Шпора с предмета Информационные системы в экономике - 88 вопросов
Код роботи: 1497
Вид роботи: Шпаргалка
Предмет: Інформаційні системи в економіці
Тема: 88 питання
Кількість сторінок: 115
Дата виконання: 2016
Мова написання: російська
Ціна: безкоштовно
1. Настройка и подготовка системы Парус - Предприятие к работе
2. Словари Парус - Предприятие
3. Клиенты и потенциальные клиенты Парус - Предприятие
4. Наименования и курсы валют в Парус - Предприятие
5. Общие понятия в словарях в программе Парус - Предприятие
6. Единицы измерения в словарях Парус - Предприятие
7. Номенклатор товаров и услуг Парус - Предприятие
8. Организации и МОЛ в Парус - Предприятие
9. Типы документов в Парус - Предприятие
10. Шаблоны документов в Парус - Предприятие
11. Дополнительные функции в Парус - Предприятие
12. Сотрудники в Парус - Предприятие
13. Контактные лица в Парус - Предприятие
14. Образцы входящих и исходящих документов в Парус - Предприятие
15. Константы в Парус - Предприятие
16. Тарифы
17. Налоговые обязательства (Парус – Предприятие)
18. Праздничные дни (Парус – Предприятие)
19. УКТ ВЭД
20. Запросы/Хранимые функции
21. Макросы в Парус - Предприятие
22. Использование макросов в Парус - Предприятие
23. Отчетные документы в Парус - Предприятие
24. Связанные документы в Парус - Предприятие
25. Оповещения в Парус - Предприятие
26. События, для которых нужны оповещения
27. Информационная структура документа в Парус - Предприятие
28. Договорные документы в Парус - Предприятие
29. Регистрация договорного документа в Парус - Предприятие
30. Регистрация этапа договорного документа в Парус - Предприятие
31. Подготовка документов в Парус - Предприятие
32. Аннулирование подготовки документов в Парус - Предприятие
33. Создание дополнительного соглашения в Парус - Предприятие
34. Выполнение оплаты в Парус - Предприятие
35. Подготовка рассылки в Парус - Предприятие
36. Прикрепление файла в Парус - Предприятие
37. Пересчет цен
38. Объединение документов в Парус - Предприятие
39. Исходящие счета на оплату
40. Регистрация исходящего счета на оплату
41. Объединение одинаковых спецификаций
42. Проверка доступного количества
43. Акты выполненных работ
44. Регистрация акта выполненных работ
45. Накладные на отпуск в Парус - Предприятие
46. Регистрация накладной на отпуск в Парус - Предприятие
47. Исходящие налоговые накладные (Парус – Предприятие)
48. Регистрация исходящей налоговой накладной
49. Выписка дополнительных документов в Парус - Предприятие
50. Создание накладных на основании ХО (Парус – Предприятие)
51. Реестр выданных налоговых накладных в Парус - Предприятие
52. Журнал платежей в Парус - Предприятие
53. Регистрация платежа в Парус - Предприятие
54. Поиск документов для оплаты в Парус - Предприятие
55. Командировочные удостоверения (Парус – Предприятие)
56. Регистрация командировочного удостоверения
57. Учет документов в Парус - Предприятие
58. Входящие документы в Парус - Предприятие
59. Регистрация входящего документа
60. Сканирование изображений в Парус - Предприятие
61. Исходящие документы в Парус - Предприятие
62. Регистрация исходящего документа
63. Архив документов в Парус - Предприятие
64. Регистрация документа в архиве
65. Журнал доставки в Парус - Предприятие
66. Регистрация данных и содержимого доставки
67. Организация доставки
68. Рассылка электронных сообщений в Парус - Предприятие
69. Почтовая рассылка в Парус - Предприятие
70. Печать списка доставки
71. Обращения граждан в Парус - Предприятие
72. Регистрация обращения граждан
73. Реестр корреспонденции в Парус - Предприятие
74. Регистрация реестра корреспонденции
75. Товарный учет в Парус - Предприятие
76. Цены реализации в Парус - Предприятие
77. Регистрация номенклатурных позиций и цен реализации
78. Массовая переоценка цен реализации
79. Генератор отчетов в Парус - Предприятие
80. Регистрация и синхронизация отчетов в Парус - Предприятие
81. Добавление и печать отчетов в Парус - Предприятие
82. Экспорт и импорт записей в формате XML (Парус – Предприятие)
83. Экспорт записей в Парус - Предприятие
84. Импорт записей в Парус - Предприятие
85. Работа с модулем "Оповещения"
86. Отправки оповещений в Парус - Предприятие
87. Использование чата в Парус - Предприятие
88. Отправка сообщений в Парус - Предприятие
1. Настройка и подготовка системы Парус - Предприятие к работе
Итак, Система установлена на Вашем компьютере и работает в нормальном режиме (если это не так, обратитесь к руководству пользователя "Администрирование Системы" или к самому администратору).
Система работает технически, однако использовать ее по прямому назначению пока еще нельзя. Вначале Систему необходимо настроить с учетом особенностей хозяйственной деятельности Вашей организации. Первым шагом к настройке и подготовке Системы к работе должно быть заполнение словарей.
2. Словари Парус - Предприятие
Подробно понятие "словарь" рассматривается в руководстве пользователя "Введение в Систему". В данном же руководстве укажем только, что словарем в Системе называется любое хранилище информации, которое не является учетным регистром, то есть в котором хранятся данные не по конкретным документам, обязательствам, обращениям, а некоторые вспомогательные сведения.
Каждый словарь Системы, подобно книжному словарю, представляет собой упорядоченную совокупность позиций либо записей (например, список единиц измерения). Позиция может описываться одной характеристикой либо их набором. Для удобства работы позиции группируются в тематические разделы и подразделы (каталоги и подкаталоги).
Использование словарей в Системе значительно ускоряет и упрощает процесс ввода новой информации. Введение данных из клавиатуры заменяется выбором из словаря позиции, которая содержит нужную информацию. При этом использование словаря уменьшает вероятность появления ошибки в процессе заполнения полей форм. Кроме этого, устанавливая определенную позицию словаря, Вы делаете доступными в Системе все характеристики этой позиции.
В стандартном комплекте поставки Системы многие словари уже содержат некоторые данные. При подготовке Системы к работе Вам необходимо проверить все словари и, при необходимости, привести их содержимое в соответствие с состоянием дел в Вашей организации. Словари можно заполнять и во время работы. Однако мы рекомендуем Вам потратить некоторое время и заполнить (в основном) эти словари еще до начала эксплуатации Системы.
Для работы со словарями воспользуйтесь пунктом главного меню Словари I и дальше выбирайте наименование нужного словаря.
3. Клиенты и потенциальные клиенты Парус - Предприятие
Пункт меню: Словари | Клиенты и потенциальные клиенты .
Словарь "Клиенты и потенциальные клиенты" предназначен для регистрации организаций, взаимодействие с которыми отображается в документообороте Вашего предприятия или организации.
Главное окно словаря содержит дерево каталогов, основную таблицу "Организации" и подчиненную таблицу спецификации, состоящую из пяти вкладок: "Объекты", "Обязательства", "Хроника", "Персоны", "Параметры". После установки Системы словарь остается пустым. Вам следует заполнить его самостоятельно.
4. Наименования и курсы валют в Парус - Предприятие
Пункт меню: Словари | Наименования и курсы валют .
Словарь "Наименования и курсы валют" предназначен для учета валют, используемых при регистрации документов, а также для хранения истории изменения курсов зарегистрированных валют относительно базовой валюты (либо относительно любой другой валюты, зарегистрированной в Системе). Количество валют, используемых одновременно, ничем не ограничено. Система хранит не только текущие курсы зарегистрированных валют, но и все предшествующие.
Одна из зарегистрированных в словаре валют определена как "базовая". Это валюта, в которой, в основном, ведется учет, и формируются отчетные документы для налоговых органов. Естественно, что задавать курс базовой валюты нет смысла (он всегда равен 1).
Примечание. Понятие "национальная" и "базовая" валюта, как правило, совпадают. Поэтому будем считать их синонимами.
После установки Системы заполняются позиции базовой валюты (гривны) и американского доллара. Остальные валюты Вам нужно указать самостоятельно.
5. Общие понятия в словарях в программе Парус - Предприятие
Пункт меню: Словари | Общие понятия .
В словаре "Общие понятия" хранится общая нормативно-справочная информация, которая используется во многих разделах Системы. Дерево каталогов создается Системой и может редактироваться и дополняться пользователем. Разделы дерева каталогов могут быть трех типов: "каталог", "узел понятий" и "раздел понятий". Каталоги могут содержать в себе другие каталоги, узлы понятий и разделы понятий. Разделы понятий могут содержать узлыпонятий либо списки понятий. В узлах понятий хранится только список понятий.
Каждый раздел понятий имеет название и ключ. Название раздела понятий нужно только для удобства пользователя. Изменение названия не приведет ни к каким изменениям в работе Системы. Ключ используется непосредственно Системой и изменение ключа раздела приведет к тому, что Система не сможет найти нужные понятия и их значения. В Системе используется перечень стандартных ключей (см. интерактивную Справку). Пользователю нет необходимости знать все ключи, используемые в Системе, и сразу вносить в словарь все понятия. В ходе работы Система сама определяет ключ нужного в данный момент подраздела. Если Вы начали работу с новой базой данных, то, например, в форме добавления договорного документа во вкладке "Дополнительные данные" при указании особой отметки, откроется окно раздела словаря "Общиепонятия", название которого сформировано Системой. Название окна совпадает с ключом конкретного раздела, в данном случае – "Особые отметки (ПД)".
Это означает, что в словаре "Общие понятия" Система создала каталог под названием "Общие понятия", а в нем – раздел понятий под названием "Особые отметки (ПД)", в котором Система и будет искать в дальнейшем особые отметки платежных документов. В этом окне Вы имеете возможность зарегистрировать или сразу все понятия данного раздела, или по мере необходимости, то есть с каждым новым обращением к разделу словаря.
Узел понятий имеет ключ своего раздела понятий и используется для детализации раздела понятий, как будет удобно пользователю.
6. Единицы измерения в словарях Парус - Предприятие
Пункт меню: Словари | Единицы измерения .
Словарь "Единицы измерения" используется для хранения характеристик единиц измерения. В нем хранятся данные о соотношениях между базовыми и производными единицами измерения и между разными видами упаковок.
После установки Системы в словаре уже сформирован перечень разделов и внесены сведения о базовых единицах измерения. Производные единицы измерения Вам следует указать самостоятельно.
7. Номенклатор товаров и услуг Парус - Предприятие
Пункт меню: Словари | Номенклатор товаров и услуг .
Словарь "Номенклатор товаров и услуг" служит для хранения и использования информации о материальных ценностях (товарах) или услугах, которые предоставляет Ваша организация. Для каждой номенклатуры в словаре можно указать такие характеристики, как тип номенклатурной позиции (товар, услуга, скидка и прочее), ее код, наименование, единицу измерения и другие характеристики. Также в этом словаре хранится история изменения цен прихода и цены реализации каждой номенклатурной позиции. Кроме этого, для поиска номенклатурной позиции, которая добавляется в спецификацию документа, можно использовать дополнительное оборудование (сканер штрих-кодов), подключаемое в разрыв с клавиатурой. Если к Вашему компьютеру подключена web-камера, то Вы сможете сделать снимок, который сразу попадет в форму регистрации номенклатурой позиции.
Примечания.
1. Для использования Системой дополнительного оборудования необходимо, чтобы в устройстве был запрограммирован (прошит по умолчанию) префикс и суффикс.
2. В разделе Файл | Настройка Системы | Настройка штрих-кода и считывателя необходимо указать префикс и суффикс, используемые для настройки сканера штрих-кодов.
3. В главных окнах разделов, где присутствует колонка "Штрих-код" и по ней установлена сортировка, Вы можете путем чтения информации с использованием сканера штрих-кодов автоматически позиционироваться на соответствующей записи.
Главное окно словаря состоит из дерева каталогов, списка товаров и услуг, зарегистрированных в выбранном каталоге, и таблиц с историей изменения цен и ценами реализации. После установки Системы словарь заполняется пользователем.
8. Организации и МОЛ в Парус - Предприятие
Пункт меню: Словари | Организации и МОЛ .
Словарь "Организации и МОЛ" предназначен для хранения и использования в Системе наименований организаций-контрагентов, их банковских и налоговых реквизитов, а также фамилий, должностей и паспортных данных материально-ответственных и подотчетных лиц.
Для данного словаря автоматически предусмотрена группировка записей по подразделам двух типов: "организации" и "ответственные лица". В подразделе типа "организация" Вы имеете возможность зарегистрировать контрагента-организацию, а в подразделе типа "ответственные лица" – материально-ответственное или подотчетное лицо.
После установки Системы словарь заполняется самостоятельно.
9. Типы документов в Парус - Предприятие
Пункт меню: Словари | Типы документов .
Словарь "Типы документов" служит для ввода, хранения и использование информации о типах документов, которые отображают сведения о разного рода хозяйственных операциях или которые являются основанием либо подтверждением для осуществления этих операций. Использование словаря обеспечивает однозначную идентификацию типа документа и препятствует появлению нестандартных типов документов.
Для зарегистрированных в словаре типов документов также определены разделы, в которых они будут использоваться, и указано, каким образом будет использован документ данного типа (как основной документ, как документ-подтверждение или как документ-основание).
После установки Системы словарь уже содержит некоторые данные. При необходимости Вы можете их отредактировать, а также дополнить словарь новыми записями.
10. Шаблоны документов в Парус - Предприятие
Пункт меню: Словари | Шаблоны документов .
Словарь "Шаблоны документов" используется для регистрации шаблонов и хранения записей о шаблонах, созданных в приложении Microsoft Excel и используемых в Системе для печати документов.
Шаблон – это бланк документа, содержащий все необходимые надписи, разграфление и прочие атрибуты, которые постоянно присутствуют в документах данного типа. Кроме того, в шаблон включены специальные поля и макросы, которые обеспечивают связь Системы с MS Excel.
Если Вы обладаете навыками работы с приложениями Microsoft и Visual FoxPro, то Вы сможете создавать самостоятельно шаблоны отчетов. Подробнее об этом читайте в руководстве пользователя "Специальные средства Системы".
После установки Системы файлы шаблонов документов, которые входят в стандартный комплект поставки, размещаются в специальном подкаталоге wOffice\Template рабочего каталога Системы.
11. Дополнительные функции в Парус - Предприятие
Пункт меню: Словари | Дополнительные функции.
Словарь "Дополнительные функции" предназначен для хранения списка дополнительных функций, использующихся в Системе. Каждая из указанных в списке функций может использоваться либо во всех разделах, либо в каких-то определенных разделах (добавляя функцию в словарь, Вы это указываете).
Примечание. Если словарь "Дополнительные функции" не заполнен, то во всех разделах Системы будет недоступным одноименный пункт контекстного меню.
Для того чтобы зарегистрировать в словаре дополнительную функцию:
1. Убедитесь в том, что файл, содержащий дополнительную функцию, находится в подкаталоге FOX рабочего каталога Системы.
2. Вызовите на экран форму добавления дополнительной функции.
3. В списке разделов выберите раздел, для которого Вам необходимо установить дополнительную функцию.
4. Вызовите на экран список существующих дополнительных функций для выбранного раздела, то есть заполните поле "Наименование".
5. В появившемся на экране списке выберите нужную функцию и нажмите кнопку "Записать".
Примечание. При добавлении дополнительной функции, у Вас может возникнуть ситуация, когда вызываемый список функций оказывается пуст (либо в этом списке нет нужной Вам функции). В этом случае Вам следует убедиться, что:
– файл, содержащий дополнительную функцию, находится в подкаталоге FOX рабочего каталога Системы;
– в списке разделов Вы выбрали именно тот раздел, в котором должна применяться регистрируемая дополнительная функция. Если Вы ошибочно указали раздел или выбрали значение "Все разделы", то функция может не отобразиться в списке функций, потому что ее использование не предусмотрено в выбранном разделе (либо предусмотрено только в определенном разделе, но не во всех разделах Системы).
6. Для завершения процесса регистрации дополнительной функции нажмите кнопку "Записать" формы.
После регистрации дополнительной функции в соответствующем разделе станет доступным для работы пункт контекстного меню "Дополнительные функции", после чего можно запустить зарегистрированную дополнительную функцию.
12. Сотрудники в Парус - Предприятие
Пункт меню: Словари | Персоны | Сотрудники.
Словарь "Сотрудники" используется для хранения, отображения и использования информации о сотрудниках Вашей организации в разделах Системы.
Словарь состоит из двух элементов: дерева каталогов, представляющего собой штатную структуру Вашей организации, и списка сотрудников выбранного подраздела. Каждая запись списка содержит фотографию сотрудника, его мнемокод, ФИО, наименование и реквизиты документа, удостоверяющего личность сотрудника, анкетные данные и прочие характеристики.
После установки Системы словарь остается пустым. Вам следует заполнить его самостоятельно.
13. Контактные лица в Парус - Предприятие
Пункт меню: Словари | Персоны | Контактные лица .
Словарь "Контактные лица" используется для хранения, отображения и использования информации обо всех физических и юридических лицах, которые когда-либо контактировали с представителями Вашей организации.
Главное окно словаря содержит дерево каталогов и список контактных лиц выбранного каталога.
После установки Системы словарь остается пустым, поэтому Вам следует заполнить его самостоятельно.
14. Образцы входящих и исходящих документов в Парус - Предприятие
Системе предусмотрена возможность подготовки образцов входящих и исходящих документов, договорных документов, исходящих счетов на оплату, накладных на отпуск, исходящих налоговых накладных, командировочных удостоверений.
Образец представляет собой практически полную копию бланка документа, за исключением тех полей, которые индивидуальны для каждого документа (в частности, номеров). Вы можете создавать неограниченное количество образцов и в каждом образце Вы можете заполнять часть полей, оставляя другие поля незаполненными. Для регистрации документов на основании образца следует воспользоваться функцией контекстного меню "Добавление | Добавить по образцу" или нажать клавишу 7 и дальше выбрать из словаря соответствующий образец. После этого все сведения из него будут перенесены в документ, который Вы только что создали. Вам останется только ввести недостающие данные.
После установки Системы словари образцов не содержат данных, поэтому Вам нужно самостоятельно добавить соответствующие записи.
15. Константы в Парус - Предприятие
Пункт меню: Словари | Константы .
Словарь "Константы" служит для организации хранения и использования разного рода значений числового типа, типа "строка текста" и "дата". Каждой зарегистрированной в данном словаре константе присваивается идентификатор. Этот идентификатор может быть использован при составлении формул пользователей. При расчете по формуле вместо идентификатора константы будет подставлено ее значение.
После установки Системы словарь уже содержит некоторые данные. Вы можете их отредактировать, а также дополнить словарь новыми записями.
16. Тарифы
Пункт меню: Словари | Тарифы .
Словарь "Тарифы" предназначен для хранения и использования в Системе значений одноименной характеристики, определяющей условия назначения и исчисления цены товаров.
На основании тарифов выполняется расчет цен реализации. В словаре нужно указать базовый тариф, а на его основании установить производные тарифы. Разнообразие тарифов зависит, например, от разных видов оплаты, отгрузки товара или любых льгот.
После установки Системы словарь остается пустым. Вам следует заполнить его самостоятельно.
17. Налоговые обязательства (Парус – Предприятие)
Пункт меню: Словари | Налоговые обязательства .
Словарь "Налоговые обязательства" предназначен для хранения и использования в Системе списка налоговых обязательств. После установки Системы словарь автоматически заполняется налоговыми обязательствами согласно последним изменениям в налоговом законодательстве Украины.
При соответствующих изменениях в законодательстве, для автоматического заполнения словаря Вам необходимо использовать дополнительную функцию "Заполнение словаря налоговых обязательств", которая предварительно настраивается в словаре "Дополнительные функции".
18. Праздничные дни (Парус – Предприятие)
Пункт меню: Словари | Праздничные дни.
Словарь "Праздничные дни" предназначен для просмотра списка праздничных (нерабочих) дней выбранного года. Словарь состоит только из одной таблицы, где указывается дата и наименование праздника.
После установки Системы на Ваш компьютер словарь остается незаполненным.
19. УКТ ВЭД
Пункт меню: Словари | УКТ ВЭД.
Словарь "Украинский каталог товаров ВЭД" содержит структурированную информацию о кодах импортируемых товаров в результате внешнеэкономической деятельности (ВЭД). Данные словаря используются для выписки налоговых накладных.
После установки Системы Вам следует самостоятельно заполнить этот словарь.
20. Запросы/Хранимые функции
Пункт меню: Словари | Запросы / Хранимые функции .
Словарь "Запросы/Хранимые функции" используется для хранения и использования в Системе значений запросов, которые содержат основные условия для формирования отчета в разделе Системы "Генератор отчетов", а также для хранения и использования в Системе хранимых функций, которые применяются для динамического заполнения полей форм.
Главное окно словаря содержит дерево каталогов и таблицу со списком запросов/хранимых функций выбранного каталога.
После установки Системы словарь остается пустым и Вам следует заполнить его самостоятельно.
21. Макросы в Парус - Предприятие
Пункт меню: Словари | Макросы .
Последовательность команд управления Системой, которые осуществляются с использованием клавиатуры, можно объединить в макрос. Все созданные макросы сохраняются в словаре "Макросы". Их можно использовать для выполнения любых действий, которые периодически повторяются.
Примечание. Перед началом работы с макросами необходимо в разделе Файл | Настройка Системы | Основные установить переключатель "Разрешить использование макросов".
22. Использование макросов в Парус - Предприятие
Макрос "привязывается" к окну Системы, в котором он был записан, и к пользователю, который его записал. После записи макроса его может использовать любой пользователь (соответствующей базы данных) в любом окне Системы и в любом модуле Системы.
При использовании макросов существуют некоторые ограничения:
- не могут использоваться клавишные комбинации с использованием клавиши a (это не относится к изменению языка клавиатуры с применением клавиши a);
- в текстовые поля нельзя вводить символы {и} (фигурные скобки).
Добавить (записать) макрос Вы можете, проделав один раз руками то, что должен будет впоследствии выполнять макрос.
Для начала записи макроса необходимо нажать s+ . В главном окне появится сообщение – "Началась запись макроса ...", которое исчезнет при нажатии на любую клавишу. Далее начинаем выполнять команды будущего макроса; по окончании снова нажимаем s+ – запись макроса окончится и Система выдаст форму редактирования макроса, в которой необходимо указать его наименование и некоторые параметры.
Для вызова списка макросов используется комбинация клавиш s+ .
В списке будут присутствовать макросы, записанные в том же окне, в котором вы нажмете s+ , а также макросы, вызов которых разрешен в любом окне.
Добавление нового макроса может быть произведено не только вышеописанным способом, но и командой "Добавить" контекстного меню в списке макросов или в словаре "Макросы" – однако в этом случае Система откроет на экране незаполненную форму редактирования макроса и Вам придется вручную вводить коды клавиш в поле "Содержание" этой формы.
Запуск макроса может быть произведен:
- из списка макросов – по нажатию кнопки "Выбрать" списка;
- назначенной для макроса клавишной комбинацией.
Примечание. Прерывание работы макроса производится клавишей Pause (а не ~ – клавиша ~ может использоваться в содержании макроса и не воспринимается в качестве клавиши прерывания).
Для передачи макроса в другие базы данных вызовите из списка макросов форму редактирования передаваемого макроса, скопируйте в буфер обмена его содержание (щелкните мышью в поле "Содержание" и действуйте, как в обычном текстовом редакторе), передайте его, при необходимости, любым доступным способом на другие компьютеры. После этого добавляйте в других базах данных новый макрос командой "Добавить" контекстного меню списка макросов. Содержание макроса вставляйте в поле "Содержание" из буфера обмена (при передаче содержания через файл скопируйте его из файла в буфер обмена), после чего задайте остальные характеристики макроса.
Для более наглядного пояснения сути работы с макросами, приведем пример.
Например, Вы работаете с документами, отобрав их по дате регистрации за сегодняшний день. Вам необходимо открыть раздел "Хозяйственные операции" за период с первого числа текущего месяца по сегодняшнее число.
Автоматизируем этот процесс.
1. Переходим в главное окно – закрываем все окна Системы (можно начать запись макроса в каком-либо разделе, тогда в форме редактирования макроса нужно будет очистить поле "Доступен в разделе").
2. Начинаем запись макроса – нажимаем комбинацию клавиш s+ . Появляется окно с сообщением "Началась запись макроса ...".
3. Открываем главное меню – нажимаем клавишу 0. Пункт "Файл" главного меню становится "нажатым", а окно с сообщением "Началась запись макроса..." исчезает.
4. Нам нужен пункт "Учет" – к нему можно перейти двумя способами: или несколько раз нажать клавишу Û, после чего открыть меню, нажав клавишу E, или используя "горячие" клавиши (в названии каждого пункта меню одна буква подчеркнута – после нажатия соответствующей клавиши пункт меню открывается). Второй способ существенно короче, но Вам необходимо помнить, какой язык был установлен на клавиатуре в момент записи макроса (русский, украинский, английский) и, соответственно, во время записи макроса, установить необходимый язык (с которым Вы работаете в Системе). Поэтому используем первый способ – нажимаем клавишу Û три раза и открываем меню пункта "Учет" нажатием клавиши E.
5. Поскольку раздел "Хозяйственные операции" является первым пунктом главного меню, нам большее не нужно никуда двигаться – нажимаем клавишу E. Открывается главное окно раздела "Хозяйственные операции".
6. Открываем условия отбора – нажимаем клавишу 6. В открывшейся форме курсор по умолчанию установлен на поле "Период с ..." (оно то нам и нужно).
7. Теперь указываем начальной датой периода первый день текущего месяца – нажимаем комбинацию клавиш c+P. Нажимаем клавишу E и переходим к следующему полю периода "по...". Во втором поле указываем сегодняшнее число (текущую дату Системы) – нажимаем клавишу i.
8. Для выхода из формы используем комбинацию клавиш c+e– таким образом, происходит переход на кнопку "Установить" формы – и нажимаем клавишу E. Потом – комбинацию клавиш s+ , запись макроса закончена.
9. Далее появляется форма "Макрос: Добавление", где поле "Содержание" заполнено вот такой последовательностью кодов нажатых клавиш (пробелы между кодами клавиш на самом деле отсутствуют – их вставлено здесь для того, чтобы содержание макроса не отображалось в окне одним длиннейшей строкой):
{|RUS} {F10} {RIGHTARROW} {RIGHTARROW} {RIGHTARROW} {ENTER} {ENTER} {F6} {CTRL+PGUP} {ENTER} {INS} {CTRL+END} {ENTER}
Если Вам нужно, чтобы во время выполнения макроса была установлена другая начальная дата отбора, отредактируйте макрос – вместо команды {CTRL+PGUP} вставьте команду паузы на 5 секунд ({PAUSE5000}) – этого времени вполне достаточно для введения даты.
{|RUS} {F10} {RIGHTARROW} {RIGHTARROW} {RIGHTARROW} {ENTER} {ENTER} {F6} {PAUSE5000} {ENTER} {INS} {CTRL+END} {ENTER}
10. Указываем имени макроса, например, "Отбор ХО", дальше переходим к вкладышу "Дополнительные данные".
11. Указываем комбинацию клавиш быстрого доступа, например, c+s+6. На всякий случай увеличиваем интервал между нажатиями, например, до 500 мс (за 0,5 секунды можно увидеть отдельные "нажатия клавиш"). Очищаем поле "Доступный в разделе" – макрос станет доступным из любого раздела Системы. Нажимаем кнопку "Записать" формы – макрос записан в базу данных.
12. Теперь можно выполнить макрос – или нажав комбинацию клавиш c+s+6 в любом разделе Системы, или открыть список макросов, нажав комбинацию клавиш s+ , выбрать необходимый макрос.
В зависимости от результата выполненных действий Вы можете изменить длину пауз в содержании макроса и интервал между нажатиями.
Для самостоятельного упражнения Вы можете, например, создать макрос, который заполняет в платежных документах поле "Наименование товара, работ, выполненных услуг" наиболее повторяемой фразой.
Очевидно, что использование макросов не ограничивается этими двумя примерами и Вы найдете еще много оснований для их использования.
23. Отчетные документы в Парус - Предприятие
Система позволяет формировать все необходимые типы отчетов и документов. В комплект поставки входит набор всех шаблонов документов, используемых в Системе.
Сформированный документ/отчет Вы можете распечатать с использованием функции контекстного меню "Печать документа/Печать отчета". Для вывода на печать используется приложение Microsoft Excel либо Open Office.
Примечание. Для печати документа с использованием приложения Open Office в разделе Файл | Настройка Системы | Печать установите переключатель "Печать в Open Office" и заполните поле "Расположение soffice.exe".
24. Связанные документы в Парус - Предприятие
Связанные документы – это несколько документов, созданных на основании друг друга. В Системе предусмотрена возможность просмотра всех документов, которые прямо или косвенно связаны с текущим документом. Например, если на основании исходного счета на оплату создана накладная на отпуск, а по накладной на отпуск создана исходящая налоговая накладная и по исходящему счету на оплату – платеж в разделе Системы "Журнал платежей", тогда все четыре документа связаны между собой. Таким образом, после запуска функции контекстного меню "Переход в ... | Связанные документы" (или после нажатия комбинации клавиш c+H) в разделе Системы "Накладные на отпуск" для указанной ранее накладной на отпуск, откроется главное окно раздела "Связанные документы" со списком из четырех вышеназванных документов.
25. Оповещения в Парус - Предприятие
Оповещения используются в Системе для получения сотрудниками информации о событиях, связанных с определенными этапами хозяйственной деятельности предприятия. Настройка параметров получения оповещений осуществляется в разделе Файл I Настройка Системы I Оповещения.
В Системе различают оповещения следующих типов: Сообщение, E-mail, SMS, NetSend.
Оповещение с типом "Сообщение" сотрудник будет получать только в том случае, если он работает со служебным модулем Системы "Оповещения".
Примечания.
1. Оповещения с типом "Сообщение" будут приходить тому сотруднику, мнемокод которого указан в поле "Привязка пользователя к персонам" раздела Файл I Настройка Системы I Организация. Соответственно, при входе в модуль "Оповещения" в форме регистрации следует указать мнемокод пользователя, к которому привязан данный сотрудник.
2. При выборе любого события с типом "Сообщение" модуль "Оповещения" автоматически попадает в автозагрузку Windows. При отсутствии выбранных событий, модуль "Оповещения" автоматически исключается из автозагрузки Windows.
Оповещение с типом "E-mail" сотрудник будет получать в виде электронного письма на адрес, указанный в поле "Адрес для получения E-mail".
Оповещение с типом "SMS" сотрудник будет получать в виде SMS-сообщений на мобильный телефон, если в поле "Адрес для доставки SMS" указан электронный адрес определенного формата.
Примечание. В поле "Адрес для доставки SMS" следует указать электронный адрес в виде:
8050nnnnnnn@partner.mts.com.ua,
8095nnnnnnn@partner.mts.com.ua для абонентов МТС;
8066nnnnnnn@partner.jeans.net.ua,8095nnnnnnn@partner.jeans.net.ua, 8099nnnnnnn@partner.jeans.net.ua, для абонентов Jeans и Экотел,
где nnnnnnn – 7 последних цифр номера мобильного телефона.
Оповещение с типом "NetSend" сотрудник будет получать, с использованием команды NetSend, на имя компьютера, указанное в поле "Имя NetSend".
Среди событий, для которых нужны оповещения, различают два вида событий: текущие (например, дни рождения, знаменательные даты клиентов) и фактические, то есть, связанные с определенными этапами в деятельности предприятия (например, поступление входящего/исходящего документа). Для текущих событий среди параметров оповещения Вы можете указать, за какой период времени до появления события оповещать о нем сотрудника. Для событий по факту оповещение отправляется сразу и поле "Оповещать за" становится недоступным для редактирования.
Для всех типов и видов событий доступна кнопка "Дополнительно", которая открывает форму "Настройка параметров оповещения", где задается текст оповещения и каталоги, из которых следует брать информацию для оповещений о днях рождения и знаменательных датах.
Примечание. Только для прочих событий кнопка "Дополнительно" недоступна, поскольку параметры оповещения задаются непосредственно при запуске функции контекстного меню, которая отвечает за создание данного события.
26. События, для которых нужны оповещения
При выборе текущего события Система проверяет, заполнены ли определенные поля в указанных разделах. Если результат проверки положительный, т.е. поле заполнено, создается оповещение. Очередная проверка производится при каждом запуске модуля.
При выборе фактического события Система отправляет оповещения сразу же после поступления новой информации о каком-либо этапе производственной деятельности.
- Дни рождения.
Оповещение создается после проверки заполнения поля "Дата рождения" формы редактирования записи о сотруднике/контактном лице (в словарях "Сотрудники", "Контактные лица").
- Знаменательные даты клиентов.
Оповещение создается после проверки заполнения поля "Значение" формы редактирования параметра с типом "Дата" (в словаре "Клиенты и потенциальные клиенты").
- Окончание действия контракта.
Оповещение создается после проверки заполнения поля "Период действия договора по" формы редактирования договора (в разделе Системы "Договорные документы").
- Оплата документа.
Оповещение будет отправлено Вам после регистрации в Системе платежа (в разделе Системы "Журнал платежей"), созданного после запуска функции контекстного меню "Оплата | Произвести оплату" в разделах Системы "Договорные документы", "Исходящие счета на оплату", "Накладные на отпуск".
Примечание. При выборе события "Оплата документа" становится доступным для редактирования поле "Получатель из", в котором указывается, кто будет получать информацию об оплате. Если выбрано значение "Из документа", то получателем будет сотрудник, чей мнемокод указан в поле "Подготовил документ" заголовка документа. Если выбрано значение "Родительского документа", то получателем будет сотрудник, подготовивший родительский документ, т.е. документ, из которого создан текущий документ. Если выбрано значение "Все", то получать оповещение будут сотрудники, которые подготовили и текущий и родительский документы. Также становится доступным для установки переключатель "Оповещать руководителей подразделения". При его установке оповещение об оплате документа получит руководитель и заместитель руководителя подразделения, в котором числится сотрудник, подготовивший текущий документ.
- Планирование контакта в КПК.
Оповещение создается после проверки заполнения полей "Связаться не позднее" формы редактирования организации и "Обслуживает" (либо "Ответственный") формы редактирования объекта (либо обязательства) (в словаре "Клиенты и потенциальные клиенты").
- Поступление входящего документа.
Оповещение будет отправлено Вам после регистрации в Системе записи по документообороту (в разделе Системы "Входящие документы") на указанный адрес (т.е. должно быть заполнено поле "Адресат" формы редактирования запроса во вкладке спецификации "Документооборот").
- Поступление исходящего документа.
Оповещение будет отправлено Вам после регистрации в Системе записи по документообороту (в разделе Системы "Исходящие документы") на указанный адрес (т.е. должно быть заполнено поле "Адресат" формы редактирования запроса во вкладке спецификации "Документооборот").
- Поступление обращения граждан.
Оповещение будет отправлено Вам после регистрации в Системе записи по документообороту (в разделе Системы "Обращения граждан") на указанный адрес (т.е. должно быть заполнено поле "Исполнитель" формы редактирования хода исполнения во вкладке спецификации "Документооборот").
- Прочие события.
Оповещение будет отправлено Вам после заполнения полей формы "Создание оповещения" (т.е. должно быть заполнено поле "Адресат"), которая открывается при запуске функции контекстного меню "Создать оповещение" из поля "Срок оплаты по" формы редактирования договорного документа (в разделе Системы "Договорные документы").
Регистрация и подготовка документов
В разделах главного меню "Документы" осуществляется подготовка, регистрация и печать документов, которыми сопровождаются автоматизируемые Системой производственные процессы: регистрация документов, в том числе, обращений граждан, и создание архива документов.
В Системе используются документы следующих видов:
- договорные документы;
- исходящие счета на оплату;
- акты выполненных работ;
- накладные на отпуск;
- исходящие налоговые накладные;
- платежи;
- командировочные удостоверения.
27. Информационная структура документа в Парус - Предприятие
Каждый документ состоит из заголовка и спецификации.
Заголовок содержит общую для всего документа информацию: тип, номер, дату документа, данные документа-основания и документа-подтверждения, сведения о поставщике и получателе, валюте документа и прочее.
Спецификация содержит перечень товаров/услуг – позиций спецификации. Каждая позиция спецификации содержит информацию касательно отдельного товара (услуги): наименование товара, его модификацию, количество, цену и прочее.
28. Договорные документы в Парус - Предприятие
Пункт меню: Документы | Договорные документы .
Договор – это удобная и эффективная правовая форма установления разнообразных хозяйственных связей между предприятиями и организациями. Заключение договора разрешает учесть особенности взаимоотношений сторон, согласовать их индивидуальные интересы, а также создает юридические гарантии для его участников. В данном разделе Вы можете осуществлять учет договоров Вашей организации с разными контрагентами.
В общем случае каждый договор представляет собой совокупность этапов, исполнение работ по которым может учитываться и контролироваться самостоятельно.
В разделе "Договорные документы" Вы можете выполнить печать следующих документов и отчетов:
- договора;
- списка документов.
Главное окно раздела состоит из дерева каталогов, двух главных таблиц для регистрации договоров и этапов договоров и, соответственно, двух таблиц спецификаций.
29. Регистрация договорного документа в Парус - Предприятие
Регистрацию договорного документа можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавление | Добавить" или клавиша i);
- с использованием образца документа (функция "Добавление | Добавить по образцу" или клавиша 7);
- копированием части данных из аналогичного документа, зарегистрированного ранее (функция "Размножить" или клавиша 2).
Примечание. В Системе предусмотрена регистрация договоров, от выполнения обязательств по которым стороны отказались по какой-то причине. Для них следует установить переключатель "Аннулирован". Этот переключатель будет доступен для установления в случае отсутствия платежей по текущему договорному документу.
Форма редактирования заголовка договорного документа состоит из шести вкладок: "Основные данные", "Спецификации", "Обобщенные суммы", "Отметки", "График платежей", "Финансирование".
Во вкладке "Основные данные" устанавливаются следующие характеристики заголовка договорного документа: тип, номер, дата документа, данные о контрагентах, об объекте обслуживания и о периоде действия договора. В поле "Сумма" отображается общее значение суммы, представляющее собой совокупность сумм всех этапов договора (если по этапу создано дополнительное соглашение, то учитывается сумма соглашения, а не этапа).
Во вкладке "Спецификации" отображаются все спецификации договора по всем этапам, кроме спецификаций этапов, закрытых дополнительным соглашением. Спецификации будут доступны для редактирования, если договор содержит 1 этап и он еще не закрыт от редактирования. Если в договоре более 1-го этапа, то редактирование спецификаций производится в таблице "Этапы договора". Запись спецификации детализирует запись о документе. В ней содержатся такие характеристики, как наименование ТМЦ (товарно-материальной ценности) или услуги, количество и цена единицы наименования с налогом на добавленную стоимость (НДС) и без него, общие суммы со скидкой и без скидки, сумма НДС, вид упаковки ТМЦ и тариф, используемый для реализации ТМЦ. Суммы с НДС составляют итоговую сумму по спецификации. В общем случае спецификации становятся недоступными для редактирования и удаления после подготовки любых документов (исходящих счетов на оплату, актов выполненных работ, накладных на отпуск, исходящих налоговых накладных) или после регистрации оплаты.
Вкладка "Обобщенные суммы" предназначена для просмотра данных об оплате по договору, расчетов по представленным актам, счетам, накладным. В поле "Дата последней оплаты" отображается дата последней оплаты, исходя из всех этапов.
Работая с вкладкой "Отметки", Вы можете установить особую отметку документа и ввести текст примечания к нему. Если поле "Срок оплаты по" заполнено, Вы можете создать оповещение об оплате, используя функцию контекстного меню "Создать оповещение".
Вкладка "График платежей" предназначена для регистрации плановых платежей по договору. Поле "Сумма договора" недоступно для редактирования, в нем отображается общая сумма договора (по всем этапам). Поле "Нераспределенная сумма договора" также заполняется автоматически – в нем регистрируется нераспределенная сумма к оплате по договору на основании всех строк плановых платежей текущего договора.
В блоке полей "Словари" вкладки "Финансирование" отображаются уровни вложенности статей финансирования.
30. Регистрация этапа договорного документа в Парус - Предприятие
Регистрацию этапа договорного документа можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавить" или клавиша i);
- копированием части данных из аналогичного документа, зарегистрированного ранее (функция "Размножить" или клавиша 2).
Форма редактирования заголовка этапа договорного документа содержит четыре вкладки – "Этап", "Спецификации", "Суммы по этапу", "Отметки".
- Во вкладке "Этап" группы полей "Документ" и "Контрагенты" недоступны для редактирования, в них отображаются реквизиты текущего договора. В блоке полей "Этап" поле "Номер" автоматически заполняется порядковым номером этапа, поле "Период действия этапа с … по …" по умолчанию заполняется датами "Период действия договора с … по …" из формы редактирования заголовка договора.
- Вкладка "Спецификации" предназначена для ввода спецификаций текущего этапа.
- Вкладки "Суммы по этапу" и "Отметки" содержат поля и функционал такой же, как в заголовке текущего договора на аналогичных вкладках.
31. Подготовка документов в Парус - Предприятие
На основании зарегистрированных договоров/этапов Вы можете подготовить следующие документы:
- исходящий счет на оплату;
- накладную на отпуск;
- исходящую налоговую накладную;
- акт выполненных работ.
Вы можете осуществить как полную, так и частичную подготовку документов. В процессе частичной подготовки документа происходит его регистрация на сумму меньшую, чем указана в договоре/этапе. Со временем Вы будете иметь возможность осуществить дополнительную подготовку документа на сумму, которой не хватает.
Процесс подготовки документов на основе договорного документа/этапа рассмотрим на примере подготовки исходящего счета на оплату. Действия, связанные с подготовкой накладной на отпуск, исходящей налоговой накладной и акта выполненных работ, – аналогичны нижеописанным действиям.
Для подготовки исходящего счета на оплату:
1. Установите курсор на строке с записью о договорном документе/этапе, на основании которого Вам необходимо подготовить исходящий счет на оплату и воспользуйтесь функцией контекстного меню "Подготовка документов | Исходящий счет на оплату" или комбинацией клавиш c+ s+9.
2. После этого на экране появится окно с формой выбора подраздела в разделе Системы "Исходящие счета на оплату", в который следует поместить вновь создаваемый документ. Подтвердите свой выбор кнопкой "Выбрать".
Примечание. Если Вы установите в окне переключатель "Исп. по умолчанию", тогда подготовленные счета будут регистрироваться по умолчанию в том разделе, который указан в окне выбора раздела счетов. Если же переключатель не установлен, тогда окно выбора раздела будет появляться постоянно при подготовке исходящего счета на оплату
3. В окне с формой редактирования исходящего счета на оплату, которое появится на экране, отредактируйте указанные характеристики. По умолчанию итоговая сумма регистрируемого исходящего счета на оплату соответствует сумме договорного документа/этапа. При необходимости Вы можете произвести частичную подготовку исходящего счета на оплату: зарегистрировать счет на меньшую (чем в договорном документе/этапе) сумму. После заполнения полей формы нажмите кнопку "Записать".
После этого в разделе "Исходящие счета на оплату" будет зарегистрирован исходящий счет на оплату, в который из договорного документа/этапа будет перенесена спецификация и мнемокод контрагента-получателя.
32. Аннулирование подготовки документов в Парус - Предприятие
Вы имеете возможность аннулировать документы, созданные на основании договорного документа/этапа. Для этого следует воспользоваться пунктом контекстного меню "Аннулирование подготовки документов".
Рассмотрим, как осуществляется аннулирование подготовленного документа на примере аннулирования созданной исходящей налоговой накладной.
Для аннулирования подготовленной исходящей налоговой накладной:
1. Установите курсор на строке с записью о договорном документе/этапе, на основании которого Вы подготовили исходящую налоговую накладную, которую следует аннулировать, и воспользуйтесь функцией контекстного меню "Аннулирование подготовки документов | Налоговая накладная".
2. После этого на экране откроется окно с историей подготовки документов. Для продолжения действий, связанных с аннулированием, нажмите в этом окне кнопку "Продолжить".
3. После этого Системой будет выдан на экран ряд запросов. Отвечая на них, Вы можете как вообще отменить аннулирование, так и аннулировать лишь связи между документом, на основании которого создавалась исходящая налоговая накладная, и созданной накладной. Так же Вы можете полностью аннулировать как связи между документами, так и сами подготовленные документы.
33. Создание дополнительного соглашения в Парус - Предприятие
На основании договора/этапа Вы можете зарегистрировать дополнительное соглашение, воспользовавшись функцией контекстного меню "Создать дополнительное соглашение". Дополнительное соглашение используется в случае, если необходимо изменить спецификацию текущего договора/этапа и при этом сохранить все данные по исходной спецификации (например, если по исходной спецификации была произведена частичная оплата). После создания дополнительного соглашения договор/этап будет автоматически закрыт для редактирования и на его основании нельзя будет создать какой-либо документ.
Все документы теперь будут создаваться на основании дополнительного соглашения, при этом будут учитываться документы, которые уже были созданы по родительскому договору/этапу. В созданное дополнительное соглашение будет переноситься полная спецификация договора/этапа, которую, при необходимости, можно отредактировать (изменить количество, суммы и прочее). При редактировании и удалении спецификаций работает проверка: новое количество/сумма номенклатуры может быть только больше или равно максимальному количеству/сумме, на которые уже были созданы документы (исходящий счет на оплату, накладная на отпуск, налоговая накладная, акт выполненных работ).
Примечание. На основании дополнительного соглашения можно создать новое дополнительное соглашение, после чего предыдущее дополнительное соглашение также станет автоматически недоступным для редактирования.
34. Выполнение оплаты в Парус - Предприятие
Вы можете зарегистрировать факт оплаты по договорному документу/этапу.
Примечание. Оплата может выполняться как по одному документу, так и по нескольким. Если Вы хотите выполнить оплату по нескольким документам, их необходимо заранее отметить клавишей Ï.
Вы можете выполнить как полную, так и частичную оплату по договору. При частичной оплате выполняется регистрация платежа на сумму меньшую, чем указана в документе. Со временем Вы будете иметь возможность выполнить доплату на сумму, которой не хватает.
Для выполнения оплаты:
1. Установите курсор на строке с записью о договорном документе/этапе, по которому следует выполнить оплату, и воспользуйтесь функцией контекстного меню "Оплата | Произвести оплату".
2. На экране появится окно с формой редактирования платежа из раздела Системы "Журнал платежей" с указанной суммой из документа. Если Вы выполняете оплату по нескольким договорным документам, эта сумма будет состоять из сумм, указанных во всех выделенных документах. Вы можете зарегистрировать платеж, как на всю сумму договорных документов, так и на другую сумму. Если указанная сумма будет больше фактической, Система предупредит Вас об этом.
После этого в разделе "Журнал платежей" появляется запись о соответствующем платеже.
Оплату, выполненную по договору, Вы можете аннулировать с использованием функции контекстного меню "Оплата | Аннулировать оплату". Действия Системы в случае аннулирования оплаты аналогичны действиям в случае аннулирования подготовленного документа (см. стр.21).
35. Подготовка рассылки в Парус - Предприятие
С использованием функции контекстного меню "Подготовить рассылку" Вы можете подготовить данные для регистрации и выполнения рассылки клиентам-плательщикам по договорам. Рассылку можно подготовить как для всех записей раздела, так и для одной либо выделенных клавишей Ï записей.
Выполняемая рассылка может быть следующих типов: электронная почта, обычная почта, курьерская доставка, факсимильное сообщение.
На основе данных, указанных в форме "Подготовка рассылки", в разделе Системы "Журнал доставки" будут зарегистрированы соответствующие записи (количество зарегистрированных записей соответствует количеству записей, для которых следует выполнить рассылку). Сама рассылка производится также из раздела "Журнал доставки" (см. стр.36).
36. Прикрепление файла в Парус - Предприятие
К каждой записи основной таблицы раздела "Договорные документы" Вы можете прикрепить необходимые файлы, например, текстовый документ, фотографию и прочее. С использованием функции контекстного меню "Прикрепить файл" выполняется переход в список прикрепленных файлов. Непосредственно в этом окне Вы можете просмотреть прикрепленный файл и изменить его, если это потребуется.
Прикрепленные файлы сохраняются в базе данных Системы. Если в форме редактирования прикрепленного файла Вы установите переключатель "Хранить ссылку", то в этом случае в базе данных будет храниться лишь ссылка на файл.
Примечание. Если файл прикрепляется к записи, где уже есть прикрепленные файлы, то пункт контекстного меню будет называться "Прикрепленные файлы".
37. Пересчет цен
В Системе предусмотрена возможность пересчета цены реализации на необходимую дату непосредственно из раздела, в котором создаются документы ("Договорные документы", "Исходящие счета на оплату").
Для выполнения пересчета цен:
1. Установите курсор на строке с записью о договорном документе (или его спецификации), для которого следует выполнить пересчет цен реализации, и воспользуйтесь функцией контекстного меню "Пересчет цен".
Примечание. Функция "Пересчет цен" не выполняется для тех документов, по которым проведена оплата либо которые уже отработаны в учете.
2. После этого на экране откроется окно с формой для указания параметров пересчета цен.
- В поле "Цены на дату" установите нужную дату для пересчета цен.
- Если установлен переключатель "Пересчет цен на дату документа", то производится пересчет цен в соответствии с датой регистрации документа, при этом поле "Цены на дату" становится недоступным для редактирования.
Примечание. При пересчете цен учитывается не только дата, но и тариф.
38. Объединение документов в Парус - Предприятие
Объединение двух договорных документов можно применять, например, в тех случаях, если договорные документы содержат разные позиции спецификаций, а потом по ним необходимо подготовить один документ.
Например, в разделе "Договорные документы" зарегистрированы два договорных документа. В спецификации одного из них содержится перечень предоставленных услуг, а в спецификации другого находится список номенклатурных позиций. По этим двум документами необходимо выставить один счет на оплату.
Объединение можно выполнять для тех договорных документов, по которым нет оплаты, других подготовленных документов и прочее.
Для объединения документов:
1. Клавишей Ï отметьте документ, который Вы хотите объединить с другим документом. При этом данный документ будет аннулирован, а его спецификация присоединится к спецификации другого документа.
2. Установите курсор на строке с записью о договорном документе, к которому Вы хотите добавить спецификацию первого документа (который был отмечен клавишей Ï) и воспользуйтесь функцией контекстного меню "Объединение документов" или комбинацией клавиш s+5.
Примечание. Объединение документов также выполняется путем перетягивания заголовка одного документа на заголовок другого. После объединения первый договор (перетягивание заголовка которого было выполнено) будет аннулирован, а ко второму договору будут добавлены спецификации первого договора.
39. Исходящие счета на оплату
Пункт меню: Документы | Исходящие счета на оплату .
Раздел используется для регистрации и хранения исходящих счетов на оплату предоставленных услуг или ТМЦ, которые уже реализованы.
На основании исходящих счетов на оплату Вы можете подготовить следующие документы:
- накладную на отпуск;
- налоговую накладную;
- акт выполненных работ;
- платежный документ.
Примечание. Созданный на основании исходящего счета на оплату платежный документ будет зарегистрирован в модуле "Бухгалтерия". Там его можно просмотреть, отредактировать и отработать в учете.
Подготовка документов на основании исходящих счетов на оплату и аннулирование подготовленных документов осуществляется аналогично подготовке и аннулированию документов, созданных на основании договорных документов. Также Вы можете выполнить оплату по зарегистрированным счетам. Оплата выполняется аналогично оплате по договорным документам.
В разделе "Исходящие счета на оплату" выполняется печать следующих документов и отчетов:
- исходящего счета на оплату;
- отчета о выписанных счетах (полного, короткого, итогового).
Главное окно раздела состоит из трех элементов: дерева каталогов, основной таблицы с записями об исходящих счетах на оплату и таблицы спецификации.
40. Регистрация исходящего счета на оплату
Регистрацию исходящего счета на оплату можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавление | Добавить" или клавиша i);
- с использованием образца документа (функция "Добавление | Добавить по образцу" или клавиша 7);
- копированием части данных из аналогичного документа, зарегистрированного раньше (функция "Размножить" или клавиша 2);
- из разделов Системы "Договорные документы", "Накладные на отпуск", воспользовавшись функцией контекстного меню "Подготовка документов | Исходящий счет на оплату" или комбинацией клавиш c+s+9.
Примечание. В Системе предусмотрена регистрация исходящих счетов на оплату, от оплаты по которым стороны отказались по любой причине. Для них следует установить переключатель "Аннулирован". Этот переключатель будет доступен для установки в случае отсутствия платежей по текущему исходящему счету на оплату.
Форма редактирования заголовка исходящего счета на оплату состоит из четырех вкладок: "Основные данные", "Спецификации", "Суммы", "Отметки".
Во вкладке "Основные данные" указываются такие характеристики документа, как тип, номер, дата, аналогичные характеристики для документа-основания (по которому создается данный документ), контрагенты (в т.ч. сведения о дисконтной карточке) и суммы по исходящему счету на оплату.
Вкладка "Спецификации" предназначена для добавления одной или нескольких спецификаций, которые регистрируются одновременно во вкладке "Спецификации" либо в таблице "Спецификации" главного окна раздела "Исходящие счета на оплату". Запись спецификации детализирует запись о счете и включает в себя такие характеристики, как наименование ТМЦ или услуги, цену реализации единицы этого наименования, общие суммы по строке спецификации с налогом и без налога на добавленную стоимость (НДС), сумму собственно НДС, единицу измерения и тариф, использующийся при реализации этого наименования. Суммы строк спецификации, включающие НДС, составляют итоговую сумму исходящего счета на оплату.
Вкладка "Суммы" предназначена для просмотра информации об общей сумме счета на оплату, сведений о состоянии документа (дата последней оплаты, общая сумма оплаты, дата отработки, общая сумма отработки, выставленные акты, накладные и налоговые накладные).
Работая с вкладкой "Отметки", Вы можете просмотреть или указать особую отметку документа, текст примечания, привязку к образцу исходящего счет на оплату и проч.
41. Объединение одинаковых спецификаций
Объединение спецификаций исходящего счета на оплату (или другого товарного документа) можно выполнять для спецификаций с одинаковым наименованием, упаковкой, партией, видом скидки.
Примечание. Если в разделе Файл | Настройка Системы | Документы для объединения спецификаций дочернего документа установлены переключатели "Тариф" и "Примечание", тогда будут также объединены спецификации с одинаковым тарифом и примечанием.
Для объединения одинаковых спецификаций воспользуйтесь функцией контекстного меню "Объединить одинаковые спецификации". Система сама выполняет поиск одинаковых спецификаций.
После выполнения объединения количество ТМЦ (услуг) в результирующей спецификации будет равняться сумме количеств ТМЦ (услуг) объединенных спецификаций.
42. Проверка доступного количества
Эта функция используется для проверки доступного количества (то есть, согласования наличия выбранного количества на указанную дату вразделе Системы "Товарные запасы") каждой номенклатурной позиции с типом "товар", зарегистрированной в спецификации документа. Если для некоторой позиции спецификации документа доступное количество меньше количества, указанного в документе, тогда после запуска функции "Проверка доступного количества" на экране появится соответствующее сообщение.
В случае если у пользователя нет права на "Сохранение документа при недостаточном количестве", тогда на экране появится сообщение о необходимости коррекции указанного количества. При этом если пользователь нажмет кнопку "Продолжить", указанное количество будет скорректировано в соответствии с доступным количеством. После нажатия кнопки "Отменить" пользователь вернется в режим редактирования документа.
В том случае, если у пользователя есть право на "Сохранение документа при недостаточном количестве", тогда он сможет или откорректировать указанное количество соответственно доступному количеству, или сохранить документ без корректирования доступного количества.
Примечание. Право на сохранение документа в случае недостаточного количества Вы можете указать в модуле "Администратор" (раздел "Карты пользователей Системы")в форме добавления пользователя путем установления переключателя "Сохранение документа при недостаточном количестве" для разделов Системы "Исходящие счета на оплату", "Накладные на отпуск".
43. Акты выполненных работ
Пункт меню: Документы | Акты выполненных работ .
В разделе осуществляется учет документов, которые подтверждают выполнение обязательств по договорам, контрактам, соглашениям.
На основании акта выполненных работ Вы можете подготовить исходящий счет на оплату. Этот процесс аналогичный подготовке документов в других разделах.
В разделе "Акты выполненных работ" Вы имеете возможность напечатать следующие документы и отчеты:
- акт выполненных работ;
- акт выполненных работ со спецификациями;
- список актов выполненных работ;
- отчет по выписанным актам (полный, короткий, итоговый).
Главное окно раздела состоит из дерева каталогов, основной таблицы, которая содержит записи об актах выполненных работ и таблицы спецификаций.
44. Регистрация акта выполненных работ
Регистрацию акта выполненных работ можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавить" или клавиша i);
- копированием части данных из аналогичного документа, зарегистрированного раньше (функция "Размножить" или клавиша 2);
- из разделов Системы "Договорные документы", "Исходящие счета на оплату", воспользовавшись функцией контекстного меню "Подготовка документов | Акт выполненных работ" или комбинацией клавиш c+9.
Примечание. Во время регистрации акта обратите внимание на поле формы редактирования "Дата подписания". Если дата в этом поле не указана, тогда акт считается просто предоставленным и все поля формы доступны для редактирования. Если же дата указана, тогда акт считается закрытым и поля, в которых указаны суммы акта и документ, на основании которого составлен акт, недоступны для редактирования.
Форма редактирования заголовка акта выполненных работ состоит из трех вкладок: "Основные данные", "Спецификации", "Отметки".
Во вкладке "Основные данные" указываются такие характеристики документа, как тип, номер, дата, аналогичные характеристики для документа-основания (по которому создается данный документ), а также информация о контрагентах и суммах по акту.
Вкладка "Спецификации" предназначена для добавления одной или нескольких спецификаций, которые регистрируются одновременно во вкладке "Спецификации" либо в таблице "Спецификации" главного окна раздела "Акты выполненных работ". Запись спецификации детализирует запись об акте и включает в себя такие характеристики, как наименование и количество услуги, цену реализации единицы этого наименования, общие суммы по строке спецификации с налогом и без налога на добавленную стоимость (НДС), сумму собственно НДС, единицу измерения и тариф, использующийся при реализации этого наименования. Суммы строк спецификации, включающие НДС, составляют итоговую сумму акта выполненных работ.
Работая с вкладкой "Отметки", Вы можете указать особые отметки, текст примечания, данные о сотруднике, подготовившем документ, и т.д.
45. Накладные на отпуск в Парус - Предприятие
Пункт меню: Документы | Накладные на отпуск .
Раздел используется для выписки накладных на отпуск ТМЦ со склада.
На основании накладной на отпуск Вы можете подготовить следующие документы:
- исходящий счет на оплату;
- исходящую налоговую накладную;
- возврат от покупателей.
Этот процесс аналогичен подготовке документов в других разделах.
В разделе "Накладные на отпуск" Вы можете выполнить печать следующих документов и отчетов:
- накладной на отпуск;
- отчета о выписанных накладных (полного, короткого, итогового).
Главное окно раздела содержит дерево каталогов, основную таблицу "Накладные на отпуск по … " и подчиненную таблицу спецификаций.
46. Регистрация накладной на отпуск в Парус - Предприятие
Регистрацию накладной на отпуск можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавление | Добавить" или клавиша i);
- с использованием образца документа (функция "Добавление | Добавить по образцу" или клавиша 7);
- копированием части данных из аналогичного документа, зарегистрированного раньше (функция "Размножить" или клавиша 2);
- из разделов Системы "Договорные документы", "Исходящие счета на оплату", воспользовавшись функцией контекстного меню "Подготовка документов | Накладная на отпуск" или нажав клавишу 9.
Примечание. В Системе предусмотрена регистрация накладных на отпуск, от реализации или оплаты ТМЦ по которым стороны отказались по любой причине. Для них следует установить переключатель "Аннулирован". Этот переключатель будет доступным для установки в случае отсутствия платежей по текущей накладной.
Форма редактирования заголовка накладной на отпуск состоит из четырех вкладок: "Основные данные", "Спецификации", "Суммы", "Отметки".
Во вкладке "Основные данные" указываются такие характеристики документа, как тип, номер, дата, аналогичные характеристики для документа-основания (по которому создается данный документ), контрагенты и суммы по накладной.
Вкладка "Спецификации" предназначена для добавления одной или нескольких спецификаций, которые регистрируются одновременно во вкладке "Спецификации" либо в таблице "Спецификации" главного окна раздела "Накладные на отпуск". Запись таблицы "Спецификации" детализирует запись о накладной и включает в себя такие характеристики, как наименование ТМЦ или услуги, цену реализации единицы этого наименования, общие суммы по строке спецификации с налогом и без налога на добавленную стоимость, сумму собственно налога, единицу измерения и тариф, использующийся при реализации этого наименования. Суммы строк спецификации, включающие НДС, составляют итоговую сумму накладной на отпуск.
Вкладка "Суммы" предназначена для просмотра данных об общей сумме накладной, дате последней оплаты, дате списания и дате реализации по накладной, выставленных счетах и налоговых накладных.
Работая с вкладкой "Отметки", Вы можете просмотреть или указать особую отметку документа, текст примечания, реквизиты доверенности на получение ТМЦ и проч.
47. Исходящие налоговые накладные (Парус – Предприятие)
Пункт меню: Документы | Исходящие налоговые накладные .
Раздел используется для выписки специального документа – налоговой накладной, которая подтверждает факт поставки от Вашей организации товаров и услуг посторонним потребителям (покупателям). Налоговая накладная является одновременно и расчетным и отчетным налоговым документом и регистрируется в Системе в каждом случае полной или частичной поставки ТМЦ или услуг.
В разделе "Исходящие налоговые накладные" Вы можете напечатать следующие документы и отчеты:
- исходящую налоговую накладную;
- реестр выданных налоговых накладных.
Главное окно раздела содержит дерево каталогов, основную таблицу, которая содержит записи про исходящие налоговые накладные, и таблицу спецификаций.
48. Регистрация исходящей налоговой накладной
Регистрацию исходящей налоговой накладной можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавление | Добавить" или клавиша i);
- с использованием образца документа (функция "Добавление | Добавить по образцу" или клавиша 7);
- копированием части данных из аналогичного документа, зарегистрированного раньше (функция "Размножить" или клавиша 2);
- из разделов Системы "Договорные документы", "Исходящие счета на оплату", "Накладные на отпуск", воспользовавшись функцией контекстного меню "Подготовка документов | Налоговая накладная" или комбинацией клавиш s+9;
- из раздела Системы "Акты выполненных работ", воспользовавшись функцией контекстного меню "Подготовка налоговой накладной" или комбинацией клавиш s+9;
- из раздела Системы "Журнал платежей", воспользовавшись функцией "Подготовка налоговой накладной" контекстного меню таблицы "Оплаченные документы на сумму … " или комбинацией клавиш s+9.
Форма редактирования заголовка исходящей налоговой накладной состоит из вкладок: "Основные данные", "Спецификации", "Отметки".
- Во вкладке "Основные данные" указываются такие характеристики документа, как тип, номер, дата, аналогичные характеристики для документа-основания (по которому создается данный документ) и договора, связанного с данным документом, а также информация о датах последней оплаты и отпуска ТМЦ, о контрагентах и суммах по накладной.
- Вкладка "Спецификации" предназначена для добавления одной или нескольких спецификаций, которые регистрируются одновременно во вкладке "Спецификации" либо в таблице "Спецификации" главного окна раздела "Исходящие налоговые накладные". Записи таблицы "Спецификации" детализируют запись о накладной и включают в себя такие характеристики, как налоговое обязательство, наименование и количество ТМЦ или услуги, цену реализации единицы этого наименования, общие суммы по строке спецификации с налогом и без налога на добавленную стоимость (НДС), сумму собственно НДС, единицу измерения и тариф, использующийся при реализации этого наименования. Суммы строк спецификации, включающие НДС, составляют итоговую сумму исходящей налоговой накладной.
- Работая с вкладкой "Отметки", Вы можете указать атрибуты документа (налоговые обязательства, форма расчета, состояние документа и проч.), особые отметки, текст примечания, привязку к образцу документа и данные о сотруднике, подготовившем документ, просмотреть дату отработки документа в учете (поле заполняется автоматически).
49. Выписка дополнительных документов в Парус - Предприятие
Дополнительными документами к исходящей налоговой накладной являются приложение и расчет. Приложение к налоговой накладной заполняется в том случае, если ТМЦ или услуги поставлены не в полном объеме или они не содержат обособленной стоимости. Расчет заполняется продавцом в случаях возврата прежде проданных ТМЦ или в случае, если выполняется перерасчет налогового обязательства.
Регистрация приложения и расчета осуществляется на основании существующей налоговой накладной (строку с записью этой накладной нужно отметить курсором) с помощью функции контекстного меню "Приложение/Расчет для НН".
Регистрация дополнительных документов осуществляется практически так же, как и регистрация самой налоговой накладной. Система автоматически переносит все данные заголовка и позиций спецификации в регистрируемый документ.
50. Создание накладных на основании ХО (Парус – Предприятие)
В Системе предусмотрена возможность создания исходящей налоговой накладной на основании уже существующей хозяйственной операции.
Для создания накладной на основании хозяйственной операции:
1. Воспользуйтесь функцией контекстного меню "Создание накладных на основе ХО".
2. После этого на экране появится окно с формой редактирования исходящей налоговой накладной, которая будет создаваться на основании хозяйственной операции.
3. В форме Вам следует указать параметры проводок хозяйственной операции, параметры переноса (например, будет ли переноситься налоговое обязательство, документ-основание из хозяйственной операции в налоговую накладную, или нет и прочее) и подраздел (подразделы), в которых будет выполнен поиск хозяйственной операции.
4. Послезаполнения полей формы Вы можете указать дополнительные условия отбора для хозяйственных операций с использованием кнопки "Отобрать". После нажатия этой кнопки на экране откроется форма "Хозяйственные операции: Условия отбора".
5. После выполнения всех вышеописанных действий нажмите кнопку "Начать" формы "Создание исходящих налоговых накладных на основе ХО". Далее Система сообщит Вам про создание накладных.
В зарегистрированную таким образом исходящую налоговую накладную перенесутся некоторые данные из хозяйственной операции (например, мнемокоды покупателя и поставщика, документ-основание на создание хозяйственной операции и прочее).
51. Реестр выданных налоговых накладных в Парус - Предприятие
Реестр выданных налоговых накладных представляет собой свод всей информации из зарегистрированных в Системе исходящих налоговых накладных. Одной налоговой накладной в реестре соответствует одна запись (строка). По данным этих записей определяется сумма НДС.
В Системе предусмотрено автоматическое формирование записей реестра на основании данных, которые содержащихся в исходящих налоговых накладных. Сформированный отчет содержит детальные и итоговые сведения о суммы продажа и доли в них НДС.
Примечание. Для формирования и печати реестра выданных налоговых накладных воспользуйтесь функцией контекстного меню "Печать отчета" или комбинацией клавиш s+4.
52. Журнал платежей в Парус - Предприятие
Пункт меню: Документы | Журнал платежей .
В разделе в хронологическом порядке осуществляется учет платежей, которые поступают от разных контрагентов, по всем договорам, счетами и накладным, зарегистрированным в Системе.
На основании спецификации платежа Вы можете подготовить исходящую налоговую накладную. Этот процесс аналогичен подготовке документов в других разделах (см. стр.20).
В разделе "Журнал платежей" Вы можете выполнить печать списка платежей.
Главное окно раздела состоит из двух таблиц: первая таблица содержит в себе записи о заголовках журнала платежей, а вторая – об их спецификациях.
53. Регистрация платежа в Парус - Предприятие
Регистрацию платежа можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавить" или клавиша i);
- копированием части данных из аналогичного документа, зарегистрированного раньше (функция "Размножить" или клавиша 2);
- при выполнении оплаты по документам, зарегистрированным в других разделах (например, в разделе "Договорные документы" для регистрации платежа следует воспользоваться пунктом контекстного меню "Оплата | Произвести оплату" (см. стр.22)).
Заголовок записи о платеже содержит данные реквизитов зарегистрированного платежа: плательщика, получателя, расчетного счета, а также данные о типе финансовой операции, в соответствии с которой был выполнен платеж, и о суммах платежа.
Спецификация платежа содержит данные о документе, на основании которого был зарегистрирован платеж и о разделе, в котором зарегистрирован этот документ. Также в спецификации документа отображаются следующие суммы по документу:
- Итоговая. Это сумма документа, на основании которого был зарегистрирован платеж.
- Неоплаченная. Если документ было уплачено полностью, тогда эта сумма равняется нулю. Во всех других случаях отображается значение неуплаченной или переплаченной суммы документа.
- Попавшая в платеж. Сумма платежа.
54. Поиск документов для оплаты в Парус - Предприятие
Эта функция разрешает Вам найти для текущего платежа документы из разделов Системы "Договорные документы" или "Исходящие счета на оплату" и оплатить их. После запуска функции "Поиск документов для оплаты" откроется окно, в котором вы можете отобрать и просмотреть документы из раздела "Договорные документы" или "Исходящие счета на оплату" по текущему платежу.
- Группа полей "Выписка" содержит информацию о текущей позиции платежа. Поля группы недоступны для редактирования.
- В спецификации отображается список отобранных документов, предназначенных для оплаты текущего платежа. Документы в спецификации отбираются или из раздела "Договорные документы", или из раздела "Исходящие счета на оплату" в зависимости от значения, выбранного в поле "Раздел для отбора документов". При необходимости Вы можете установить условия отбора документов в спецификации.
Также Вы можете выполнить оплату по выбранному документу (в том случае, если оплата по документу еще не была зарегистрирована), для этого нажмите кнопку "Оплатить".
55. Командировочные удостоверения (Парус – Предприятие)
Пункт меню: Документы | Командировочные удостоверения .
В разделе регистрируются документы, которые используются для оформления командировок сотрудников.
В разделе "Командировочные удостоверения" Вы можете выполнить печать следующих документов:
- командировочного удостоверения;
- журнала регистрации командировочных удостоверений.
Главное окно раздела содержит дерево каталогов, основную таблицу "Командировочные удостоверения за … " и подчиненную таблицу "Спецификации".
56. Регистрация командировочного удостоверения
Регистрацию командировочного удостоверения можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавление | Добавить" или клавиша i);
- с использованием образца документа (функция "Добавление | Добавить по образцу" или клавиша 7);
- копированием части данных из аналогичного документа, зарегистрированного раньше (функция "Размножить" или клавиша 2).
Каждое командировочное удостоверение содержит перечень спецификаций, отображенных в нижней таблице "Спецификации" главного окна раздела "Командировочныеудостоверения". Строка этой таблицы содержит сведения о местопребывании и продолжительности пребывания в пункте назначения указанного в заголовке записи сотрудника.
57. Учет документов в Парус - Предприятие
Каждый факт общения с клиентами или потенциальными клиентами, например, работы, которые выполняются Вашей организацией и услуги, которые предоставляются клиентам, нужно в Системе отразить документально.
Именно для учета и хранения этих документов используются разделы "Входящие документы", "Исходящие документы", "Обращения граждан", "Реестр корреспонденции", "Журнал доставки" и "Архив документов" блока главногоменю "Учет".
58. Входящие документы в Парус - Предприятие
Пункт меню: Учет | Входящие документы .
В разделе осуществляется регистрация и учет всех внешних документов, которые поступают в Ваш офис.
В разделе "Входящие документы" Вы можете напечатать следующие документы и отчеты:
- карточку документа;
- список документов.
Главное окно раздела состоит из дерева каталогов, основной таблицы "Входящие документы по … " и подчиненных таблиц "Файлы", "Документооборот", "Персоны".
59. Регистрация входящего документа
Регистрацию входящего документа можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавление | Добавить" или клавиша i);
- с использованием образца документа (функция "Добавление | Добавить по образцу" или клавиша 7);
- копированием части данных из аналогичного документа, зарегистрированного раньше (функция "Размножить" или клавиша 2).
Форма редактирования заголовка входящего документа содержит следующие вкладки: "Основные данные", "Дополнительные данные", "Связи".
- Во вкладке "Основные данные" содержатся сведения о номере и дате регистрации документа в Системе, его исходящих реквизитах, теме корреспонденции, о контрагентах (отправитель, заявитель и проч.).
Поле "Штрих-код" заполняется автоматически в случае, если в разделе Файл I Настройка Системы I Настройка штрих-кода и считывателя в группе полей "Формировать штрих-код в документах" установлен переключатель "Входящих" и в поле "Выражение для формирования штрих-кода" указана нужная формула. При необходимости печати штрих-кода в документах и отчетах следует установить одноименный переключатель.
Примечание. При написании формулы используются любые функции FoxPro. Выражение должно возвращать уникальный штрих-код длиной 7 или 12 символов, последний символ (контрольная сумма) вычисляется автоматически. Если выражение возвращает строку длиной, отличной от 7 или 12 символов, то автоформирование контрольной суммы штрих-кода выполнено не будет и, соответственно, штрих-код не будет сгенерирован.
- Вкладка "Дополнительные данные" предназначена для введения данных о содержании, итоговой резолюции, решении, особых отметках.
- Во вкладке "Связи" содержится информация о связях документа с предшествующим документом и сведения о месте хранения документа в архиве.
Спецификация записи о входящем документе располагается на трех вкладках: "Файлы", "Документооборот", "Персоны".
- Вкладка "Файлы" содержит информацию о прикрепленных к документу файлах.
- Во вкладке "Документооборот" Вы можете добавить запрос и ответ на запрос, касающийся данного документа.
- Во вкладке "Персоны" содержатся сведения об уровне доступа персон к информации о документе.
60. Сканирование изображений в Парус - Предприятие
Работая со списком прикрепленных файлов, Вы можете открыть файл, отредактировать его и сохранить, а также получить изображение со сканера.
Для получения изображения со сканера:
1. В форме редактирования прикрепленного файла нажмите кнопку .
2. В появившемся на экране окне с формой "Получение изображения со сканера", укажите необходимые параметры подключения сканера.
После этого Вы можете прикрепить полученное изображение к указанному документу.
61. Исходящие документы в Парус - Предприятие
Пункт меню: Учет | Исходящие документы .
Раздел предназначен для регистрации и учета всех исходящих документов.
В разделе "Исходящие документы" Вы можете напечатать следующие документы и отчеты:
- карточку документа;
- список документов.
Главное окно раздела содержит дерево каталогов, таблицу с заголовками документов "Исходящие документы по … " и подчиненные таблицы "Файлы", "Документооборот", "Персоны".
62. Регистрация исходящего документа
Регистрацию исходящего документа можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавление | Добавить" или клавиша i);
- с использованием образца документа (функция "Добавление | Добавить по образцу" или клавиша 7);
- копированием части данных из аналогичного документа, зарегистрированного раньше (функция "Размножить" или клавиша 2).
Форма редактирования заголовка исходящего документа содержит параметры, аналогичные тем, которые задаются при регистрации входящего документа (см. стр.33).
63. Архив документов в Парус - Предприятие
Пункт меню: Учет | Архив документов .
В разделе в хронологическом порядке осуществляется учет документов, которые не используются в текущем документообороте, а поступают на хранение в архив.
В разделе "Архив документов" Вы можете напечатать следующие отчеты:
- список документов;
- документы в папке;
- папки в ящике.
Главное окно раздела состоит из дерева каталогов и двух таблиц: основная таблица содержит записи о хранимых документах, подчиненная – историю их выдачи. Дерево каталогов пользователь создает самостоятельно. Оно представляет собой структуру расположения документов в архиве (с указанием каталогов и помещений). В форме редактирования подраздела Вы можете увидеть информацию о месте хранения документов (состав, шкаф, ящик, папка), а также об организации, чьи документы будут сохраняться в данном подразделе и прочее.
64. Регистрация документа в архиве
Регистрацию документа в архиве можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавить" или клавиша i);
- копированием части данных из аналогичного документа, зарегистрированного раньше (функция "Размножить" или клавиша 2);
- из разделов Системы "Договорные документы", "Исходящие счета на оплату", "Акты выполненных работ", "Накладные на отпуск", "Исходящие налоговые накладные", воспользовавшись дополнительной функцией контекстного меню "Передача документа в архив".
В заголовке записи находится основная информация о документе (тип, номер, дата, сумма и код валюты), о контрагентах (плательщик, получатель и прочее), о дате передачи документа в архив, а также детальное указание места его хранения (состав, ящик, папка). В спецификации сохраняется история выдачи документа.
65. Журнал доставки в Парус - Предприятие
Пункт меню: Учет | Журнал доставки .
Раздел предназначен для хранения информации о доставляемой клиентам продукции. Здесь фиксируется факсимильная, курьерская доставка, доставка материалов по электронной и обычной почте.
Главное окно раздела "Журнал доставки" состоит из трех элементов: дерева каталогов, списка записей журнала доставки и списка доставляемых материалов.
66. Регистрация данных и содержимого доставки
Регистрацию данных доставки можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавить" или клавиша i);
- копированием части данных из аналогичной записи, зарегистрированной ранее (функция "Размножить" или клавиша 2);
- из раздела Системы "Договорные документы", изсловаря "Клиенты и потенциальные клиенты", воспользовавшисьфункцией контекстного меню "Подготовить рассылку".
Заголовок "Данные доставки" содержит информацию о типе и способе доставки, времени ее отправления и получения, об отправителе доставки и прочее. Для каждой записи раздела "Журналдоставки" Вы можете определить список доставляемых материалов. Доставляемые материалы вводятся в нижней таблице раздела. В зависимости от типа доставки в качестве содержимого доставки можно указать либо номенклатуру, либо отправляемый файл.
Регистрацию содержимого доставки можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавить" либо клавиша i);
- копированием части данных из аналогичной записи, зарегистрированной ранее (функция "Размножить" или клавиша 2).
67. Организация доставки
Из раздела "Журнал доставки" Вы можете организовать отправку электронной почты, почтовую рассылку, а также напечатать список рассылки.
68. Рассылка электронных сообщений в Парус - Предприятие
Система обеспечивает автоматизированную рассылку электронной почты клиентам и потенциальным клиентам. Для выполнения рассылки воспользуйтесь функцией контекстного меню "Организация доставки | Отправка эл. почты" либо нажмите клавишу 7.
Примечание. Функцияконтекстногоменю"Организациядоставки | Отправкаэл. почты" доступна для запуска только при работе с записями, имеющими тип рассылки "Электронная почта".
Рассылку можно выполнить для всех клиентов и потенциальных клиентов, записи о которых содержатся в выбранном разделе, либо для каких-то определенных контрагентов (в том числе и для одного клиента).
Примечание. Для успешного выполнения рассылки клиентам, необходимо, чтобы в словаре "Клиенты и потенциальные клиенты" были указанны их электронные адреса.
Форма "Отправка электронной почты" содержит поля для ввода темы, текста сообщения, прикрепленных файлов и еще некоторых параметров.
Переключатель "Присоединять содержимое доставки" Вы можете установить в том случае, если письмо необходимо отправить вместе с файлом, прикрепленным в форме "Содержимое доставки".
Переключатель "Сделать отметку в Хронике: Тема, Сообщение, Файл" Вы можете установить, для того чтобы в хронике по организации, для которой была выполнена рассылка, появилась запись о выполнении рассылки. При этом в поле "Содержание контакта" создаваемой записи хроники будет отображаться либо тема письма, либо текст сообщения, либо имя прикрепленного файла (это зависит от установки соответствующего переключателя).
Поле "Максимальное кол-во адресов в одном сообщении" Вы можете заполнить нужным значением. В случае, когда необходимо каждому адресату отправить отдельное сообщение, установите значение "1".
Перед отправлением сообщения подписчикам Вы можете открыть его для просмотра в почтовой программе (установлен переключатель "Открыть сообщение") или же отправить его без предварительного открытия в окне почтовой программы (отменена установка переключателя "Открыть сообщение").
69. Почтовая рассылка в Парус - Предприятие
Для записей с типом доставки "Обычная почта" и "Курьерская доставка" Вы можете выполнить печать писем и наклеек.
Так же Вы можете во вкладке "Хроника" словаря "Клиенты и потенциальные клиенты" автоматически сформировать запись о проведении рассылки (для этого Вам следует в форме выполнения печати писем либо наклеек установить переключатель "Делать отметку в Хронике").
70. Печать списка доставки
Для печати списка доставки по всем записям раздела (с любым типом), выберите пункт контекстного меню "Организация доставки | Печать полного списка доставки".
Для печати списка доставки исключительно по записям раздела с типом доставки "Курьерская доставка" и "Факсимильное сообщение" воспользуйтесь пунктом контекстного меню "Организация доставки | Печать списка доставки".
71. Обращения граждан в Парус - Предприятие
Пункт меню: Учет | Обращения граждан .
Раздел предназначен для регистрации и учета всех обращений, которые поступают от граждан. По каждому обращению выполняется проверка и принимается соответствующая резолюция, на основании которой выполняется работа в рамках зарегистрированного обращения. Далее оформляется ответ и регистрируется соответствующий исходящий документ.
В разделе "Обращения граждан" Вы можете напечатать следующие документы и отчеты:
- реестрационно-контрольную карточку;
- журнал реестрации обращений граждан.
Главное окно раздела содержит дерево каталогов, таблицу с заголовками документов "Обращения граждан" и подчиненные таблицы "Файлы", "Документооборот".
72. Регистрация обращения граждан
Регистрацию обращения граждан можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавить" или клавиша i);
- копированием части данных из аналогичного документа, зарегистрированного раньше (функция "Размножить" или клавиша 2).
Форма редактирования заголовка обращения граждан содержит следующие вкладки: "Вопрос", "Резолюция", "Решение".
- Во вкладке "Вопрос" содержатся сведения о номере, дате, способе получения и кратком содержании обращения.
- Вкладка "Резолюция" содержит информацию о принятой резолюции и параметрах места хранения обращения в архиве,
- Во вкладке "Решение" вводятся данные о решении по данному обращению и о контроле его выполнения.
Спецификация обращения содержит данные о прикрепленных файлах (вкладка "Файлы"), об истории исполнения обращения (вкладка "Документооборот").
73. Реестр корреспонденции в Парус - Предприятие
Пункт меню: Учет | Реестр корреспонденции.
Раздел содержит данные об отправленной корреспонденции на каждый рабочий день в рамках одного подразделения, которое осуществляет необходимую рассылку юридическим и физическим лицам.
В разделе "Реестр корреспонденции" Вы можете напечатать следующие документы и отчеты:
- реестр отправленной корреспонденции;
- конверт.
Главное окно раздела содержит дерево каталогов, таблицу с заголовками документов "Реестр корреспонденции" и подчиненную таблицу "Список спецификаций".
74. Регистрация реестра корреспонденции
Регистрацию реестра корреспонденции можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавить" или клавиша i);
- копированием части данных из аналогичного документа, зарегистрированного раньше (функция "Размножить" или клавиша 2).
Заголовок записи реестра содержит сведения о номере, дате регистрации реестра в Системе, а также информацию о контрагентах (отправитель корреспонденции, отделение связи) и об оплате за пересылку (поле "Плата за пересылку" не редактируется и представляет собой суммарное значение платы за пересылку из всех спецификаций).
Спецификация реестра содержит данные о получателе корреспонденции и об исходящем документе, а также данные о плате за пересылку этого документа.
75. Товарный учет в Парус - Предприятие
Кроме разделов, имеющих отношение к учету документов, главноеменю "Учет" содержит также раздел товарного блока "Цены реализации".
76. Цены реализации в Парус - Предприятие
Пункт меню: Учет | Цены реализации .
Раздел предназначен для назначения цен реализации на товары и услуги. В этом разделе хранятся также цены реализации, которые устанавливаются в словаре "Номенклатор товаров и услуг". Информация, хранящаяся в разделе, определяет перечень товаров, которые содержатся в спецификациях документов в разделах Системы "Исходящие счета на оплату", "Накладные на отпуск" и "Исходящие налоговые накладные", и используется Системой при расчете сумм этих документов. В разделе Вы можете установить цены реализации в разных валютах, для разных тарифов и налоговых групп. Также Вы можете осуществлять учет цен в хронологическом порядке.
В разделе "Цены реализации" Вы можете напечатать прайс-лист и выполнить печать штрих-кодовых этикеток.
Главное окно раздела содержит дерево каталогов, основную таблицу с перечнем товаров и услуг и спецификацию, в которой находится информация о ценах реализации указанного товара (услуги). Дерево каталогов пользователь создает самостоятельно. Оно представляет собой структуру расположения номенклатурных позиций (с указанием некоторых параметров хозяйственных операций реализации). Форма редактирования подраздела содержит информацию о его наименовании, об НДС и о проценте торговой наценки и прочее.
77. Регистрация номенклатурных позиций и цен реализации
Регистрацию номенклатурной позиции можно выполнить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавить" или клавиша i);
- копированием части данных из аналогичной записи, зарегистрированной раньше (функция "Размножить" или клавиша 2).
Форма редактирования номенклатурной позиции содержит основные данные про ее тип, код ТМЦ, наименование, единицу измерения, артикул, штрих-код и дополнительные данные о налогах и проценте торговой наценки.
Регистрацию цены реализации можно осуществить следующими способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавить" или клавиша i);
- копированием части данных из аналогичного документа, зарегистрированного ранее (функция "Размножить" или клавиша 2).
Если тип зарегистрированной номенклатурной позиции – товар либо тара, то форма регистрации цены реализации будет содержать сведения о ТМЦ (партия номенклатуры, дата начала действия цены реализации, упаковка, код валюты и тариф) и о параметрах ее цены реализации (себестоимость и метод расчета, формула для расчета цены реализации, значения цены реализации в валюте, эквиваленте и примечание). Если тип зарегистрированной номенклатурной позиции – услуга, налог, скидка либо наценка, тогда в форме регистрации цены реализации следует указать данные о дате начала действия цены реализации, тарифе, формуле для расчета цены, а также значения цены реализации в валюте, эквиваленте и примечание.
Цену реализации для товара либо тары Вы можете задать двумя способами:
- указав цену реализации вручную в поле "Цена";
- задав формулу для расчета цены реализации (в поле "Формула").
Формула состоит из операндов, связанных между собой арифметическими операторами: "сложить" (+), "вычесть" (–), "умножить" (*) и "разделить" (/). В качестве операндов могут использоваться константы, числа и переменная С – себестоимость. Значение себестоимости Система берет из поля "Сумма" данной формы.
Пример записи формулы для расчета цены реализации: С*2, где С – себестоимость товара, указанная в поле "Сумма".
Цену реализации для услуги, налога, скидки, наценки Вы также можете задать двумя способами:
- введением цены реализации вручную в поле "Цена";
- введением формулы для расчета цены реализации в поле "Формула".
В формуле можно использовать все функции FoxPro и функцию SP() без третьего параметра ('SUM'). Функция SP(), в данном случае, вычисляет сумму по всем спецификациям документа (с учетом типа номенклатурной позиции – первый параметр), которые были указаны раньше.
Все спецификации документа с нетоварной номенклатурой, в которых задана формула, автоматически пересчитываются при исправлении либо удалении спецификаций, влияющих на результат вычисления этих формул.
Пример. Пусть необходимо в исходящем счете на оплату (раздел Системы "Исходящие счета на оплату") указать рекламную услугу стоимостью 1000 грн, скидку 10% на стоимость услуг без налогов, НДС 20% и налог на рекламу 0,5%.
Для этого необходимо в разделе "Цены реализации" создать номенклатуру с типом "Услуга" и мнемокодом "Рекл. усл." и указать цену реализации 1000 грн.
Затем в этом же разделе нужно создать номенклатуру с типом "Скидка" и мнемокодом "Скидка 10%". В цене реализации укажите формулу SP("2,3")*0.1 (будет вычисляться скидка в 10% от суммы товаров и услуг, указанных в спецификации).
Затем следует создать в разделе "Цены реализации" две номенклатуры с типом "Налог" и мнемокодами "НДС 20%" и "НнР 0,5%". Укажите формулу для НДС (SP("2,3") – SP(5))*0.2 и для НнР (SP("2,3")–SP(5))*0.005 (от суммы товаров и услуг вычесть скидку и вычислить 20% и 0,5% соответственно).
Спецификация исходящего счета на оплату на общую сумму 1084,50 грн будет выглядеть следующим образом:
Предоставление рекламных услуг – 1000,00 грн.
Скидка 10 % – 100,00 грн.
НДС 20 % – 180,00 грн.
НнР 0,5 % – 4,50 грн.
Ниже рассмотрим простой пример назначения цен реализации.
Пример. Предположим, что некоторый товар может продаваться поштучно по цене 100 грн, ящиками емкостью 10 штук по цене 950 грн за ящик и контейнерами емкостью 100 штук по цене 9000 грн за контейнер; продажа всегда производится по одному и тому же тарифу, в товарных документах цена товара должна указываться за штуку.
В этом случае в таблице "Список товаров и услуг" раздела "Цены реализации" должно быть зарегистрировано три записи – товар без указания упаковки по цене 100 грн за единицу, товар в упаковке "Ящик" по цене 95 грн за единицу и товар в упаковке "Контейнер" по цене 90 грн за единицу.
Если же при продаже товара в упаковках его цена в документах должна указываться за упаковку, то во второй и третьей записи должны быть соответственно указаны цены 950 грн и 9000 грн за упаковку.
Теперь рассмотрим примеры назначения цен реализации для различных условий торговли.
Пример. Предположим, что цена товара, рассмотренного в предыдущем примере, зависит от объема продажи. Пусть при продаже менее 200 штук действуют цены, указанные в предыдущем примере, а при продаже 200 и более штук товара цена одной штуки должна составлять 95 грн при поштучной продаже, 87 грн при продаже ящиками и 82 грн при продаже контейнерами. Для различных объемов продаж в словаре "Тарифы" следует зарегистрировать два одинаковых по содержанию тарифа с мнемокодами "Розн" и "Опт".
В этом случае в таблице "Список товаров и услуг" должно быть зарегистрировано, как и в предыдущем примере, три записи – товар без указания упаковки, товар в упаковке "Ящик" и товар в упаковке "Контейнер". Для каждой из этих записей в таблице "Цены реализации" должно быть зарегистрировано по две цены: первая по тарифу "Розн" и значениями, указанными в предыдущем примере, вторая – по тарифу "Опт" со значениями, указанными в данном примере.
Если цена товара в некоторых случаях должна также зависеть от вида отгрузки, то для каждой записи о товаре должны быть добавлены записи о ценах по тарифам "Розн-отгр" и "Опт-отгр", при этом количество записей о ценах по этим тарифам должно соответствовать количеству возможных для данного товара видов отгрузки.
78. Массовая переоценка цен реализации
Эта функция предназначена для массового изменения значений цен реализации указанных номенклатурных позиций, а также для пересчета их себестоимости.
Примечание. Функция контекстного меню "Массовая переоценка цен реализации" используется для номенклатурных позиций с типом "товар", "услуга" и "тара".
Для выполнения массовой переоценки цен реализации:
1. Воспользуйтесь функцией контекстного меню "Массовая переоценка цен реализации".
2. После этого на экране откроется окно с формой для установки параметров проведения переоценки цен реализации:
- В поле "Переоценивать цены действующие на" укажите значение даты, после чего для переоценки будет отобраны все цены реализации с датой меньше указанной даты либо совпадающей с ней. По умолчанию Система заполняет поле "Переоценивать цены действующие на" значением поля "дата по" из условий отбора для документов, находящихся в разделе главногоменю "Документы".
- Переключатель "Исправлять уже существующие цены с датой" устанавливается для того чтобы переоценить цены на дату, указанную в поле, которое заполняется автоматически значением поля "дата по" из условий отбора для документов, находящихся в разделе главногоменю "Документы".
- В блоке полей "Изменение цены реализации" Вы можете установить параметр изменения цены по сумме либо по коэффициенту и указать соответствующие значения. Если установлен переключатель "Добавлять % торговой наценки к цене реализации", тогда рассчитанная (конечная) цена реализации будет увеличена на процент, указанный в поле "Процент торговой наценки (%)" формы редактирования номенклатурной позиции.
- Если не установлен переключатель "Игнорировать формулу в ценах реализации (переоценка без учета формулы)", тогда произойдет переоценка только тех позиций, для которых отпускная цена не рассчитывается из себестоимости с использованием формулы. Если переключатель установлен, то, несмотря на то, что есть формула для расчета отпускной цены, переоценка будет выполнена.
3. После заполнения всех полей формы нажмите кнопку "Рассчитать".
После этого в разделе"Цены реализации" (в таблице "Цены реализации")будут зарегистрированы новые позиции с указанными параметрами.
79. Генератор отчетов в Парус - Предприятие
Пункт меню: Учет | Генератор отчетов .
Раздел предназначен для создания и редактирования различного вида отчетов с использованием Генератора отчетов, который является основным средством для разработки отчетов произвольной формы.
Раздел "Генератор отчетов" обеспечивает:
- регистрацию в Системе готовых XML-отчетов, входящих в стандартный комплект поставки или полученных отдельно;
- синхронизацию расхождений отчетов, расположенных в разных каталогах;
- создание собственных отчетов;
- возможность редактирования имеющихся отчетов.
Описания отчетов, которые создаются с помощью генератора отчетов, хранятся в двух файлах: текстовом файле формата XML, содержащем правила формирования отчета, и в файле формата MS Excel (XLT), содержащем шаблон отчета. В одном XML-файле могут храниться описания нескольких отчетов.
Примечания.
1. При установке Системы XLT-файл шаблона размещается в том же каталоге, что и шаблоны встроенных в Систему отчетов (по умолчанию, в каталоге TEMPLATE), а XМL-файлы с правилами формирования отчетов – в каталоге REPGEN.
2. Носителем XML-схемы генератора отчетов является файл PR7RG_W3C.XSD. При установке Системы файл шаблона также помещается в каталог REPGEN.
Внимание! Редактирование файла PR7RG_W3C.XSD запрещается, поскольку даже безобидные исправления могут нарушить синтетическую разборку описания отчета.
Описание одного отчета в XML-файле содержит:
- привязку к разделу Системы, из которого должен открываться отчет;
- описание окна с формой запроса условий формирования отчета, которое будет открываться при запуске отчета;
- описание правил выборки информации из базы данных, правил обработки и группировки выбранных данных;
- ссылку на шаблон печати отчета, правила печати.
80. Регистрация и синхронизация отчетов в Парус - Предприятие
Примечание. Перед проведением синхронизации в разделе Файл | Настройка Системы | Пути в поле "Генератора отчетов" укажите путь к каталогу, из которого при формировании отчетов будут браться XML-файлы с их описанием и в котором также находятся служебные файлы PR7RG_W3C.XSD, EMPTYREP.XML.Если данный параметр не указан, то при регистрации отчетов Система будет искать эти файлы в каталоге REPGEN.
Для того чтобы пользоваться отчетами, их вначале необходимо зарегистрировать в разделе "Генератор отчетов" с помощью функции контекстного меню "Синхронизировать".
Процесс синхронизации состоит в приведении в соответствие сведений из разных источников (содержимого каталога REPGEN, куда описания отчетов попадают после установки Системы, содержимого каталога, указанного в поле "Генератора отчетов", и содержимого раздела "Генератор отчетов"), содержащих описание отчетов Генератора отчетов.
81. Добавление и печать отчетов в Парус - Предприятие
Добавить описание нового отчета можно либо в новый файл, либо в уже существующий XML-файл.
Добавление в новый файл осуществляется двумя способами:
- введением всех данных из клавиатуры (функция "Добавить" или клавиша i);
- копированием части данных из аналогичной записи, зарегистрированного раньше (функция "Размножить" или клавиша 2).
Примечание. После выбора команды "Размножить" на экране появляется запрос, в каком файле следует создавать отчет: в старом или новом. При создании в новом файле Система переносит во вновь создаваемый отчет все характеристики исходного отчета, изменив только его название, имя XML-файла описания отчета и имя XLT-файла шаблона отчета.
Добавить новый отчет в уже существующий XML-файл можно только на основании уже имеющегося в этом файле отчета при помощи команды "Размножить".
Печать каждого отчета выполняется из назначенного для него раздела Системы либо из раздела "Генератор отчетов". Если Вам необходимо осуществлять печать только из раздела Системы, тогда в форме редактирования отчета во вкладке "Отчет | Дополнительные данные" установите переключатель "Печать только из раздела".
82. Экспорт и импорт записей в формате XML (Парус – Предприятие)
В Системе предусмотрена возможность осуществления экспорта и импорта записей в XML-формате. Данный формат разработан на основе спецификации eXtensible Markup Language (XML).
83. Экспорт записей в Парус - Предприятие
Путь в меню: Файл | Экс-порт.
Функция используется для выполнения экспорта данных из текущей базы данных во внешний файл. Экспорт данных производится в файл формата XML, который Система сохраняет в указанный Вами каталог.
В Системе предусмотрены следующие возможности выполнения экспорта данных:
- Экспорт всех разделов Системы – будут экспортированы данные из всех разделов Системы либо из указанных Вами разделов. Для выполнения экспорта всех разделов Системы функцию экспорта необходимо запускать через пункт главного меню Файл | Экспорт.
- Экспорт данных конкретного раздела – будут экспортированы данные только того раздела, из которого вызывается функция экспорта. В данном случае возможен экспорт текущей, помеченных или всех записей раздела. Экспорт записей раздела осуществляется вместе с зарегистрированными каталогами. Для его выполнения используется функция контекстного меню "Экспорт".
Окно раздела "Экспорт" состоит из трех вкладок:
- Вкладка "Настройки" содержит данные о путях местонахождения файлов экспорта, архива, отчета и прочее. Здесь Вы можете также обусловить, следует ли отправлять файл экспорта по электронной почте и указать соответствующие адреса.
- Во вкладке "Параметры" Вы можете указать условия отбора для записей, которые необходимо экспортировать.
- Вкладка "Разделы Системы" содержит перечень всех разделов Системы. Здесь Вы можете отметить разделы, подлежащие экспорту.
84. Импорт записей в Парус - Предприятие
Путь в меню: Файл | Импорт.
Функция используется для выполнения импорта данных в текущую базу данных из внешнего файла. Импорт данных производится из файла формата XML по указанному Вами пути.
В Системе существуют следующие возможности выполнения импорта данных:
- Импорт всех разделов Системы – будут импортированы данные всех разделов Системы, которые находятся в указанном файле импорта. Для выполнения импорта всех разделов Системы функцию импорта необходимо запускать из главного меню Файл | Импорт.
- Импорт данных конкретного раздела – будут импортированы данные только того раздела, из которого запускается функция импорта. Для его выполнения используется функция контекстного меню "Импорт".
Во время импорта Система проверяет, существует ли в текущем разделе запись с подобным уникальным полем в любом из каталогов текущего раздела. В случае, если запись с подобным уникальным полем существует, добавления записи не происходит, а если запись не существует, тогда Система импортирует запись и каталог, в котором она (запись) зарегистрирована (если такого каталога нет в текущем разделе) из указанного Вами файла.
Параметры импорта при дублировании документов и словарных понятий задаются во вкладке "Параметры" формы "Импорт данных в формате XML". Информацию о дате и времени формирования файла, из которого необходимо импортировать данные, Вы можете получить, нажав кнопку "Загрузить" во вкладке "Настройки". Во вкладке "Разделы Системы" путем установки соответствующих переключателей Вы можете выбрать разделы, в которые необходимо импортировать данные.
85. Работа с модулем "Оповещения"
Модуль "Оповещения" является служебным модулем и в целом предназначен для:
- получения оповещений с типом "Сообщения" (оповещения остальных типов приходят получателям в виде электронного письма, SMS-сообщения на мобильный телефон либо сообщения NetSend);
- настройки параметров отправки оповещений с типами "E-mail", "SMS", "NetSend";
- переписки (с использованием индивидуальных и многоадресных мгновенных сообщений) и общения в чате между пользователями, зарегистрированными в Системе для указанной базы данных.
Примечание. Параметры получения оповещений задаются пользователями в разделе Настройка Системы | Оповещения модуля "Канцелярия".
86. Отправки оповещений в Парус - Предприятие
Настройка параметров отправки оповещений всех типов, кроме типа "Сообщение", осуществляется в разделе Настройка Системы | Почта.
Установка переключателя "Доставлять оповещения по E-mail/SMS/NetSend" определяет, что оповещения в виде электронных писем (E-mail), текстовых сообщений (SMS, NetSend) будут доставлены с данной рабочей станции. Если этот переключатель не установлен ни на одной из рабочих станций, а в разделе Настройка Системы | Оповещения модуля "Канцелярия" установлен тип оповещения, отличный от "Сообщение", то получатели не получат соответствующих оповещений. Таким образом, решающее значение имеют параметры отправки оповещений, то есть, только установкой этих параметров на одной из рабочих станций отправителя определяется возможность доставки оповещений получателям.
В поле "Приоритет" следует указать приоритет отправителя оповещений. Для нескольких отправителей оповещений может быть установлен либо одинаковый, либо разный приоритет. В случае, если одна из рабочих станций отправителей с одинаковым приоритетом стала активной раньше другой, тогда отправка сообщений происходит с этой рабочей станции. Если приоритет разный, тогда отправка оповещений осуществляется с рабочей станции, имеющей наиболее высокий приоритет. Если же рабочая станция с самым высоким приоритетом неактивна, тогда отправка оповещений осуществляется с рабочей станции с более низким приоритетом и так далее.
В блоке полей "Отправка почты" указываются параметры отправки электронной почты с использованием различных библиотек (MAPI, CDO).
87. Использование чата в Парус - Предприятие
Окно "Чат", которое открывается с использованием одноименного пункта контекстного меню Системы, предназначено для создания и просмотра сообщений, которыми обмениваются между собой участники чата и участники индивидуальной переписки. Также в этом окне Вы можете просмотреть все полученные оповещения с типом "Сообщение". Таким образом, находясь в окне "Чат", Вы можете выбрать режим информационного общения с другими пользователями Системы, установив нужный переключатель ("Чат", "Переписка" или "Оповещения"). Также для каждого режима Вы можете просмотреть все записи по состоянию на указанную (выбранную) дату за весь текущий год.
Режим "Чат" аналогичен режиму конференции, то есть, сообщения, отправленные в чате, доступны для общего просмотра и для ответов всем пользователям.
Режим "Переписка" служит для обмена сообщениями с выбранным адресатом.
Примечание. В окне списка "Пользователи" двойным щелчком мыши открывается форма для отправки индивидуальных сообщений.
Режим "Оповещения" используется для просмотра полученных оповещений с типом "Сообщение".
88. Отправка сообщений в Парус - Предприятие
Отправку многоадресных либо индивидуальных сообщений Вы можете осуществлять в окне "Чат" с установленным режимом "Переписка" либо с использованием пунктов контекстного меню Системы "Послать сообщение", "Многоадресное ...".