповідає вимогам цього Закону, виданий акредитованим центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром, центральним засвідчувальним органом (ст.1 Закону України «Про електронний цифровий підпис»).

Центр сертифікації ключів на добровільних засадах може пройти акредитацію, за результатами якої отримати свідоцтво про акредитацію та здобути право обслуговувати виключно посилені сертифікати відкритих ключів.

Нині функції центрального засвідчувального органу системи електронного цифрового підпису виконує Державний департамент з питань зв'язку та інформатизації, який діє у складі Міністерства транспорту та зв'язку України.

Приклад створення власної ієрархічної системи сертифікації ключів та реєстрації абонентів в ДПС України [7]:

Впровадження електронного цифрового підпису закладає організаційно-технічну основу для надання електронних інформаційних послуг органами державної влади та органами місцевого самоврядування юридичним та фізичним особам з використанням мережних технологій. 

4. Роль електронного документообігу в становленні електронного урядування

Під електронним урядом слід розуміти спосіб організації державної влади за допомогою систем локальних інформаційних мереж та сегментів глобальної інформаційної мережі, яка забезпечує функціонування певних служб в режимі реального часу та робить максимально простим і доступним щоденне спілкування громадянина з офіційними установами.

Система електронного урядування передбачає, що будь-яка фізична або юридична особа через Інтернет може звертатися із запитами до державних установ для одержання необхідної інформації та виконання юридичних трансакцій.

З метою становлення електронного урядування в Україні необхідно вирішити кілька завдань, перше з яких – організація електронного документообігу в органах державної влади і місцевого самоврядування [8]:

У цьому напрямку на сьогодні у декількох відомствах досягнуто рівня, який може стати основою для реалізації електронного уряду. Серед таких органів – Державна податкова адміністрація, Пенсійний фонд, МВС, Держкомстат, Ліцензійна палата, Торговельно-промислова палата, Держкомпідприємництва, Держстандарт, Міністерство освіти і науки, Державна митна служба.