Б135

Копіювання даних здійснюється в стандартний для середовища Windows спосіб: виділіть частину комірки чи кілька комірок; скопіюйте виділений діапазон у буфер обміну.

Після цього ви можете відновлювати вміст виділеного блоку в будь-якому додатку Windows; для вставки скопійованої інформації встановіть курсор у потрібне місце і вставте інформацію з буфера.

Тому в програмі Excel передбачена можливість копіювання формул за графами або рядками. При копіюванні за графами програма автоматично змінює у формулах номери рядків, а при копіюванні за рядками - імена граф. Заполнение смежных ячеек: Чтобы задать прогрессию, следует либо перетащить маркер заполнения выделенного диапазона ячеек, либо воспользоваться командой Прогрессия (выберите пункт Заполнить в меню Правка, затем щелкните пункт Прогрессия). Копирование данных в строке или столбце.

При перетаскивании маркера заполнения ячейки содержимое этой ячейки копируется в ячейки вдоль стоки, либо вдоль столбца. Перемещение и копирование листов: Откройте книгу, в которую нужно переместить или скопировать листы.

Переключитесь в книгу, содержащую листы, которые требуется скопировать или переместить, и выделите эти листы. Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, щелкните любой невыделенный лист. Если на экране видны только выделенные листы, наведите указатель на выделенный лист и нажмите правую кнопку мыши. Затем выберите в контекстном меню команду Разгруппировать листы.

В меню Правка выберите команду Переместить/скопировать лист. Выберите соответствующую книгу в поле Переместить выбранные листы в книгу. Чтобы переместить или скопировать выбранные листы в новую книгу, выберите пункт (новая книга).

В поле Перед листом выберите лист, перед которым нужно вставить перемещаемые или копируемые листы. Чтобы только скопировать, а не переместить листы, установите флажок Создавать копию. При перетаскивании, а также при выборе команд Вырезать или Копировать и Вставить, Microsoft Excel полностью копирует ячейку, включая формулы и возвращаемые ими значения, примечания и форматы.

Если область копирования содержит скрытые ячейки, они также будут скопированы. Существует возможность просмотреть все ячейки, которые содержатся в скрытых строках или столбцах области вставки.

Вместо копирования содержимого ячеек целиком можно скопировать только часть содержимого ячейки, например возвращаемое формулой значение, без копирования самой формулы.

Также можно вставлять часть ячейки, для этого нажмите кнопку Параметры вставки в нижнем правом углу выделенной области. Примечание. Кнопка Параметры вставки доступна только после копирования выделения, не переноса или вырезания.

В объединенную ячейку Microsoft Excel помещает только данные верхнего левого угла из выделенного диапазона. Данные из других ячеек уничтожаются.

Скопируйте нужные данные в верхнюю левую ячейку внутри диапазона (вводим заголовок).

Выделите ячейки, которые необходимо объединить.

Для объединения ячеек в одной строке или одном столбце и выравнивания по центру содержимого ячеек нажмите кнопку Объединить и поместить в центре

Положение данных в ячейке

Выберите ячейки, положение данных в которых следует изменить. Для центрирования или выравнивания данных, занимающих несколько столбцов или строк, например метка столбца и строки, сначала объедините выбранный диапазон ячеек, а затем укажите объединенную ячейку для перемещения.

Выполните одно из следующих действий: Выровняйте данные по центру, по левому краю или по правому краюНажмите соответствующую кнопку на панели инструментов Форматирование. Чтобы выровнять текст по левому краю, нажмите кнопку Выровнять по левому краю. Чтобы выровнять текст по центру, нажмите кнопку Выровнять по центру. Чтобы выровнять текст по правому краю, нажмите кнопку Выровнять по правому краю. Для восстановления выравнивания, установленного по умолчанию, выделите ячейки, в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Выравнивание. В поле Горизонтальное установите флажок Обычное.

Увеличьте или уменьшите отступ текста от левого края ячейки

На панели инструментов Форматирование нажмите кнопку Увеличить отступ или Уменьшить отступ.

Отступ текста в ячейке

В меню Формат выберите команду Ячейки и откройте вкладку Выравнивание.

Выполните одно из следующих действий.

Для отступа текста слева, справа или с обоих сторон ячейки выберите в поле по горизонтали вариант по левому краю (отступ), по правому краю (отступ) или распределенный (отступ). Затем в поле отступ задайте требуемый отступ.

Для отступа текста сверху, снизу или и сверху, и снизу выберите в поле по вертикали вариант по верхнему краю, по нижнему краю или распределенный. Затем в поле отступ задайте требуемый отступ.

Чтобы растянуть строку, распределенную в ячейке (с отступами справа и слева), в списке по горизонтали выберите вариант по ширине.

Чтобы растянуть по горизонтали текст, не распределенный в ячейке, в списке по горизонтали выберите вариант распределенный (отступ), а затем установите флажок Распределять по ширине.

Чтобы растянуть текст в ячейке по вертикали, выберите в списке по вертикали значение по высоте.

Выравнивание данных вверху, в центре и внизу ячейки

В меню Формат выберите команду Ячейки и откройте вкладку Выравнивание.

В поле Вертикальное выберите необходимый параметр.

Вращение текста в ячейке

В меню Формат выберите команду Ячейки и откройте вкладку Выравнивание.

В группе Ориентация задайте угол наклона текста точно либо переместите индикатор на необходимый угол.

Для отображения текста вертикально сверху вниз в группе Ориентация щелкните поле с вертикальной надписью Текст.

Заливка и удаление заливки из ячеек

Выделите ячейки, к которым требуется применить заливку или удалить ее. Выполните одно из следующих действий. Выполните заливку цветомЧтобы использовать последний выбранный цвет, нажмите кнопку Цвет заливки на панели инструментов Форматирование.Чтобы использовать другой цвет, нажмите стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки, а затем выберите необходимый цвет.

Выполните заливку ячеек узором В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Вид. Для использования цвета фона с узором выберите необходимый цвет в поле Заливка ячеек.

Нажмите стрелку рядом с полем Узор, а затем выберите необходимый узор и цвет.

Если цвет узора не выбран, он будет черным.

Удалите заливку

На панели инструментов Форматирование нажмите стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки и выберите вариант Нет заливки.

Excel дає змогу сортувати як числові, так і нечислові дані робочої таблиці. Сортування може відбуватися за двома напрямками: за збільшенням значення ключової ознаки; за зменшенням значення ключової ознаки.

Для швидкого сортування списку за збільшенням значення ключової ознаки необхідно встановити табличний курсор у клітинку, з якої список починається потім клацнути мишкою на кнопці сортування По возрастанию, розміщеній на стандартній панелі інструментів.

Кнопка сортування По убыванию працює так само, але список сортується за зменшенням значення ключової ознаки. В обох випадках Excel визначає розмір списку і сортує всі рядки в ньому. Примітка. Будьте уважні під час сортування списку з формулами. Якщо у формулах використовується значення клітинок, розміщених у інших рядках списку, то після сортування ці формули будуть неправильні. Якщо формули в списку пов`язані з клітинками поза списком, переконайтеся, що були вказані абсолютні адреси цих клітинок. Наприклад, необхідно впорядкувати список робітників за номерами цехів, а в кожному цеху - за алфавітом.

Для сортування цього списку в порядку зменшення номерів цехів, а прізвищ робітників кожного цеху - за алфавітом необхідно виконати сортування за двома графами - Прізвище і Номер цеху. У разі потреби відсортувати більш ніж одне поле необхідно виконати команду Данные та її опцію Сортировка, при цьому з`явиться діалогове вікно Сортировка диапазона.

В списку, що розкривається, Сортировать по (виберіть поле і вкажіть порядок сортування (за зменшенням чи за збільшенням значення ключової ознаки). Потім зробіть це саме для другого поля. Якщо необхідно сортувати і за третім полем, визначте останнє в третьому розділі. Якщо активізована опція Идентифицировать поля по Подписям (первая строка диапазона), рядок заголовка граф не буде впливати на сортування. Клацніть мишкою на кнопці ОК, і рядки швидко перегрупуються.Якщо результат сортування виявився незадовільним, виконайте команду Правка та її опцію Отменить Сортировку або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl + Z>, щоб повернути список до початкового стану.

Примітка. Досить часто потрібно, щоб рядки робочої таблиці зберігалися в початковому стані, а сортування виконувалось лише тимчасово для проглядання. Вихід один - доповнити робочу таблицю ще однією додатковою графою і зберігати в ній порядкові номери рядків (для створення номерів рядків не використовуйте формулу). В цьому випадку після сортування можна повернутися до початкового порядку рядків, якщо ще раз відсортувати робочу таблицю за графою, в якій зберігаються порядкові номери рядків.

Якщо клацнути мишкою на кнопці Параметры у діалоговому вікні Сортировка диапазона, на екрані з`явиться діалогове вікно Параметры сортировки, у якому є такі поля: Порядок сортировки по первому ключу. Дає змогу визначити особливий порядок сортування. Учитывать регистр. При сортуванні буде враховуватися відмінність між великими і малими буквами. В результаті при сортуванні за збільшенням ключової ознаки спочатку будуть йти малі букви а потім - великі.Сортировать. Дає змогу визначити порядок сортування рядків (задано за замовчуванням) або граф.

Фільтрація списку дає можливість знаходити й відбирати для обробки частину записів у списку, таблиці, базі даних. У відфільтрованому списку виводяться на екран лише ті рядки, що містять певне значення чи відповідають певним критеріям. При цьому інші рядки виявляються схованими. В Excel для фільтрації даних використовуються команди Ав-тофильтр і Расширенный фильтр. У випадку простих критеріїв для вибірки потрібної інформації досить команди Автофильтр у комірках виділених заголовків повинні з'явитися нові елементи: 2І. З їх допомогою можна встановлювати критерії фільтрації даних. Під час використання складних критеріїв варто застосовувати команду Расширенный фильтр. Обидві команди викликаються командою Данные/Фильтр.

Команда Форма відображає на екрані форму, що являє собою вікно діалогу, призначене для перегляду та редагування записів у базі даних, а також для додавання нових і видалення існуючих записів. Крім того, за допомогою форми ви можете здійснити пошук конкретних записів на підставі складних критеріїв.

Кожному стовпцю таблиці у формі відповідає поле, найменування якого визначається введеним вами заголовком стовпця. Крім таких полів, у формі можуть бути присутніми поля, що обчислюються, за допомогою яких ви можете виконувати різноманітні обчислення. Значення цих полів автоматично заповнюються Excel на підставі інформації, що міститься в базі даних.

Ви не можете безпосередньо ввести чи змінити значення в полях, що обчислюються, тому в режимі редагування ці поля у формі не відображаються. Крім того, ви можете самостійно визначити деякі з полів таблиці як редаговані.

У результаті ці поля також не відображатимуться у формі в режимі редагування.Крім полів, форма містить ряд кнопок й індикатор номера запису. Кнопка Добавить призначена для введення в базу даних нового запису. В результаті натискання цієї кнопки Excel очистить усі поля форми, після чого ви можете ввести необхідні дані. Уведений запис додається в кінець бази даних.

Команда Разбить ділить активне вікно на два чи чотири підвікна. Ця команда дає можливість прокручувати підвікна одночас но. Два горизонтальні підвікна завжди матимуть однакові заголовки стовпців; два вертикальні підвікна завжди матимуть однакові заголовки рядків Використовуймо команду Фиксировать подокна для скасування прокручування у верхньому, лівому чи обох підвікнах розбивки.

Команда Удалить разбиение видаляє розбивку в активному вікні. Ця команда доступна лише тоді, коли активне вікно поділене. Подвійне клацання на маркері чи на лінії поділу також вилучає розбивку. Команда Фиксировать подокна фіксує верхнє підвікно, ліве иідвікно чи обидва підвікна на активному робочому аркуші.

Ця команда потрібна для того, щоб зберегти заголовки рядків чи стовпців на екрані, якщо на робочому аркуші прокручуються довгі списки. Ця команда забороняє підвікнам ліворуч від вертикальної розбивки прокручуватися горизонтально, а підвікнам над горизонтальною розбивкою — прокручуватися вертикально. Можна також використовувати кнопку Фиксация подокон для фіксації чи скасування фіксації підвікон на робочому аркуші.

Якщо вікно не розділене на підвікна, то ця команда розділить вікно по активній комірці. Примітка. Фіксація заголовків на робочому аркуші не впливає на друк.

Команда Отменить фиксацию скасовує фіксацію підвікон на робочому листі. Також можна повторно натиснути кнопку Фиксация подокон для скасування фіксації. Ця команда з'являється в меню Окно тільки в тому разі, якщо фіксація вже введена за допомогою команди Фиксировать подокна.

Формули - це те, що робить електронні таблиці дуже корисними. Саме формули дають змогу обчислювати результати на підставі даних, які зберігаються в робочій таблиці.

У формулах використовуються арифметичні операції для роботи з числами, спеціальні функції для обробки тексту, а також інші формули для обчислення значень у клітинці.

Числа і текст можуть бути в інших комірках, що дає змогу легко змінювати дані і надає робочим таблицям особливої динамічності. Наприклад, при зміні початкових даних Excel виконує перерахунки за всіма формулами, де задіяні ці дані. Отже, багато разів змінюючи початкові дані в робочій таблиці, користувач зможе швидко побачити, як ці зміни впливають на результати розрахунків.

Формула, яка введена в комірку, може мати будь-які з наступних елементів: оператори (наприклад, + "додавання" або * "множення"); адреса клітинки, включаючи поіменовані клітинки і діапазони; числа; функції робочих таблиць (наприклад, СУММ (SUM)).

Довжина формули не повинна перевищувати 1024 символи. Якщо ввести формулу в клітинку, то в ній буде відтворений результат розрахунку за цією формулою. Однак у пам'яті комп'ютера зберігається саме формула, а не результат розрахунків за нею.

Для зручності роботи функції в Excel розбиті по категоріях: функції керування базами даних і списками, функції да ти і часу, DDE/Зовнішні функції, інженерні функції, фінансові, інформаційні, логічні, функції перегляду і посилань. Крім того, присутні такі категорії функцій: статистичні, текстові та математичні.

Математичні і тригонометричні функції в Excel входять 52 функції цієї категорії. В неї включені як звичайні функції типу СУММ або ЦЕЛОЕ, так і багато інших, одна з яких може виявитися потрібною користувачеві. Функція КОРЕНЬ повертає значення квадратного кореня з аргументу. Якщо аргумент від'ємний, функція сприймає його як помилку. СУММ. Якщо взяти навмання кілька робочих книг, то можна переконатися, що найчастіше в них використовується функція СУММ. Ця функція - одна з найпростіших. Вона може мати від 1 до 30 аргументів. В основному Excel призначений для роботи з числами, але він має ще 23 вбудовані функції для роботи з текстом.

Функція СИМВОЛ повертає окремий символ, який відповідає заданому як аргумент ANSI-коду. Значення аргумента має міститися в інтервалі від 1 до 255. (Функція КОДСИМВ виконує обернену дію.) Функція ЛЕВСИМВ віділяє рядок символів заданої довжини з іншого рядка, починаючи з крайньої лівої позиції. Ця функція використовує два аргументи: перший аргумент - рядок, а другий (необов'язковий) - число символів. Якщо другий аргумент відсутній, Excel за замовчуванням виділяє перший символ тексту.

Функція ЗАМЕНИТЬ (REPLACE) дає змогу замінювати символи в тексті. Вона має чотири аргументи: перший - рядок тексту, в якому потрібно зробити заміну; другий - позиція в текстовому рядку, з якої необхідно починати заміну; третій - кількість символів, які необхідно замінити; четвертий - новий текст, який має замінити той, що був у рядку.

Функція ПРОПИСН перетворює малі букви у рядку тексту на великі Логічні функції До цієї категорії в Excel віднесено тільки шість функцій. ЕСЛИ Ця функція наділяє формули користувача здатністю приймати рішення. В ній використовуються три аргументи. Перший аргумент - це логічний вираз, який може набувати значення ИСТИНА або ЛОЖЬ. Другий і третій аргументи - це такі вирази, які виконуються, якщо перший аргумент набуде відповідне значення ИСТИНА або ЛОЖЬ.

Функція И повертає логічне значення ИСТИНА або ЛОЖЬ залежно від логічного значення своїх аргументів. Якщо всі аргументи набувають значення ИСТИНА, то функція И повертає значення ИСТИНА. Якшо не всі аргументи набувають значення ИСТИНА, то функція И повертає значення ЛОЖЬ. Наприклад, формула =И(А1<0);А2<0;А3<0) або =AND(А1<0);А2<0;А3<0) повертає значення ИСТИНА (TRUE), якщо всі клітинки діапазону А1:А3 вміщують від'ємні числа.

Функція И (AND) може використовуватися як аргумент функції ЕСЛИ. Наприклад, формула =ЕСЛИ(И(А1<0);А2<0;А3<0);"Всі від'ємні";"Не всі від'ємні")). відтворює на екрані рядок "Всі від'ємні", якщо всі клітинки діапазону А1:А3 вміщують від'ємні числа. Але якщо хоча б одне з цих значень не є від'ємним або дорівнює нулю, формула повертає рядок "Не всі від'ємні". Функція ИЛИ дуже схожа на функцію И лише з тією різницею, що функція ИЛИ повертає логічне значення ИСТИНА, якщо хоча б один з її аргументів істинний. У противному разі функція повертає логічне значення ЛОЖЬ. В Excel передбачено 14 функцій, що працюють з типом значень Дата и время.

Функція СЕГОДНЯ не має аргументу. Вона повертає поточну дату, точніше, дату, встановлену в системі. Функція ДАТА відтворює на екрані дату залежно від своїх трьох аргументів: рік, місяць і день. Ця функція допоможе скомпонувати дату на підставі інформації, поміщеної в робочу таблицю. Функція ДЕНЬНЕД визначає день тижня в даті, що вказана. Вона має два аргументи: дату і код, що визначає тип результату (другий аргумент не обов'язковий).

Функція ВРЕМЯ повертає час залежно від своїх трьох аргументів: годин, хвилин і секунд. Ця функція допоможе скомпонувати час на підставі інформації, вміщеної в робочій таблиці. Функція ЧАС виділяє з часу кількість годин. В Excel передбачено 15 функцій, призначених для фінансових розрахунків. Синтаксис функції БЗ (Норма; Число_периодов; Выплата; Нз; Тип) де, Норма —процентна ставка за період. Число_периодов —загальна кількість періодів поповнення рахунку ренты.

Выплата - сума, якою поповнюеться рахунок кажний період; це значення не можє змінюватися на протязі періоду користування рахунком. Нз — початкова сума, або загальна сума усіх майбутніх платежів з поточного момента. Якщо аргумент Нз відсутній, то він приймається рівним 0. У такому випадку повинно бути вказано значення аргументу Выплата. Тип — це число 0 або 1, що вказуэ у який час повинен поповнюватися рахунок. Якщо аргумент Тип выдсутный, то він приймається рівним 0.

Синтаксис функції НОРМА НОРМА (Кпер;выплата;Нз;Бс;Тип; Предположение) де, Кпер —загальне число періодів виплати. Выплата —виплата у кожному періоді, це значення не може змінюватися на протязі періоду виплат. Нз — поточна сума, або загальна сума усіх майбутніх платежів з поточного момента. Бс – сума, яку маємо досягнути, або баланс готівки, якого необхідно досягнути після останнього платежу (при відсутності значення БС = 0) Тип — це число 0 або 1, що вказуе у який час повинен поповнюватися рахунок.

Якщо аргумент Тип відсутній, то він приймається рівним 0. Синтаксис функції КПЕР КПЕР (Норма;Выплата;Нз;Бс;Тип) де, норма - % ставка за період; Выплата —виплата, яка проводиться у кожному періоді, її розмір не змінюється на протязі періодів виплат. Звичайно виплата включає фіксовану суму і суму за відсотками, але в її розмірі не враховуються значення інших податків та сборів. Нз — поточна сума, або загальна сума усіх майбутніх платежів з поточного момента. Бс – сума, яку маємо досягнути, або баланс готівки, якого необхідно досягнути після останнього платежу; при відсутності значення БС = 0 (наприклад, для займу Бс = 0 ); Тип — це число 0 або 1, що вказуе у якій час необхідно робити виплату. Якщо аргумент Тип відсутній, то він приймається рівним 0.

В Excel передбачено кілька функцій, призначених для роботи з матрицями. Функція МУМНОЖ має два аргументи: перший - масив1; другий - масив2. Вона повертає добуток матриць, розміщених у масивах. Результат - масив з таким самим числом рядків, як і масив1, та таким самим числом стовпців, як масив2.

Для одержання результату при будь-яких операціях з матрицями натискання клавіші <F2>, а потім комбінації клавіш <Ctrl+Shift+Enter> обов'язкове.

Функція МОБР має один аргумент - масив. Вона повертає обернену матрицю. Функція ТРАНСП має один аргумент - масив. Вона повертає транспоновану матрицю. До категорії Статистические віднесено 71 функцію, що дає змогу виконувати різноманітні розрахунки. Функція СРЗНАЧ повертає середнє значення (середнє арифметичне) діапазону клітинок, що еквівалентне сумі вмісту всіх клітинок діапазону, поділеній на кількість клітинок у діапазоні.

Функція МАКС використовується для визначення найбільшого значення з діапазону, а функція МИН - найменшого.

При создании диаграммы имеет смысл вначале выделить ту область таблицы, которая содержит данные для построения диаграммы, включая заголовки столбцов и строк.

Эти заголовки программа Excel использует в качестве элементов описания. При этом совсем не обязательно выделять только смежные области ячеек. Область данных можно также задать позже в диалоговых окнах Мастера диаграмм. Однако без выделения области данных невозможен предварительный просмотр диаграммы, поэтому рекомендуется сначала выделить данные.Создание диаграммы осуществляется за четыре шага.

Первый шаг. Первое окно Мастера диаграмм, называемое Тип диаграммы, вызывается щелчком на кнопке панели инструментов. Окно состоит из двух вкладок. На вкладке Стандартные в области Тип программа Excel выводит стандартные типы диаграмм. Для каждого типа диаграммы в поле Вид предлагаются разновидности выбранного типа диаграммы. С помощью командной кнопки Просмотр результата можно увидеть диаграмму, построенную на основе выделенных данных. Дополнительные виды диаграмм приведены на вкладке Нестандартные. Программа Excel позволяет подключать созданные ранее пользователем типы диаграмм. Для этого на вкладке Нестандартные в области Вывести следует выбрать опцию Дополнительные.

После выбора типа диаграммы нужно щелкнуть на кнопке Далее.

Второй шаг. Раскрывается следующее диалоговое окно - Источник данных диаграммы - с двумя вкладками. На этих вкладках можно уточнить область ячеек с данными для построения диаграммы или указать другую область ячеек. В поле Диапазон выводятся координаты области ячеек, которая была предварительно выделена. Для того чтобы изменить эти координаты с помощью мыши, нужно щелкнуть на кнопке справа в конце поля Диапазон (в результате чего размер диалогового окна уменьшится) и выделить новую область, которая послужит источником данных. После второго щелчка на той же кнопке диалоговое окно снова увеличится. Иначе адрес блока данных можно вписать с клавиатуры. Обратим внимание, что в полях ввода задаются абсолютные адреса.

Для таблицы, содержащей не менее двух рядов, можно задать, в какой последовательности должен происходить перебор ячеек при построении диаграммы. Если задана опция Ряды в строках, то внутренний перебор производится по строкам, а внешний - по столбцам; т.е. сначала перебираются все строки для первого столбца, затем - все строки для второго и т.д.

При этом в качестве подписей к оси X используются названия столбцов. В рассмотренном выше примере установлена опция Ряды в строках, поэтому производится перебор сначала в понедельник для первого и второго автомобиля, затем во вторник и т.д.

В качестве подписей используются названия дней недели. Если задана опция Ряды в столбцах, то внутренний перебор производится по столбцам, а внешний - по строкам; т.е. сначала перебираются все столбцы для первой строки, затем - все столбцы для второй и т.д.

В качестве подписей используются названия строк. Если данную опцию установить в рассмотренном примере, то в диаграмме сначала будут представлены все пробеги первого автомобиля, а затем второго. Третий шаг. В следующем диалоговом окне - Параметры диаграммы - устанавливаются детали оформления диаграммы.

На различных вкладках, в частности, определяется, появится ли на диаграмме легенда, таблица значений и заголовок диаграммы. На вкладке Заголовок можно ввести названия диаграммы и осей координат. На вкладке Оси можно указать, изображается ось на диаграмме или нет, а также определить характер подписей меток оси X. Вкладка Линии сетки позволяет заказать отображение координатной сетки, которая существенно упрощает сравнение величин, представленных на диаграмме.

Для каждой оси можно установить режим отображения на экране только главных или главных и вспомогательных линий сетки. Вкладка Легенда используется, когда нужно пояснить диаграмму.

В области Размещение можно выбрать позицию легенды. Легенду можно переместить также с помощью мыши. Вкладка Подписи данных позволяет поместить надписи на самой диаграмме, например, возле столбиков на столбчатой диаграмме или возле точек на линейчатой диаграмме. В области Подписи значений представлены варианты подписей, зависящие от выбранного типа диаграммы.

Если необходимо вставить метки данных, то рядом с ними можно также показывать ключ легенды. С помощью вкладки Таблица данных можно вставить под диаграммой таблицу данных. В этой таблице выводятся исходные данные диаграммы. Таблица размещается таким образом, что данные появляются в соответствии с рубриками оси Х под относящимися к ним столбиками или точками диаграммы. В заголовки строк таблицы можно также вставить ключ легенды.

Четвертый шаг - размещение диаграммы. В четвертом окне Мастера диаграмм можно выбрать: поместить ли диаграмму на текущем листе таблицы или на отдельном листе. Сложную и насыщенную диаграмму лучше располагать на отдельном листе. В этом случае, с одной стороны, проще осуществить подгонку ее размера под стандартный лист бумаги, а с другой стороны, не возникнет проблем при импортировании ее в программу PowerPoint. После завершения всех необходимых установок следует щелкнуть на кнопке Готово.

Изменение диаграммы

Для того чтобы изменить диаграмму, прежде всего ее следует выделить щелчком мыши. После этого в строке меню появится новый пункт: Диаграмма. В этом меню собраны команды, предназначенные для вызова диалоговых окон Мастера диаграмм. Вызвав нужное окно, можно изменить настройки диаграммы.

Форматирование элементов диаграммы

В построенной диаграмме можно изменять ее отдельные элементы: оси координат, заголовки, область построения диаграммы, встроенную таблицу, линии сетки, а также охватывающую область - область диаграммы.

Для форматирования нужного элемента нужно его выделить, а затем открыть меню Формат и вызвать диалоговое окно. Диалоговое окно для форматирования выделенного элемента можно вызвать также одновременным нажатием клавиш <Ctrl>+<1>. Команды форматирования позволяют менять толщину и цвет линий, цвет заливки, шрифт и размер букв, ориентацию надписей и т.д.

Изменение размеров диаграммы

Изменение размеров и взаимного расположения частей диаграммы производится с помощью мыши. При этом следует учитывать, что внешняя рамка ограничивает поле диаграммы. Поэтому вначале внешнюю рамку целесообразно расширить, а по окончании форматирования уменьшить до нужных размеров.

Excel автоматично розділяє листи на сторінки по вертикалі та горизонталі. Роздільники сторінок (штрихові лінії) з’являються на екрані при друкуванні або попередньому перегляді книги.

Для встановлення параметрів сторінок виконати: Файл→Параметры страницы.

В діалоговому вікні Параметры страницы можна встановити орієнтацію сторінки, розміри полів, задати колонтитули.

Вкладка Лист дозволяє задати друкування чернетки, задати чи відмінити виведення сітки таблиці.

Листи, які друкуються часто мають заголовки колонок і рядків. Якщо лист розбивається на сторінки, то друга і наступні сторінки не будуть мати заголовків. Щоб друкувати заголовок на всіх сторінках, слід у вкладинці Лист у полях Сквозные строки і Сквозные столбцы вказати діапазон кліток, у яких знаходяться заголовки.

Попередній перегляд: Файл→Предварительный просмотр  або натиснути кнопку на панелі Стандартная.

Для друкування виконати команди Файл→Печать. В діалоговому вікні Печать задати параметри для друку, натиснути кнопку Оk.

Установив параметры страницы, Вы можете определить диапазон, который необходимо распечатать. По умолчанию Excel печатает текущий лист.

В этом случае распечатка включает прямоугольную область, охватывающую все ячейки, содержащие данные или элементы форматирования.

В диалоговом окне Печать имеется переключатель Выделенные листы, который позволяет распечатать содержимое сразу нескольких листов книги. Другой переключатель - Всю книгу - выбирается в том случае, если необходимо распечатать все листы рабочей книги. Чтобы вывести на печать только выделенный диапазон рабочего листа, следует выбрать переключатель Выделенный диапазон диалогового окна Печать.

Однако в том случае, если Вы работаете со сложной таблицей, содержащей множество вспомогательных частей, которые не нужны на распечатке, имеет смысл определить область печати. Для этого: выделите часть таблицы, которую хотите указать в качестве области печати; выберите последовательно команды Область печати, Задать операционного меню Файл.

Заданная Вами область печати будет автоматически добавлена к списку имён диапазонов. Если Вам необходимо выделить её, щёлкните на стрелке вниз рядом с полем имён (слева от строки формул) и выберите из раскрывшегося списка Область печати.

После того, как Вы определите область печати, Excel всегда будет выводить на печать именно эту область, даже если Вы добавите к своей таблице другие объекты. Единственная возможность распечатать другой диапазон при заданной области печати - это выделить его и воспользоваться командой Печать при включенном переключателе Выделенный диапазон.

Область печати можно переопределить с целью включения в неё добавленных объектов. Для полной отмены области печати выберите последовательно команды Область печати, Убрать операционного меню Файл.

Распечатать документ можно, также, кликнув на значке с изображением принтера. При этом, если задана область печати, то распечатана будет именно она. В противном случае Вы получите распечатанный активный лист рабочей книги.

Если содержимое рабочего листа не помещается на одной странице, на экране отобразятся пунктирные линии, обозначающие границы печатных страниц (разделители страниц).

Это позволит во время обработки таблицы получить представление о том, как будут размещены данные на бумаге. Разделители страниц можно вставить и вручную. Для этого сначала следует активизировать ячейку, расположенную снизу и справа от позиции, в которой должен находится разделитель. Затем необходимо выбрать команду Page Break (Разрыв страницы) меню Insert (Вставка). В результате в указанной позиции рабочего листа появится пунктирная линия - разделитель.

Удалять разделители страниц позволяет команда Remove Page Break (Убрать разрыв страницы) меню Insert (Вставка). Перед удалением разделителя необходимо активизировать ячейку, расположенную справа от него или под ним. Удалить можно только разделители, вставленные пользователем. Более удобен для работы со страницами режим Page Break Preview (Разметки страницы), который выбирается с помощью меню View (Вид).

В этом режиме разделители страницы показаны жирными синими линиями, причем вставленные вручную разделители отличается по внешнему виду от вставленных автоматически (разделители, вставленные ручную, показаны сплошной линией, а автоматически - пунктирной). На страницах проставлены номера, что позволяет определить порядок их распечатки. Вы можете передвигать разделители с помощью мышки и, тем самым, формировать страницы в соответствии с Вашим желанием.

Диалоговое окно Печать используется для настройки параметров принтера и предварительного просмотра документа перед печатью.

Выбор принтера. Отображаются сведения о выбранном принтере

Свойства Click Properties to change the options for the selected printer. In most cases, the settings you specify apply only to the active worksheet. An exception to this is the Default folder setting for the Microsoft Office Document Image Writer; changes to this setting will affect the same setting in other Microsoft Office applications.

Найти принтер Позволяет выбрать неотображенный принтер в сети. Чтобы вернуться в это меню и напечатать документ по окончании выбора принтера, необходимо нажать кнопку OK.

Печать в файл После нажатия кнопки OK отображает диалоговое окно Печать в файл. Печатает документ в файл, а не отправляет его на принтер.

Печатать Показывает страницы документа, которые будут напечатаны. При установке переключателя в положение страницы необходимо ввести номера страниц.

Копии Задает количество необходимых копий.

Разобрать по копиям Разбирает копии в соответствии с номерами страниц при печати нескольких экземпляров документа. Полная копия документа печатается прежде, чем первая страница следующей копии.

Вывести на печать Показывает часть документа, которая будет выведена на печать.

Выделенный диапазон На печать выводятся только выделенные ячейки и объекты листа.

Всю книгу На печать выводятся все листы активной книги, содержащие данные. Если лист содержит область печати, на печать выводится только она.

Выделенные листы на печать выводятся все выбранные листы. Каждый лист книги печатается с новой страницы. Если лист содержит область печати, на печать выводится только она. Если выбрана диаграмма, параметр изменяется на «выделенную диаграмму».

Список На печать выводится только выделенный список листа.

Просмотр Показывает, как будет выглядеть документ с установленными параметрами.

OLE (Object linking and Embedding) - це механізм зв'язування і впровадження об'єктів OLE, який дозволяє працювати з різними додатками Microsoft Office, а також з іншими додатками Windows, які підтримують OLE. Якщо користувачеві необхідно вставити рисунок з Windows Paint в документ Word, помістити діаграму в документ Word або в презентацію PowerPoint, додати звук і відеоефекти до якого-небудь додатка Office, скористайтеся OLE. OLE є протоколом (визначеним набором правил взаємодії), який дає змогу зберігати об'єкти, створені в одному з додатків Windows, з допомогою їх зв'язування або впровадження в документ іншого додатка Windows.

Працюючи з OLE, користувач може натрапити на такі терміни, як составной документ, документ-источник і документ-получатель. Составной документ має вміщені в нього OLE-об'єкти. Наприклад, документ Word з впровадженою робочою таблицею Excel є складеним документом.

Презентація PowerPoint, яка вміщує дані з Access, - це теж складений документ. Документ-источник - це документ, об'єкт якого користувач бажає зв'язати або впровадити у цей документ.  Документ-получатель - це документ, в який вставляються OLE Копирование таблицы Microsoft Word в Microsoft Excel Выделите в Microsoft Word строки и столбцы таблицы, которые требуется скопировать. Чтобы выделить таблицу целиком, щелкните ее, выберите пункт Выделить в меню Таблица, а затем — пункт Таблица. Нажмите кнопку Копировать на стандартной панели инструментов.

Перейдите на лист Microsoft Excel. Выделите ячейку в верхнем левом углу области листа, куда следует поместить таблицу. Ячейки вставляемой таблицы заменят данные в указанной области.

Нажмите кнопку Вставить. Чтобы изменить форматирование, нажмите кнопку Параметры вставки рядом с данными, а затем выберите вариант Использовать форматы конечных ячеек, чтобы использовать форматирование, ранее примененное к ячейкам, или вариант Сохранить форматирование оригинала, чтобы максимально сохранить форматирование таблицы Microsoft Word.

Примечание. Содержимое каждой ячейки таблицы Microsoft Word вставляется в отдельную ячейку Microsoft Excel. Если требуется дальнейшее разбиение данных на ячейки (например, чтобы разнести по разным ячейкам имена и фамилии), выберите в меню Данные команду Текст по столбцам. Використання опцій Копировать і Вставить команди Правка в додатках Windows звичайно дає змогу передавати "статичні" дані, які перетворюються у формат документа-одержувача.

Якщо користувачеві потрібно вставити в документ вибрані дані (а не весь файл), які б автоматично поновлювались при змінах в документі-джерелі, виконайте зв'язування з допомогою команди Правка та її опції Специальная вставка. Для вставлення у Word діаграм чи листів можна використовувати наступний пункт меню Вставка/Обект/Диграма или лист Microsoft Excel.

В текстовому процесорі Mord for Windows який підтримує OLE, можна використати команду Правка та її опцію Копировать (Edit  Copy) і команду Правка та її опцію Вставить (Edit  Paste) в Access for Windows для вставляння документів в поля типу Поле Объекта OLE (OLE Object). Пам'ятайте, що при використанні впровадження (замість зв'язування) даних БД Access може швидко розростися до дуже великих розмірів і займати величезний обсяг дискової пам'яти.

При розв'язуванні багатьох інформаційних задач сьогодні широко використовуються системи управління базами даних (СУБД) (DATA BASE) реляційного типу.

В цих СУБД реалізується реляційна модель даних - зображення їх у табличному вигляді. Рядок такої таблиці еквівалентний запису файлу бази даних (БД), а графа - полю запису. Доступ до елемента даних здійснюється з допомогою зв'язку потрібного рядка (запису) з потрібною графою (полем).

Існує два типи систем управління БД: файлами і реляційними базами даних. В системах управління файлами (File management systems), іноді їх ще називають плоскими файловими базами даних, дані вводяться і зберігаються без індексування, а при пошуку і створенні вихідних форм обробляються послідовно. Тому ці системи недостатньо гнучкі при маніпулюванні даними. Системи управління реляційними базами даних (Relational database management systems) дозволяють користувачам маніпулювати даними більш вільно завдяки збереженню всіх даних тільки один раз і опису зв'язків між ними. Зв'язки являють собою загальні елементи даних, таких як прізвище покупця або номер його чекової книжки. Дані кожного набору інформації можна знайти, відобразити і відновити на підставі даних іншого набору.

Всі реляційні бази даних використовують як модель для зберігання даних двовимірні таблиці. Будь-яка система даних, не має значення якої складності, може бути зведена до набору таблиць (або «відносин» у термінології СУРБД) з деякою надлишковістю. Надлишковість контролюється шляхом приведення відносин до канонічної «нормальній» форми, що мінімізує непотрібну надлишковість без зменшення зв'язків між елементами даних. Кожне відношення (таблиця) може бути представлене у вигляді прямокутного масиву з наступними властивостями: Кожна клітинка у таблиці представляє точно один елемент даних; немає повторюваних груп. Кожна таблиця має однорідні стовпці; всі елементи в кожному зі стовпців того самого виду. Кожному стовпцю призначене певне ім'я. Всі рядки різні; дублювати рядка не дозволяється.

І рядки, і стовпці не залежать від послідовності; перегляд у різній послідовності не може змінити інформаційний зміст відношення. Кожний рядок персоніфікує унікальний елемент даних, що їм описується.

Стовпці являють собою окремі куски інформації (атрибути даних), які відомі про даний елемент. Рядки звичайно називають записами, а стовпці - полями.Крім того, для обробки відносин дозволені тільки наступні операції: Додати й Видалити запис. (Редагування побічно дозволене у вигляді конкатенації операцій «Додати» і «Видалити») З'єднання (при якому тимчасове відношення створюється шляхом з'єднання інформації двох відношень, використовуючи загальні поля). Вибірка (у якій вибирається підмножина записів у відношенні, ґрунтуючись на певних значеннях або ряді значень в обраних полях).

Інші операції з даними не підтримуються в базах з реляціной структурою. Додавання довільних даних, які, наприклад, не відповідають жодному полю в описі даних, заборонено. Додавання поля для довільних даних зажадало б перебудови (реструктурування) бази даних. А цей, найчастіше дуже тривалий, процес може виконуватися тільки коли базою даних ніхто не користується.

Якщо база даних містить кілька таблиць, то під час розробки складних форм та звітів, які використовують ці таблиці, потрібно між ними (таблицями) встановити зв'язки. Для цього:

1. У вікні бази даних відкриваємо вкладку Таблицы і виконуємо команду Сервис/Схема данных. З'явиться вікно Схема данных. Якщо зв'язки встановлюються вперше, то воно міститиме діалогове вікно Добавление таблицы.

2. Вибираємо таблицю, яку хочемо використати при встановленні зв'язку, потім натискаємо кнопку Добавить, щоб додати таблицю у вікно Схема данных. Після закінчення додавання таблиць натискуємо на кнопку Закрыть.

3. Для створення зв'язку між таблицями виділяємо поле в першій таблиці, потім лівою кнопкою миші переносимо на поле, розташоване в іншій таблиці. Після відпускання лівої кнопки миші з'являється діалогове вікно Святи. За потреби вибираємо відповідні режими. Натискаємо кнопку Создать, для створення зв'язку між таблицями.

Каждое отношение в схеме базы данных представляется с помощью связанных таблиц, типа линии связи и концов линий.

Концы линий. Концы линий показывают тип отношения: «один-к-одному» или «один-ко-многим». Если на одном конце линии связи показан ключ, а на другом символ бесконечности, это связь с отношением «один-ко-многим». Если ключ показан на обоих концах линии связи, это связь с отношением «один-к-одному».

Тип линии. Сама линия показывает, установлены ли в базе данных условия целостности данных для отношения при добавлении новых данных в таблицу внешнего ключа. Если линия отображается как сплошная, то в базе данных установлены условия целостности данных для операций добавления или изменения строк в таблице внешнего ключа. Если линия отображается как пунктирная, то условия целостности данных для операций добавления или изменения строк в таблице внешнего ключа в базе данных не установлены.

Связанные таблицы. Линия связи показывает, что между таблицами существует отношение внешнего ключа. Для отношения «один-ко-многим» таблицей внешнего ключа является таблица, у которой конец линии связи помечен значком бесконечности. Если оба конца линии присоединены к одной таблице, связь представляет рефлексивное отношение.Отношение «один-к-одному». Объединение двух таблиц, в котором значению ключа каждой записи в главной таблице соответствует значение в связанном поле или полях в одной и только в одной записи подчиненной таблицы.

При отношении «один-к-одному» каждая запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу.

Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, можно создать таблицу для отслеживания участия сотрудников в благотворительных спортивных мероприятиях. Каждому игроку в таблице «Футболисты» должна соответствовать одна запись в таблице «Сотрудники».

Якщо база даних містить кілька таблиць, то під час розробки складних форм та звітів, які використовують ці таблиці, потрібно між ними (таблицями) встановити зв'язки. Для цього:

1. У вікні бази даних відкриваємо вкладку Таблицы і виконуємо команду Сервис/Схема данных. З'явиться вікно Схема данных.

2. Якщо зв'язки встановлюються вперше, то воно міститиме діалогове вікно Добавление таблицы. Вибираємо таблицю, яку хочемо використати при встановленні зв'язку, потім натискаємо кнопку Добавить, щоб додати таблицю у вікно Схема данных.

3. Після закінчення додавання таблиць натискуємо на кнопку Закрыть.

Для створення зв'язку між таблицями виділяємо поле в першій таблиці, потім лівою кнопкою миші переносимо на поле, розташоване в іншій таблиці. Після відпускання лівої кнопки миші з'являється діалогове вікно Святи. За потреби вибираємо відповідні режими. Натискаємо кнопку Создать, для створення зв'язку між таблицями.

Отношение «один-ко-многим». Объединение двух таблиц, в котором значению ключа каждой записи в главной таблице соответствует значение в связанном поле или полях в нескольких записях подчиненной таблицы.

Каждое отношение в схеме базы данных представляется с помощью связанных таблиц, типа линии связи и концов линий.

Концы линий. Концы линий показывают тип отношения: «один-к-одному» или «один-ко-многим». Если на одном конце линии связи показан ключ, а на другом символ бесконечности, это связь с отношением «один-ко-многим». Если ключ показан на обоих концах линии связи, это связь с отношением «один-к-одному».

Тип линии. Сама линия показывает, установлены ли в базе данных условия целостности данных для отношения при добавлении новых данных в таблицу внешнего ключа. Если линия отображается как сплошная, то в базе данных установлены условия целостности данных для операций добавления или изменения строк в таблице внешнего ключа. Если линия отображается как пунктирная, то условия целостности данных для операций добавления или изменения строк в таблице внешнего ключа в базе данных не установлены.

Связанные таблицы. Линия связи показывает, что между таблицами существует отношение внешнего ключа. Для отношения «один-ко-многим» таблицей внешнего ключа является таблица, у которой конец линии связи помечен значком бесконечности. Если оба конца линии присоединены к одной таблице, связь представляет рефлексивное отношение.

Отношение «один-ко-многим». Объединение двух таблиц, в котором значению ключа каждой записи в главной таблице соответствует значение в связанном поле или полях в нескольких записях подчиненной таблицы. Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

Якщо база даних містить кілька таблиць, то під час розробки складних форм та звітів, які використовують ці таблиці, потрібно між ними (таблицями) встановити зв'язки. Для цього:

1. У вікні бази даних відкриваємо вкладку Таблицы і виконуємо команду Сервис/Схема данных. З'явиться вікно Схема данных.

2. Якщо зв'язки встановлюються вперше, то воно міститиме діалогове вікно Добавление таблицы.

3. Вибираємо таблицю, яку хочемо використати при встановленні зв'язку, потім натискаємо кнопку Добавить, щоб додати таблицю у вікно Схема данных.

Після закінчення додавання таблиць натискуємо на кнопку Закрыть. Для створення зв'язку між таблицями виділяємо поле в першій таблиці, потім лівою кнопкою миші переносимо на поле, розташоване в іншій таблиці. Після відпускання лівої кнопки миші з'являється діалогове вікно Святи. За потреби вибираємо відповідні режими. Натискаємо кнопку Создать, для створення зв'язку між таблицями.

Каждое отношение в схеме базы данных представляется с помощью связанных таблиц, типа линии связи и концов линий.

Концы линий. Концы линий показывают тип отношения: «один-к-одному» или «один-ко-многим». Если на одном конце линии связи показан ключ, а на другом символ бесконечности, это связь с отношением «один-ко-многим». Если ключ показан на обоих концах линии связи, это связь с отношением «один-к-одному».

Тип линии. Сама линия показывает, установлены ли в базе данных условия целостности данных для отношения при добавлении новых данных в таблицу внешнего ключа. Если линия отображается как сплошная, то в базе данных установлены условия целостности данных для операций добавления или изменения строк в таблице внешнего ключа. Если линия отображается как пунктирная, то условия целостности данных для операций добавления или изменения строк в таблице внешнего ключа в базе данных не установлены.

Связанные таблицы. Линия связи показывает, что между таблицами существует отношение внешнего ключа. Для отношения «один-ко-многим» таблицей внешнего ключа является таблица, у которой конец линии связи помечен значком бесконечности. Если оба конца линии присоединены к одной таблице, связь представляет рефлексивное отношение.

Отношение "много-к-одному" можно сравнить с отношением "один-ко-многим", рассматриваемое с другой точки зрения. Например, между клиентами и сделанными им заказами существует отношение "один-ко-многим". С другой стороны, если в качестве исходной точки рассматривать заказы, то между сделанными заказами и клиентами получается отношение "много-к-одному".

В связях с отношением «многие-ко-многим» каждая строка в одной таблице связывается с несколькими строками во второй таблице и наоборот.

Например, можно создать отношение «многие-ко-многим» между таблицами authors и titles. При этом каждый автор связывается со всеми своими книгами, а каждая книга связывается с каждым из соавторов. Создание связи с отношением «один-к-одному» привело бы к неверным результатом. В последнем случае каждому автору можно было бы сопоставить только одну книгу, а каждой книге только одного автора.

Связи с отношением «многие-ко-многим» создаются в базе данных с помощью промежуточных (связующих) таблиц. Связующая таблица содержит столбцы первичного ключа обеих связываемых таблиц. Столбцы первичного ключа каждой из связываемых таблиц связываются с соответствующими столбцами промежуточной таблицы.

В учебной базе данных pubs на Microsoft SQL Server связующей таблицей является таблица titleauthor.В окне базы данных выберите Схемы баз данных в списке Объекты, выберите схему базы данных, которую требуется открыть, и нажмите кнопку Конструктор на панели инструментов окна базы данных. Добавьте в схему базы данных таблицы, для которых создается связь с отношением «многие-ко-многим».

Для создание третьей таблицы щелкните область схемы правой кнопкой и выберите команду Новая таблица в контекстном меню. Эту таблицу следует сделать связующей. В диалоговом окне Выбор имени введите имя вместо предлагаемого системного имени. Например, связующая таблица для таблиц titles и authors названа titleauthors. Скопируйте в связующую таблицу столбцы первичного ключа из двух связываемых таблиц. Другие столбцы в связующую таблицу можно добавлять без ограничений.

Определите в связующей таблице первичный ключ, содержащий все ключевые столбцы двух связываемых таблиц. Между каждой из двух таблиц и связующей таблицей определите отношение «один-ко-многим». В обеих создаваемых связях связующая таблица должна находиться на стороне «многие».

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» по сути дела представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей таблицей. Например, отношение «многие-ко-многим» между таблицами «Заказы» и «Товары» определяется путем создания двух отношений «один-ко-многим» с таблицей «Заказано». В одном заказе может быть много товаров, а каждый товар может появляться в нескольких заказах.

Access зберігає таблиці, запити, форми і звіти в одному файлі. Перед створенням таблиці необхідно створити БД, в якій будуть зберігатися таблиці та інші об'єкти Access. Під час запуску Access з'явиться діалогове вікно

Головне вікно Access - це робоча область, де користувач маніпулює різними об'єктами Access (наприклад, таблицями). В цьому вікні виберіть БД, з якою будете працювати, або створіть нову.

Створити нову БД можна з допомогою одного з двох методів. Активізуйте пункт Новая база данных і клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб відкрити нову БД. Активізуйте пункт Запуск мастера і клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб запустити Мастер базы данных. Створити або відкрити БД можна, закривши діалогове вікно (клацнувши мишкою на кнопці Отмена.

Для створення БД виконайте команду файл та її опцію Создать базу данных, або клацніть мишкою на кнопці Создать базу данных на панелі інструментів. Для відкриття раніше створеної БД виконайте команду Файл та її опцію Открыть базу данных, або клацніть мишкою на кнопці Открыть базу данных на панелі інструментів. Якщо буде активізовано пункт Новая база данных, програма зробить запит про ім'я створюваної БД. У вікно Имя файла необхідно ввести ім'я.

Перед створенням нової таблиці необхідно точно визначити, які поля вона буде вміщувати. Погана розробка - одна з головних проблем, з якими можуть стикатися користувачі, працюючи з БД. Користувач має вирішити, наприклад, скільки таблиць необхідно, які атрибути чи поля будуть вміщені в таблицях і які типи даних будуть зберігатися в цих полях (символи, числа, грошові величини, графіка тощо).

Коли користувач точно визначить структуру таблиці, він може створити її в Access, виконавши такі дії: У вікні бази даних виберіть вкладення Таблицы Клацніть мишкою на кнопці Создать. З'явиться вікно Новая таблица. В правій частині діалогового вікна Новая таблица виберіть потрібний пункт і клацніть мишкою на кнопці ОК. В правому полі діалогового вікна Новая таблица відображені п'ять пунктів, які дозволяють вибрати шлях створення таблиці:

- Режим таблицы. Відкривається таблиця, схожа на електронну таблицю, в яку можна вводити дані;

- Конструктор. Якщо користувач хоче керувати процесом створення таблиці, то необхідно вибрати цю опцію і клацнути мишкою на кнопці ОК. Відкриється вікно конструктора Мастер таблиц. Запускає майстра, який ставить низку запитань і створює таблицю на підставі відповідей на них; Импорт таблиц. Запускає майстра, який дозволяє використовувати таблицю, що зберігається в другому форматі, як основу для нової таблиці;

- Связь с таблицами. Запускає майстра, який дозволяє встановлювати зв'язки з іншими таблицями.

У вікні конструктора таблиць є три графи: Имя поля, Тип данных і Описание. В графу Имя поля введіть ім'я поля. Імена полів можуть мати довжину не більше від 64 символів і вміщувати букви, цифри, пропуски і знаки пунктуації. Після введення імені поля натисніть клавішу <Tab>, щоб перемістити курсор в графу Тип данных (Data Туре). В цій графі необхідно вибрати тип даних, які будуть зберігатися в полі. За замовчуванням вважається, що дані є текстові; щоб змінити тип даних, клацніть мишкою на стрілці в правій частині клітинки і з вікна списку, що з'явилося (рис. 3.7), виберіть необхідний тип.

В Access є вісім типів даних і Мастер подстановок.

Текстовый. Використовується для збереження будь-якої послідовності символів, включаючи букви, цифри, розділові знаки, пропуски і спеціальні символи. Поле MEMO. Використовується для збереження тексту великого обсягу (наприклад, цілих параграфів).

В полях MEMO може вміщуватися до 32000 символів. Числовой. Застосовується для збереження числових значень. Якщо ці числа не будуть брати участь у розрахунках (наприклад, поштові індекси або номери телефонів), то краще використовувати для збереження текстові поля. Дата/Время. Слугує для збереження дати і/або часу. Значення дати й часу можна зберігати і в текстових полях, однак використання цього поля має свої переваги. Денежный. Використовується для збереження числових значень, які слугують виключно для указання грошових сум. Автоматично додається фіксована кількість цифр після десяткової коми, щоб запобігти помилкам округлення. Счетчик. Використовується для автоматичної нумерації запису, що додається. Наприклад, полю першого запису присвоюється значення 1, полю наступного запису - 2 тощо. Зверніть увагу на те, що після додавання запису значення цих полів змінити не можна. Логический. Використовується для збереження логічних даних типу Да/Нет.

Поле объекта OLE. Вміщує об'єкт OLE. Об'єкт OLE - це документ іншого додатка Windows, що підтримує OLE (Object linking and embedding - зв'язування і впровадження об'єктів). Об'єкт OLE може вміщувати звук, відео, робочі таблиці або документи текстового процесора.

Мастер подстановок. Використовується для задання значень, яких може набувати це поле Для збереження документа, створеного з допомогою текстового процесора, замість поля MEMO можна використовувати поле об'єкта OLE.

Поля MEMO придатні для невеликого за обсягом тексту, що вміщує кілька абзаців. Поля об'єкта OLE більш придатні для збереження текстів великого обсягу, наприклад, багатосторінкових документів, створених в текстовому процесорі Windows. Вибравши необхідний тип даних, натисніть клавішу <Tab> для переміщення курсора в графу Описание (Description). В цю графу вводиться необов'язковий опис поля. Після введення опису натисніть клавішу <Tab>. Курсор переміщується на наступний рядок (запис).

Введіть імена полів, типи даних та (якщо потрібно) опис для всіх полів. В нижній частині вікна конструктора таблиці розміщений розділ Свойства поля (Field Properties), в якому визначаються властивості кожного поля таблиці. В процесі розробки таблиці на цей розділ можна не звертати уваги, оскільки Access не вимагає обов'язкових змін у ньому. Але після створення таблиці визначення властивостей полів значно спроститься контроль за введенням даних. Наприклад, у текстових полях можна змінювати розмір поля, який за замовчуванням дорівнює 50 символам, а також визначати інші характеристики, наприклад, формат даних поля або правила, які мають задовольняти дані.

Властивості залежать від типу даних, вибраних для конкретного поля. При розробці таблиці Access дозволяє визначити одне або більше полів як первинний ключ. Первинний ключ - це одне або кілька полів, за якими однозначно ідентифікуються записи в таблиці. Первинні ключі досить корисні (настільки, що якщо спробувати зберегти таблицю без визначення первинного ключа, на екрані з'явиться діалогове вікно, яке вимагатиме його створення).

За замовчуванням первинні ключі в списку даних таблиці відтворюються першими. Для первинних ключів завжди необхідно використовувати дані, які ніколи не будуть повторюватися. Як первинний ключ не можна використовувати таке поле, як прізвище, оскільки неможливо буде мати два записи для одного прізвища.

Необхідно також пам'ятати, що інколи є сенс використати як первинний ключ комбінацію полів. Наприклад, в таблиці, в якій ведеться облік щотижневого робочого часу, комбінація полів ідентифікаційного номера службовця і кінця тижня може бути використана для первинного ключа, оскільки жоден службовець не в змозі подати дві заявки про кількість відпрацьованих годин за один тиждень.

Для встановлення первинного ключа необхідно виконати такі дії. В режимі Конструктор таблиц виберіть поле (або поля), яке бажано зробити первинним ключем. Щоб вибрати кілька полів, спочатку виберіть перше, клацнувши мишкою на кнопці ліворуч від назви поля, а потім, утримуючи натиснутою клавішу <Ctrl>, - решту полів.

Виконайте команду Правка та її опцію Первичный ключ або клацніть мишкою на кнопці Первичный ключ панелі інструментів (на ній зображено ключ). Поруч з вибраним полем відобразиться піктограма ключа.

До модифікації таблиць потрібно зарахувати такі дії: створення резервної копії; вилучення таблиць; перейменування таблиць; вставка полів; копіювання полів; вилучення полів; переміщення полів; зміна властивостей даних; зміна типів даних; зміна розміру поля; розбиття таблиці; об'єднання таблиці; зміна первинних ключів; стискання бази даних.

Змінювати структуру таблиці, що розробляється, неважко. Для зміни імені поля, типу або опису необхідно клацнути мишкою в межах необхідного поля і внести потрібні зміни. Щоб видалити поле, спочатку необхідно його виділити, клацнувши мишкою на кнопці ліворуч від назви поля, потім виконати команду Правка та її опцію Удалить строку або натиснути клавішу <Delete>. Для вставляння нового поля між двома, що вже існують, необхідно виділити те поле, перед яким бажано вставити нове, після цього виконати команду Вставка та її опцію Строка або натиснути клавішу <lnsert>.

Для переміщення поля в нове місце потрібно виділити поле, клацнути мишкою на ньому ще раз і, утримуючи натиснутою кнопку мишки, перетягнути рядок у потрібне місце. Для аналогічних дій можна використати конструктор.

Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications), поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.).

В Microsoft Access для выполнения программы Microsoft Visual Basic следует запустить содержащую эту программу процедуру Sub или процедуру Function. Программа записывается внутри процедуры как набор инструкций и методов, с помощью которых выполняются требуемые операции или рассчитываются значения.

Процедуры сохраняются в объектах базы данных, которые называются модулями. Сами модули не являются выполняемыми объектами; содержащиеся в модулях процедуры вызываются из выражений, других процедур или макросов. Кроме того, процедуры обработки событий в модулях форм или модулях отчетов выполняются в ответ на действия пользователей.

В языке Microsoft Visual Basic замкнутыми программными единицами являются процедуры. Процедура содержит набор инструкций и методов, с помощью которых выполняются действия или рассчитывается значение. Модули представляют наборы описаний, инструкций и процедур, сохраненных под общим именем для организации программ на языке Microsoft Visual Basic. Существуют два основных типа модулей: модули класса и стандартные модули. Модули форм и модули отчетов являются модулями класса, связанными с определенной формой или отчетом.

Они часто содержат процедуры обработки событий, запускаемые в ответ на событие в форме или отчете. Процедуры обработки событий используются для управления поведением формы или отчета и их откликом на события, такие как нажатие кнопки. При создании первой процедуры обработки события для формы или отчета автоматически создается связанный с ней модуль формы или отчета. Чтобы просмотреть или добавить процедуру формы, выберите один из объектов формы в поле Объект, ...... а затем выберите событие в поле Процедура.

Имена событий, для которых уже определены процедуры, отображаются полужирным шрифтом. В процедурах модулей форм и отчетов могут содержаться вызовы процедур, добавленных в стандартные модули. В Access 97 и более поздних версиях модули класса могут существовать независимо от форм и отчетов. Этот тип модулей класса отображается в окне базы данных.

Модули класса можно использовать для создания описания пользовательского объекта. В Access 95 модуль класса существует только в связи с формой или отчетом. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом, а также часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных.

Основное различие между стандартным модулем и модулем класса, не связанным с конкретным объектом, заключается в области определения и времени жизни. Значение любой переменной или константы, определенной или существующей в модуле класса, не связанном с конкретным объектом, доступно только во время выполнения этой программы и только из этого объекта. Стандартные модули перечисляются в списке Модули в общем списке Объекты в окне базы данных. Формы, отчеты и стандартные модули выводятся также в окне просмотра объектов.

Выражения являются основным средством выполнения многих операций Microsoft Access. Выражение представляет собой комбинацию знаков — идентификаторов, операторов и значений — дающую определенный результат.

Например, следующее выражение позволяет вывести в элементе управления в форме или отчете сумму значений полей «СуммаЗаказа» и «СтоимостьДоставки»:= [СуммаЗаказа] + [СтоимостьДоставки].

Использование выражений Указание значения свойства, которое определяет вычисляемый элемент управления, определяет условие на значение или задает для поля значение по умолчанию. Указание условий отбора, создание вычисляемого поля или обновление записей в запросе или фильтре. Указание условий выполнения макрокоманды или набора макрокоманд в макросе и определение аргументов многих макрокоманд.

Определение аргументов для многих функций, инструкций и методов в процедурах Microsoft Visual Basic для приложений. Редактирование запросов SQL в режиме SQL в окне запроса или определение свойств и аргументов с помощью инструкции SQL. Выражение может состоять из произвольной комбинации имен столбцов, литералов, операторов или функций.

При комбинировании элементов в выражении необходимо соблюдать следующие правила.Для ссылок на столбцы вводите их имена. Если запрос содержит несколько таблиц и используется имя столбца, которое не является уникальным, необходимо добавлять перед именем столбца имя таблицы и точку.Текстовые литералы необходимо заключать в одинарные кавычки (апострофы); для чисел кавычки не требуются.

Конструктор запросов принимает элементы в прямых (двойных) кавычках, но может интерпретировать их не так, как ожидает пользователь. В проекте Microsoft Access конструктор запросов всегда интерпретирует прямые кавычки как ограничители для объектов базы данных. Для чисел используются стандартные арифметические операторы, а для объединения строк оператор конкатенации (слияния).

Для указания порядка выполнения операторов используют скобки. При включении функции эти же правила используются для аргументов, передаваемых в функцию. Для ссылки на столбцы вводятся их имена, текстовые литералы вводятся в одинарных кавычках и т.д. Если имена столбцов передаются в функцию как аргументы, необходимо, чтобы тип данных в столбце был подходящим для аргумента функции.

Допускается включение в выражение определяемых пользователем функций, возвращающих скалярное значение. Создание выражения без помощи построителя выражений: Введите комбинацию идентификаторов, операторов и значений в элемент управления, в котором требуется получить результат. Например, следующее выражение увеличивает значение элемента управления «СтоимостьДоставки» формы «Заказы» на 10 процентов: = [Forms]![Заказы]![СтоимостьДоставки] * 1,1.

Оператор ! указывает, что следующий за ним элемент является элементом, определяемым пользователем (элементом семейства ).Оператор . (точка) следует использовать, если следующий элемент определен в Microsoft Access. Перед выражениями, определяющими вычисляемые элементы управления, всегда следует помещать знак равенства (=).

Некоторые выражения дают логические результаты ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, при вводе выражения в ячейку столбца Условие в строке макрокоманды эта макрокоманда будет выполнена только в том случае, если выражение истинно.

Окно построителя выражений состоит из трех разделов, располагающихся сверху вниз: Поле выражения. В верхней части окна построителя расположено поле, в котором создается выражение. Ниже находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения. Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения. Кнопки операторов. В средней части окна построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения. Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку Операторы в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле.

В правом поле будут выведены все операторы выбранного типа. Элементы выражения. В нижней части окна построителя находятся три поля.

В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения. В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции, то в среднем поле появится список всех типов функций Microsoft Access.

В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных в левом и среднем полях. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом поле будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.

Примечание. При вставке идентификатора в выражение построитель вставляет только те его части, которые требуются в текущем контексте. Например, при запуске построителя выражений из окна свойств формы «Клиенты» и вставке идентификатора для свойства Вывод на экран (Visible) будет вставлено только имя свойства Visible. При использовании данного выражения вне контекста формы необходимо включать полный идентификатор: Forms![Клиенты].Visible