Шпаргалка з курсу Інформаційні системи та технології в економіці - 40 питань

« Назад

Господарська діяльність підприємства характеризується окремими показниками. На основі економічної доцільності виконується об'єднання показників у логічні групи, наприклад: засоби виробництва, предмети праці, персонал, виробничий процес, фінанси, продукція. При відображенні інформації застосовується принцип світлофора — значення показників, що потрапляють до розподілів шкали оцінок (відмінно / добре / задовільно / погано / небезпечно / дуже небезпечно), виділяються відповідним кольором.

Показники розраховуються на підставі інформації з загальної бази даних системи управління підприємством, наповнення якої відбувається під час функціонування різних модулів — фінансово-розрахункових операцій (ФРО), управління збутом, виробничого планування та ін. Крім того, їх можна імпортувати з зовнішніх систем або ввести вручну. Розраховані показники зберігаються в архіві. Граничні значення показників вводяться до модуля Інформаційна система керівника і являють собою базу нормативно-довідкової інформації цього модуля.

На практиці кожен керівник відстежує свій набір показників. Це визначається і зовнішнім оточенням підприємства, і його специфікою, і тим, які показники керівник вважає найбільш важливими. Тому інформаційна система для управління підприємством повинна бути індивідуальною, спиратися на потреби і методи управління саме цього керівника. Для забезпечення необхідної гнучкості під час реалізації цього модуля застосовано підхід інтеграції з іншими прикладними системами.

6. Фінансовий контур

У Фінансовому контурі передбачено формування всього спектра фінансових документів, що супроводжують рух грошей (платіжні доручення, платіжні вимоги тощо). Ці документи можуть бути пов'язані з документами-підставами, створеними в інших контурах управління підприємством.

Система забезпечує контроль відповідності платежів, оформлених фінансовими документами, і сум, зазначених у документах-підставах, а також одержання балансу взаєморозрахунків з контрагентами за кожним документом-підставою в динамічному режимі.

Передбачено можливість ведення обліку як у національній грошовій одиниці, так і в іноземній валюті. Система може робити розрахунок і облік курсової різниці, що виникає під час здійснення експортно-імпортних операцій та операцій з валютою.

Модуль Фінансове планування дозволяє вирішувати завдання в кілька етапів: планування й моделювання різних варіантів бюджетів, узгодження й затвердження бюджетів, формування фактичних показників бюджету, аналіз виконання бюджету, проведення коригувань бюджету.

У процесі етапу планування в системі може існувати кілька варіантів бюджету, що відповідають різним сценаріям розвитку ситуації, яка впливає на бюджет. Наприклад, оптимістичний варіант бюджету може відповідати певному прогнозу курсу валюти, збільшенню обсягів продажу тощо, песимістичний — падінню обсягів продажу, збільшенню витрат на придбання сировини, енергоносіїв та ін.

Етап узгодження й затвердження бюджетів являє собою ітераційну процедуру. У модулі є можливість зберігати і порівнювати дані всіх ітерацій узгодження бюджетів. У підсумку, після декількох ітерацій сформовано обов'язковий до виконання варіант бюджету.

Для проведення аналізу виконання бюджету в системі передбачено: можливість порівняння планових і фактичних даних минулих або поточних періодів; розрахунок відсоткового відхилення планових і фактичних даних за статтями; одержання звітності план / факт за різними аналітичними розрізами.

За результатами аналізу виконання бюджету можливе коригування бюджетів на наступні періоди з урахуванням фактичних даних. За цими статтями можливе проведення коригувань методом приблизного планування. У модулі так само є можливість зберігати всі бюджети до і після проведення коригувань і виконувати порівняння цих бюджетів.

Призначення модуля Платіжний календар — оперативне управління грошовими потоками підприємства, визначення оптимального плану надходження і витрати коштів та його коригування.

Основне завдання модуля Фінансовий аналіз — оцінка фінансового стану підприємства і виявлення перспектив його подальшого розвитку. Аналіз провадиться на основі даних балансу підприємства, а також різних довідок і додатків. Уся вхідна інформація програмно контролюється шляхом взаємного пов'язування показників.

Аналіз фінансового стану може провадитися за декількома методиками. Наприклад, при проведенні експрес-аналізу робиться оцінка економічного потенціалу суб'єктів господарювання й оцінка результативності їхньої господарської діяльності.

Оцінка фінансового стану підприємства провадиться шляхом розрахунку коефіцієнтів незалежності, фінансової стійкості, рентабельності, платоспроможності й ін.

Модуль Бухгалтерський облік забезпечує облік господарської діяльності підприємства шляхом проведення типових господарських операцій (ТГО) — процедур, що налаштовуються користувачем, рознесення суми господарського документа за рахунками бухгалтерського обліку з урахуванням заданої аналітики. ТГО класифікуються за видом господарських документів (фінансово-розрахункові, збут, постачання, виробництво тощо), до яких вони можуть застосовуватися.

Модуль ТТО забезпечує рознесення суми господарського документа за рахунками бухгалтерського обліку шляхом вибору необхідної ТГО для оброблення конкретного документа (рис. 2.5). У результаті формуються бухгалтерські проводки з урахуванням аналітики, зумовленої налаштуванням ТГО. Налаштування ТГО дозволяє вести рівнобіжний облік відповідних сум у валюті. Той самий документ може оброблятися за допомогою декількох ТГО.

Режим групового формування проводок забезпечує створення проводок за всіма господарськими операціями, первинні документи яких пов'язано з однією або декількома операціями, зазначеними користувачем ТГО, а також дозволяє аналогічним чином зробити скасування сформованих проводок.

Одна ТГО дозволяє сформувати одночасно кілька проводок відповідно до даного документа. Зі зміною налаштування ТГО можливе групове перерахування сум проводок, сформованих за її допомоги.

Програмні засоби при виконанні модуля Фінансово-розрахункові операції (ФРО) повинні дозволяти імпорт банківської виписки, прийнятої з банку засобами електронної системи платежів. На основі її аналізу програма формує вхідні й вихідні платіжні документи, здійснюючи контроль коректності сум, реквізитів банків і підприємств.

Модуль ФРО забезпечує формування різноманітних звітів: аналітичні відомості за бухгалтерськими рахунками, відомості з групуванням даних, обігово-сальдові відомості, журнали-ордери, шахматки.

Модуль Каса дозволяє здійснювати облік: розрахунків наявними засобами з постачальниками і покупцями, витрат на відрядження, усіх видів розрахунків з підзвітними особами, зарплати і виплат, виданих через касу, депонованої зарплати.

Засоби модуля Каса дозволяють вести облік касових операцій як у національній, так і в іноземній наявній валюті.

Модуль Цінні папери і кредити дозволяє робити облік розрахунків за допомогою векселів, облік банківських кредитів, облік купівлі та продажу акцій і облігацій, формувати звіти за фінансовими вкладеннями і позиками.

Операція з цінними паперами оформляється у вигляді акта прийому-передачі. Цей документ пов'язується з документом-підставою, згідно з яким відбувається взаєморозрахунок з контрагентом. В акті здійснюється перерахування цінних паперів, переданих у рахунок погашення дебеторської або кредиторської заборгованості. За допомогою вибору ТГО здійснюється формування бухгалтерських проводок, що забезпечують облік виконаної господарської операції.

Модуль Основні засоби (ОЗ) і нематеріальні активи (НМА) дозволяє: створювати і вести картотеку ОЗ, вести облік декількох однотипних об'єктів ОЗ за допомогою однієї інвентарної картки, вести облік складних ієрархічних об'єктів, вести рівнобіжний облік основних фондів на основі різних методів, здійснювати всі операції з обліку основних фондів, робити розрахунок амортизації, вести облік змісту дорогоцінних металів в ОЗ.

Облік нематеріальних активів провадиться в модулі аналогічно обліку для ОЗ, з тією відмінністю, що переоцінка їх не здійснюється.

Засобами модуля Малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП), виконуються облік наявності й руху, проведення операцій оприбуткування, внутрішнього переміщення, нарахування зносу, списання МШП.

Модуль Бухгалтерська звітність забезпечує формування різної звітності. Склад вихідної бухгалтерської звітності, форма подання даних і методики розрахунку періодично вимагають коригування в зв'язку зі зміною чинного законодавства, специфіки діяльності та структури підприємства, вимог статистичних і податкових органів. Вплив перерахованих факторів приводить до необхідності доопрацювання звітних форм. Ця проблема вирішується шляхом використання вбудованої мови проектування звітних форм, що дозволяє скоригувати будь-яку форму необхідного звіту або створити нову.

Одним з основних завдань усіх підприємств є розрахунок фактичної собівартості продукції або послуг і формування відпускних цін на них, що відповідає меті одержання прибутку.

За допомогою засобів модуля Розрахунок фактичних витрат, при веденні відповідної аналітики за рахунками бухгалтерського обліку, можна робити розрахунок фактичних витрат на виготовлення виробів, що складають виробничу номенклатуру підприємства, груп виробів і виробничих замовлень.

За допомогою модуля Консолідація в системі реалізується можливість ведення рівнобіжного обліку в декількох планах рахунків бухгалтерського обліку, тобто багатоплановість рахунків. Один план рахунків може бути, наприклад, українською мовою, другий — білоруською, третій — російською і т.ін. Кількість планів рахунків програмою не обмежується.

Користувач може самостійно визначати найменування планів рахунків, вводити будь-які номери рахунків та їхні назви. В усіх планах можна вводити субрахунки, коди аналітичного обліку, вести контроль припустимої кореспонденції.

Типові господарські операції можуть бути налаштовані таким чином, що вони будуть одночасно формувати проводки за всіма наявними планами рахунків, причому в кожному з них — у необхідній кореспонденції та з розрахунками сум обігів.

Усі можливості Фінансового контуру, описані вище, є в будь-якому плані рахунків. Для кожного з них можливе створення будь-якої форми балансу і будь-якого звіту, використовуючи вже згадувану мову проектування звітів.

Модуль Консолідація забезпечує можливість ведення консолідованої бази даних підприємства й одержання консолідованої звітності за результатами діяльності філій.

7. Контур логістики

Контур логістики забезпечує деталізацію й виконання планів постачання та збуту; управління матеріальними потоками всередині підприємства та при взаємодії з постачальниками й одержувачами продукції, товарів і послуг; контроль взаєморозрахунків з контрагентами.

До базового комплекту контуру входять модулі: Управління договорами, Складський облік, Управління постачанням, Управління збутом, Розрахунок із контрагентами.

Договори і контракти є важливими юридичними документами, що регулюють взаємини між суб'єктами господарювання і впливають на їхню діяльність.

Модуль Управління договорами призначено для автоматизації бізнес-процедур, пов'язаних з укладанням, виконанням та обліком договорів і контрактів. Він спрощує вирішення таких завдань: укладання договорів, формування календарних планів руху товарів, послуг і платежів, розрахунок штрафів за порушення умов і термінів відвантаження й оплати, організацію транспортування й формування платіжних документів, формування звітності й проведення остаточних розрахунків.

Модуль Управління постачанням дозволяє автоматизувати процеси закупівлі необхідних підприємству товарів і матеріалів, одержання послуг. Безпосередньо в модулі зосереджено операції з роботи з конкретними документами на придбання, а саме: з документами-підставами, накладними, дорученнями.

Функції оброблення документів у модулі Управління збутом реалізовано аналогічно модулю Управління постачанням. Новими елементами, порівняно з попереднім, є формування відпускних цін, резервування матеріальних цінностей, що відпускаються за документами-підставами (МЦ).

Формування відпускних цін виконується за допомогою прейскурантів. Система управління дозволяє створювати і підтримувати довільну кількість різних прейскурантів. Прайс-лист можна формувати вручну або автоматично, розраховуючи передбачувану ціну реалізації шляхом додавання до облікової або заводської ціни МЦ описаних користувачем торговельних націнок і податків.

При наданні послуг, вартість яких не є фіксованою, а залежить від певного набору параметрів і розраховується за заданим тарифом, використовується механізм розрахункових послуг.

Модуль Складський облік тісно пов'язано із завданнями управління постачанням і збутом, а також обліком матеріалів у виробництві. Складські ордери формуються за супровідними документам на приймання й відпускання МЦ у всіх модулях, де створюються такі документи.

Основні можливості модуля Складський облік: ведення прибуткових і видаткових складських ордерів, розподіл МЦ за матеріально відповідальними особами, партіями, осередками зберігання, облік МЦ у декількох валютах, облік операцій з МЦ за допомогою картки складського обліку, облік операцій внутрішнього переміщення, динамічне перерахування складських залишків, облік партій МЦ, контроль термінів зберігання партій, термінів дії сертифікатів, ведення облікових цін, проведення інвентаризації, проведення переоцінки МЦ, облік операцій комплектування і розукомплектовування МЦ на складах; облік пересортування й ін.

Модуль Розрахунок з контрагентами призначено для контролю над порядком розрахунків з постачальниками й одержувачами.

Таким чином, Контур логістики дозволяє автоматизувати процес руху матеріальних цінностей.

8. Контур управління виробництвом

Система управління підприємством, належачи до класу фінансово-економічних систем, містить у собі не тільки уніфіковані компоненти, призначені для експлуатації в будь-яких організаціях, але і низку спеціалізованих модулів, що автоматизують процеси управління виробництвом промислової продукції. До них належать класичні підсистеми традиційних АСУ виробництвом: техніко-економічне планування, облік витрат на виробництво, управління ремонтами, технічна підготовка виробництва.

Програмний модуль Техніко-економічне планування (ТЕП) призначено для використання в планово-економічній службі підприємств. Програмний модуль містить у собі три блоки завдань: підтримка нормативно-довідкової інформації, планування виробництва, розрахунок планової собівартості продукції.

Модуль дозволяє автоматизувати розрахунки при формуванні виробничої програми й оперативних планів випуску продукції; оцінці потреб на виробництво в матеріалах, працевитратах і фахівцях; оцінці виробничої потужності; обліку матеріальних і трудових ресурсів, акумульованих у незавершеному виробництві.

Мінімальним періодом планування в модулі є місяць. План також може бути розраховано на рік або на квартал. Модуль надає можливість формувати план виробництва в декілька способів: за сумою договорів на постачання продукції; на суму виробничих замовлень; за результатами попереднього року; виходячи з плану на рік або на квартал пропорційно кількості робочих днів у місяці; інтерактивно. Припустимі на підприємстві варіанти формування задаються в налаштуванні модуля.

Виробнича програма за структурними підрозділами на місяць може формуватися або на основі плану виробництва, або на суму виробничих замовлень з обліком наявних на початку місяця запасів сировини.

Планова собівартість розраховується на основі норм витрати матеріалів і працевитрат на виготовлення продукції, планово-облікових або середніх на місяць відпускних цін матеріалів і закуплених деталей, тарифних ставок оплати праці виробничого персоналу, кошторисів накладних витрат за структурними підрозділами і загальнозаводськими кошторисами, обсягів випуску продукції за виробничою програмою або фактичними обсягами випуску продукції на місяць.

Витрати на обсяг випуску продукції розраховуються за структурними підрозділами, статтями калькуляції й економічними елементами витрат. Калькуляції собівартості виробів розраховуються за підрозділами і статтями калькуляції.

Модуль також дозволяє розраховувати фактичні витрати за період за даними оперативного обліку у виробництві.

Програмний модуль Облік витрат на виробництво призначено для використання фахівцями виробничого бюро бухгалтерії підприємства. Він автоматизує функції розрахунку фактичних витрат за даними бухгалтерського обліку. Розрахунки виконуються на основі бухгалтерських проводок, сформованих за обліковий період. Програмний модуль вирішує такі завдання: облік фактичних обсягів випуску продукції, розрахунок фактичних витрат.

Програмний модуль Технічна підготовка виробництва (ТПВ) призначено для використання в конструкторських відділах, службах технічної документації, технологічних, планово-економічних і планово-диспетчерських службах підприємства.

ТПВ виконується при освоєнні виробів у серійному виробництві та підготовці до запуску кожного замовлення в одиничному виробництві. Якість і повнота технічної підготовки виробництва визначає в результаті якість планування й управління процесом виробництва.

Склад розв'язуваних завдань за напрямками: конструкторська підготовка виробництва, технологічна підготовка виробництва, розрахункові операції.

Модуль Управління ремонтами призначено для використання в ремонтних службах підприємства. Основним завданням модуля є забезпечення надійного функціонування устаткування й належного утримання виробничих приміщень, планування для цього потреб у ресурсах, облік використання витрат на ремонтні й профілактичні роботи.

Система планування ремонтів ґрунтується на розрахунку графіка за встановленими нормами періодичності й тривалості міжремонтного періоду, з можливістю автоматичного формування замовлень на ремонт за типовими ремонтами. Цей графік дозволяє складати як довгострокові (річні), так і найближчі (місячні) плани робіт.

Отримані у процесі планування замовлення на ремонт слугують підставою для його виконання. У модулі враховується не тільки планові ремонти, але й ті ремонти, що мають позаплановий характер (у разі аварійної зупинки або відмови в роботі об'єкта ремонту). Вони доповнюють графік планових ремонтів і використовуються в усіх звітах і вихідних формах. Передбачено можливість формування записів у Журналі реєстрації простоїв устаткування із зазначенням дати і часу зупинки і запуску, причин і винуватців простою, а також заходів і виконавців ліквідації аварії.

За результатами виконаних ремонтних робіт у модулі Господарські операції виконується рознесення витрат за бухгалтерськими рахунками з використанням механізму ТГО.

9. Контур управління зв'язками з клієнтами

Цей контур включає модулі Менеджмент і Маркетинг. Основне призначення першого модуля — нагромадження всебічної інформації про потенційних і реальних клієнтів підприємства, дилерів, партнерів, рекламні фірми, конкурентів, товари тощо, тоді як другий модуль орієнтовано на проведення маркетингового аналізу на основі сформованої бази даних. Модуль орієнтовано на співробітників відділів збуту, технічної підтримки, маркетингу (рис. 2.8). Формовану модулем звітність призначено для менеджерів підприємств, начальників відділів збуту і маркетингу і, можливо, президента або виконавчого директора.

Для проведення маркетингового аналізу можна створити групування товарів за типом збуту, життєвим циклом та асортиментною групою, а потім модуль буде автоматично підтримувати це групування.

Під терміном "маркетинг" прийнято розуміти одну з систем управління підприємством, яка базується на комплексному обліку і прогнозуванні процесів, що відбуваються на ринку, і спрямована на завоювання частки ринку, утримання клієнтів та, як результат, одержання максимального прибутку від виробництва і збуту товарів і послуг.

10. Контур управління персоналом

Контур дозволяє автоматизувати облік кадрів на підприємстві й виконувати обчислювальні процедури, пов'язані з оплатою праці персоналу. Модуль Управління персоналом має тісний взаємозв'язок з модулем Заробітна плата (рис. 2.10). Облікові дані працівників, введені в одному з цих модулів, стають доступними для іншого. Таким чином, виключається необхідність повторного введення ідентичних даних про працівників підприємства.

Модуль Управління персоналом призначено для планування й формування штатного розпису і резерву на заміщення посад, а також для управління ними, автоматизації процесу ведення особових справ співробітників, планування й обліку робочого часу, одержання звітів за кадровою інформацією про співробітників підприємства.

На рис. 2.11 подано схему функціонування модуля, в якій показано взаємозв'язок завдань, розв'язуваних системою, з інформацією, що зберігається в базі даних, і взаємодія з іншими модулями системи управління підприємством.

Планування й управління штатами забезпечує складання штатного розпису підприємства із зазначенням основних характеристик робочих місць. При необхідності можна завести додаткові характеристики, склад яких визначається користувачем. Усі призначення й переміщення по службі виконуються в ув'язуванні зі штатним розписом і оформлюються наказами. Один співробітник може обіймати декілька посад, у тому числі на неповну ставку. На кожне робоче місце можна скласти список співробітників, що входять у резерв на заміщення цієї посади.

Особова справа співробітника складається з декількох розділів, що містять багато показників. Розділ Анкетні дані дозволяє сформувати анкету з необхідним набором питань. Крім того, до особової справи можна підшити довільну кількість додатків, що містять текстову, графічну й іншу необхідну інформацію.

Облік робочого часу забезпечує ведення планового і фактичного табелів обліку робочого часу (у модулі Заробітна плата), інтегрованого з відпустками, лікарняними, призначеннями і переміщеннями.

Засоби підготовки звітів надають можливість гнучкого налаштування вихідних документів на потребу конкретного підприємства. Створення звіту містить у собі визначення правил добору даних про співробітників для звіту, порядок їхнього сортування й вибір форми вихідного документа. Користувач може створити свій власний звіт на додаток до вже наявних і включити його до списку стандартних звітів для подальшого використання.

Модуль Заробітна плата цілком автоматизує роботу бухгалтерів-розраховувачів і табельників і дозволяє виконувати: розроблення графіків роботи персоналу; формування табелів; розрахунок нарахувань, утримань і податків на фонд оплати праці (ФОП) при погодинній і відрядній формах оплати; сторнування раніше нарахованих і утриманих сум; формування й друк платіжних відомостей, звітів, реєстрів, різних довідок про заробітну плату й податки.

Враховано особливості розрахунків з оплати праці в сучасних умовах, включаючи зміну мінімальної заробітної плати, тарифної ставки, видів і ставок податків, індексації. Передбачено можливість використання районних коефіцієнтів, надбавок, доплат за вислугу років, виплат матеріальної допомоги і коштовних подарунків, обліку доходів сумісників, обліку підзвітних і депонованих сум, розрахунку заробітної плати від зворотного (розрахунок нарахованої суми на підставі суми, виданої на руки).

Передбачено використання багатьох видів утримань, що також допускають самостійне налаштування. Розрахунок прибуткового податку, профспілкових внесків, а також відрахувань до ПФУ є цілком автоматизованим, включаючи перерахунок за документом-підставою (ДП) нарахування або сторнування платні за попередні місяці.

Забезпечується ведення особових рахунків працівників, збереження даних про всі нарахування й утримання минулого і поточного років, а також можливість перегляду табелів і відпусток співробітників на будь-який місяць поточного або минулого років. Ці дані можуть використовуватися для одержання різноманітних звітів і довідок.

Модуль дозволяє одержувати різноманітну вихідну документацію, починаючи від розрахункових листків, платіжних відомостей, видаткових касових ордерів і закінчуючи різними зведеннями і контрольним журналом з оплати праці. Основний документ з оплати праці — розрахунково-платіжна відомість — припускає налаштування форми залежно від специфіки конкретного підприємства.

11. Адміністративний контур

Модуль Управління проектами забезпечує виробництво проектних робіт.

Завдання, які розв'язує модуль: складання планів підрозділів і окремих виконавців, планування необхідних ресурсів для виконання накреслених планів, узагальнення планів в єдиний господарський план підприємства, ув'язування робіт в єдиний календарно-мережний графік, формування планів робіт за виконавцями на будь-який період, реєстрація й контроль перебігу виконання планів.

Модуль Управління документообігом (рис. 2.13) призначено для обліку, зберігання й оброблення документів та облікових карток в електронній формі, а також для організації спілкування користувачів під час вирішення виробничих завдань.

Документи, що входять до документообігу, можуть бути отримані електронною поштою, скановані з паперових документів або підготовлені за допомогою різних текстових редакторів. Модуль надає користувачеві такі можливості: ведення й облік справ підприємства, контроль виконання документів, прийом і розсилання документів до підрозділів, а також зберігання й пошук документів у базі даних. 

12. Оцінка ефекту від автоматизації управлінських технологій

Визначаючи очікуваний ефект від упровадження інформаційних технологій у практику управління підприємством, необхідно розглянути такі питання:

критерії оцінки ефекту від автоматизації управлінської діяльності;

джерела можливого ефекту від автоматизації;

умови, необхідні для одержання ефекту;

оцінка вигід, отриманих бізнесом від інформаційних технологій. Автоматизація кожного управлінського процесу повинна або

зменшувати розмір витрат на управління, або змінювати будь-які якісні характеристики управлінського процесу, що впливають на розмір економічної користі, отриманої підприємством.

Як можливі фактори, що визначають сукупний ефект від автоматизації, часто розглядаються такі складові [48]:

якісне поліпшення процесів підготовки і прийняття рішень;

зменшення трудомісткості процесів оброблення й використання даних;

економія умовно постійних витрат за рахунок можливого скорочення адміністративно-управлінського персоналу, необхідного для забезпечення процесу управління підприємством;

переорієнтація персоналу, звільненого від рутинної діяльності з оброблення даних, на більш інтелектуальні види діяльності (наприклад, ситуаційне моделювання варіантів розвитку підприємства й аналіз даних);

стандартизація бізнес-процесів у всіх підрозділах підприємства;

оптимізація виробничої програми підприємства;

скорочення термінів повернення обігових коштів;

встановлення оптимального рівня запасів матеріальних ресурсів і обсягів незавершеного виробництва;

зменшення залежності від конкретних фізичних осіб, що є власниками інформації або технологій оброблення даних;

одержання автоматизованої підтримки заходів щодо оптимізації оподаткування компанії;

використання непомітних для виконавців (прихованих) технологій контролю виконаної ними роботи, що не вимагає надання довідок і звітів до визначеної дати.

Усі перераховані вище фактори підвищення результатів економічної ефективності являють собою лише потенціал, що повинен бути затребуваний керівником. Жодна інформаційна технологія не містить у собі важливих змін, якщо вона не базується на платформі з принципів, цілей, стимулів та ідей — усього того, що прийнято називати корпоративною філософією.

З економічної точки зору, явна користь від реалізації проекту комплексної автоматизації являє собою різницю між отриманим ефектом і витратами. Оцінка економічного зиску, який може одержати підприємство від автоматизації процедур управління, виконується експертним шляхом. Експертні оцінки можливого зниження витрат і економічного зиску від автоматизації процедур управління для конкретного підприємства зазвичай формуються на стадії проведення консалтингових робіт.

Статистичний аналіз підприємств показує, що максимальний ефект від автоматизації досягається в дев'ятимісячний термін після впровадження. При цьому загальне зниження витрат може скласти 15% річного обігу підприємства [48].

Розбіжності в результатах, одержуваних різними підприємствами, визначаються багатьма причинами. Основні з них такі:

ступінь організаційної зрілості підприємства;

наявність умов, необхідних для одержання ефекту;

обрана схема впровадження автоматизованої системи управління. Таким чином, автоматизація управлінських технологій

підприємств повинна бути орієнтована на вирішення завдань усього управлінського циклу: прогнозування та планування, обліку й контролю реалізації планів. Система автоматизації діяльності підприємства в будь-якому разі включає сім взаємозалежних контурів управління та має модульну структуру. Комплексна автоматизація даних контурів забезпечує максимальний ефект використання інформаційних технологій у системі управління підприємством.

13. Засоби автоматизації бізнес-процесів у системі 1С

На сьогодні найпопулярнішим на території СНД і країн Балтії засобом автоматизації управління в організаціях усіх галузей і видів власності є програмні продукти компанії 1С. Станом на середину 2005 р. зареєстровано понад 700 тис. організацій — користувачів програмних продуктів компанії [10].

Компанія 1С випускає тиражні програмні рішення, призначені для автоматизації типових завдань обліку й управління в комерційних підприємствах і бюджетних організаціях. У кожному програмному продукті поєднується використання стандартних рішень і максимальне врахування специфіки завдань конкретної галузі або роду діяльності підприємства.

Відмітною рисою тиражних рішень 1С є ретельне опрацювання складу їхньої функціональності [132]. До типових рішень включаються ті функції, що реально потрібні підприємствам. Це дозволяє забезпечити відповідність типових рішень до вітчизняної специфіки у частині як методології ведення обліку, так і управління діяльністю підприємства.

Система програм 1С надає можливість автоматизації за рахунок як упровадження окремих прикладних рішень, що працюватимуть автономно або інтегруватимуться з використанням різних механізмів інформаційного обміну, так і використання комплексних рішень. Використання відокремлених рішень простіше й ефективніше, якщо окремі завдання автоматизації підприємства мало перетинаються. Комплексні рішення ефективніші за необхідності ув'язування різних завдань автоматизації й готовності підприємства до формування єдиного інформаційного простору.

В основі системи програм 1С лежить єдина технологічна платформа. Вона є підґрунтям для побудови всіх прикладних рішень. Наявність єдиної технологічної платформи і загальної методології побудови прикладних рішень на її основі дозволяє створювати спеціалізовані й індивідуальні рішення на базі стандартних, додаючи до них тільки необхідні відмінності, що враховують специфіку галузі або конкретного підприємства.

Технологічна платформа системи програм 1С містить три основних компоненти: Бухгалтерський облік, Оперативний облік і Розрахунок, що мають схожі принципи функціонування й тісно інтегровані один з одним. Вони розрізняються наявністю в кожному з них механізмів, що є специфічними для вирішення визначеного типу завдань оброблення облікової інформації.

Компонент Бухгалтерський облік орієнтовано на вирішення завдань бухгалтерського обліку, насамперед, на відображення господарських операцій у системі рахунків бухгалтерського обліку. Компонент Розрахунок орієнтовано на вирішення завдань, що вимагають виконання складних, періодично повторюваних і взаємопов'язаних у динаміці розрахунків (розрахунок заробітної плати і різного роду компенсацій, розрахунок вартості замовлень та ін.). Компонент Оперативний облік є універсальним засобом вирішення завдань обліку наявності й руху різного роду засобів і ресурсів. Компоненти Бухгалтерський облік, Оперативний облік і Розрахунок системи програм 1С можуть використовуватися як автономно, так і в будь-якій їхній сукупності.

Поряд із перерахованими, до системи програм 1С входять спеціалізовані компоненти:

Web-розширення, що дозволяє об'єднати можливості системи 1С в реалізації прикладних рішень і засоби Інтернет;

Управління базами, яке призначено для реалізації розподіленого оброблення даних, організації єдиної системи автоматизованого обліку на підприємствах, що мають територіально виокремленні підрозділи.

Перераховані компоненти є технологічною платформою для створення прикладних рішень і різних конфігурацій. Конфігурація — це певна модель предметної сфери, яка побудована засобами системи 1С і забезпечує вирішення визначеної сукупності завдань обліку на основі одного або декількох компонентів цієї системи.

Створюючи визначену конфігурацію системи, можна, з одного боку, найбільш повно врахувати специфіку облікової роботи конкретного підприємства, а з іншого — відібрати ті функції, що свідомо не будуть використовуватися. Це істотно відрізняє систему програм 1С від багатьох конкурентних розробок, в яких основні можливості, попередньо закладені розробником, уже не може бути змінено без його особистої участі. Тут же користувач самостійно, без участі розробника, може доповнити або потрібним чином видозмінити ті або інші прикладні функції системи оброблення даних.

З економічної точки зору, поділ системи на технологічній платформі, прикладні рішення й конфігурації дозволяють забезпечити досить низьку вартість галузевих та індивідуальних рішень, тому що витрати на їхнє створення істотно нижче, ніж витрати на розроблення програми з нуля. Крім того, це забезпечує високу швидкість створення й упровадження рішень, тому що максимально використовуються відпрацьована функціональність і методологія, які містяться в типових рішеннях. Важливою перевагою такого підходу є уніфікація навчання користувачів.

Найпопулярнішими прикладними рішеннями, що входять до системи програм 1С, є програми: 1С: Бухгалтерія, 1С: Торгівля і Склад, 1С: Зарплата і Кадри, конфігураці'ї Виробництво + Послуги + Бухгалтерія і Фінансове планування, а також Комплексний облік, що включає в себе можливості перерахованих вище програмних продуктів.

Нині найбільше поширення отримала версія 1С:Підприємство 7.7. Однак на основі аналізу досвіду застосування цієї версії в різних умовах, а також враховуючи численні побажання її користувачів і партнерів, розроблено нову версію 1С: Підприємство 8.0. Реалізовані у 8-й версії механізми відкривають якісно нові можливості для побудови інформаційних систем управління підприємствами.

Одним із найістотніших нововведень є реалізація трирівневої архітектури сервер-клієнт-сервер, що забезпечує збільшення потужності сервера, спрощення та прискорення роботи користувачів. Якісно новий рівень платформи зумовлюється також розширенням спектра розв'язуваних завдань. Створено універсальний інструментарій, застосування якого сприяє спрощенню реалізації таких складних завдань, як розрахунок заробітної плати.

Одним із прикладів удосконалення механізмів підготовки аналітичної звітності є система інтелектуальної побудови звітів, що дозволяє складати багатовимірні крос-звіти, діаграми, звіти і зведені таблиці.

У новій версії одержали істотний розвиток засоби розроблення прикладних рішень та адміністрування системи, інтеграції з іншими додатками, можливості інтернаціоналізації платформи, став більш зручним користувацький інтерфейс.

Типові прикладні рішення компанії 1С призначено для автоматизації вирішення типових завдань обліку й управління підприємством. Під час їхнього розроблення враховувалися сучасні міжнародні методики управління (MRP II, CRM, SCM, ERP та ін.) і реальні потреби підприємств, що не вкладаються в стандартний набір функціональності цих методик.

До прикладних рішень, що існують, включено механізми інтерактивного аналізу ситуації з можливістю одержання детальних розшифровок показників, що цікавлять. Реалізовано можливість одержання й аналізу управлінської інформації на регулярній основі. Наприклад, спеціалізований звіт Рапорт керівникові забезпечує формування й подання огляду поточної ситуації, регулярно, за заданим розпорядком. Значення основних показників, зіставлення результатів роботи менеджерів можна переглянути в Інтернеті.

Порівняно з 1С: Бухгалтерія 7.7, 1С: Бухгалтерія 8.0 має такі переваги:

реалізовано можливість ведення обліку декількох організацій в єдиній інформаційній базі;

спрощено порівнянність даних бухгалтерського і податкового обліку за рахунок введення окремого плану рахунків податкового обліку;

реалізовано підтримку партіонного обліку товарів;

реалізовано аналітичний облік за місцями зберігання: кількісний і кількісно-сумарний;

реалізовано можливість обліку товарів у роздрібній торгівлі за відпускними цінами;

підтримується облік діяльності індивідуальних підприємців, що застосовують спрощену систему оподаткування;

розширено можливості налаштування типових операцій — засоби групового введення часто використовуваних бухгалтерських проводок.

Істотних змін зазнали й інші прикладні рішення. Флагманським ї беееааі ЄІ б30 аі І у] ЄЇ І ї аі 3¿ 1С є Управління виробничим підприємством. На його основі може бути сформовано єдиний інформаційний простір фінансово-господарської діяльності, що охоплює основні бізнес-процеси підприємств холдингової структури. За всіма структурами в системі ведеться наскрізний управлінський і регламентований (бухгалтерський і податковий) облік, але регламентована звітність формується окремо за самостійними організаціями. При цьому забезпечується: незалежність даних управлінського, бухгалтерського і податкового обліку; порівнянність даних управлінського, бухгалтерського і податкового обліку; збіг сумарних і кількісних оцінок активів і зобов'язань за даними управлінського, бухгалтерського і податкового обліку.

Найбільший ефект дає упровадження прикладного рішення на підприємствах з чисельністю персоналу від декількох десятків до декількох тисяч осіб, що мають десятки і сотні автоматизованих робочих місць, а також у холдингових і мережних структурах.

14. Загальна характеристика програми 1С: Бухгалтерія

Програма 1С: Бухгалтерія є універсальною системою, що дозволяє створювати автоматизовані інформаційні системи бухгалтерського і податкового обліку для підприємств різних форм власності.

Програма являє собою сукупність механізмів, призначених для маніпулювання різними типами об'єктів метаданих предметної сфери.

Під об'єктом метаданих розуміють формальний опис якихось сутностей предметної сфери автоматизації з подібними властивостями й однаковим призначенням. Для опису предметної сфери бухгалтерського обліку використовуються такі види об'єктів метаданих (рис. 3.2): константи, довідники, перерахування, документи, журнали, плани рахунків, звіти [131].

Константи призначено для зберігання постійної або умовно постійної інформації. Довідники слугують для зберігання зведень про безлічі однорідних об'єктів. Перерахування призначено для опису наборів постійних значень, не змінюваних користувачем у процесі роботи з програмою, наприклад, для опису груп основних засобів, видів руху грошей, способів руху активів та ін. Документи призначено для відображення інформації про різні факти господарської діяльності організації. Плани рахунків використовуються для опису сукупності синтетичних і аналітичних рахунків, призначених для групування інформації про господарську діяльність організації за певними ознаками. Звіти призначено для одержання результативної інформації з деякого алгоритму, описаного вбудованою мовою системи.

Структурою метаданих зветься сукупність взаємозалежних об'єктів метаданих, налаштованих на зберігання й оброблення визначеної інформації. Користувацьким інтерфейсом зветься сукупність команд головного меню й панелей інструментів, налаштованих на роботу з конкретними об'єктами даних — документами, довідниками, журналами та ін.

Права визначають повноваження користувачів на роботу з інформацією, що обробляється в системі. Процедура призначення прав користувачам вирішує два завдання: з одного боку, забезпечується конфіденційність інформації, з іншого — знижується ризик втрати інформації від несанкціонованих дій.

Більшість об'єктів метаданих має візуальне подання, що дозволяє організувати інтерактивну взаємодію користувача з об'єктом метаданих. У найбільш загальному вигляді візуальне подання включає три частини: екранний діалог, модуль і реквізити [132].

Екранний діалог призначено для введення й редагування інформації, що зберігається в об'єкті метаданих. Модуль форми — це програма вбудованою мовою системи. За її допомоги здійснюється управління реквізитами екранної форми, контроль інформації, що вводиться, виконання допоміжних розрахунків. Реквізити форм — сукупність об'єктів різних типів, що належать формі.

Сукупність трьох частин візуального подання зветься формою. Під час експлуатації системи користувач безпосередньо взаємодіє лише з однією з трьох частин форми об'єкта метаданих — екранним діалогом. Тому далі ми будемо використовувати термін "екранна форма" або "проста форма", припускаючи екранний діалог.

Програма дозволяє автоматизувати облік: надходження запасів до організації й розрахунків з постачальниками, операцій із розрахунковим рахунком, касових операцій, операцій в іноземній валюті, реалізації товарів, готової продукції, надання послуг, ТМЦ на складах, роздрібних операцій, об'єктів ОЗ і НМА, МШП, розрахунків з ПДВ, виробництва і готової продукції, витрат і фінансових результатів, розрахунків із підзвітними особами, нарахування й виплати заробітної плати.

Програма може працювати в чотирьох режимах:

1С: Підприємство — режим бухгалтерського обліку для введення й оброблення інформації;

Конфігуратор — режим для завантаження відновлення до програми резервного копіювання даних, редагування списку користувачів і встановлення пароля програми;

Наладчик — режим для розроблення програмних модулів;

Монітор — режим для перегляду списку активних користувачів, журналу реєстрації та його архівування.

Користувач-бухгалтер працює тільки в режимах 1С: Підприємство і Конфігуратор.

При запуску режиму 1С: Підприємство у вікні Інформаційні бази зображується список інформаційних баз. Власне, це і є програми бухгалтерського обліку, шлях до яких віддзеркалюється в нижній частині вікна при виділенні відповідної інформаційної бази. У цьому вікні можливе введення режиму роботи з базою, а також управління списком інформаційних баз із використанням кнопок: Змінити, Додати, Видалити.

У режимі Конфігуратор для кожного користувача може бути встановлено пароль на вхід у систему і для підтвердження його повноважень під час роботи з програмою. Для запобігання втратам важливих даних можливе створення архівної копії бази даних і наступне її відновлення з архівної копії. Для правильного функціонування програми важливо, щоб порядок сортування, обраний для таблиць інформаційної бази даних, збігався з прийнятим у системі Windows. Ця відповідність встановлюється у вікні Кодова сторінка таблиць інформаційної бази програми й у вікні Мова і регіональні стандарти панелі управління системи Windows, задаючи відповідну мову кодування даних.

15. Документи і журнали документів

У програмі інформація про господарські операції, здійснювані на підприємстві, може вводитися за допомогою документів і зберігатися в журналах документів. Для цього у програмі є пункти меню Документи і Журнали.

Створюючи численні бухгалтерські документи, варто пам'ятати, що є документи:

котрі не формують бухгалтерські проводки, наприклад: Договір, Рахунок вхідний, Платіжне доручення, Рахунок-фактура.

котрі можуть автоматично формувати бухгалтерські проводки, що правильно відбивають відповідну господарську операцію в бухгалтерському обліку, наприклад: Банківська виписка, Прибуткова накладна, Видаткова накладна, Нарахування ЗП, Прибутковий і Видатковий касові ордери, Податкова накладна, Калькуляція, Фінансові результати.

Кожен створений документ може відбиватися в різних журналах документів, а кожен журнал документів може використовуватися для зберігання документів різних видів. Крім того, у програмі існує Повний журнал, в якому відбиваються всі введені в систему документи.

При великій кількості документів, що знаходяться в журналі, виникає необхідність їхнього добору за встановлюваним часовим інтервалом видимості. Документ, зареєстрований у журналі, за допомогою спеціальної піктограми може бути позначено як документ:

— записаний, але не проведений (вертикальна паличка чорного кольору);

— проведений (галочка фіолетового кольору);

— позначений на видалення (хрестик червоного кольору). Спеціальною піктограмою в журналі документів позначаються

бухгалтерські операції, уведені вручну.

Документ будь-якого типу має номер, що може бути як текстовим, так і числовим, і дату. Кожен документ має дві частини: шапку (основна частина) і табличну частину (специфікація). У шапці задаються реквізити, що є загальними для документа. Таблична частина документа являє собою список однотипних даних, скажімо, список товарів.

Програма підтримує цілісність посилань бази даних. При цьому безпосереднє видалення об'єктів неможливе. Видалення об'єктів здійснюється в два етапи. Спочатку об'єкт позначається на видалення (які в будь-який час можна відновити в разі виникнення помилки), а потім провадиться власне видалення об'єктів при виконанні команди Видалення позначених об'єктів. Такий процес видалення об'єктів покликано захистити операцію видалення від можливих помилок.

Програма дозволяє копіювати дані з документа-підстави одного виду в новий документ іншого виду з використанням механізму Ввести на підставі. Цей механізм дозволяє прискорити процес підготовки документів і уникнути можливих помилок під час їхнього введення.

Поряд із режимом введення на підставі, у програмі існує можливість створення підпорядкованих документів. Механізм підлеглих документів дозволяє встановити зв'язок між уведеними документами.

Проведенням документа зветься дія, що виконує зміни інших даних програм на підставі інформації документа. Будь-який проведений документ можна зробити непроведеним за допомогою команди Зробити документ непроведеним. Досвід показує, що у великій організації небажано збирати багато непроведених документів, і навіть залишати їх на наступний день.

16. План рахунків для України

Однією зі стадій облікового процесу є систематизація, узагальнення та групування інформації, отриманої з первинних документів, а також її відбиття на рахунках бухгалтерського обліку.

Перелік синтетичних рахунків, що відбивають систематизоване групування інформації про різні боки діяльності суб'єкта господарювання, зветься планом рахунків бухгалтерського обліку. Його побудова дозволяє одержувати інформацію для цілей управління підприємством, контролю в інтересах власників, органів державної та виконавчої влади.

Відповідно до порядку, встановленого в Україні, господарські суб'єкти використовують єдиний план рахунків. Він є основою програми і подається у вигляді таблиці з кодами рахунків та їхнім найменуванням.

Методика розрахунку сум проводок, формованих документами, алгоритми побудови різних звітів визначаються за властивостями конкретних рахунків, що входять до програми. Тому, щоб уникнути порушення цілісності, немає можливості коригувати властивості даних рахунків або виключати їх із плану бухгалтерії.

З іншого боку, якщо методика, прийнята на підприємстві, вимагає додаткових рахунків, то можна ввести нові рахунки і задати їм властивості на свій розсуд. Крім того, можна додати свої субрахунки до рахунків, що знаходяться у програмі. При цьому властивості доданих субрахунків визначатимуться властивостями цього рахунку програми.

Перший стовпчик плану рахунків — це піктограма у вигляді літери Т. Колір цієї літери позначає:

— жовтий — облік за цим рахунком ведеться тільки в розрізі субрахунків;

— синій — субрахунок рахунку.

Якщо піктограму відзначено червоним прапорцем, то рахунок або субрахунок можна редагувати тільки в режимі Конфігуратор.

Наступний стовпчик плану рахунків Код означає повний код рахунку або субрахунку. Додаткові забалансові рахунки, що починаються з 0, знаходяться в горішній частині таблиці. У нижній частині таблиці розміщено окремі літерні забалансові рахунки (НА1, 031), що їх призначено для податкового обліку.

Наступні стовпчики відбивають призначення рахунків: Вал. — валютний; Кіл. — кількісний облік; 3аб. — забалансовий; Акт. — ознака активності рахунку стосовно балансу (А — активний, П — пасивний, АП — активно-пасивний).

Характеристика ознака активності використовується програмою для контролю залишків. Неправильне сальдо за рахунком (субрахунком) показується червоним кольором зі знаком "мінус", що послуговує сигналом користувачеві для перевірки записів на рахунках.

Характеристика забалансовий визначає принцип відбиття облікової інформації на рахунку або субрахунку і розподіл її на балансові та забалансові. Облік на балансових рахунках побудовано за принципом подвійного запису, відповідно до якого господарська операція одночасно відбивається за дебетом одного рахунку і кредитом іншого. Облік же на забалансових рахунках ведеться за допомогою простого запису, без кореспонденції між рахунками.

Якщо за рахунком (субрахунком) ведеться кількісний облік, то при введенні проводки система запитує кількість, а суму проводки розраховує як добуток ціни за одиницю та кількості.

Значення стовпчиків Субконто визначають ведення аналітичного обліку за цими рахунками. Субконто використовується на позначення групи об'єктів одного виду (контрагенти, види платежів у бюджет, партії ТМЦ). У програмі кожному виду довідника відповідає вид субконто. Склад видів субконто визначається, з одного боку, нормативними документами, а з іншого — можливістю одержання бухгалтерських підсумків у розрізі об'єктів аналітики субконто.

Чинне законодавство України передбачає, що залишки й обіги за синтетичними й аналітичними рахунками повинні збігатися. Цю вимогу закладено у програму через налаштування рахунків.

17. Організація бухгалтерського обліку

Ведення обліку в автоматизованій інформаційній системі має на увазі суцільну, безперервну, документально обґрунтовану і взаємозалежну реєстрацію всіх упроваджуваних на підприємстві господарських операцій [132].

Під суцільним відображенням господарської діяльності розуміється обов'язковий облік усього майна, усіх видів зобов'язань, усіх видів господарських операцій. Безперервність має на увазі постійне спостереження й документування фактів господарської діяльності. Під документуванням розуміється оформлення первинного документа, що фіксує факт здійснення господарської операції. Взаємозв'язок відображення зумовлений залежністю проваджуваних фактів між собою.

Принципово важливо спроектувати документи, котрі будуть автоматично генерувати проводки за всіма операціями, що фіксують факти господарської діяльності підприємства. Але на практиці іноді виникає необхідність ручного введення господарських операцій. Для відбиття таких операцій у програмі є спеціальний документ Операція, за допомогою якого проводки можуть бути введені вручну.

Організацію програми налаштовано таким чином, що під час заповнення будь-якого документа необхідними даними заборонено вводити основну частину цих даних вручну з клавіатури, і їхнє введення можливе з використанням попередньо заданої інформації в результаті:

налаштування програми під потрібне підприємство;

введення констант програми;

заповнення основних довідників Валюта, Рахунки вашої фірми, Співробітники, Фірми;

введення початкових даних про підприємство.

Перш ніж розпочати роботу з документами, необхідно визначитися з робочою датою створення документів, тому що код дати буде автоматично встановлюватися в усі створювані документи.

Оскільки програма автоматично генерує проводки й автоматично підраховує підсумки за кожним рахунком за квартал, то необхідно забезпечити умову входження робочої дати й інтервалу підсумків, що задаються з меню Сервіс/ Параметри / Бухгалтерські підсумки, в інтервал, виставлений у меню Операції / Управління бухгалтерськими підсумками. Якщо цих умов входження дат не буде дотримано, то програма не генеруватиме проводки, а значить, вона не зможе проводити документи і підраховувати правильно підсумки за рахунками.

Якщо у процесі використання програми виявлено деякі недоліки, то для виправлення їх можна скористатися ручним способом уведення документа через меню Документи/ Операції. При цьому варто пам'ятати, що проводка такого документа не супроводжується перевіркою її коректності, і вся відповідальність за використання документа Операція лягає на користувача-бухгалтера.

За результатами виконаних проводок можна переглянути звіти за конкретним рахунком або обіги за період, наприклад, за квартал, місяць або тиждень.

Для заповнення констант послуговує програма Помічник заповнення констант, що запускається автоматично під час відкриття бази даних або з меню Допомога. Помічник дозволяє задати реквізити організації, правила ведення облікової політики, прийняті в організації, значення за замовчуванням, що автоматично встановлюватимуться під час підготовки документів. Помічник також дозволяє встановити службові параметри і параметри, що визначають інтерфейс користувача.

18. Основні завдання обліку

У технологічному процесі ведення бухгалтерського обліку з використанням засобів автоматизації виділяють два етапи: підготовчий і основний. На першому етапі провадиться підготовка інформаційної бази до експлуатації: заповнення класифікаторів і довідників, введення відомостей про підприємство, налаштування окремих механізмів, заповнення списку користувачів і налаштування поточного користувача, введення залишків на рахунках і операцій за поточною датою, якщо до моменту встановлення програми підприємство уже вело фінансово-господарську діяльність. Основний етап роботи з програмою полягає в організації обліку всіх засобів господарської діяльності підприємства, а також у наданні необхідної звітності зацікавленим особам і організаціям.

Основними завданнями обліку є введення початкових залишків, облік приходу, облік витрат, облік заробітної плати, облік основних засобів і МШП, облік роздробу, облік виробництва і робота зі звітністю.

Особливістю завдань обліку є те, що їхнє вирішення вимагає створення не одного або двох документів, а цілого ланцюжка документів, що залежать один від одного і створюються у визначеному порядку.

Розрізняють такі основні завдання обліку та ланцюжки документів, рекомендованих при вирішенні цих завдань [131]:

Введення початкових залишків. Фіксуються залишки коштів, товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), залишки взаєморозрахунків, основних засобів (ОЗ) або малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП), заробітна плата (ЗП) й ін.

Облік приходу — ланцюжок документів: рахунок вхідний, платіжне доручення, банківська виписка, прибуткова накладна.

Облік витрати — ланцюжок документів: рахунок-фактура, банківська виписка, податкова накладна, видаткова накладна.

Облік заробітної плати — ланцюжок документів: нарахування ЗП, виплати ЗП.

Облік ОЗ і МШП — ланцюжок документів: прибуткова накладна, введення в експлуатацію, модернізація, нарахування зносу, ліквідація (списання).

Облік роздробу — ланцюжок документів: переміщення (основний склад — магазин), видаткова роздрібна накладна, прибутковий касовий ордер.

Облік виробництва — ланцюжок документів: попередня калькуляція (матеріали і нематеріальні витрати), фінансові результати (закриття елементів витрат — рахунок класу 8), фінансові результати (закриття загальновиробничих витрат — рахунок 91), незавершене виробництво, остаточна калькуляція (за допомогою помічника), фінансові результати (визначення фінансового результату наприкінці місяця).

Робота зі звітами: Обігово-сальдова відомість, Обігово-сальдова відомість за рахунком, Аналіз рахунку, Головна книга, Регламентні звіти.

Таким чином, завдання обліку господарської діяльності підприємства реалізуються послідовністю взаємозалежних документів.

19. Введення початкових залишків

Введення залишків здійснюється на початок звітного періоду. Якщо підприємство нове і бухгалтерські операції ще не проводилися, то вводити початкові залишки не треба. Найзручніше розпочинати ведення обліку з початку року (це дозволить потім одержувати баланс за будь-який період цього року). Можна також розпочинати облік з початку кварталу або навіть місяця. Наприклад, датуючи введення вхідних залишків 31 грудня 2006 р., поточні бухгалтерські операції вводитимемо 1 січня 2007 р.

Аналіз введених залишків проводиться за Обігово-сальдовою відомістю. У першому рядку звіту в рахунку 00 Додатковий для дотримання умови балансу необхідно, щоб сума обігу за Дт дорівнювала сумі обігу за Кт. Якщо ця умова не виконується, то первісний баланс залишків був некоректний. Необхідно знайти помилку і підкоригувати суми введення залишків за кредитом, щоб компенсувати розбіжності. 

20. Прибуткові операції ТМЦ

Прибуткові операції ТМЦ дозволяють деталізувати взаєморозрахунки організації з її контрагентами (постачальниками) за документами-замовленнями.

Документ-замовлення — це перший документ ланцюжка — зв'язаної за змістом послідовності документів. Як правило, взаєморозрахунки з основними постачальниками ведуться в розрізі договорів, а з разовими постачальниками — у розрізі рахунків вхідних / прибуткових накладних. Та якщо вибрано варіант обліку взаєморозрахунків з постачальниками за договорами, то зберігається можливість ведення обліку приходу ТМЦ за рахунками вхідної / прибуткової накладної. Якщо ж облік приходу ТМЦ за рахунками вхідної / прибуткової накладної — то документ-договір не може бути обраний як документ-замовлення. За одним замовленням може бути кілька грошових сплат за постачання ТМЦ, але не можна виконати оплату за декількома документами-замовленнями.

Кожна організація володіє визначеним запасом ТМЦ: товарів, матеріалів, послуг, палива, запасних частин, продукції та МШП. Основна маса ТМЦ такого роду надходить в організацію від постачальників.

У будь-якому разі господарська операція придбання ТМЦ може містити етапи створення документів (табл. 3.1).

Придбані за передоплатою ТМЦ зараховуються на баланс організації за їхньою первісною вартістю, що складається із закупівельної ціни і витрат, пов'язаних із придбанням. Витрати на придбання включають витрати з транспортування і страхування вантажів, суми ввізного мита, непрямі податки, що не відшкодовуються організації.

Для обліку розрахунків з постачальниками у програмі використовується рахунок 63 Розрахунки з постачальниками і підрядчиками, за яким передбачено ведення аналітичного обліку в розрізах субконто довідника Контрагенти і документа Замовлення.

Синтетичний облік ТМЦ організації ведеться у програмі на рахунках: 20 Виробничі запаси, 22 МШП, 26 Готова продукція, 28 Товари в розрізах їхніх місць зберігання і видів ТМЦ у кількісному та вартісному вимірах.

На рис. 3.4 показано схему послідовності введення документів у програмі під час купівлі ТМЦ з передоплатою. Стрілка в схемі означає команду Ввести на підставі. Наприклад, на підставі документа Договір можна створити документ Рахунок вхідний, а також документи Платіжне доручення, Прибуткова накладна, Доручення.

Вирішення завдання придбання ТМЦ без передоплати здійснюється відповідно до схеми, поданої на рис. 3.5. Як видно зі схеми, для вирішення завдань такого типу можуть застосовуватися ще два типи документів: Списання ТМЦ і Повернення постачальникові. Оплата отриманого товару, як правило, провадиться після його одержання й оприбуткування. Для цього створюється Платіжне доручення.

Придбання ТМЦ можливе і через посередника (рис. 3.6), і через підзвітну особу. Під час роботи з закордонними постачальниками придбання ТМЦ здійснюється за Державною митною декларацією (ДМД) за валюту.

21. Видаткові операції (реалізація) ТМЦ

Під реалізацією розуміється продаж ТМЦ однією організацією іншій для наступних перепродажу або придбання. У будь-якому разі облік реалізації ТМЦ може включати такі етапи [131]:

Укладання договору з контрагентом-покупцем на постачання ТМЦ, надання визначеного набору послуг.

Виставляння рахунку-фактури контрагентові — покупцеві або замовникові.

Надходження попередньої оплати від покупців ТМЦ (документи Банківська виписка, Прибутковий касовий ордер з видом операції Оплата замовлення покупцем).

Надходження оплати від покупців за вже відвантажені ТМЦ, виконані послуги (документи, перелічені в п. 3).

Відвантаження ТМЦ покупцеві (документ Видаткова накладна).

Виписка податкової накладної покупцеві. Якщо постачання ТМЦ було виконано в рамках договору з ознакою формування підсумкових накладних наприкінці місяця, то податкову накладну варто вводити наприкінці місяця в режимі введення на підставі договору або видаткової накладної. Таку податкову накладну буде сформовано на загальну суму за першою подією в рамках цього договору. В усіх інших випадках податкова накладна генерується або автоматично при проведенні документів Видаткова накладна, Надання послуг (якщо константу Автоматичне створення податкових накладних встановлено в значенні — Так,), або вноситься на підставі цих документів. На підставі виписаних податкових накладних будується звіт Книга продажу.

Повернення ТМЦ від покупця (документ Поворотна накладна, який зручно вводити на підставі відповідного документа Видаткова накладна).

Виписка додатків до податкової накладної (документи Додаток № 1 і Додаток № 2 вводяться на підставі документа Податкова накладна).

Повернення грошей покупцеві (документи Банківська виписка і Видатковий касовий ордер).

Облік про реалізацію ТМЦ ведеться на відповідних субрахунках рахунку 70 Доходи від реалізації: 701 Дохід від реалізації готової продукції, 702 Дохід від реалізації товарів, 703 Дохід від реалізації робіт і послуг. За дебетом рахунку 90 Собівартість реалізації відображується виробнича собівартість реалізованої продукції, робіт, послуг, фактична собівартість реалізованих товарів. Якщо ж облік витрат у програмі ведеться без використання рахунків класу 9 (константа тільки клас 8), то собівартість реалізації буде списуватися відразу на рахунок 791 Результат основної діяльності. Облік взаєморозрахунків із покупцями і замовниками ведеться у програмі на рахунку 36 Розрахунки з покупцями і замовниками в розрізі покупців або замовників (субконто Контрагенти) і документів-замовлень (субконто Замовлення).

На рис. 3.7 наведено схему послідовності введення документів у разі реалізації з передоплатою. На підставі документа Договір можна ввести документи: Рахунок-фактура, Податкова накладна, Видаткова накладна, Надання послуг. На підставі документа Рахунок-фактура — документи Видаткова накладна та Надання послуг. На підставі документа Видаткова накладна — документ Надання послуг.

На рис. 3.8 надано схему послідовності реалізації ТМЦ, послуг без передоплати. Відповідно до схеми, є можливість створити відразу документ Видаткова накладна як документ-замовлення, пропускаючи створення документів Договір і Рахунок-фактура. Це залежить від ознаки покупця в довіднику Контрагенти.

22. Фінансові операції з банком і касою

Для зберігання коштів і здійснення всіх видів розрахункових, кредитних і касових операцій юридичним і фізичним особам банки відкривають рахунки. На розрахунковому рахунку акумулюються вільні грошові кошти організацій: виторг за реалізовану продукцію, виконані роботи, надані послуги, авансові платежі, касовий виторг.

З розрахункового рахунку банк видає готівку на виплату заробітної плати, оплачує рахунки постачальників організацій, робить платежі до бюджету, ПФУ, Фонду соціального страхування та ін.

Прийом і видачу грошей, а також безготівкові перерахування банк робить за розрахунково-грошовими документами у встановленій формі. Виконання фінансових операцій з банком у програмі ведеться за такими документами [131]:

Платіжне доручення — доручення підприємства своєму банкові про перерахування відповідної суми зі свого розрахункового рахунку на рахунок одержувача.

Платіжна вимога — розрахунковий документ, що його видає підприємство банкові на безперечне списання (стягнення) грошей з контрагента.

Платіжна вимога — Доручення — розрахунковий документ, що складається з двох частин. Верхня частина містить вимогу постачальника до покупця стосовно оплати вартості поставленої йому продукції (послуг). Нижня являє собою доручення платника своєму банкові на перерахування з його розрахункового рахунку суми, зазначеної в графі до сплати.

Банківська виписка — це документ для відображення операцій, пов'язаних із рухом грошей за розрахунковими рахунками у гривні та в іноземній валюті.

Заява на акредитив — це спеціальна форма безготівкових грошових розрахунків між підприємствами, коли для здійснення платежів завчасно бронюються гроші платника на рахунку в банку-емітенті або банку-виконавцеві.

Інкасове доручення — це розрахунковий документ, що видає підприємство банкові на безперечне списання (стягнення) грошей з контрагента.

Для здійснення розрахунків готівкою кожна організація повинна мати касу і вести касову книгу за встановленою формою. Готівка може надходити в касу організації з банку, що обслуговує, або від покупців. Видача грошей підзвіт здійснюється, як правило, з каси організації за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими підзвіт сумами грошей. Готівка видається співробітникам організації на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, у межах сум грошей, встановлених окремими постановами Кабінету Міністрів України, а також на поточні виробничі видатки [130].

Особи, що одержали готівку підзвіт, зобов'язані надати в бухгалтерію організації звіт про витрачені суми грошей. Основними документами з руху грошей каси є прибуткові й видаткові касові ордери.

Для обліку наявності й руху грошей у програмі використовується рахунок 30 Каса в розрізі субрахунків 301 Каса в національній валюті і 302 Каса в іноземній валюті та в розрізі субконто Наші гроші, що мають тип довідника Рахунки нашої фірми.

Для складання звіту за касовими операціями у програмі призначено звіт Касова книга, сформований на підставі проводок за рахунком 30 Каса.

23. Облік розрахунків за ПДВ

Документ Податкова накладна, що надається продавцем покупцеві та складається в момент виникнення податкових зобов'язань продавця, є єдиним документом, що надає право на включення в податковий кредит сум податку на додану вартість (ПДВ), сплачених у зв'язку з придбанням ТМЦ покупцем.

У разі ввезення (імпортування) ТМЦ в Україну документом, що засвідчує право на одержання податкового кредиту, вважається документ Митна декларація, що підтверджує сплату ПДВ.

Облік розрахунків за ПДВ ведеться у програмі на рахунку субрахунку 6415 ПДВ у розрізі субконто Податки і відрахування, що має тип довідника Податки і відрахування.

Облік грошових сум ПДВ, визначених виходячи з сум отриманих авансів (у разі передоплати) за ТМЦ, необігові активи, а також роботи (послуги), що підлягають відвантаженню (виконанню), ведеться на субрахунку 643 Податкові зобов'язання в розрізі двох видів субконто: Контрагенти і Замовлення.

На субрахунку 644 Податковий кредит у розрізі субрахунків 6441 Податковий кредит і 6442 Неотриманні податкові накладні та двох видів субконто Контрагенти і Замовлення ведеться облік сум ПДВ, на які організація має право зменшити свої податкові зобов'язання.

Документами, що реалізують облік розрахунків за ПДВ, у програмі є Податкова накладна, Додаток № 1, Додаток № 2 до неї, Запис книги придбання.

Для реалізації автоматичного режиму формування податкових накладних константа Автоматичне формування податкових накладних повинна бути встановлена в значенні — Так. Це може бути за таких ситуацій:

1. У разі здійснення покупцем передоплати за реалізацію ТМЦ і проведення документів Банківська виписка і Прибутковий касовий ордер.

2. У разі відвантаження ТМЦ покупцеві, якщо сума відвантаження перевищує суму попередньої оплати покупцем або попередня оплата покупцем узагалі не мала місця при проведенні документа Видаткова накладна, документів Ліквідація необігових активів, Надання послуг.

Для підбиття підсумків за місяць може бути створено Підсумкову податкову накладну в разі безперервної реалізації ТМЦ покупцеві.

24. Розрахунок із підзвітними особами

Підзвітними особами є співробітники організації, що одержують авансом наявні суми грошей із кас підприємства на операційні й господарські видатки або витрати на відрядження.

Видача наявних коштів підзвіт провадиться, як правило, на підставі службової записки підзвітної особи з зазначенням мети витрати грошей та їхньої суми. Цільове використання грошей відбивається в Авансовому звіті підзвітної особи, до якого додаються виправдальні документи (чеки, квитанції, квитки).

Облік розрахунків із підзвітною особою ведеться на активно-пасивному рахунку 372 Розрахунки з підзвітними особами в розрізі субрахунків 3721 Розрахунки з підзвітними особами в національній валюті, 377 Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті і субконто Співробітники.

Факт видачі наявних коштів підзвіт регулюється документом Видатковий касовий ордер, а повернення невикористаних коштів підзвітною особою в касу оформлюється Прибутковим касовим ордером.

Документ Авансовий звіт є у програмі багатофункціональним документом. За його допомогою можна оформляти як операцію — розрахунок із підзвітною особою, так і господарську операцію оприбуткування ТМЦ, об'єктів основних засобів, інших матеріальних і нематеріальних активів у національній валюті від підзвітної особи.

Документ Прибуткова накладна з включеним прапорцем Через підзвітну особу і документ Авансовий звіт, що реєструє прихід ТМЦ й інших об'єктів від підзвітної особи, відбивають дві різні господарські операції, що оформлюються двома різними блоками проводок. У першому разі відбувається часткове або повне закріплення взаєморозрахунків з постачальником через списання сум, виданих підзвітній особі, а в другому — просто списання суми з підзвітної особи.

25. Нарахування й виплата заробітної плати

На кожному підприємстві, в організації в Україні потрібна реальна й достовірна інформація про трудомісткість, вироблену продукцію (послуги), про нарахування заробітної плати.

Основними показниками праці й заробітної плати, що підлягають обліку, є такі: чисельність працівників, їхні професії, кваліфікація, витрати робочого часу в людино-днях, кількість виготовленої продукції, розмір фонду оплати праці за категоріями працівників, розмір відрахувань за їхніми видами [130].

Розмір заробітної плати залежить від складності й умов виконання роботи, професійно-ділових якостей працівників, результатів їхньої праці й господарської діяльності підприємства. Регулюють заробітну плату форми і системи оплати праці. Основними формами оплати і, відповідно, обліковими показниками є відрядна і погодинна форми.

За відрядної оплати праці заробітна плата працівників прямо залежить від кількості виконаної роботи й розміру розцінки. Відрядна оплата праці складається з таких систем: прямої, прогресивної, акордної та преміальної.

За погодинної форми оплати праці заробіток працівника залежить від відпрацьованого ним часу і визначається двома системами оплати: простою погодинною і почасово-преміальною.

Форми і системи оплати праці на підприємстві регулює керівник підприємства. Держава здійснює регулювання оплати праці шляхом установлення мінімальної заробітної плати і неоподатковуваного мінімуму.

Облік використання робочого часу, а також контроль стану трудової дисципліни на підприємствах здійснюються за допомогою табельного обліку.

Фонд оплати праці (ФОП) складається з основної й додаткової, стимулівної та компенсаційної виплат на місяць.

Основна заробітна плата встановлюється у вигляді тарифних ставок (окладів) і відрядних розцінок для робочих і посадових окладів для службовців. До фонду основної заробітної плати належать такі виплати:

Заробітна плата, що нараховується за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці та посадових окладів незалежно від форм і систем оплати праці, прийнятих на підприємствах.

Суми відсоткових або компенсаційних відрахувань залежно від обсягів доходів (прибутку), отриманих від реалізації продукції (робіт, послуг), у разі якщо вони є основною заробітною платою.

Суми авторського гонорару працівникам редакцій газет, інших підприємств, оплата праці яких здійснюється за ставками авторської винагороди, що нараховується на цьому підприємстві.

Додаткова заробітна плата включає доплати, надбавки, гарантійні та компенсаційні виплати, передбачені чинним законодавством, премії за виконання виробничих завдань і функцій. До фонду додаткової заробітної плати належать:

Надбавки і доплати до тарифних ставок і посадових окладів у розмірах, передбачених чинним законодавством.

Премії робітникам, керівникам, фахівцям, службовцям за виробничі результати, включаючи премію за економію конкретних видів матеріальних ресурсів.

Винагороди (відсоткові надбавки) за вислугу років, стаж роботи, передбачені чинним законодавством.

Оплата праці працівників, що не значаться в штаті підприємства, за виконання робіт за договорами суспільно-правового характеру, включаючи договір підряду, за умови, що розрахунки виконуються цим підприємством (дані суми відбиваються у статистичній звітності у фонді оплати праці працівників поза обліковим складом і не враховуються в обчисленні середньої заробітної плати штатних працівників облікового складу підприємства).

Оплата праці у вихідні та святкові (неробочі) дні, у понаднормовий час за розцінками, установленим законодавчими актами.

Оплата вимушеного прогулу, виконання нижче оплачуваної роботи у випадках, передбачених чинним законодавством.

Виплати різниці в окладах працівникам, працевлаштованим з інших підприємств зі збереженням протягом деякого часу розміру посадового окладу за попереднім місцем роботи, а також при тимчасовому заступництві.

Стимулівні компенсаційні виплати — це винагороди за підсумками роботи в році, премії за спеціальними системами і положеннями, компенсаційні й інші грошові та матеріальні виплати, не передбачені актами чинного законодавства або здійснювані поза межами встановлених законодавством норм.

До виплат, що не входять до фонду заробітної плати, належать:

Суми вихідної допомоги, передбачені чинним законодавством.

Надбавки за пересувний, роз'їзний характер робіт. Розрахунок середньої заробітної плати для оплати часу щорічної

відпустки, додаткових відпусток, додаткової відпустки працівникам, що мають дітей, або для виплати компенсацій за невикористані відпустки здійснюється, базуючися на виплатах за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки.

Працівникові, що працює на підприємстві менше року, середня заробітна плата нараховується, базуючися на виплатах за фактичний час роботи.

Для нарахування заробітної плати, що підлягає виплаті кожному працівникові, розраховують заробіток за місяць і з цієї суми роблять необхідні відрахування.

Нарахування заробітної плати здійснюється на підставі відповідних первинних документів. Для нарахування основної заробітної плати працівникам з погодинною оплатою праці необхідно мати: відомість про посадові оклади і дані табельного обліку фактично відпрацьованого ними часу за відповідний період (місяць). Для нарахування основної заробітної плати працівникам, яким установлено відрядну оплату праці, необхідно мати обсяг їхнього виробітку за відповідними розцінками.

Облік розрахунків за всіма видами оплати праці: заробітна плата, премії, виконання суспільних доручень здійснюється на рахунку 66 Розрахунки з оплати праці. Для обліку розрахунків з оплати праці використовується два субрахунки:

661 Розрахунки із заробітної плати для відображення за кредитом субрахунку нарахувань заробітної плати всьому персоналові підприємства, а за дебетом субрахунку — виплаченої заробітної плати, депонованої заробітної плати, утриманого прибуткового податку з заробітної плати, відрахувань до ПФУ та інших відрахувань (аліменти, профспілка, безробіття, Фонд соціального страхування);

662 Розрахунки з депонентами для відображення сум своєчасної заробітної плати, премій, допоміг співробітникам підприємства.

Заробітна плата є складовою витрат виробництва й однією з важливих статей собівартості продукції. Щоб включити її до складу витрат, уся нарахована в Розрахунково-платіжних відомостях заробітна плата групується за напрямками витрат (цехів, ділянок) у спеціальній відомості.

26. Облік ТМЦ на складах фірми та роздрібні операції з ТМЦ

Кожна фірма має свою внутрішню організацію. Ця організація має свою самобутню структуру внутрішнього руху ТМЦ. Відповідно до можливих ситуацій у програмі всі склади поділяються на оптові й роздрібні, перелік яких ведеться в довіднику Місця зберігання. Для кожного складу фірми в цьому довіднику вказується його найменування і вид (оптовий або роздрібний).

Облік ТМЦ на оптових складах ведеться на рахунку 281 Товари на складі за їхньою обліковою (первісною) вартістю, а на роздрібних — на рахунку 282 Товари в торгівлі за відпускними (роздрібними) цінами. При цьому передбачається, що ТМЦ завжди прибуткуються на оптовий склад, а потім переміщуються на роздрібний склад (магазин) за допомогою документа Переміщення. З переміщенням ТМЦ можливе формування торговельної націнки. Облік торговельної націнки на ТМЦ ведеться на рахунку 285 Торговельна націнка. Аналітичний облік руху ТМЦ на складах підприємства ведеться на субконто Місця збереження, ТМЦ і Партії. Облік ТМЦ можливий як у сумарному, так і в кількісному виразі шляхом установлення відповідної опції Сумарний облік при визначенні складу в довіднику Місця зберігання.

В аналітичному обліку весь залишок ТМЦ на складі-магазині з сумарним обліком відображатиметься зі спеціальним елементом довідника Номенклатура у групі Службові, рядок Товари в асортименті. Цей елемент встановлюється в константі Товари в асортименті, а також Партії — за замовчуванням.

Програма дозволяє реалізувати такі операції складського обліку ТМЦ:

оприбуткування ТМЦ на оптовий склад (документи Прибуткова накладна, Авансовий звіт);

переміщення ТМЦ між складами підприємства;

інвентаризація наявності ТМЦ на складі;

оприбуткування надлишків ТМЦ, що виявлені в результаті інвентаризації;

переоцінка ТМЦ для зміни торговельної націнки на роздрібному складі або зміна облікової ціни на оптовому складі;

списання ТМЦ.

Документ Переміщення призначено для переміщення ТМЦ з одного складу до іншого або переміщення матеріальних, нематеріальних активів з однієї МВО на іншу. Якщо ТМЦ, що надійшли, необхідно оприбуткувати на різні склади, оприбуткування ТМЦ можна провести документально на один склад, а потім розмістити ТМЦ між складами підприємства. Переміщення ТМЦ між оптовими складами провадиться в облікових цінах. При переміщенні ТМЦ з оптового складу на роздрібний програмою формуються проводки за торговельною націнкою і ПДВ на суми, що визначаються залежно від облікової ціни ТМЦ (обраної партії) і роздрібної ціни ТМЦ, зазначеної для нього в довіднику Номенклатура. При зворотному переміщенні ТМЦ програмою формуються сторнувальні проводки з ПДВ і торговельної націнки і звичайна проводка за обліковими цінами ТМЦ.

Документ Акт інвентаризації ТМЦ послуговує для реєстрації результатів інвентаризації та створюється у вікні Повного журналу і журналі Складські. Процес реєстрації цього документа не викликає формування бухгалтерських проводок. Однак за результатами інвентаризації можливе створення документів Списання ТМЦ або Оприбуткування надлишків ТМЦ для приведення облікової кількості у відповідність до фактичної.

У процесі транспортування, зберігання й реалізації ТМЦ в організації можуть мати місце нормовані й ненормовані втрати ТМЦ.

Нормовані втрати ТМЦ виникають у результаті природного псування (бою товарів у скляній тарі, псування під час підготовки до продажу).

До ненормованих втрат ТМЦ належать втрати понад норми природного збитку (втрати від псування при неправильному зберіганні й транспортуванні, втрати у зв'язку з розкраданнями). Ненормовані втрати оформлюються відповідним актом із зазначенням причин втрат, що відносяться на винних посадових осіб, а в разі коли конкретні винні особи не можуть бути встановлені, ці втрати списуються на збитки підприємства.

Рекомендується створювати документи Списання ТМЦ і Оприбуткування надлишків ТМЦ за допомогою команди Ввести на підставі документа інвентаризації.

Документ Переоцінка ТМЦ використовується для обліку як змін торговельної націнки ТМЦ, що знаходяться в роздрібній торгівлі, так і змін облікової ціни ТМЦ, що знаходяться на оптовому складі організації. При проведенні документа формуються проводки і змінюються періодичні дані ціни ТМЦ у довіднику Номенклатура.

Під роздрібними операціями в торгівлі розуміється продаж ТМЦ кінцевим споживачам. Величина доходу для організації роздрібної торгівлі визначається за сумою виторгу, отриманого від продажу ТМЦ. При цьому суми ПДВ та інші непрямі податки повинно бути виключено із суми доходів.

Облік доходів від реалізації ТМЦ через роздрібну мережу організації здійснюється на таких субрахунках рахунку 70 Дохід від реалізації: 701 Дохід від реалізації готової продукції, 702 Дохід від реалізації товарів, 703 Дохід від реалізації робіт і послуг. За кредитом цих субрахунків відбивається одержання доходу, а за дебетом — суми непрямих податків типу ПДВ. Рахунок обліку собівартості реалізованих через роздрібну мережу ТМЦ залежить від обраної методики обліку витрат, а також від значення константи Використовувати рахунки витрат у таблиці Констант. Так, при веденні обліку витрат тільки з використанням рахунків класу 8 собівартість реалізованих ТМЦ відбиватиметься дебетом рахунку 791 Результат основної діяльності. В іншому разі — завжди за дебетом рахунку 90 Собівартість реалізації.

Для відображення факту продажу ТМЦ у магазині (на роздрібному складі) у програмі послуговує документ Роздрібна накладна, а для реєстрації повернень у магазин — документ Повернення в роздробі. У програмі передбачено можливість вести облік товарного залишку в конкретному магазині (на роздрібному складі) тільки в сумовому вимірі (нагадаємо, що ознака ведення сумового обліку встановлюється для конкретного роздрібного складу в довіднику Місця зберігання). Списання собівартості проданого ТМЦ у такому магазині, а також визначення й списання середньої суми торговельної націнки виконується у програмі за допомогою документа Визначення торговельної націнки.

27. Облік основних засобів і необігових матеріальних активів

У господарській діяльності кожного підприємства велика та особлива роль належить основним засобам (ОЗ) і необіговим матеріальним активам (НМА).

Основними засобами вважаються матеріальні активи, використовувані організацією у процесі виробництва або постачання ТМЦ, виконання робіт, послуг, здійснення адміністративних і соціально-культурних функцій протягом періоду, що перевищує 12 місяців. Облік наявності й руху їх ведеться на рахунку 10 Основні засоби. Для цілей конкретизації аналітичного обліку основні засоби поділено на дев'ять класифікаційних груп, облік яких ведеться на відповідних субрахунках рахунку 10.

До необігових матеріальних активів належить група об'єктів, яка не ввійшла до основних засобів за рахунком 10, але, разом із тим, задовольняє визначенню основних фондів. До них відносяться малоцінні об'єкти основних фондів, бібліотечні фонди, тимчасові споруди. Облік і рух НМА ведеться на рахунку 11 Інші необігові матеріальні активи. Бухгалтерський облік НМА ведеться на синтетичному рахунку 12 Нематеріальні активи, у вигляді активів нематеріальної форми, які можуть бути відособлені від підприємства і знаходяться на підприємстві з метою використання протягом періоду понад один рік для виробництва, торгівлі або адміністративних справ. Нематеріальний актив визнається як актив і відбивається в балансі в тому разі, якщо:

існує ймовірність того, що організація одержить у майбутньому економічні зиски, пов'язані з використанням такого активу;

вартість такого активу можна вірогідно визначити.

Попри розбіжності у визначенні об'єктів основних засобів, НМА, інших необігових матеріальних активів у бухгалтерському обліку цих об'єктів можна виділити кілька етапів, що мають самостійне значення й документальне оформлення:

введення в експлуатацію — надходження об'єкта в організацію і зарахування його на баланс;

модернізація, модифікація, реконструкція — поліпшення якості об'єкта;

нарахування амортизації;

переміщення об'єктів обліку;

вибуття з організації об'єктів обліку внаслідок продажу або ліквідації.

У програмі облік ОЗ, НМА й інших об'єктів необігових матеріальних активів ведеться на рахунках 10, 11, 12 у розрізі їхніх місць зберігання (довідник Місця зберігання) і найменувань об'єктів (довідник Необігові активи).

Більшість необігових активів надходить в організацію в результаті придбання їх за плату в інших організаціях, тобто за рахунок капітальних інвестицій.

Капітальні інвестиції — це сукупність витрат підприємства на придбання матеріальних і нематеріальних активів. Бухгалтерський облік витрат на придбання матеріальних і нематеріальних активів здійснюється у програмі на таких субрахунках рахунку 15 Капітальні інвестиції:

152 Придбання (виготовлення) основних засобів;

153 Придбання (виготовлення) інших необігових матеріальних активів;

154 Придбання (створення) нематеріальних активів.

За дебетом цих рахунків відбиваються витрати на придбання необігових матеріальних і нематеріальних активів, а з кредиту списується первісна вартість кожного об'єкта під час передання його в експлуатацію. У первісну вартість об'єктів може бути включено додаткові витрати, наприклад: суми ввізного мита, непрямі податки, що не відшкодовуються організації, витрати на страхування.

Розгляньмо методику ведення податкового обліку необігових активів у цій програмі. Ознакою нарахування зносу за тим або іншим об'єктом у податковому обліку є включений прапорець Нарахування зносу в НУ довідника Необігові активи. Тут же визначається і група основних фондів, до яких належить об'єкт обліку. Для обліку балансової вартості груп виробничих основних фондів у плані рахунків програми введено забалансовий рахунок ОЗ Балансова вартість ОЗ (податковий облік), що має такі субрахунки:

ОЗ 1 Основні засоби, група 1 (податковий облік);

ОЗ 2 Основні засоби, група 2 (податковий облік);

ОЗ 3 Основні засоби, група 3 (податковий облік).

За дебетом цих рахунків відбивається збільшення балансової вартості відповідних груп основних виробничих фондів під час введення в експлуатацію цих об'єктів, а також сторнування балансової вартості при їхньому вибутті шляхом списання за кредитом сум нарахованого зносу.

На рахунку ОЗ 1 облік балансової вартості ведеться за кожним об'єктом окремо, тобто в розрізі субконто довідника Необігові активи. Ведення кількісного обліку на рахунках ОЗ 2 і ОЗ 3, на яких при цьому у програмі не передбачено аналітичний облік, організовано з метою виявлення тієї ситуації, коли групи основних фондів ОЗ 2 і ОЗ 3 не містять матеріальних цінностей на початок звітного періоду, Але, разом із тим, їхня балансова вартість відмінна від нуля. Відповідно до законодавства України, балансова вартість такої групи належить до валових витрат платника податку такого звітного періоду [130].

Аналогічно, для обліку первісної вартості нематеріальних активів у плані рахунків програми введено забалансовий рахунок НА Балансова вартість НМА (податковий облік), що має такі субрахунки:

НА 1 Первісна вартість НМА (податковий облік);

НА 2 Амортизація НМА (податковий облік).

За дебетом рахунку НА 1 відбивається первісна вартість кожного НМА, що вводиться в експлуатацію, за кредитом — списується первісна вартість НМА під час його вибуття внаслідок продажу або ліквідації.

Нарахування амортизації за бухгалтерським обліком провадиться у програмі одночасно за всіма матеріальними і нематеріальними необіговими активами за методом, призначеним для кожного об'єкта обліку в реквізиті Метод розрахунку зносу довідника Необігові активи. Так само повинно бути задано всі параметри, необхідні для застосування того або іншого методу, а також рахунок і аналітику витрат і вид діяльності, на які буде віднесено суму нарахованого зносу в кореспонденції з відповідним субрахунком 13 Знос необігових активів.

Для нарахування амортизації в податковому обліку необхідно включити прапорець Нарахувати знос у податковому обліку в довіднику Необігові активи. Нарахування зносу за такими матеріальними активами здійснюється шляхом застосування норм амортизації з довідника Податки і відрахування, визначених для кожної групи основних фондів (ОФ) до балансової вартості групи. При цьому амортизація об'єкта ОЗ групи 1 на рахунки ОЗ 1 провадиться для досягнення балансової вартості такого об'єкта в 100 неоподатковуваних мінімумів, а груп 2 і 3 — до нульової балансової вартості об'єкта групи.

Величина зносу нематеріальних активів за податковим обліком визначається у програмі згідно з нормами, розрахованими на основі їхньої первісної вартості й терміну корисного використання активу, та нараховується для повного погашення вартості активу.

Квартальна сума амортизації за нематеріальними активами розраховується, базуючися на її місячній нормі. Суми нарахованої амортизації за необіговими матеріальними активами відбивають за кредитом субрахунків ОЗ 1, ОЗ 2, ОЗ 3, а за нематеріальними активами — за кредитом рахунку НА 2.

28. Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів

До малоцінних та швидкозношуваних предметі (МШП) належать предмети праці (дрібне устаткування, інвентар, спецодяг) які швидко зношуються у процесі використання, унаслідок чого термін їхнього використання не перевищує один рік або один операційний цикл.

У процесі провадження господарських операцій з обліку МШП виділяють такі етапи: надходження до організації, передання в експлуатацію і списання МШП.

Список МШП ведеться в довіднику Номенклатура в попередньо створеній групі МШП. Вони оприбутковуються за своєю первісною вартістю на рахунку 22 Малоцінні та швидкозношувані предмети. У первісну вартість може входити сума придбання, ввізне мито, непрямі податки, що не відшкодовуються організації, транспортно-заготівельні витрати.

Для обліку МШП використовується забалансовий рахунок МЦ МШП в експлуатації, на якому передбачено ведення кількісного й аналітичного обліку в розрізі трьох видів субконто: Місця зберігання, ТМЦ і Партії.

29. Облік виробництва і готової продукції

Під виробництвом у програмі розуміється однопередільне виробництво. Тобто можна лише один раз із відомої кількості витрат матеріалів і загальновиробничих витрат створити елемент готової

продукції.

Готова продукція — це кінцевий матеріальний результат виробничого процесу на підприємстві. З виробництва готова продукція передається на Склад готової продукції за приймально-здавальною накладною, що повинно бути відбито в бухгалтерському обліку за фактичною собівартістю.

У програмі розглядається три варіанти відображення в бухгалтерському обліку факту випуску готової продукції в організації з використанням: класу 8, класу 9, класів 8 і 9. Процес створення й руху готової продукції з матеріалів і витрат здійснюється в кілька етапів:

перший — списання матеріалів у виробництво, розрахунок попередньої собівартості на підставі вартості списаних матеріалів і приблизної вартості інших витрат, наприклад: амортизація устаткування, зарплата персоналу, витрати на управління виробництвом. Реалізується документ Калькуляція в режимі попередня;

другий — внесення даних про незавершене виробництво. На цьому етапі вказуються суми витрат, що повинні бути віднесені на собівартість продукції в наступних періодах за допомогою документа Незавершене виробництво;

третій — розрахунок остаточної собівартості виробленої продукції за звітний період на підставі фактичних даних про суми витрат і про незавершене виробництво за допомогою документа Остаточна калькуляція. Для цього можна скористатися командою Введення на підставі або помічником Створення остаточних калькуляцій.

Реалізація готової продукції у програмі оформлюється за допомогою документа Видаткова накладна.

30. Фінансові результати і завершення місяця

Кінцевою метою бухгалтерського обліку є виявлення прибутку, отриманого в організації, або виявлення збитку. Фінансовий результат відбивається на рахунку 79 Фінансові результати: за дебетом — збитки, а за кредитом — прибуток.

У виробничих організаціях для порівняння доходів і витрат, пов'язаних з виготовленням і реалізацією готової продукції, використовують рахунки 901 Собівартість реалізованої готової продукції та 701 Дохід від реалізації готової продукції. Якщо виторг з реалізації продукції перевищує в організації її собівартість, то на кінець періоду на рахунку 791 Результат основної діяльності утвориться кредитове сальдо (розмір прибутку), в іншому разі утвориться дебетове сальдо (розмір збитку).

Перед складанням бухгалтерської звітності рахунок 79 Фінансові результати закривається — він повинен мати нульове сальдо. Тому, якщо вийшов кредитовий залишок, то він списується в кредит рахунку 441 Прибуток нерозподілений як прибуток, а якщо залишок дебетовий — у дебет рахунку 442 Непокриті збитки як збиток.

Аналітичний облік на рахунку 79 Фінансові результати дозволяє виявити прибуток (збиток) за кожною окремою аналітичною позицією, наприклад за видами продукції. Це дозволяє одержати аналітичну інформацію про прибутковість (збитковість) виробництва за кожним видом діяльності. Але для цього є необхідним закриття рахунків за елементами і результатами діяльності протягом звітного періоду. Так, рахунок 91 Загальновиробничі витрати на кінець звітного періоду не повинен мати залишок, і враховані на ньому залишки повинні бути списані на основне виробництво (рахунок 23 Виробництво) або на собівартість реалізованої продукції (рахунок 90 Собівартість реалізації).

Після закриття рахунку 91 необхідно провести закриття рахунків витрат за видами діяльності класу 9 на рахунок 79 Фінансові результати. Для вирішення цих завдань у програмі є універсальний документ Фінансові результати, що забезпечує закриття всіх рахунків, для яких проведення подібної процедури потрібно за регламентними правилами ведення бухгалтерського обліку на кінець звітного періоду (місяця). Цей документ є регламентним, який призначено для виконання таких операцій:

закриття рахунків обліку витрат за елементами (рахунків класу 8);

закриття рахунку обліку загальновиробничих витрат (рахунку 91);

визначення кінцевого фінансового результату роботи організації, тобто закриття всіх рахунків обліку доходів і витрат (рахунків класу 7, 8, 9) та відповідного субрахунку рахунку 79 Фінансові результати.

31. Одержання звітності та її склад

Для одержання бухгалтерських підсумків, а також іншої зведеної або детальної інформації у програмі використовуються звіти. їх розподіляють на такі групи:

Стандартні звіти послуговують для отримання бухгалтерських підсумків у різних розрізах для будь-яких рахунків, видів субконто, валют, об'єктів аналітики, різних періодів і детальних проводок. До них належать такі звіти, як Обігово-сальдова відомість, Головна книга, Шахматка, Аналіз рахунку, Картка рахунку. Стандартні звіти являють собою цілісну систему, що дозволяє формувати одні звіти на підставі інших.

Спеціалізовані звіти орієнтовано на конкретні розділи бухгалтерського обліку і специфіку плану рахунків. До таких звітів належать: Касова книга, Книга купівель, Книга продажу, Курси валют.

Регламентовані звіти призначено для надання звітності різним контрольним інстанціям. Склад і зміст цих звітів визначаються різними державними органами і залежать від країни, в якій використовується програма. Оскільки ці звіти періодично змінюються відповідно до поточних нормативних документів, вони не входять до конфігурації програми і проставляються у вигляді окремих файлів — зовнішніх звітів, що мають розширення ext. Ці файли розміщено в каталозі ExtFoms, що підпорядкований каталогу інформаційної бази.

Однією з найзручніших можливостей системи звітів є можливість їхньої деталізації (розшифрування). При найнижчому рівні деталізації здійснюється перехід до конкретної проводки операції. 

32. Ознайомлення з програмою та Робота в режимі Конфігуратор

Запустити Конфігуратор під ім'ям користувача Админов без задання пароля. Додати нового користувача під своїм прізвищем (меню Адміністрування / Користувачі) і визначити його роль (права й інтерфейс) — Адміністратор, Основний.

Уведення кодової сторінки і порядку сортування інформаційної бази (меню Адміністрування / Кодова сторінка таблиць ИБ / Українська мова) необхідно для правильності функціонування системи, щоб порядок сортування, обраний для інформаційної бази, збігався з прийнятим у системі Windows порядком сортування (Пуск/ Панель управління/Регіональні параметри/Мова і регіональні стандарти/ Українська).

33. Режими запуску і додавання нової бази

Запустити програму Пуск./ 1С: Підприємство 7.7/ 1С: Підприємство / Бухгалтерський облік для України (demo) під ім'ям свого користувача (рис. 4.2).

Додавання нової бази здійснюється натисканням кнопки Додати у вікні Запуск 1С: Підприємство. Далі у вікні Реєстрація інформаційної бази задається назва і шлях до нової бази. 

34. Ознайомлення з документами і журналами

Відкрити повний журнал (меню Журнали / Повний журнал) і задати інтервал видимості документів з 01.01.00 по сьогодні. Переглянути документи бази даних (Друк руху).

Скласти довільний договір (меню Документи / Договір), зареєструвати в журналі, але не проводити його. Позначити введений договір на видалення, а потім видалити його з бази (меню Операції/ Видалення позначених об'єктів). При цьому слід звернути увагу на стан документів через Повний журнал: записаний, але не проведений; проведений; позначений на видалення.

Увести документи на підставі документа одного виду в документ іншого виду (у Повному журналі вибрати Документ-підставу / меню Дії/Увести на підставі/ задати формований документ), наприклад: рахунок вхідний — прибуткова накладна. Створити підпорядкований документ (у журналі вибрати Головний документ / меню Дія/ Підпорядкований документи / перевірити, що підпорядкований документ має реквізити головного документа), наприклад: прибуткове накладно-платіжне доручення.

Друкована форма документа. Через Повний журнал відкрити деякі документи (Друк руху) і переглянути, які документи створюють проводки, а які — не створюють.

Провести документ — на запит Провести документ. Скасування проведення документа — Контекстне меню/Зняти проведення або меню Дія/ Зробити документ непроведеним.

35. Вивчення плану рахунків

Відкрити план рахунків (меню Операції/План рахунків). Жовтий колір букви Т означає, що облік ведеться в розрізі субрахунків, синій — що це субрахунок рахунку. Червоний прапорець означає, що редагування можливе в режимі конструктора. Вал. — наявність валютного обліку, Кіл. — наявність кількісного обліку, Заб. — ознака забалансового рахунку, Акт. — ознака активності рахунку: А — активний, П — пасивний, АП — активно-пасивний. Субконто — визначає вид довідника і ведення аналітичного обліку за даними рахунками.

36. Організація бухгалтерського обліку в програмі

Введення даних вручну з клавіатури заборонено, але це можна зробити через попередньо введені дані: константи, довідники і початкові залишки за фірмою. Програма автоматично генерує проводки й автоматично підраховує підсумок за кожним квартальним рахунком. Для цього необхідно встановити входження робочої дати підсумків (меню Сервіс / Параметри / Бухгалтерські підсумки) в інтервал (квартал) підрахунку бухгалтерських підсумків (меню Операції/ Управління бухгалтерськими підсумками).

Установити:

робочу дату 31.12.06 (меню Сервіс/Параметри/Загальні),

інтервал перегляду документів з 10.12.06 по 31.12.06 (меню Сервіс/Параметри/ Журнали),

період бухгалтерських підсумків (меню Сервіс/Параметри/ Бухгалтерські підсумки) та інтервал підрахунку підсумків (меню Операції/ Управління бухгалтерськими підсумками) IVквартал 2006 р.

Ручне введення проводок без аналізу можливе у вікні Операція (меню Документи/ Операція). Результатом створення будь-якого документа є процес генерації проводок у Журнал проводок. За результатами розрахунків можна переглянути звіти за конкретним рахунком або обіги за період, наприклад за тиждень, місяць або квартал. До підсумкових звітів належать регламентовані звіти, такі як Баланс, Звіт про фінансові результати, Звіт у Пенсійний фонд та ін.

37. Заповнення констант і довідників

Введення констант здійснюється за допомогою вбудованої програми Помічник заповнення констант (меню Допомога/Помічник заповнення констант) у вікнах, що послідовно відкриваються: Реквізити організації, Значення за замовчуванням (використовуються для автоматичного запису у форми багатьох документів), Облікова політика (відбиваються правила ведення обліку в організації), Службові параметри, Параметри, що визначають інтерфейс користувача.

Заповнення й редагування довідників можливе як попередньо, так і під час введення операцій і документів.

38. Введення залишків грошей у касу і розрахунковий рахунок

Ввести такі вхідні залишки на дату 31.12.06 за рахунками:

Дт301 Каса — 52 515 грн

Дт311 Основний р/р — 101 200 грн

Дт104 Машини й устаткування — основний склад, принтер 233 — 400 грн

Кт40 Статутний капітал — 148 723 грн

Кт601 Короткострокові позики — за користування авто — 3772 грн

Кт631 Розрахунок з вітчизняними постачальниками — за попередньо проведеним від 20.12.06 Рахунком вхідним від фірми МКС за постачання комп'ютера — 1620 грн.

Створити документ ручних проводок Операція 1 від 31.12.07 із назвою зміст операції — Сальдо на 31.12.06 з проводками згідно із завданням (меню Документи / Операції). У поле № Ж створюваних проводок задати СА для створення окремого журналу в журналі проводок. Обчислити за допомогою формульного калькулятора (Сервіс/ Параметри/Загальні/ Використовувати формульний калькулятор) підсумкову суму проводок активу (перші три проводки) яка дорівнює 154 115 грн, і вставити її в шапку документа Сума, використовуючи буфер обміну даних Windows.

Переглянути результат бухгалтерських проводок документа Операція 1 (меню Журнали/Повний журнал/Друк руху) (рис. 4.4) і сформувати обігово-сальдову відомість за IV квартал 2006 р. (меню Звіти/ Обігово-сальдова відомість) (рис. 4.5).

Структура звіту складається з трьох частин: Сальдо на початок періоду, Обіги за період і Сальдо на кінець періоду зі стовпцями Дебет і Кредит у кожній частині. Для будь-якого рахунку через контекстне меню подвійним клацанням лівою кнопкою миші можна задати команди: Картка рахунку, Відомість за рахунком, Аналіз рахунку, Звіт за проводками, Обіги рахунку (Головна книга), Журнал-ордер за субконто.

39. Введення залишків ТМЦ

Увести такі залишки й облікові ціни без ПДВ на 31.12.06 (меню Документи/Введення залишків/Залишки ТМЦ) (рис. 4.6):

сумка жіноча, партія залишків № 1 — 34 грн, кількість — 7 шт.;

пальто, партія залишків № 2 — 345 грн, кількість — 14 шт.;

принтер HP 1200, партія залишків № 3 — 1200 грн, кількість - 4 шт.;

монітор Samsung 550 s, партія залишків № 4 — 789 грн, кількість - 8 шт.

Переглянути результат бухгалтерських проводок документа Залишки ТМЦ (меню Журнали / Повний журнал /Друк руху).

40. Введення залишків взаєморозрахунків

Увести залишки (меню Документи / Уведення залишків /Залишки взаєморозрахунків):

постачальник МКС поставив кілька модемів на суму 1500 грн (рахунок 631) згідно з рахунком-фактурою № 451 від 28.11.06, але ми ще не оплатили цей товар і маємо сальдо з ПДВ (рахунок 643) на суму 300 грн. (рис. 4.7);

ми відвантажили нашому покупцеві, фірмі Дельта пальта на суму 6000 грн (рахунок 361), згідно з договором № 46 від 11.12.06, але ще не одержали гроші за товар і маємо сальдо ПДВ із цим контрагентом.

Переглянути реєстрацію введених залишків за взаєморозрахунками у Повному журналі й відобразити документи за цими проводками (Повний журнал/Друк руху) (рис. 4.8).