Наукова стаття Роль керівництва в процесі планування управління

« Назад

Цінний той керівник, який знає свою справу, уміє добре управляти і домагатися поставлених цілей, незалежно від його зовнішності й освіти. Це головний стандарт справжнього керівника.

Актуальність теми «роль керівника в процесі планування» безсумнівна, оскільки сучасний розвиток суспільства показує, що успішна діяльність організації багато в чому залежить від вмілого та грамотного керівництва. Від керівників вимагається: високий професіоналізм, компетентність, уміння порівнювати свою діяльність з існуючими законами, здатність приймати грамотні раціональні рішення, вміння працювати з великими масами людей, що були б вільні у своїх вчинках.

У свою чергу необхідно пам'ятати, що будь-яка організація являє собою єдине ціле і якщо роботу самого керівника не організувати належним чином, то керівник не зможе працювати ефективно, що, вплине на роботу всієї організації. [2, c. 66]

Як доводить практика, здійснення процесу планування досить складна проблема. Узгодження стратегічних планів із поточними діями з розробки конкретних планів на будь-якому підприємстві (якщо воно розробляє стратегічні плани) наштовхується на певні труднощі. Вони випливають із таких особливостей:

1) у процесі планування необхідно забезпечити координацію розробки планів від верху до низу по всій оргструктурі управління і між основними розділами плану;

2) для інтеграції планів необхідно організувати не лише роботу окремих груп, що беруть участі, у процесі планування, а й їхні стосунки з головними планувальними підрозділами. Потрібна ретельна організація спільних дій з планування різних функціональних і лінійних підрозділів і цільових груп [3, c. 193].

Ці особливості по-різному виявляються в процесі планування залежно від рівня централізації в оргструктурі управління, тобто від того, централізований чи децентралізований процес планування на підприємстві. Координація планів охоплює багато конкретних функцій, різні стадії життєвого циклу продукції, різні періоди діяльності підприємства.

Контроль процесу планування є важливою складовою ефективності управління. Процес планування повинен бути не тільки спланований і організований, а й має постійно контролюватися.

Для забезпечення такого контролювання доцільно використовувати систему управління за результатами.

Оскільки процес інтеграції стратегічних і поточних планів складний, то вищому керівництву слід визначити, якою мірою повинні погоджуватися між собою стратегічні плани і тактичні задачі, середньострокові програми і короткострокові плани.

При цьому потрібно пам'ятати, що ідеального плану домогтися складно, та й не треба, оскільки він розробляється для того, щоб постійно коригуватись. Тому для переходу від стратегічних планів до конкретних дій важливо створити в організації атмосферу пристосовності й готовності до змін "так добре складеного плану". [5, c. 34]

Із цього випливає, що задачі планування не можуть бути розчленовані на незалежні рішення. Результати вирішення задач стратегічного планування повинні враховуватися при вирішенні задач тактичного й оперативного планування. У свою чергу, задачі стратегічного планування повинні ураховувати можливий вплив на задачі інших видів планування. Між задачами існує зворотний зв'язок.

Таким чином, зміст функції планування являє собою взаємозалежну сукупність різних задач планування.

Зміст функції планування визначає такі особливості процесу планування:

- процес планування необхідно організовувати, оскільки в ньому тісно співпрацює значна кількість творчо мислячих експертів і менеджерів;

- процес планування не має явно вираженого початку і кінця. Тривалий період планування стикається з постійною зміною внутрішніх змінних організації і, особливо, динамічною зміною чинників зовнішнього середовища. Тому отримані результати планування постійно мають потребу в коригуванні.

Планування повинно мати необмежену і відкриту підтримку вищого керівництва. Варто враховувати, що планування в діяльності керівництва є лише однією з функцій управління. Тому для керівництва планування є лише епізодичним, але систематичним видом управлінської діяльності.

Відповідно до класифікації управлінських ролей, даної Мінцбергом, керівник у процесі планування виконує ролі: лідера, що поєднує ланки, поширювача інформації, підприємця і розподільника ресурсів. [1, c. 37]

Одне тільки перелічення ролей керівника свідчить, що обсяг робіт із планування наближається до межі, за якою в нього не вистачить доби, щоб його виконати.

Тому частина робіт із планування делегується іншим керівникам нижчих рівнів і допоміжному персоналові фахівців. У результаті делегування керівник у прийнятті рішень залежатиме від роботи допоміжного персоналу і фахівців — експертів із планування. Плануванням займається значна частина працівників підприємства. Особливо важливо, щоб лінійний менеджмент був залучений до процесу планування і виконував його основну частину. Цим зменшується недовіра з боку лінійних керівників до розроблених штатними (функціональними) керівниками і фахівцями планів при їхньому виконанні.

Таким чином, керівники всіх рівнів управління займаються процесом планування. Залучення лінійних керівників до планування робить цей процес безперервним і перетворює його на складову частину управління підприємством [3, c. 190].

Керівник, виконуючи роль лідера, проблему планування повинен звести до знаходження способів зробити його складовою частиною процесу управління. Незалежно від того, складає підприємство стратегічний план чи ні, керівник повинен разом із вищим керівництвом формулювати стратегію або ставити стратегічні задачі, проектувати систему для здійснення стратегії, визначати напрями відновлення асортименту продукції, ринків і технології.

Вирішення задач стратегічного планування відрізняється складністю і трудомісткістю. Воно виконується спільною скоординованою працею керівників і фахівців. Керівник у цій спільній праці є сполучною ланкою, що формує канали інтерактивної двосторонньої комунікації між керуючими й іншими фахівцями і співробітниками, що збирають інформацію. Його обов'язком є також створення формальної системи для випереджальної інформації про зовнішнє середовище. Акцент повинен ставитися на безперервному плануванні, що охоплює виробництво, проекти, розвиток ресурсів усієї системи. [6, c. 136]

Ресурси підприємства завжди обмежені. Тому незалежно від того, хто готуватиме проекти планів розподілу ресурсів, керівник повинен приймати остаточне рішення, тобто виконувати роль розподільника ресурсів.

Таким чином, головний керівник (президент, директор, керуючий) повинен очолювати роботу з планування, навіть якщо йому доводиться доручати (делегувати) повсякденне керівництво цим процесом іншим особам.

Залучення керівників різних рівнів до планування може стати більш ефективним за умови їхнього перетворення на головних експертів із використання фахівців і технічних працівників.

Місце вирішення конкретних задач планування залежить від організаційної структури управління підприємством [3, c. 191].

Ефективність організації процесу планування закладають на стадії розробки організаційної структури управління, правильно розподіляючи і групуючи задачі планування.

Місце планування визначається позицією посадової особи (керівника) і підрозділів, відповідальних за здійснення процесу планування. Через свою системність, складність і періодичність процес планування реалізується на всіх рівнях оргструктури управління. Задачі стратегічного планування вирішуються на найвищому рівні за участю в них підрозділів нижчих рівнів. Оперативне планування має місце на найнижчому рівні прийняття рішень.

Одні керівники, що приймають рішення, не можуть здійснити всього процесу планування, їм потрібні фахівці з різних напрямів діяльності підприємства, а також технічні працівники для інформаційного забезпечення процесу, тобто апарат планування. Оскільки підприємства мають індивідуальні, тільки їм характерні оргструктури управління, то і конкретний склад апарату планування буде специфічний для кожного. Проте можна виділити деякі загальні особливості формування апарату планування.

Традиційно вважається, що відповідальність за організацію планування і здійснення процесу покладається на одного із заступників (найчастіше це заступник з економічних питань) і планово-економічний відділ. Цей відділ є постійно діючим органом планування і контролю за виконанням планів.

Таким чином, планування поєднується з усім процесом управління підприємством. До планування вчасно залучається значна кількість менеджерів і працівників, що володіють знаннями в різних галузях діяльності підприємства. Менеджери реалізують плани, складені за їхньої особистої участі, а не нав'язані кимось.