Курсова робота Функції документа

Вступ

Розділ 1. Загальні ознаки та властивості документа

1.1. Поняття управлінського документа, його значення та функції

1.2. Особливості документного потоку

1.3. Наукові підходи щодо класифікації функцій документа

Розділ 2. Практичний аналіз функцій різних видів документів

2.1. Способи документування документів та їх види

2.2. Класифікація документів за різними ознаками

Розділ 3. Функціонування документа у сучасному світі

3.1. Роль документа в житті людини та суспільства

3.2. Основні вимоги до організації сучасного діловодства

Висновки

Список джерел та літератури

Додотоки

Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов'язана з документами і не обходиться без них. Читаючи книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запам'ятовує, накопичує і використовує інформацію.

Спеціалісти області інформації, бібліотекарі, бібліографи і т.п. в силу своїх професійних можливостей повинні вміти її збирати, переробляти і передавати в суспільне користування.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві. Сюди входять: прийняття документів, їх реєстрація, розподіл, контроль за виконанням, формування справ, довідково-пошукова робота, перед архівна обробка, зберігання та використання документів [7, с. 57-62].

Вірна та своєчасна інформація, носієм якої є документ, відіграє важливу роль в управлінні. Управлінська діяльність багатогранна. Вона охоплює всі сторони роботи будь-якої установи, організації, підприємства і потребує документування.

Актуальність теми. На сьогоднішній день, у період переходу України до інформаційного суспільства, питання документа є надзвичайно важливим. Адже документ є матеріальним носієм інформації, саме в документах закріплюється, зберігається, поширюється і зберігається інформація. Розглядаючи і вивчаючи документ потрібно згадати, відповідно, і про його функції. Адже сама реалізація документа відбувається через його функціонування у суспільстві. Саме від функцій документа можуть залежати процеси які супроводжуються документною діяльністю в управлінській (та інших) сферах діяльності людини.

Предметом курсової роботи є функції, які виконує документ.

Об’єктом є детальна характеристика функцій документа та їхня роль для користувача.

Метою курсової є охарактеризувати функції документа.

Мета роботи передбачає виконання таких завдань:

- вказати на загальні ознаки та властивості документа;

- практично аналізувати функції різних видів документів;

- розглянути функціонування документа у сучасному світі.

Головні методи дослідження – історико-типологічний, метод теоретичного аналізу й систематизації, соціокультурний аналіз.

Практичне значення. Результати роботи можуть бути використані у підготовці до семінарських та практичних занять, а також для розробки матеріалів конференцій, спецкурсів.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, 3 розділів, висновків, списку використаних джерел.

Розглянувши тему «Функції документа», ми приходимо до висновку, що ця тема дійсно є одна з найголовніших у вивченні курсу «Документознавства» і не тільки документознавства, а й багатьох інших наук, які тісно пов’язані з вивченням документа.

У цій роботі ми дізнались про загальні ознаки та властивості документа, поняття «документ» та «управлінський документ», його значення та функції. Дізнались також, про особливості документного потоку, процеси накопичення інформації в потоці, спосіб існування документного потоку. Розглянули наукові підходи щодо класифікації функцій документа, загальні та спеціальні функції документа.

Дали практичний аналіз функціям різних видів документів, дізналися способи документування документів та їх види, класифікацію документів за різними ознаками. Також дізналися про функціонування документа у сучасному світі, основні вимоги до організації сучасного діловодства та дали характеристику ролі документа в житті людини та суспільства [14, с. 46-59].

У підсумку можна сказати, що значення документа важко переоцінити. Інформація, зафіксована в документах, є відображенням діяльності людини. У міру подальшого розвитку суспільства, ускладнення соціальних зв'язків, актуалізації окремих напрямків людської діяльності, а також у процесі поглиблення документознавчих досліджень можливе виділення як самостійних і деяких інших функцій документа. Відбувається це в тих випадках, коли стає відомим механізм прояви вже діючих функцій або виявляються раніше приховані (латентні) функції. Так, останнім часом дуже актуальною стала проблема захисту інформації. У результаті деякі документознавці не без підстав включили до складу функцій документа також і функцію захисту інформації [17, с. 56].

Аналіз ролі документа в житті людини в суспільстві дозволяє виділити найважливіші особливості. Деякі функції властиві документу спочатку, незалежно від волі та бажання автора (функції закріплення, передачі, збереження інформації, культурна функція, функція історичного джерела). Іншими функціями документ наділяється свідомо, в залежності від конкретних соціальних потреб.

Також будь-який документ багатофункціональний, тобто володіє одночасно кількома функціями, переплетеними між собою, оскільки в реальній дійсності різні сфери і типи соціальної діяльності тісно взаємопов'язані. Однак при цьому зазвичай переважає якась одна функція. Функції документа можна розділити на:

- функції оперативного характеру, час дії яких обмежена (управлінська, правова, політична, ідеологічна, функцію захисту інформації);

- функції постійно діючі (всі інші), які забезпечують історичну та соціокультурну спадкоємність.

Причому з часом співвідношення між функціями документа змінюється, оскільки змінюється місце і роль документа в соціальному та інформаційному середовищі, а оперативна інформація перетворюється на ретроспективну.

У результаті поступово скорочується питома вага функцій оперативного характеру і зростає значення інших, особливо функції історичного джерела. У кінцевому рахунку деякі функції документа повністю вичерпуються і витісняються іншими [23, с. 220-250].

1. Андрєєва В. І. Діловодство. Вид. 6-е, перероб. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », - 2000, - 187 с.

2. Банасюкевич В. Д. Вопросы терминологии управленческой документации // Советские архивы. – 1974. – № 4. – С. 15-21.

3. Белов А. Н., Белов А. А. Діловодство і документообіг. - Видавництво "ЕКСМО", - 2006, - 621 с.

4. Булатова А. Т. Документознавство: навч. посібник / А. Т. Булатова. - М.: Инфра-М. – 2005.

5. Володін В. В., Єрмолаєва А. А. Організація діловодства в органах представницької та виконавчої влади. - Саратов, 2001.

6. Дацків І. Б. Документознаство: Навч. пос. – Тернопіль: ТНЕУ, 2011. – 160 с.

7. Документи і діловодство: Довідковий посібник / Т. В. Кузнєцова, М. Т. Лихачов, А. Л. Райхцаум, А. В. Соколов: Сост. М. Т. Лихачов. - М.: Економіка, 1991, - 271 с.

8. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-01-01. - К.: Держстандарт України, 1994. - с. 53.

9. Илюшенко М. П. К вопросу о функциях документов // Советские архивы. – 1973. – № 5. – С. 10-17.

10. Ілюшенко М. П. Функціональний аналіз документа // Діловодство. 1999. - № 2. - С. 43-46; 2000. - № 1. - С. 20-23.

11. Ілюшенко М. П. Функціональний аналіз документа // Діловодство. 1999. - № 2. - С. 43.

12. Кузнєцова Т. В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », - 1999, - 818 с.

13. Кузнєцова Т. В. Документаційне забезпечення управління. Навчально-довідковий посібник. - М.: ІМПЕ, - 1998, - 96 с.

14. Кулешов С. Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи/ УДНДІАСД, ДАКККІМ. - К., - 2000. - с. 161.

15.Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учеб. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: Знання, 2000. – 460 с.

16. Кушнаренко П. М документознавство: Підручник для вузів. - М., 2000.

17. Ларьків Н. С. Документознавство: Навчальний посібник. М.: Гардаріки, - 2004.

18. Лившиц Я. З. Документоведение как научная дисциплина // Советские архивы. – 1973. – № 6. – С. 17-21.

19. Мисливців А. В., Булавіна О. А. Документознавство і діловодство: Основи документоведення; Види, функції документів; Технології діловодства - М: ІКЦ МарТ, 2004.

20. Організація роботи з документами: Учеб. / В. А. Кудряев, І. К. Корнєєв, Г. Н. Ксандопуло та ін. - Держ. акад. упр. ім. Орджонікідзе. - М.: Инфра-М, - 1998, - 572 с.

21. Про інформацію: Закон України [Текст] // Україна: інформація і свобода слова. - К., 1997. - С. 58-78.

22. Сорока Ю. Документознавство та його роль і місце в системі історичної науки // Спеціальні галузі історичної науки: Зб. на пошану Марка Якимовича Варшавчика / Редкол.: Я. С. Калакура (гол. ряд.) та ін. - К., 1999. - с. 91-94.

23. Швецова-Водка Г. М. Книга і документ в системі соціальних комунікацій. - К., 2001. - с. 564.