Курсова робота Поняття, зміст і роль офіційної документації

Вступ

Розділ 1. Загальні особливості офіційної документації

1.1. Поняття «офіційний документ» у документознавчій науці та в  управлінні

1.2. Видова різноманітність службових документів

1.3. Зміст та основні функції офіційної документації

Розділ 2. Офіційна документація – невід’ємна складова повноцінного ведення управлінської діяльності

2.1. Роль офіційних документів в управлінській діяльності

2.2. Основні вимоги до оформлення та складання службових документів

2.3. Специфіка оформлення офіційної документації

2.3.1. Накази

2.3.2. Службові листи

2.3.3. Протоколи

Висновки

Список використаної літератури

Додатки

Як свідчить практика, переважна і найважливіша частина інформації фіксується на певних матеріальних носіях. Фіксація інформації є обов’язковим елементом управлінської діяльності на підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати будь-яким способом.

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.

В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації. На сучасному етапі розвитку документознавства та діловодства документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності [2, с. 34].

Документи відіграють надзвичайно важливу роль в управлінській діяльності, адже вони є безпосереднім підтвердженням її повноцінного ведення. Особливо це стосується офіційної документації, створення якої вимагає чіткого дотримання стандартів, законів та інших нормативно-правових актів.

Актуальність обраної теми полягає у тому, що офіційна документація активно функціонує у багатьох сферах і галузях діяльності людини. Зацікавлення проблемою зумовлене великою кількістю документації, особливостями її створення, обробки та подальшого функціонування в динамічному стані.

Питанням та проблемам, що стосуються поняття, змісту і ролі офіційної документації, приділяли увагу такі вчені, як А.Н. Діденко, В.А. Блощинська, Г.М. Швецова-Водка, Ю.І. Палеха, В.М. Бріцин, Н.Г. Горголюк, О.Г. Кірочок, І.А. Казімірова, А.С. Головач.

Метою дослідження є загальна характеристика та аналіз службових документів, визначення їх функцій та ролі в управлінні, в діловодстві підприємств, організацій, установ.

Відповідно до мети постають такі завдання:

1) визначити сутність поняття «офіційний документ», порівнявши його значення в різних науках та галузях знань;

2) охарактеризувати офіційні документи як об’єкт управлінської діяльності;

3) визначити їх сутність, роль, призначення та основні функції;

4) проаналізувати зразки та особливості оформлення офіційних документів.

Об’єктом дослідження є офіційна документація, що активно використовується при вивченні дисциплін документознавчого циклу та у діловодстві, що здійснюється в межах як однієї, так і багатьох організацій.

Предмет дослідження: офіційні документи, особливості та умови їх укладання.

При написанні курсової роботи застосовуватимуться такі методи: аналітичний, синтетичний, діалектичний, систематичний, узагальнюючий, історичний, метод дослідження інформаційних потоків, загальнонауковий метод абстрагування.

За своєю структурою курсова робота складається з двох розділів, що містять у собі шість підрозділів; вступу; висновків; списку використаної літератури та додатків.

Зробивши багатоаспектний аналіз офіційної документації, визначивши її поняття, роль і сутність, можна зробити висновок, що офіційні документи є невід’ємною складовою ведення не тільки управлінської, а й багатьох інших видів діяльності. При цьому не варто звертати увагу на його матеріальну форму – чи це паперовий, чи електронний або будь-який інший носій, на якому можна зберігати інформацію.

У процесі проведення дослідження було виконано всі поставлені завдання, які безпосередньо пов’язані з метою.

Також варто зробити підсумки, що стосуються узагальнених визначень таких понять:

1) інформація – будь-які відомості або дані, які можуть бути збережені на матеріальних носіях або відображені в електронному вигляді;

2) носій інформації – передавач інформації не тільки в просторі, а й в часі;

3) документ – це матеріальний об’єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді;

4) офіційний документ – це письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов’язує виникнення, зміну або припинення прав і обов’язків фізичних або юридичних осіб;

5) класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності;

6) управління – це вид суспільної діяльності, яка передбачає систему скоординованих дій суб’єкта на об’єкт для виконання певних організаційних завдань.

Детальна характеристика вищезазначених понять відбувалася протягом виконання дослідження в цілому.

Функціонування офіційної документації в багатьох сферах суспільного життя є звичним і водночас важливим явищем. Люди, які працюють над такими документами, повинні володіти високим рівнем знань, вмінь та навичок, добре знати норми чинного законодавства, щоб створювати, редагувати, забезпечувати повноцінний документообіг та документооборот у межах організації, установи, фірми чи підприємства.

Офіційні документи на сучасному етапі розвитку суспільства активно використовуються абсолютно всіма об’єктами та суб’єктами управлінської діяльності, соціумом, будь-якими фізичними та юридичними особами.

Отже, офіційний документ – це документ оформлений і засвідчений у встановленому порядку, який посвідчує певні факти, що мають юридичне значення. Офіційний чи неофіційний статус таких документів визначається в залежності від статусу джерела інформації та багатьох інших обставин, що є актуальними та важливими у певний період часу.

1. Блощинська В. А. Сучасне діловодство [Текст]: [Навч. посіб.] / В. А. Блощинська. - Ів.-Франківськ: Інст. менедж. та економіки, 2000. - 270 с.

2. Віденко А. Н. Сучасне діловодство [Текст] / А. Н. Віденко. - К.: Вища школа, 1998. - 157 с.

3. Головач А. С. Оформлення документів [Текст] / А. С. Головач. - К.: Донецьк: Вища школа, 1983. - 352 с.

4. Губенко Л. Г. Ділові папери в менеджменті [Текст]: [Навч. посіб.] / Л. Г. Губенко, В. Д. Нємцов. - К.: ТОВ УВПК «ЕксОб», 2002. - 272 с.

5. Діденко А. Н. Сучасне діловодство [Текст]: [Навч. посібник] / А. Н. Діденко. - [4-те вид.] - К.: Либідь, 2004. - 384 с.

6. Ділова документація. Класифікація ділових паперів. Правила написання тексту документів [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://ukrref.com.ua/?id=MTExMDQ%3D.

7. Жоль К. К. Соціологія [Текст]: [Навч. посібник] / К. К. Жоль. - К.: Либідь, 2005. - 440 с.

8. Кірочок О. Г. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів [Текст] / О. Г. Кірочок. - Рівне: БМ-ТУР, 1999. - 532 с.

9. Кірочок О. Г., Корбутяк В. І. Документування у менеджменті [Текст]: [Підручник] / О. Г. Кірочок, В. І. Корбутяк. - К.: Центр навч. л-ри, 2003. - 216 с.

10. Коваль А. П. Ділове спілкування [Текст] / А. П. Коваль - К.: Либідь, 1992. - 280 с.

11. Науково-практичний коментар до Кримінального кодексу України [Текст] / Під заг. редакцією М. О. Потебенька, В. Г. Гончаренка. - К.: Форум, 2001. - С. 739.

12. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління [Текст]: [Підручник] / Ю. І. Палеха. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.

13. Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні: Закон України [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/2782-12.

14. Про звернення громадян: Закон України від 02.10.1996 р. [Текст] // Відомості Верховної Ради України. - 1996. - № 47. - 29 с.

15. Про інформацію: Закон України від 02.10.1992 р. № 2657-ХІІ [Текст] // Відомості Верховної Ради України вiд 01.12.1992 - 1992 р. - № 48 - С. 650.

16. Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації: Закон України [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/539/97-вр.

17. Соціальна сутність і функції документа [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://aleho.narod.ru/document/23.html.

18. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини [Текст] / Уклад.: Н. Г. Горголюк, І. А. Казімірова; За ред. В. М. Бріцина. - К.: Довіра, 2007. - 687 с.

19. Швецова-Водка Г. М., Документознавство [Текст]: [Навч. посіб.] / Г. М. Швецова-Водка. - К.: Знання, 2007. - 398 с.