Реферат Організація способів інформаційного забезпечення якості управління на підприємстві

« Назад

1. Інформація та інформаційні системи в суспільстві, суть, роль

Інформація (англ. Information) - означає тлумачення, повідомлення, роз'яснення, викладання. В теорії управління до інформації відносять такі сигнали (відомості, повідомлення), які несуть знання, зменшують невизначеність. Якщо повідомлення або його частина для даного одержувача не є інформацією, то воно називається шумом. До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв (у вигляді електричних імпульсів, усної мови, магнітного запису, показів лічильників, письмових документів, перфокарт і т. ін.) Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, перш за все у вигляді різних паперових документів, магнітних стрічок, барабанів, перфокарт і перфострічок. Практика свідчить, що в сучасних умовах ефективність управління значною мірою залежить від інформаційного забезпечення, від повноти інформації.

Для того, щоб прийняти правильне рішення, необхідно мати певну кількість інформації. Проте обсяг інформації не може визначатися тільки кількістю документів, сторінок, показників. Інколи короткі документи можуть бути більш змістовними, ніж великі доповіді й довідки.

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками: а) за формою відображення — візуальна (графіки, таблиці, табло і т. д.), аудіо інформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку); б) за формою подання — цифрова, буквена і кодована; в) за порядком виникнення — первинна і похідна; г) за характером носіїв інформації — документована і не документована; д) за призначенням — директивна (розпорядча), звітна і довідково-нормативна; є) за напрямом руху — вхідна і вихідна; ж) за стабільністю — умовно-перемінна та умовно-постійна; з) за способом відображення — текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова) і графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки); к) за способом обробітку — що піддається і що не піддається механізованій обробці.[15, с.206]

Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв'язку, запам'ятовуючою та ін.

У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову інформацію, в свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну, ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані.[2, с.125]

Усі види даних в сукупності становлять певну систему інформації. Система інформації включає людей, структуру (побудова, форма), методи, технічні засоби зняття, перетворення, передачі даних, носіїв інформації, схеми обробки даних, що показують порядок її обробки. Основними функціями управлінської інформаційної системи є збір, зберігання, накопичення, пошук і передача даних, що використовуються для підтримки прийняття рішень.

Ключову позицію в інформаційній системі займає система обробки даних (СОД). Спочатку дані вводяться в інформаційну систему. Потім вони проходять трансформацію, або процес. Процес включає різні форми маніпулювання даними і аналізу (такі як класифікація, сортування, підрахунок, підсумки), які транс­формують дані в інформацію. Інформаційно-процесійні системи також, як правило, використовують склад даних або їх акумулювання. Вихід даних — це звіти, документи, інші системні кінцеві показники, які постачають необхідну інформацію для рішень і контролю виконання поставлених завдань.

Таким чином, інформаційна система може бути визначена як набір процедур, таких як процес, збір і переробка інфор­мації для підтримки планування, прийняття рішень, коорди­нації і контролю. Інформаційні системи не обов'язково повинні бути комп'ютеризовані. Але тут увага зосереджена саме на комп'ютерних інформаційних системах, тобто мова йде про інформаційні системи, що включають використання комп'ютерів. [10,с.48-49]

Доведеним фактом є те, що для досягнення ефективного управління господарської системи необхідна достовірна та своєчасна інформація про її діяльність. На основі інформації, яка потрапляє до апарату управління успішно здійснюється аналіз, виробляється, формується та приймається управлінське рішення кожного економічного або соціального процесу, виконання якого аналізується та відповідно на основі якого приймаються майбутні управлінські рішення. Відповідно, процес інформаційного забезпечення є безперервним і для ефективного виконання процес інформаційного забезпечення є безперервним і для ефективного виконання поставлених завдань потрібно використовувати якісно організовану інформаційну систему.

Процес передачі та отримання інформації можна зобразити на перший погляд простою схемою

Проте, на отримання ефективного результату від прийнятого рішення

впливають такі фактори:

– якість, достовірність та оперативність отримання направленої інформації;

– процеси передачі інформації (комп’ютерне та програмне забезпечення, наявність мережі інтернет, правильна та ефективна схема документообігу, тощо);

– посередники інформації, які знаходяться між постачальником та одержувачем;

– знання, досвід та кваліфікація працівників апарату управління;

– зовнішні ринкові фактори, тощо.

В процесі передачі, отримання інформації та управління нею постійно відбувається її обмін. Такий обмін може відбуватися як по-вертикалі так і по горизонталі. Апарат управління потребує об’єктивної та оперативної інформації на певний момент часу, що залежить від побудови системи управління, яка буде її використовувати. Цілком підтримую точку зору С.М. Петренко, яка характеризує інформаційне забезпечення управління як сукупність реалізованих рішень відносно обсягів інформації, її якісного і кількісного складу, розміщення і форм організації. При цьому метою інформаційного забезпечення управління, на думку науковця, є своєчасне надання необхідної і достатньої інформації для прийняття управлінських рішень, що забезпечують ефективну діяльність як підприємства в цілому, так і його структурних підрозділів [12]. Тому, на мою думку, слід визначити системи через які буде проходити інформація до визначеного об’єкту управління. Запропонований напрям можна зобразити схематично, виділивши управлінську та результативну підсистеми

Такий спосіб проходження інформації від її отримання до прийняття рішень є безперервний процес. Для успішної реалізації прийнятих рішень потрібна не тільки Вирішення поставлених завдань на сучасному рівні можливе лише за умови одночасної реалізації технічних і організаційних заходів, спрямованих на підвищення ефективності інформаційного забезпечення. Окрім того, потрібно не тільки мати в своєму розпорядженні своєчасну і точну інформацію, але уміти опрацьовувати її та робити необхідні висновки і ефективно втілювати в управлінські рішення. Тому, необхідність присутності інформаційної складової в управлінні безумовна, оскільки вона є основою всього управлінського процесу.

Вагомим критерієм удосконалення фінансової інформації є її інформативність для цілей управління. Основними джерелами інформації для фінансової підсистеми є дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Повнота, своєчасність, якість обліково-економічної інформації стали основними вимогами економіки як господарських систем, так і демократичного суспільства ринкового типу в цілому [9]. У зв’язку з цим удосконалення фінансової інформації та головних її складових, наприклад таких як обліково-економічна інформація, слід розглядати у контексті інтеграції різних її видів і форм представлення, які нададуть змогу задовольнити питання апарату управління за допомогою створених алгоритмів інтеграції інформаційних потоків. Такий набір систематизованих правил будуть враховувати достовірність, точність, ясність, конфіденційність, аналітичність та результативність.

Процес інтеграції обліково-фінансової інформації в інформаційному забезпеченні фінансової підсистеми пропонуємо здійснювати шляхом реалізації та дотримання таких факторів:

– організаційних;

– методологічних;

– технічних.

Слід зауважити, що ще у 1954 році Пітер Друкер в книзі "Практика менеджмента" запропонував концепцію Управління по цілям (management by objectives, MBO). Відповідно до цієї концепції організація буде діяти більш ефективно, якщо в ній створено чітку ієрархічну систему цілей, де кожен наступний рівень цілей сприяє досягненню цілей вищого рівня, а всі окремі цілі разом узяті повинні бути скоординованими між собою, та такими що забезпечують досягнення загальних цілей організації. При цьому складність системи контролю та самоконтролю повинна знаходитись в межах необхідних для досягнення цілей організації, контроль не повинен бути самоціллю [4].

Продовжуючи думку з впровадження і ефективного управління інформаційної діяльності та її взаємозв’язків між інформаційними потоками визначаємо необхідність у побудові інтегрованих моделей інформаційного забезпечення фінансової підсистеми до існуючих програм підприємства. За приклад такої інтегрованої системи ми можемо використати комп’ютерну систему “менеджмент ділових процесів” (Workflow Management systems). Обрано нами дану систему виходячи з особливостей її позицій та переваг:

– зменшення витрат зберігання документів;

– скорочення часу на пошук документів;

– зменшенням витрат на копіювання документів;

– скорочення часу та зменшення моральних і матеріальних витрат на пошук та доступ достовірної інформації і обробку документів, де вона зазначена.

Застосування інтегрованої передачі інформаційних потоків забезпечує кожне робоче місце повним комплексом інформаційних послуг при виправданих витратах на їхнє впровадження та підтримку вчасно отримана інформація, а й її достовірність та точність.

2. Особливості формування автоматизованих систем управління підприємством та їх вплив на якість управління

Крім бухгалтерського програмного забезпечення, на вітчизняному ринку сьогодні в достатній кількості представлені системи, орієнтовані на задачі автоматизації управління. Вартість їхнього придбання і впровадження вимірюється тисячами доларів. Однак управляти можна тільки тим, що вимірюється. Процеси ж мають чітко оцінювані характеристики, такі як вартість, тривалість, якість, тощо. Отож, основна відмінність систем для автоматизації обліку від систем для автоматизації управління полягає в тому, що перші охоплюють всього одну функцію обліку, тоді, як другі – процес. Таким чином бізнес процеси і є предмет управлінської автоматизації.

Автоматизовані системи управління підприємством в першу чергу повинні охопити управління і планування виробничого процесу (де торгівлю і надання послуг також розглядається, як певний вид виробництва), тому в них закладені управлінські технології, що вже стали стандартними в міжнародній практиці. До них відносяться такі: а)фінансове управління - розробка бюджету, управління проектами, управління через центри відповідальності; б)управління логістикою - статистичне управління запасами, планування потреби при розподілених запасах; в)управління і планування виробництва - загальні методики: планування потреби в матеріалах, планування потреби у виробничих потужностях, планування фінансових ресурсів; г)спеціальні методики - неперервне виробництво, серійне виробництво, виробництво «на замовлення», виробництво «на склад»; д)різноманітні спеціалізовані методики - управління маркетингом, управління «зовнішнім»/«внутрішнім» сервісом, методики управління якістю, методика «точно вчасно». [11, с.65]

Основна особливість вітчизняних організацій полягає в тому, що для них наявність чіткої системи управління і, відповідно, потужної і дорогої системи автоматизації є головною умовою виживання та підвищення якості управління. Але з іншого боку вони самі знаходяться на грані фінансового краху. І це не може не відбиватися на ринку інформаційних систем.

3. Організація фінансової звітності в системі інформаційного забезпечення управління фінансами підприємства, суть та значення

Інформаційне забезпечення процесу управління фінансами підприємства — це сукупність інформаційних ресурсів та способів їх організації, які потрібні та придатні для реалізації аналітичних процедур, котрими можна забезпечити фінансову сторону діяльності підприємства.

До складу його входять такі блоки: інформація регулятивно-правового характеру; фінансова інформація нормативно-довідкового характеру; інформація, яку містить бухгалтерська система обліку; інформація, яку містить бухгалтерська фінансова звітність; інформація, яку містить статистична фінансова звітність; несистемні дані. (Додаток 1)

До першого блоку входять закони, постанови та інші нормативні акти, положення, документи, тощо, які визначають перш за все правову основу фінансових інститутів, ринку цінних паперів. До них належать наприклад, Закон України «Про цінні папери та фондовий ринок», Укази Президента та організації ринку цінних паперів, Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України.

Другий блок включає до себе нормативні документи державних органів (Міністерства фінансів України, Національного банку України, Державній Податковій Адміністрації України, Державний Комітет Статистики України, тощо), міжнародних організацій та різних фінансових інститутів, які містять вимоги до учасників ринку та кількісні нормативи в галузі фінансів. Наприклад, Міжнародні стандарти з бухгалтерського обліку для компаній, які мають операції на міжнародних ринках капіталу, товарів та послуг.

Третій блок містить показники бухгалтерського поточного обліку побудованого на засадах закону Про бухгалтерський облік та фінансову звітність, Національних Положень (стандартів) бухгалтерського обліку. І хоча склад і структура показників поточного бухгалтерського обліку в значній мірі залежить від прийнятої облікової політики на підприємстві основні його елементи інваріантні.

Четвертий блок — це бухгалтерська фінансова звітність, яка є дуже інформативним документом та є надійним і характеризує майновий стан та фінансове становище (положення) підприємства на ринку. Показники фінансового звіту теж є інваріантні.

П’ятий блок — це статистична фінансова звітність. Ця звітність складається органами державної статистики, біржами, спеціалізованими органами(наприклад, Комітет цінних паперів та фондового ринку), та іншими інформаційно-аналітичними агенціями. Інформація цього блоку є дуже важливою для осіб (фізичних та юридичних), які займаються операціями на ринку цінних паперів.

Шостий блок — несистемні дані. Блок включає до себе показники, які або генеруються в якій-небудь сталій інформаційній системі (наприклад, в різних засобах масової інформації, неофіційні дані, інформація одержана на основі особистих контактів), або дані офіційної статистики, але загальноекономічного характеру, звітність внутрішня або зовнішня управлінського апарату фірми.

За своїми аналітичними можливостями розглянуті джерела інформації поділяються на дві групи: А) Перше джерело — показники характеризують майновий та фінансовий стан підприємств; Б) Друге джерело — показники, які характеризують навкілля, перш за все ринок цінних паперів.

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність», а також положень (стандартів) бухгалтерського обліку, нормативно-правових актів, які регламентують питання фінансової звітності, обліково-аналітичний процес завершується узагальненням даних поточного обліку в балансі періоди та складанням бухгалтерської фінансової звітності про діяльність господарюючого суб’єкта. [3, с.400]

Звітність містить відомості про стан господарських коштів та джерел їх утворення, про фінансові результати роботи підприємства, затрати, доходи, результати, рух грошових коштів, власний капітал та інші дані. Звітність складається і використовується у всіх господарюючих суб’єктах — на підприємствах, в об’єднаннях, концернах, по регіонах, галузях і в цілому по народному господарству країни.

В економічній літературі наводиться велика кількість визначень звітності як економічної категорії. Звітність як економічна категорія трактується у двох аспектах. З одного боку, вона є економічною інформацією про фінансовий стан, виробничу і фінансово-господарську діяльність підприємства. З іншого боку, звітність як елемент бухгалтерського обліку — це метод узагальнення і подання інформації про результати діяльності підприємства.

Слід зауважити, що звітність повинна включати не тільки систему економічних показників, але і сукупність способів і прийомів узагальнення даних обліку і фінансового стану підприємства. Звідси виходить, що звітність це не тільки впорядкована система економічних показників, які відображають умови і результати виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємств, їх фінансовий стан за звітний період, а також і сукупність способів та прийомів узагальнення даних поточного обліку для управління.

Звітність може включати як якісні так і кількісні характеристики, як вартісні так і натуральні показники, відображені у бухгалтерському обліку. Органічний зв’язок між бухгалтерським обліком і звітністю встановлюється лише у тому випадку, коли підсумкові дані поточного обліку за звітний період відображаються у відповідних звітних формах у вигляді синтезованих показників, що досягається складанням балансу періоду.

П(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності, яке затверджено Міністерством фінансів України, не виділяє такий критерій як функції звітності зовсім, а подає визначення мети фінансової звітності. Метою складання фінансової звітності є надання користувачам (Додаток 2) повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів підприємства для прийняття рішень.[15, с.207]

Така звітність забезпечує загальні інформаційні потреби широкого кола користувачів, які покладаються на неї як на основне джерело фінансової інформації під час прийняття управлінських рішень.

Додаток

Рис. 1 - Склад інформаційного забезпечення управління фінансами підприємства

Рис. 2 - Користувачі фінансовою звітністю підприємства