Лекція Табличне оброблення даних – загальні відомості

« Назад

1. Загальна характеристика систем табличної обробки даних, можливості їх застосування в економіці для виконання розрахунків і створення документів

Табличний процесор (або електронна таблиця) – це пакет програм, призначений для:

- проведення математичних, економічних, фінансових, статистичних, інших розрахунків;

- обробки таблиць, зведень, реєстрів та інших документів різної структури;

- проведення аналізу даних з використанням механізмів пошуку і сортування даних, а також різних функцій, вбудованих в електронні таблиці;

- отримання зведених таблиць;

- створення бази даних;

- побудови діаграм і графіків за даними таблиць;

- друкування створених таблиць і звітів.

Крім того, вони (ТП, ЕТ) мають широкі можливості додатків математики до економіки. Для цього у них є великий набір математичних, статистичних та інших функцій, з деякими з яких ми з Вами познайомимось.

З роками Office Excel еволюціонувала від базового інструмента по роботі з електронними таблицями до повномасштабного бізнес-додатка, що дозволяє користувачам створювати, аналізувати, поєднувати і поширювати важливу інформацію, від якої залежить життєвий цикл ділових процесів.

Основні зміни в Office Excel 2007 і вище порівняно з попередніми версіями полягають у додаванні функцій, що спрощують і розширюють можливості користувачів по створенню, обробці й забезпеченню загального доступу до робочих книг. Такі доповнення й удосконалення допомагають користувачам створювати більш якісні електронні таблиці за менший час, а також легше розуміти, візуально представляти й поширювати важливу інформацію серед інших користувачів, швидше й ефективніше виконувати аналіз даних, що важливо для оперативного прийняття ділових рішень.

За аналогією з іншими ключовими додатками Microsoft Office System, користувальницький інтерфейс покликаний підвищити ефективність роботи за допомогою командних вкладок, а також наборів команд і контекстних команд, пов’язаних з певними об’єктами в робочому аркуші.

У MS Office, як уже було зазначено, засобом для створення ЕТ є табличний процесор Excel. Але є і інші ТП, які мають аналогічні функції, наприклад, Quattro Pro фірми Novell; Lotus 1 – 2 – 3 фірми Lotus Development, під операційною системою DOS працював табличний процесор SuperCalc.

  

2. Поняття електронної таблиці (ЕТ), основні її елементи. Типи даних в ЕТ

Зупинимось детальніше на елементах ЕТ. Основою будь-якого ТП є ЕТ, яка розміщується у пам’яті ПК після його завантаження. Електронна таблиця, як і звичайна, складається з рядочків і стовпчиків, на перетині яких утворюється мінімальна структурна одиниця ЕТ – комірка (ячейка, клітинка, чарунка). Крім того, таблиця може містити формули, списки (посилання) і параметри форматування, які можуть бути використані для створення різних об’єктів.

Так як комірка – мінімальна структурна одиниця ЕТ, то є вказівник комірки, який представляє собою рамку, за допомогою якої назначається активна (поточна) комірка. У будь-який момент часу активна тільки одна комірка. У неї можна вносити дані і виконувати над нею операції. Вказівник комірки можна переміщувати з допомогою миші або клавіш управління курсом.

Кожна комірка електронної таблиці описується такими параметрами:

адреса; вміст; значення; формат.

Вмістом клітинки може бути: число, текст або формула. Значення комірки – це виведення на екран представлення чисел, текстових констант, а також результатів обчислення формул.

У програмі Excel електронна таблиця називається робочим листом (аркушем), а сукупність робочих листів, розміщених в одному файлі – робочою книгою. (Обговорити вживання терміну документ у даному аспекті). Файл, створений програмою Excel має розширення .xls у Office 2003 і .xlsx у Office 2007 і вище.

Особливості XML в Office 2007-2010.

Office 2007-2010 підтримує новий формат файлів за замовчуванням Open XML. Формат Open XML дозволяє значно скорочувати розмір файлів (до 50%) і робить створюваний вміст доступним для повторного використання з іншою метою.

- Формат Open XML в Office 2007-2010 забезпечує зворотну сумісність, обумовлюючи можливість використання файлів, збережених у форматі XML з Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP і Microsoft Office 2003.

- Файли, що створюються в Office Excel 2007-2010, за замовчуванням мають нове розширення, що відображає це нововведення (.xlsx).

Для забезпечення зворотної сумісності с попередніми версіями Excel, такими як Excel 97–2003 або Excel 2007, можна використати один з кількох способів обміну книгами між різними версіями.

Робота в режимі сумісності Можна відкрити книгу, створену в попередній версії Excel, і працювати з нею в режимі сумісності. При цьому книга збереже формат файлу, який легко може бути відкритий повторно в попередній версії. Режим сумісності не підтримується для книг Excel 2007.

Завантаження конвертерів файлів Можна завантажити конвертори файлів і використовувати їх для відкриття книг Excel 2010 у попередніх версіях Excel.

Перевірка сумісності книги Якщо вимагається використовувати книгу в поточному форматі файлу, але при цьому сумісно працювати з нею з користувачами попередніх версій Excel, можна перевірити дані на сумісність з попередніми версіями Excel і внести необхідні зміни, щоб виключити ймовірність втрати даних або неточного відтворення при відкритті книги в попередній версії Excel.

Наступні дані стосуються версій Excel від 2007 і вище. У більш ранніх версіях – відрізняються.

До складу книги може входити від одного до … листів. (У сучасних версіях даного ПЗ цей параметр визначається обсягом доступної оперативної пам’яті). Їх можна “виривати” і “вставляти”. А скільки ж елементів містить один лист? Стандартна таблиця Excel має 1048576 (65536) рядків і 16384 (256) стовпців.

Рядки таблиці ідентифікуються числами від 1 до 1048576 (65536), а стовпці – літерами латинського алфавіту від A до Z, від AA до AZ, від BA до BZ, від IA до IV, від XFA до XFD. Відповідно кожна комірка таблиці має свою адресу та ім’я, яке задається послідовністю заголовку стовпця і номера рядочка, на перетині яких знаходиться комірка.

Наприклад: A1, IV65536, XFD16384, С6, В14.

В Excel адресуються не лише окремі комірки таблиці, а й діапазони комірок (обговорити значення і вживання даного терміну у різних сферах).

Діапазон комірок може включати частину рядка, частину стовпця або блок сусідніх комірок.

Наприклад: А3:F3 – діапазон комірок, який включає частину рядка 3 з шести комірок.

D8:D11 – діапазон комірок, який включає частину колонки D з 4 комірок.

С1:F11 – діапазон комірок, який включає блок комірок, заданий адресами лівої верхньої та правої нижньої комірок з 44 комірок.

Стандартна ширина стовпця, що призначається системою за замовчуванням, дорівнює 9 позиціям (символам). Вона може змінюватись користувачем від 1 до 32767 символів.

  

3. Поговоримо про дані, з якими працює наш чудовий Excel

Обговорити походження назви Excel.

Комірка може містити:

- числа – числові константи у різних формах;

- дату, яка може відображатись у різних форматах і з якою можна виконувати різні арифметичні і логічні операції;

- текст– це довільна послідовність символів. Дані текстового типу використовуються в заголовках таблиць, заголовках рядків і стовпців таблиць а також для коментаріїв;

- формулу– це вираз, який складається з чисел, імен комірок та знаків операцій;

- функції, які дозволяють виконувати деякі, зарезервовані операції, що часто зустрічаються;

- бути порожньою.

Основні форми числа (пригадаємо з математики):

- ціле;

- дійсне;

- з експонентою;

- дробове.

Для запису цілого числа допустимо використовувати числа 0 – 9, знаки “ + “, “ – “.

Дійсне (десяткове) число включає додатково крапку, яка розділяє цілу і дробову частини.

Число з експонентою (експоненціальна, нормальна форма) складається з мантиси і порядку, розділених латинською літерою е або E. Мантиса – ціле або дійсне число, порядок – ціле.

Число з експонентою трактується, як мантиса, помножена на 10 у степені, що дорівнює порядку.

Для введення дробового числа слід ввести цілу частину числа, потім символ пропуску, далі чисельник, символ “/” і знаменник. Якщо ціла частина числа відсутня, то на її місце ввести 0.

Наприклад:

1; 3.0; 3Е05; 5 ½; 0 ¾.

Дата вводиться у форматі:

ДД / ММ / РРРР

Час вводиться у форматі:

ГГ: ХХ: СС.

Можна поєднати в одній чарунці дату і час.

Якщо дані вводяться не у форматі числа, то Excel сприймає їх як текст. Якщо програма може інтерпретувати (розпізнати) введені дані як число або формулу, то спочатку необхідно ставити апостроф (якщо – як адресу комірки – то взяти в лапки).

Наприклад:

запис 1234 Excel сприйме як число, а запис ’1234 Excel сприйме як текст.

запис А1 (англ..) Excel сприйме як адресу комірки, а запис «А1» Excel сприйме як текстову константу.

Формула починається із символу “=“ і являє собою  сукупність операндів, з’єднаних знаками математичних і логічних операцій і круглих дужок.

Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса комірки, функція.

Знаки математичних операцій: +, -, *, /, ^.

Знаки логічних операцій: >, <, >=, <=, =, <> або ><.

Круглі дужки вживаються для зміни порядку дій у формулі (повторити з математики пріоритетність математичних операцій).

Якщо в результаті введення числа або обчислень за формулою комірка заповнюється символами “ # “, то це означає, що ширина колонки недостатня для виведення значення. Що робити? Можна розширити комірку або зменшити шрифт у комірці.

Ще хотілось би звернути Вашу увагу ось на що.

Адреса комірки, про яку говорилось вище, є основним елементом посилання на комірку.

Можливі такі види посилань;

- відносні;

- абсолютні;

- змішані посилання.

Відносне посилання включає назву колонки і № рядка. При копіюванні формули і редагуванні листа буде модифікуватись (змінюватись).

Наприклад:

Якщо у комірці С1=А1+В1, то при переміщенні у С2=А2+В2, у D1=B1+C1 тощо.

В абсолютних посиланнях перед назвою колонки і № рядка стоїть символ $. Такі посилання не модифікуються.

Наприклад:

С1=$A$1+$B$1 D1=$A$1+$B$1

C2=$A$1+$B$1

У змішаних посиланнях абсолютною є назва колонки і відносною – номер рядка ($AA66) і навпаки (A$66). У них модифікується тільки відносна частина посилання.

Для того, щоб змінити відносні адреси на абсолютні потрібно, виділити адресу комірки у формулі і натиснути F4.